Polityka Prywatności LiveKid

1.1. Wprowadzenie

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez LiveKid sp. z o.o. w związku z korzystaniem z aplikacji LiveKid, strony internetowej https://livekid.com oraz usług oferowanych przez LiveKid.

Dokument ten został przygotowany w celu zapewnienia przejrzystych informacji o tym:

• jakie dane osobowe przetwarzamy,
• w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej,
• jak długo przechowujemy dane,
• komu możemy je przekazywać,
• jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Polityka prywatności LiveKid ma strukturę warstwową (layered privacy notice).

Oznacza to, że w pierwszej części przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w skróconej i przystępnej formie, natomiast w kolejnych sekcjach znajdują się bardziej szczegółowe informacje odnoszące się do konkretnych sytuacji, w których przetwarzamy dane osobowe.

W części ogólnej przedstawiamy podstawowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przez LiveKid. W kolejnych, bardziej szczegółowych sekcjach polityki prywatności informacje te mogą być rozwijane, doprecyzowywane lub – w zakresie wynikającym ze specyfiki danej relacji z użytkownikiem – odpowiednio modyfikowane. Jeżeli chcesz szybko znaleźć informacje dotyczące Twojej sytuacji, możesz przejść bezpośrednio do odpowiedniej sekcji opisanej w punkcie 1.3 Struktura polityki prywatności.

Polityka prywatności została opracowana zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Polityka prywatności ma charakter informacyjny i została przygotowana w celu spełnienia obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

Polityka prywatności nie stanowi umowy ani nie zastępuje postanowień umów zawieranych pomiędzy LiveKid, a użytkownikami systemu lub placówkami korzystającymi z usług LiveKid.

W zakresie, w jakim LiveKid przetwarza dane osobowe na zlecenie placówki korzystającej z systemu, szczegółowe zasady przetwarzania danych określa umowa zawarta pomiędzy placówką a LiveKid, w tym umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

1.2. Zakres polityki prywatności

Polityka prywatności dotyczy wszystkich sytuacji, w których LiveKid przetwarza dane osobowe, w szczególności w związku z:

• korzystaniem z aplikacji LiveKid,
• korzystaniem ze strony internetowej LiveKid,
• zakładaniem i prowadzeniem kont użytkowników w aplikacji,
• korzystaniem z usług przez placówki opiekuńczo-wychowawcze,
• komunikacją pomiędzy placówką a opiekunami dzieci,
• komunikacją z użytkownikami i klientami LiveKid,
• zawieraniem i wykonywaniem umów,
• udziałem w szkoleniach lub webinarach organizowanych przez LiveKid,
• korzystaniem z formularzy kontaktowych lub zapisem na prezentację systemu,
• korzystaniem z funkcjonalności aplikacji LiveKid umożliwiających dodawanie, przechowywanie i archiwizację dokumentów rozliczeniowych,
• realizacją praw wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

1.3. Struktura polityki prywatności

Szczegółowe informacje zostały przedstawione w następujących sekcjach:

Sekcja 1 – Strona internetowa i pliki cookies
informacje dla osób odwiedzających stronę internetową LiveKid oraz zasady wykorzystywania plików cookies i narzędzi analitycznych.

Sekcja 2 – Informacje dla opiekunów korzystających z aplikacji LiveKid
informacje dla rodziców lub opiekunów dzieci korzystających z aplikacji w związku z uczęszczaniem dziecka do placówki korzystającej z systemu.

Sekcja 3 – Informacje dla placówek korzystających z systemu LiveKid
informacje dla przedstawicieli placówek korzystających z systemu LiveKid w związku z zawarciem i realizacją umowy.

Sekcja 4 – Informacje dla personelu placówek korzystającego z aplikacji LiveKid
informacje dotyczące przetwarzania danych pracowników i współpracowników placówek korzystających z systemu.

Sekcja 5 – Informacje dla kontrahentów i partnerów biznesowych LiveKid
informacje dla osób reprezentujących klientów, dostawców oraz partnerów biznesowych LiveKid.

Sekcja 6 – Informacje dla osób kontaktujących się z LiveKid
informacje dotyczące przetwarzania danych osób kontaktujących się z nami poprzez formularze kontaktowe, e-mail, telefon lub zapisujących się na prezentację systemu lub materiały informacyjne.

Sekcja 7 – Nagrywanie rozmów telefonicznych oraz webinarów
informacje dotyczące zasad nagrywania rozmów telefonicznych oraz organizowania i nagrywania webinarów lub szkoleń online.

