Jak oszczędzać czas na biurokracji i dynamiczniej rozwijać placówkę? Poznaj odpowiedź Pauliny Zalewskiej

Paulina Zalewska to dyrektorka przedszkola Przyjaciele Sowy - jednej z kilku placówek, które wspólnie tworzą sieć o bardzo bogatym programie edukacyjnym oraz opiekuńczym. Łączy je kreatywne podejście do dziecka oraz… aplikacja LiveKid. Czym charakteryzują się poszczególne placówki i w jaki sposób LiveKid wpływa na to, że ich oferta cały czas może się rozwijać? Zapraszamy do Przyjaciół Sowy na krótką pogawędkę o tym, jak zautomatyzować obowiązki związane z biurokracją! 

W tej historii:

• Podmiotowość i kreatywność
• Indywidualność każdej z placówek
• Wiele obowiązków, jedno rozwiązanie
• Pierwszy i trafiony wybór
• Upoważnienia do odbioru dziecka
• Transparentność w finansach
• Zmiany w przedszkolach i żłobkach
• Koniec ginących dokumentów
• Obecności i posiłki
• Porządek w planie zajęć
• Czas na rozwój placówki

Podmiotowość i kreatywność

Sieć placówek, do której należy moje przedszkole, pierwotnie nazywała się Przedszkolami Przy Lesie. Były to cztery przedszkola, wchodzące w skład sieci. Aktualnie przedszkola mamy trzy, a do tego szkoła podstawowa, liceum oraz żłobek. Dzieci mogą zatem spędzić z nami w jednej placówce czas od roczku aż do 19 roku życia! 

Podmiotowość i kreatywność - to dwie rzeczy, które na pewno łączą wszystkie nasze placówki. Dzięki temu, że każda ma inne atuty, możemy się dopasować do tego, jakie dane dziecko ma potrzeby i zaproponować najlepsze rozwiązania. 

Indywidualność każdej z placówek

Przedszkole Przyjaciele Lasu to miejsce, w którym dużą rolę odgrywa edukacja leśna. Dzieci mają sporo zajęć w lesie i cała infrastruktura jest do tego dostosowana. Przedszkole Przyjaciele Sowy to z kolei placówka, w której stawiamy mocny nacisk na projekty edukacyjne oraz językowe. Mamy tutaj bardzo rozbudowaną matematykę dziecięcą, w której opieramy się na koncepcji Edyty Gruszczyk-Kolczyńskiej. Jesteśmy sąsiadami ze szkołą podstawową, zatem wiele projektów mamy również wspólnych. I wreszcie przedszkole Przyjaciele Barw - to bardziej artystyczne miejsce, w którym dominują zajęcia plastyczne lub muzyczne. 

Wiele obowiązków, jedno rozwiązanie

Pojawienie się aplikacji w naszych placówkach było moją ingerencją. Oprócz tego, że jestem dyrektorem w przedszkolu, pełnię również różne inne funkcje. Typowe czynności jak np. tworzenie grafiku pracy bardzo komplikowało to, że musiałam być na miejscu. Jeśli któraś z wychowawczyń chciała się zamienić na godziny, to trzeba to było zaznaczyć na papierowym grafiku. Przez to ja często nie wiedziałam, kto kiedy jest w pracy i do kogo się zgłosić w danej kwestii. A ja niestety nie mogę sobie na to pozwolić, by być w przedszkolu od otwarcia do zamknięcia. 

Pierwszy i trafiony wybór

Rzeczy organizacyjne jest mi najłatwiej załatwiać online. To sprawiło, że zaczęłam szukać odpowiedniego rozwiązania dla przedszkoli. LiveKid był pierwszym moim wyborem, którego absolutnie nie żałuję! Sugerowałam się oczywiście opiniami na różnych forach dla dyrektorów. Nie musiałam szukać dalej - LiveKid od razu okazał się strzałem w dziesiątkę. 

Oprócz grafiku pracowników, o którym wspomniałam wcześniej, bardzo ważne były dla mnie również kwestie płatności. Tworzenie tabelek w Excelu, nadpłaty, niedopłaty - LiveKid robi to za nas.

Rodzice wcześniej często zastanawiali się nad wysokością kwoty czesnego, dlaczego jest taka, a nie inna. U nas czesne zależy od wybranej oferty. To dla nas ważne, że system sam to podsumowuje i co ważne - widać przejrzyście elementy tego podsumowania. 

Upoważnienia do odbioru dziecka

Grafik personelu to jest rewelacyjna sprawa! Kiedy miałam papierowy wydruk grafiku, to często robił się zwyczajnie chaos. Zdarzały się np. takie sytuacje, że wieczorem dostawałam upoważnienie do odbioru dziecka przez inną osobę - i nie wiedziałam tak naprawdę, do kogo dzwonić i komu to przekazać z kompletem danych. Teraz tego problemu nie mam. I tu nie chodzi absolutnie o kontrolę, tylko o wygodę moją oraz pracowników. Zaraz po rachunkach to jest u nas najczęściej używana opcja! 

