Jak założyć własny żłobek i czy to się opłaca? Biznesplan, lokal i pierwsze kroki

Otwarcie żłobka to dziś realna szansa na dochodowy biznes – szczególnie w miejscowościach, gdzie brakuje miejsc opieki nad najmłodszymi dziećmi. Wysokie zapotrzebowanie, możliwość pozyskania dofinansowania na otwarcie żłobka i stosunkowo niski próg wejścia sprawiają, że coraz więcej osób rozważa ten kierunek. Ale zanim ruszysz z rekrutacją kadry i promocją placówki, trzeba dopiąć formalności i zaplanować budżet. W tym artykule omawiamy najważniejsze kwestie: wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych, wymagania lokalowo-sanitarne oraz koszty, które należy uwzględnić na starcie działalności.

Jak założyć żłobek w 10 krokach

Otwarcie żłobka to proces wymagający starannego planowania, który można podzielić na cztery główne etapy. Poniższy harmonogram ma charakter orientacyjny i zakłada, że najdłuższe procedury (adaptacja i odbiór) trwają łącznie od 4 do 11 miesięcy.

Etap I: Planowanie i formalności wstępne

1. Analiza rynku, cel i biznesplan: Przeprowadź dokładną analizę popytu w lokalizacji i ustal docelową skalę placówki. Określ cel biznesowy i stwórz wstępny budżet startowy.
2. Wybór formy prawnej i rejestracja działalności: Zdecyduj o formie prawnej (JDG, Spółka, itd.) i opodatkowaniu i zarejestruj działalność gospodarczą.
3. ZUS i ulgi: Zgłoś się do ZUS i skorzystaj z przysługujących ulg (Ulga na Start, Preferencyjny ZUS).

Etap II: Lokal, adaptacja i odbiory

4. Wybór lokalu i konsultacje wstępne: Znajdź potencjalny lokal i, co kluczowe, skonsultuj się z architektem, Inspektorem Sanitarnym (Sanepidem) i Strażą Pożarną PRZED podpisaniem umowy.
5. Projekty branżowe i adaptacja: Zleć projekty techniczne (p.poż., wentylacja, wod.-kan.) i przeprowadź adaptację lokalu zgodnie z wymogami.
6. Wyposażenie placówki: Zakup meble, zabawki i inne elementy, które muszą posiadać atesty/certyfikaty i spełniać normy bezpieczeństwa.
7. Uzyskanie opinii służb (odbiory techniczne): Przejdź kontrolę i uzyskaj pozytywne opinie od Sanepidu oraz Straży Pożarnej.

Etap III: Kluczowe formalności i rekrutacja

8. Dofinansowanie: Jeśli trwa nabór do programu Aktywny Maluch (dawniej Maluch+), złóż wniosek o środki na utworzenie nowych miejsc opieki.
9. Wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych: Złóż wymagany wniosek do jednostki samorządu terytorialnego (wójt/burmistrz/prezydent), aby uzyskać wpis do rejestru.
10. Rekrutacja kadry i marketing: Zatrudnij personel posiadający odpowiednie kwalifikacje, dbając o wymagany stosunek opiekunów do dzieci. Wdróż zasady RODO i uruchom kampanię marketingową placówki.

⚠️ Zanim rozpoczniesz rekrutację czy szukanie lokalu, dobrze przygotuj biznesplan dla żłobka – to nie tylko formalność, ale realne narzędzie planowania.

Kto może prowadzić żłobek lub klub dziecięcy?

Zanim przejdziesz do najważniejszego i najbardziej kosztownego etapu – poszukiwania i adaptacji lokalu – musisz sformalizować swoją działalność, co odpowiada Krokowi 2 w naszym planie działania. Wybór odpowiedniej formy prawnej (JDG, spółka cywilna czy sp. z o.o.) to kluczowa decyzja, która wpływa na Twoją odpowiedzialność finansową, możliwość pozyskania kapitału i formalności księgowe.