Sekcja 8 – Kandydaci do pracy i współpracy z LiveKid
informacje dla osób biorących udział w procesach rekrutacyjnych lub ubiegających się o współpracę z LiveKid.

Sekcja 9 - Pracownicy LiveKid 
Informacje dla osób zatrudnionych w LiveKid.

Sekcja 10 – Realizacja praw osób, których dane dotyczą oraz zgłoszenia sygnalistów.
informacje dotyczące sposobu realizacji praw wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych i ochronie sygnalistów.

Sekcja 11 – Informacje dla odbiorców komunikacji marketingowej
dotyczy osób, które otrzymują od LiveKid komunikację marketingową lub informacyjną, w szczególności za pośrednictwem wiadomości e-mail, SMS, MMS, komunikatorów internetowych, połączeń telefonicznych lub powiadomień push.

Sekcja 12 – Informacje dla uczestników webinarów, szkoleń i warsztatów organizowanych przez LiveKid
dotyczy osób uczestniczących w webinarach, szkoleniach lub warsztatach organizowanych przez LiveKid, zarówno w formie wydarzeń online, jak i wydarzeń stacjonarnych.

Dzięki takiej strukturze możesz łatwo znaleźć informacje dotyczące sytuacji, w której Twoje dane osobowe są przetwarzane przez LiveKid.

1.4. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

LiveKid sp. z o.o.
ul. Energetyczna 6 lok. 7
53-330 Wrocław

KRS: 0000703738
NIP: 6772427670
REGON: 368762414

(dalej: „LiveKid”, „Administrator” lub „my”).

LiveKid jest dostawcą aplikacji i platformy internetowej LiveKid, która umożliwia w szczególności komunikację pomiędzy placówkami opiekuńczo-wychowawczymi (np. żłobkami lub przedszkolami) a rodzicami lub opiekunami dzieci oraz zarządzanie informacjami dotyczącymi działalności placówki i aktywności dziecka. 

(dalej: „aplikacja”).

1.5. Role LiveKid w przetwarzaniu danych

W zależności od sytuacji LiveKid może przetwarzać dane osobowe jako:

Administrator danych osobowych

LiveKid działa jako administrator danych, gdy samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy:

• prowadzimy konta użytkowników w aplikacji,
• obsługujemy stronę internetową LiveKid,
• prowadzimy komunikację marketingową lub informacyjną,
• zawieramy i realizujemy umowy z placówkami lub kontrahentami,
• obsługujemy zapytania kierowane do LiveKid.

Podmiot przetwarzający (procesor)

LiveKid może również działać jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie placówki korzystającej z systemu LiveKid.

Dotyczy to w szczególności danych:

• dzieci,
• opiekunów,
• personelu placówki,

które są przetwarzane w ramach korzystania przez placówkę z aplikacji.

W takich przypadkach administratorem danych pozostaje placówka, a LiveKid przetwarza dane wyłącznie na jej udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

1.6. Dane kontaktowe

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

e-mail: [email protected]

adres korespondencyjny:
ul. Krakusa 11
30-535 Kraków.

1.7. Inspektor ochrony danych

LiveKid wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, Jakuba Gosz, który nadzoruje prawidłowość przetwarzania danych osobowych.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nim:

e-mail: [email protected]
adres korespondencyjny: ul. Krakusa 11, 30-535 Kraków.

1.8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności z RODO.

Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać informację, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeśli tak – możesz otrzymać kopię tych danych oraz informacje dotyczące m.in. celu przetwarzania, kategorii danych, odbiorców danych czy planowanego okresu ich przechowywania. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy Twoje dane są przetwarzane zgodnie z prawem.

Prawo do sprostowania danych

Jeżeli Twoje dane osobowe są nieprawidłowe lub nieaktualne, masz prawo zażądać ich poprawienia. Możesz również uzupełnić niekompletne dane, jeśli są one niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

W określonych przypadkach możesz zażądać usunięcia swoich danych osobowych, np. gdy nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, gdy cofniesz zgodę na ich przetwarzanie lub gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Twoich danych osobowych – na przykład w sytuacji, gdy kwestionujesz prawidłowość danych albo gdy sprzeciwiasz się ich usunięciu, a jednocześnie nie chcesz, aby były dalej aktywnie wykorzystywane.

Prawo do przenoszenia danych

W określonych przypadkach możesz otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie elektronicznym. Masz także prawo przekazać je innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy – o ile jest to technicznie możliwe – przesłali je bezpośrednio do innego podmiotu.