Ogólna organizacja, transparentność kontaktu z rodzicami i komplet informacji w jednym miejscu - to trzy aspekty, za które bardzo lubię LiveKid. 

Transparentność w finansach

Rozmowa o finansach nie jest łatwa zarówno dla rodzica, jak i dla dyrektora. W przypadku aplikacji jest pełna transparentność w tym temacie. Wcześniej wyglądało to tak, że rodzice podpisywali umowę, na której była pewna kwota. Potem podpisywaliśmy aneksy i rodzice indywidualnie pilnowali, ile było zajęć. Ja co jakiś czas przesyłałam przypomnienia o tych wpłatach na maila. Ale były takie momenty zmian organizacyjnych, kiedy rodzice nie do końca mieli świadomość, jaka wysokość opłat obowiązuje. Robiłam zatem tabelki w Excelu we współpracy z księgowością. Teraz zdecydowanie wygląda to inaczej i jest o wiele łatwiejsze.

Mam też wrażenie, że rodzice dużo bardziej się dzięki aplikacji pilnują, jeśli chodzi o terminy płatności. Ja praktycznie nie muszę już o nich przypominać! 

Zmiany w przedszkolach i żłobkach

Rodzice na początku byli wręcz bardziej otwarci niż ja! Gdy zainstalowałam aplikację, miałam możliwość modyfikacji panelu i większość opcji tak naprawdę zablokowałam. Dopiero później powoli otwierałam się na kolejne, nowe opcje. Okazało się, że moje początkowe przewrażliwienie i strach przed nieznanym były zupełnie niesłuszne. Teraz korzystam niemal ze wszystkich funkcji. 

A rodzice doskonale zdawali sobie sprawę, że to jest zmiana nieunikniona. Jako placówki przedszkolne i żłobkowe idziemy do przodu. Oni są świadomi, że to są zmiany, które wychodzą na plus, nawet jeśli trzeba otworzyć się na coś zupełnie nowego. 

Koniec ginących dokumentów

Do tej pory przesyłaliśmy dokumenty mailowo i niestety często zdarzało się, że te pliki ginęły. Były to nieraz bardzo ważne rzeczy - formularze, kwestionariusze, na których zależało zarówno mi, jak i rodzicom. Teraz wrzucamy to wszystko na dysk plików w LiveKid, rodzice mogą sobie wyszukać pożądany dokument w każdej chwili i z każdego miejsca. 

Warto też wspomnieć, że są rodzice, którzy mają różne sytuacje życiowe - np. są po rozwodzie. Albo dziecko z różnych powodów odbiera ciocia lub babcia. Ogłoszenia, które wisiały na tablicy ogłoszeń, bądź były przekazywane przez ciocię czy babcię właśnie - nie docierały często do rodzica, albo do osoby, która przyprowadza dziecko następnego dnia. 

Teraz każdy z rodziców ma pełen dostęp do tych samych informacji. Mamy ogłoszenia w aplikacji i nie ma takich sytuacji, że któryś rodzic został niedoinformowany w jakikolwiek sposób. 

Obecności i posiłki

W przypadku posiłków obecnie efektywniej sterujemy ilością zamówień - pomimo, że mamy swoją kuchnię. Nie jest to już organizowane przez nauczycielki - których zadaniem jest przecież jakościowa opieka nad dziećmi, a nie zamawianie obiadów. To duże ułatwienie, że bez problemu mogę się tym zajmować sama. 

Przed aplikacją umieszczałam jadłospisy na Facebooku, gdzie też często ginęły i trzeba było się przekopywać przez inne treści, żeby do nich dotrzeć. Teraz są zgromadzone w jednym miejscu i nietrudno do nich trafić. 

Porządek w planie zajęć

Bardzo ważną dla mnie funkcją jest plan zajęć. U nas jest dużo dodatkowych zajęć i kół edukacyjnych organizowanych we współpracy ze szkołą. Mamy edukację leśną, filmową, zajęcia szachowe, językowe - rodzice zawsze mogą sobie teraz sprawdzić, o której się odbywają dane zajęcia i dopasować do tego godzinę odbioru dziecka. 

Przez to, że musieliśmy zmienić trochę tryb funkcjonowania, takie dni jak Dzień Matki czy Ojca organizujemy online. Całe nagranie z takiej okazji wrzucamy do aplikacji, żeby rodzice sobie mogli odtworzyć. 

Czas na rozwój placówki

Gdybym miała podsumować, co jest dla mnie najważniejsze - dzięki temu, że mniej czasu muszę poświęcać na biurokrację, to mam go więcej dla dzieci. Mogę udoskonalać ofertę opiekuńczą, edukacyjną i wychowawczą. Mam też więcej czasu na kwestie wspierania nauczycieli, bycie z nimi, a nie siedzenie i załatwianie kwestii formalnych. Dla mnie to ogromna wartość tej aplikacji!