Poza instytucjami publicznymi i samorządami, żłobek może prowadzić:

• Osoba fizyczna (np. jednoosobowa działalność gospodarcza).
• Osoba prawna (np. spółka z o.o., spółdzielnia socjalna).
• Jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (np. spółka cywilna, spółka jawna).

💡 Najczęściej wybieraną opcją jest prowadzenie żłobka w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) ze względu na prostotę formalności.

Podstawowe formy prawne prowadzenia żłobka

Kod PKD dla żłobków i klubów dziecięcych

Ważne jest również, aby przy rejestracji działalności wskazać właściwy kod PKD – dla żłobków i klubów dziecięcych jest to PKD 88.91.Z – Opieka dzienna nad dziećmi. Kod ten obejmuje opiekę nad dziećmi, w tym także nad dziećmi z niepełnosprawnościami, ale nie dotyczy wychowania przedszkolnego.

Lokal i wymagania techniczno-budowlane w przypadku żłobków i klubów dziecięcych

Po załatwieniu formalności prawnych, Twoim priorytetem staje się lokal i jego adaptacja – najbardziej czasochłonny i kosztowny etap projektu. Spełnienie rygorystycznych wymagań Sanepidu i Straży Pożarnej jest absolutnie kluczowe do uzyskania wpisu do rejestru.

Lokalizacja

Wybór miejsca ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu rekrutacyjnego. Jeśli planujesz otwarcie żłobka na wiele miejsc, warto wybrać lokalizację w sąsiedztwie dużych osiedli mieszkaniowych i bloków, gdzie rotacja mieszkańców i stały napływ rodzin z małymi dziećmi są największe. Lokal musi mieć możliwość doprowadzenia odpowiednich dróg dojazdowych, zwłaszcza dla służb ratunkowych.

Zdecydowanie nie rekomenduję pójścia w tryb »wydaje mi się, że lokal jest dobry, więc go wynajmuję i adaptuję«. Masz do dyspozycji wielu specjalistów, którzy zajmują się określeniem, czy dane miejsce ma szanse spełnić odpowiednie warunki i oszacowaniem, ile będzie kosztowało zaadaptowanie go do nich.

Magdalena Łuszcz, dyrektorka żłobka i przedszkola Hutniczek w Krakowie

Ustawowe wymogi powierzchni i wysokości pomieszczeń

Minimalne wymogi dotyczące powierzchni pomieszczeń na pobyt dzieci reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2014 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych, jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy. Będą one weryfikowane przez inspektora sanitarnego, który określi, ile dzieci możesz przyjąć.

• Wysokość: Wysokość pomieszczeń przeznaczonych na pobyt dzieci wynosi co najmniej 2,5 m;
• Powierzchnia minimalna: Powierzchnia pomieszczenia przeznaczonego na zbiorowy pobyt od 3 do 5 dzieci powinna wynosić co najmniej 16 m².
• Powierzchnia na dziecko: W przypadku liczby dzieci większej niż 5, powierzchnia ulega zwiększeniu na każde kolejne dziecko:
  • Minimum 2,5 m² na każde dziecko, jeśli czas pobytu dziecka jest dłuższy niż 5 godzin dziennie.
  • Minimum 2 m² na każde dziecko, jeśli czas pobytu nie przekracza 5 godzin dziennie (dotyczy głównie klubów dziecięcych).

Co ważne rozporządzenie precyzuje też kwestie dostępu dzieci do terenów otwartych i świeżego powietrza. A mianowicie, wspomina się, że w lokalu "zapewnia się, w miarę możliwości, bezpośrednie wyjście na teren otwarty wyposażony w urządzenia do zabaw, niedostępny dla osób postronnych" a także, że "Niemowlętom zapewnia się, w miarę możliwości, leżakowanie na świeżym powietrzu, w szczególności na werandzie lub tarasie." (§ 4 ust. 2 ww. rozporządzenia)

Wymogi przeciwpożarowe, sanitarne i techniczne

Spełnienie poniższych wymogów jest weryfikowane przez Straż Pożarną oraz Sanepid (Państwowa Inspekcja Sanitarna).

Wymogi przeciwpożarowe

Małe placówki (do 25 dzieci) polskie przepisy traktują jako obiekty o mniejszym zagrożeniu pożarowym w porównaniu do dużych budynków użyteczności publicznej lub placówek oświatowych. Uproszczone warunki p.poż. są bardziej elastyczne i pozwalają na adaptację standardowych lokali mieszkalnych lub usługowych.

Prowadzenie żłobka dla nie więcej niż 25 dzieci jest możliwe w lokalu, który:

• Znajduje się na parterze budynku.
• Posiada co najmniej 2 wyjścia na zewnątrz (jedne drzwi wyjściowe z lokalu, a drugie inne drzwi lub okno umożliwiające bezpośrednie wyjście na otwartą przestrzeń).
• Został wyposażony w trudnozapalne wykładziny i inne stałe elementy wyposażenia.
• Posiada gaśnicę proszkową ABC o zawartości co najmniej 4 kg środka gaśniczego.

Wymogi sanitarne i techniczne

• Ogrzewanie: W pomieszczeniach musi być zapewniona temperatura nie niższa niż 20°C. Grzejniki muszą posiadać osłony chroniące dzieci przed bezpośrednim kontaktem.
• Wentylacja: Zgodnie z przepisami, w żłobku musi być zapewniona wentylacja mechaniczna (jest to jeden z elementów, który wymaga sporządzenia projektu branżowego).
• Sanitariaty: Należy zapewnić dostęp do pomieszczenia z miską ustępową oraz urządzeniami sanitarnymi z ciepłą bieżącą wodą (umywalka, brodzik z natryskiem lub inne urządzenia do utrzymania higieny osobistej dzieci) z centralną regulacją mieszania ciepłej wody,
• Przewijanie i czystość: Wymagane jest stanowisko do przewijania dzieci oraz miejsce do przechowywania sprzętu i środków utrzymania czystości, zabezpieczone przed dostępem dzieci.
• Wyposażenie: Meble i zabawki muszą być dostosowane do wymagań ergonomii oraz posiadać atesty lub certyfikaty bezpieczeństwa (zabawki: znak CE).
• Apteczka: Należy zapewnić apteczki wyposażone w podstawowe środki opatrunkowe.
• oświetlenie zgodne z Polską Normą PN-EN 12464-1:2004,
• możliwość otwierania co najmniej 50% powierzchni okien,
• miejsce do przechowywania odzieży wierzchniej,
• Teren otwarty: Jeżeli jest taka możliwość, powinno się zapewnić bezpośrednie wyjście na ogrodzony i niedostępny dla osób postronnych teren zewnętrzny wyposażony w urządzenia do zabaw.

Absolutnie nie rekomenduję poszukiwania dofinansowania, zanim nie zabezpieczysz i nie zweryfikujesz konkretnego lokalu. Lokal jest najsłabszym ogniwem biznesplanu. Jeśli podejmiesz zobowiązania finansowe związane z dotacjami, a lokal okaże się nieodpowiedni (np. z powodu wymogów p.poż.), rozwiązywanie tego problemu będzie nie tylko skomplikowane i czasochłonne, ale także bardzo kosztowne.

Magdalena Łuszcz, dyrektorka żłobka i przedszkola Hutniczek w Krakowie

Wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych

Uzyskanie wpisu do Rejestru żłobków i klubów dziecięcych jest ostatecznym, formalnym warunkiem legalnego rozpoczęcia działalności opiekuńczej. W rejestrze tym znaleźć można m.in. datę i numer wpisu do rejestru; formę organizacyjną opieki oraz jej nazwę, nazwę lub imię i nazwisko podmiotu prowadzącego żłobek lub klub dziecięcy czy miejsce prowadzenia żłobka lub klubu dziecięcego. Pozytywny wpis jest wydawany przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta i oznacza, że Twoja placówka spełnia wszystkie wymogi lokalowe, sanitarne i kadrowe.

⚠️ Należy pamiętać, że złożenie wniosku o wpis (tzw. Wniosek o wpis do rejestru) odbywa się po uzyskaniu pozytywnych opinii Straży Pożarnej i Sanepidu.

Centralny system – Emp@tia

Cały proces rejestracji oraz bieżącego raportowania (np. zmiana liczby miejsc, czesnego) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem centralnego Rejestru żłobków na portalu Emp@tia, administrowanym przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

Zakładanie Konta Organizacji w Emp@tii

Zanim złożysz właściwy wniosek, musisz stworzyć i aktywować Konto Organizacji w systemie Emp@tia – jest to podstawa wszystkich dalszych działań.

1. Rejestracja: Otwórz stronę empatia.gov.pl i wybierz przycisk „Załóż konto”.
2. Dane dodstawowe: Wprowadź NIP, REGON oraz urzędową nazwę i adres placówki – dane muszą być zgodne z wpisem w CEIDG/KRS (Twoją formą prawną).
3. Aktywacja: Po rejestracji system wyśle link aktywacyjny na podany e-mail. Należy go kliknąć w ciągu 24 godzin.
4. Zarządzanie użytkownikami: Po zalogowaniu w sekcji „Użytkownicy organizacji” nadaj odpowiednie uprawnienia (administrator, redaktor) osobom, które będą zarządzać danymi (np. dyrektor, księgowa).

Wniosek o wpis do rejestru (Formularz RKZ-1)

Wniosek o wpis do rejestru składa się za pomocą formularza RKZ-1. Chociaż sam wniosek składa się elektronicznie, musisz być gotów przedstawić organowi rejestrującemu kluczowe dokumenty potwierdzające, że spełniasz wszystkie wymogi:

• Oświadczenie o spełnieniu wymogów lokalowych i sanitarnych,
• Pozytywną opinię Inspektora Sanitarnego,
• Pozytywną decyzję komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej,
• Dowód potwierdzający tytuł prawny do lokalu,
• Informacje o kadrze i kwalifikacjach,
• Projekt statutu lub regulaminu organizacyjnego żłobka.
• Informację o godzinach pracy żłobka
• W przypadku osoby fizycznej zaświadczenie o niekaralności.

Organ rejestrujący (wójt, burmistrz lub prezydent miasta) ma do 30 dni na rozpatrzenie Twojego wniosku i dokonanie wpisu do Rejestru Żłobków i Klubów Dziecięcych. Po uzyskaniu wpisu możesz oficjalnie rozpocząć działalność i ubiegać się o dotacje na funkcjonowanie.

Dofinansowanie na otwarcie żłobka

Pozyskanie środków zewnętrznych to strategiczny element każdego projektu zakładania żłobka, pozwalający znacząco obniżyć początkowe koszty inwestycyjne. W kontekście chronologii działań, aplikowanie o dotacje na otwarcie żłobka powinno nastąpić w momencie, gdy masz już zabezpieczony i zweryfikowany lokal, ale jeszcze przed uzyskaniem finalnego wpisu do rejestru.

1. Program Aktywny Maluch: To najważniejsze i największe źródło finansowania dla żłobków i klubów dziecięcych w Polsce. Obejmuje ono:
   • Wsparcie inwestycyjne: Środki na utworzenie nowych miejsc (adaptacja, wyposażenie, prace budowlane).
   • Wsparcie funkcjonowania: Dotacje na obniżenie miesięcznych opłat ponoszonych przez rodziców.
2. Dotacje unijne i lokalne: Warto monitorować regionalne programy operacyjne (np. z Urzędów Marszałkowskich) oraz lokalne dotacje oferowane przez powiatowe urzędy pracy (PUP) lub Ośrodki Wsparcia Ekonomii Społecznej (OWES), zwłaszcza jeśli prowadzisz działalność w formie spółdzielni socjalnej.

Kadra w żłobku

Ostatnim etapem przygotowań operacyjnych jest skompletowanie wykwalifikowanej kadry. Wymagania dotyczące kwalifikacji personelu opiekuńczego są ściśle określone w Ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Spełnienie tych kryteriów jest obowiązkowo weryfikowane przed rozpoczęciem działalności.

Oprócz opiekunów dzieci, w żłobku można zatrudnić także pomoc opiekuna – to rozwiązanie, które ułatwia organizację dnia i opieki nad większą grupą dzieci.

Kwalifikacje opiekuna żłobkowego

Opiekunem w żłobku może zostać osoba, która spełnia jeden z poniższych warunków:

1. Wykształcenie kierunkowe: posiada kwalifikacje pielęgniarki, położnej, opiekunki dziecięcej (posiadanie dyplomu potwierdzającego kwalifikacje w tym zawodzie), nauczyciela wychowania przedszkolnego, nauczyciela edukacji wczesnoszkolnej, pedagoga opiekuńczo-wychowawczego, pedagoga społeczno-wychowawczego, pedagoga wczesnej edukacji, terapeuty pedagogicznego. Przyszły opiekun może też ukończyć studia na kierunkach: wczesne wspomaganie rozwoju, wspomaganie rozwoju dzieci w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej w żłobkach i przedszkolach, dukacja prorozwojowa, pedagogika małego dziecka, psychologia dziecięca, psychologia wspierania rozwoju i kształcenia, psychologia wychowawcza.
2. Wykształcenie niekierunkowe z doświadczeniem: Posiada dowolne wykształcenie, ale legitymuje się co najmniej dwuletnim doświadczeniem w pracy z dziećmi do lat 3 (potwierdzonym dokumentami).
3. Wykształcenie niekierunkowe z kursem: Posiada dowolne wykształcenie i odbyła szkolenie/kurs dla opiekuna w żłobku trwający 280 godzin (z czego co najmniej 80 godzin to praktyki zawodowe).

Ponadto, każdy zatrudniony opiekun musi:

• Posiadać aktualne zaświadczenie o niekaralności (potwierdzające brak wpisu do Krajowego Rejestru Karnego za przestępstwa umyślne, a w szczególności do bazy danych Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym).
• Posiadać aktualne orzeczenie o zdolności do pracy.
• Odbyć lub mieć w planie szkolenie z udzielania dziecku pierwszej pomocy.

Opiekun zatrudniony w żłobku ma obowiązek stale podnosić swoje kwalifikacje. Wymagane jest, by w ciągu 6 miesięcy od podjęcia zatrudnienia odbył szkolenie z udzielania dziecku pierwszej pomocy oraz, co 2 lata, przeszedł szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy z dziećmi.

Od stycznia 2026 r. obowiązek podnoszenia kwalifikacji i regularne szkolenia kadry stają się jednym z kluczowych wymogów wprowadzanych w ramach nowych standardów opieki nad dziećmi w wieku do lat 3.

Ile dzieci na jednego opiekuna w żłobku

Liczba zatrudnionych opiekunów jest ściśle regulowana i stanowi jeden z najważniejszych wymogów weryfikowanych przez Sanepid i organ rejestrujący:

• Dla dzieci powyżej 1. roku życia: Wymagany jest 1 opiekun na maksymalnie 8 dzieci.
• Dla dzieci poniżej 1. roku życia: Wymagany jest 1 opiekun na maksymalnie 5 dzieci.
• W przypadku gdy w grupie znajduje się dziecko niepełnosprawne lub dziecko wymagające szczególnej opieki: Niezależnie od wieku, wymagany jest 1 opiekun na maksymalnie 5 dzieci.

Ważne jest, aby w każdej chwili w żłobku była obecna wymagana liczba opiekunów. W związku z tym, planując harmonogram pracy (uwzględniający urlopy i zwolnienia), należy zatrudnić odpowiednio większą liczbę osób.

Budżet dla żłobka

Analiza kosztów to podstawa oceny opłacalności Twojego żłobka. Wstępny budżet należy podzielić na dwie główne kategorie: jednorazowe koszty startowe (inwestycja) i cykliczne koszty operacyjne (bieżące). Poniżej przedstawiamy szacunkowy budżet na 2025 rok

1. Koszty inwestycyjne (startowe)

Koszty te są jednorazowe i są największym obciążeniem początkowym. To właśnie na te wydatki można uzyskać dofinansowanie (np. z programu Maluch+).

Koszty bieżące (operacyjne)

Koszty ponoszone co miesiąc, decydujące o wysokości czesnego i rentowności placówki.

Wnioski dla opłacalności

Aby pokryć miesięczne koszty bieżące, przy 25 dzieci i najniższej szacunkowej sumie kosztów (~34 650 zł), minimalne czesne (netto) musiałoby wynosić ok. 1386 zł / dziecko. Jeżeli uzyskasz dotację na funkcjonowanie (Maluch+), ten koszt można obniżyć dla rodziców.

⚠️ Ważne – limity czesnego: Ustalając finalną kwotę czesnego, musisz wziąć pod uwagę, że programy rządowe wspierające rodziców (np. świadczenie "Aktywnie w żłobku") określają maksymalny limit wysokości czesnego. Przekroczenie tego limitu może oznaczać, że rodzic nie będzie mógł ubiegać się o dofinansowanie lub zwrot części kosztów, co z kolei negatywnie wpłynie na atrakcyjność Twojej placówki na rynku.

Opodatkowanie działalności żłobka lub klubu dziecięcego

Zakładając działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu żłobka lub klubu dziecięcego, możesz wybrać jedną z kilku form opodatkowania – z wyłączeniem karty podatkowej. Oto najważniejsze opcje:

• Zasady ogólne (skala podatkowa) – podstawowa forma opodatkowania dochodów, polecana szczególnie tym, którzy chcą korzystać z ulg podatkowych (np. na dzieci) lub rozliczać się wspólnie z małżonkiem. Wiąże się z obowiązkiem prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Stawki podatku:
  • 12% – przy dochodzie do 120 000 zł rocznie
  • 32% – od nadwyżki ponad tę kwotę.
• Podatek liniowy – 19% – forma dla tych, którzy spodziewają się wysokich dochodów i nie potrzebują korzystać z ulg i rozliczać się z małżonkiem. Obowiązkowo należy złożyć oświadczenia o wyborze tej formy opodatkowania do 20 stycznia danego roku lub najpóźniej dzień przed rozpoczęciem działalności (jeśli zakładasz firmę w trakcie roku).
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – ryczałt 8,5% – prosta forma opodatkowania – podatek od przychodu (nie dochodu), bez możliwości odliczania kosztów, uproszczona księgowość. Limit przychodu to do 250 000 euro rocznie.

VAT – czy prywatny żłobek lub klub dziecięcy musi go płacić?

Nie! Prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi do lat 3, jest zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 24 ustawy o VAT. Dodatkowo, prowadząc taką działalność nie mamy obowiązku ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów).

Składki ZUS

Zgłoszenia do ubezpieczenia można dokonać podczas składania wniosku CEIDG-1. Jeśli nie – masz 7 dni od rozpoczęcia działalności na samodzielne zgłoszenie.

Obowiązujące formularze to:

• ZUS ZUA – jeśli podlegasz ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu,
• ZUS ZZA – jeśli masz ubezpieczenie społeczne z innego źródła (np. z etatu) i zgłaszasz się tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.

Uwaga: ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne – można je zgłosić razem z formularzem ZUA.

Ulga na start – 6 miesięcy bez składek społecznych

Nowy przedsiębiorca może skorzystać z ulgi na start, która pozwala przez pierwsze 6 miesięcy nie płacić składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe).

Warunki:

• prowadzisz działalność jako osoba fizyczna (także wspólnik spółki cywilnej),
• to Twoja pierwsza działalność lub poprzednia zakończyła się co najmniej 60 miesięcy temu,
• nie świadczysz usług dla byłego pracodawcy,
• nie podlegasz ubezpieczeniu w KRUS.

Obowiązek: zgłoszenie jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego – formularz ZUS ZZA w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności.

Preferencyjne składki ZUS – przez kolejne 24 miesiące

Po zakończeniu ulgi na start (lub jeśli z niej nie korzystasz), możesz przez 24 miesiące płacić obniżone składki ZUS. Ich wysokość zależy od 30% minimalnego wynagrodzenia w danym roku.

Konto firmowe a żłobek lub klub dziecięcy

Właściciel żłobka lub klubu dziecięcego nie musi zakładać specjalnego konta firmowego. Jest to pierwsza, istotna informacja dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność w tej branży. Można spokojnie korzystać z własnego prywatnego rachunku bankowego w celach związanych z prowadzoną działalnością. Należy jednak pamiętać, że płatności związane z działalnością gospodarczą powinny przechodzić przez rachunek bankowy przedsiębiorcy, gdy:

• drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
• jednorazowa wartość transakcji, niezależnie od liczby wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł.

Konieczność posiadania konta firmowego pojawia się również wtedy, gdy trzeba umieścić numer rachunku bankowego na tzw. białej liście podatników, a także w sytuacji, gdy płatności otrzymywane przez nabywców podlegają obowiązkowemu mechanizmowi podzielonej płatności.

Posiadanie rachunku firmowego zdecydowanie ułatwia prowadzenie księgowości oraz rozliczeń związanych z funkcjonowaniem żłobka czy klubu dziecięcego, dlatego mimo że nie ma formalnego obowiązku, jest to rozwiązanie, które specjaliści często polecają przedsiębiorcom.

RODO w żłobku

Prowadzenie żłobka wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych dzieci, rodziców oraz pracowników. W związku z tym do podstawowych obowiązków kierownictwa żłobka należy:

• przetwarzanie danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu RODO (art. 6),
• wykonywanie obowiązków wynikających z praw osób, których dane dotyczą, takich jak prawo dostępu, sprostowania czy usunięcia danych,
• zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych danych, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej,
• wyznaczenie inspektora ochrony danych osobowych, jeśli jest to wymagane na podstawie art. 37 ust. 1 rozporządzenia.

Spełnienie tych wymogów jest kluczowe, aby chronić prywatność dzieci i ich rodzin oraz uniknąć sankcji prawnych.

Marketing w działalności żłobka lub klubu dziecięcego

Sukces żłobka zależy od zapewnienia ciągłości naboru, co bezpośrednio wpływa na jego rentowność. Strategię marketingową należy rozpocząć na etapie finalizowania prac adaptacyjnych, aby mieć pełne obłożenie w dniu otwarcia.

• Wizytówka online: Stwórz profesjonalną stronę internetową, która będzie źródłem wszystkich kluczowych informacji. Upewnij się, że Twoja placówka jest widoczna na mapach Google.
• Media społecznościowe: Wykorzystaj kanały takie jak Facebook i Instagram do budowania relacji z lokalną społecznością. Prezentuj lokal, kadrę i metody pracy.
• Aplikacja do zarządzania: Warto wdrożyć system zarządzania placówką już na etapie rekrutacji. Nowoczesne aplikacje pozwalają od razu prowadzić nabór, zbierać zgłoszenia od rodziców w systemie online, przesyłać dokumenty i utrzymywać z nimi kontakt, co znacząco ułatwia i automatyzuje proces rejestracji.
• Dzień otwarty: Zorganizuj go tuż przed startem działalności. To najlepszy sposób, aby rodzice mogli osobiście ocenić lokal, poznać kadrę i poczuć atmosferę placówki.

Jak założyć żłobek prywatny: najważniejsze wnioski

Otwarcie własnego żłobka to naprawdę duże przedsięwzięcie, ale sprowadza się do trzech najważniejszych spraw. Jeśli o nie zadbasz, cała reszta pójdzie gładko.

1. Lokal – to Twoje największe wyzwanie i koszt. Zanim podpiszesz jakąkolwiek umowę najmu, musisz mieć na piśmie zgodę Straży Pożarnej i Sanepidu. To lokal najczęściej psuje plany. Wymagania są twarde, a ich pominięcie oznacza ogromne i niepotrzebne koszty remontu. Pamiętaj: najpierw sprawdzenie, potem umowa!
2. Pieniądze – pamiętaj o kolejności. Kolejność zdobywania dotacji jest sztywna: najpierw pewny lokal, potem wnioskujesz o pieniądze na uruchomienie (np. Maluch+), a dopiero po wpisie do rejestru – o dofinansowanie na funkcjonowanie. I bardzo ważne: ustalając czesne, sprawdź limit w programie "Aktywny Rodzic". Jeśli przekroczysz limit, rodzice stracą dotacje, a Ty stracisz klientów.
3. Ludzie – tu nie ma kompromisów. Kadra musi spełniać ustawowe kwalifikacje, a proporcja dzieci do opiekuna musi być utrzymana w każdej chwili. To jest coś, co będzie sprawdzane na bieżąco. Traktuj też poważnie ciągłe szkolenia, bo od 2026 roku to już nie jest miły dodatek, tylko obowiązkowy standard opieki.

Metodyczne zajęcie się tymi trzema punktami sprawi, że cały skomplikowany proces stanie się po prostu dobrze zaplanowanym projektem. Gdy jako przyszły właściciel żłobka zadbasz o fundamenty, Twoja placówka z sukcesem przyjmie pierwszych podopiecznych i stanie się ważnym, bezpiecznym miejscem w Twojej społeczności.

Często zadawane pytania

Ile godzin dziecko może być w żłobku?

W żłobku dziecko może przebywać do dziesięciu godzin dziennie. W indywidualnych i odpowiednio uzasadnionych przypadkach ten czas pobytu dziecka może się wydłużyć, jednak wtedy można pobrać już od rodziców dodatkową opłatę za wydłużony czas opieki nad pociechą.

Czy muszę mieć wykształcenie pedagogiczne, żeby otworzyć żłobek?

Nie, osoba zakładająca żłobek nie musi mieć wykształcenia pedagogicznego. Natomiast opiekunowie pracujący z dziećmi muszą spełniać określone kwalifikacje – zgodne z ustawą o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.

Jakie warunki lokalowe musi spełniać żłobek?

Lokal musi spełniać wymagania sanitarne, przeciwpożarowe oraz mieć odpowiednią powierzchnię – min. 2,5 m² na jedno dziecko. Musisz też zapewnić m.in. łazienkę, miejsce do odpoczynku i przestrzeń do zabawy.

Jakie dokumenty muszę przygotować otwierając placówkę?

Proces otwierania żłobka wymaga skompletowania obszernej dokumentacji, która musi potwierdzić spełnienie wszystkich wymogów lokalowych, sanitarnych i kadrowych i tych dotyczących prowadzenia zajęć opiekuńczo-wychowawczych i edukacyjnych. Najważniejsze, z punktu widzenia uzyskania wpisu do Rejestru żłobków i klubów dziecięcych, są trzy grupy dokumentów: dokumenty techniczne od służb (Straży Pożarnej i Sanepidu). Istotne są też dokumenty lokalowe i formalne: do nich należy tytuł prawny do lokalu oraz Statut lub Regulamin organizacyjny placówki, który określa jej zasady funkcjonowania (np. to czy żłobek jest dopasowany do potrzeb dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki). I wreszcie dokumenty kadrowe: musisz udokumentować kwalifikacje całego personelu oraz ich niekaralność (zaświadczenia z KRK). Pełną listę znajdziesz w artykule Obowiązkowa dokumentacja dyrektora żłobka.

Czy żłobek musi mieć kuchnię czy wystarczy catering?

Żłobek nie musi mieć własnej kuchni. Zgodnie z przepisami, placówka może korzystać z usług cateringu zewnętrznego. W takim przypadku wystarczy posiadać na miejscu jedynie wydawalnię posiłków (lub aneks kuchenny), przeznaczoną do porcjowania, wydawania i mycia naczyń, bez konieczności spełniania rygorystycznych wymogów dotyczących pełnej kuchni.