Prawo do sprzeciwu

Masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych, jeżeli przetwarzamy je na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. W takiej sytuacji przestaniemy przetwarzać Twoje dane, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania.

Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w dowolnym momencie wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uznasz, że Twoje dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skargę można wnieść pocztą tradycyjną na adres ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub pocztą elektroniczną na adres [email protected], możesz również uzyskać bardziej szczegółowe informacje (w tym aktualne numery telefonów) na stronie internetowej: https://uodo.gov.pl/.

Jeżeli chcesz skorzystać z któregokolwiek z powyższych praw, możesz skontaktować się z nami. W niektórych przypadkach możemy poprosić Cię o dodatkowe informacje w celu potwierdzenia Twojej tożsamości, aby zapewnić bezpieczeństwo danych.

1.9. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane przez LiveKid podmiotom wspierającym działalność LiveKid oraz realizację usług świadczonych za pośrednictwem aplikacji.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• spółki z grupy spółek powiązanych LiveKid, w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania procesów administracyjnych, bezpieczeństwa systemu oraz rozwoju usług LiveKid;
• dostawcy usług IT oraz infrastruktury informatycznej, w tym podmioty świadczące usługi hostingu, utrzymania systemów informatycznych, narzędzi analitycznych, komunikacyjnych oraz marketingowych; dostawcy usług przechowywania plików, archiwizacji dokumentów elektronicznych oraz infrastruktury chmurowej wykorzystywanej do obsługi dokumentów dodawanych w aplikacji LiveKid;
• dostawcy usług płatniczych, w przypadku korzystania z płatności elektronicznych lub mobilnych dostępnych w aplikacji;
• dostawcy usług wspierających działalność LiveKid, w szczególności podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe, prawne, doradcze, windykacyjne, ubezpieczeniowe, kurierskie, pocztowe oraz archiwizacyjne;
• podmioty dostarczające narzędzia analityczne, marketingowe lub komunikacyjne, które wspierają LiveKid w analizie działania systemu, prowadzeniu działań marketingowych lub komunikacji z użytkownikami;
• podmioty dostarczające rozwiązania technologiczne wykorzystujące sztuczną inteligencję (AI), wykorzystywane przez LiveKid do wsparcia procesów analitycznych, komunikacyjnych lub organizacyjnych.

W przypadku korzystania przez LiveKid z usług podmiotów zewnętrznych dane osobowe mogą być przekazywane tym podmiotom wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych usług.

LiveKid współpracuje wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych oraz zobowiązują się do przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umowami zawartymi z LiveKid.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Lista aktualnych podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych osobowych znajduje się tutaj.

1.10. Współpraca w ramach grupy LiveKid

LiveKid może przetwarzać dane osobowe w ramach współpracy pomiędzy spółkami należącymi do grupy LiveKid.

Grupa LiveKid obejmuje podmioty powiązane kapitałowo lub organizacyjnie, które współpracują w zakresie rozwoju technologii, utrzymania infrastruktury informatycznej, świadczenia usług cyfrowych oraz prowadzenia działalności operacyjnej związanej z systemem LiveKid.

W ramach tej współpracy poszczególne spółki mogą realizować wybrane procesy w modelu scentralizowanym lub współdzielonym. Dotyczy to w szczególności obszarów takich jak:

• rozwój i utrzymanie oprogramowania oraz infrastruktury technologicznej,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i ochrony danych,
• obsługa infrastruktury chmurowej oraz systemów przechowywania danych,
• obsługa klienta i wsparcie techniczne użytkowników,
• analizy statystyczne oraz rozwój funkcjonalności usług cyfrowych,
• prowadzenie działań marketingowych i komunikacyjnych,
• obsługa finansowa, księgowa i administracyjna,
• zarządzanie relacjami z klientami oraz partnerami biznesowymi,
• zarządzanie bezpieczeństwem informacji oraz zgodnością z przepisami prawa.

W związku z realizacją powyższych procesów dane osobowe mogą być udostępniane pomiędzy spółkami należącymi do grupy LiveKid w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów.

Podstawą prawną takiego przetwarzania jest w szczególności prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu działalności gospodarczej w sposób efektywny, bezpieczny i spójny w ramach grupy.

Zgodnie z motywem 48 RODO przekazywanie danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw może stanowić prawnie uzasadniony interes administratora, jeżeli odbywa się w celach wewnętrznych administracyjnych, w tym w szczególności w celu zarządzania relacjami z klientami, zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz rozwoju usług oferowanych przez grupę.

W zależności od charakteru danej operacji przetwarzania spółki należące do grupy LiveKid mogą występować jako:

• odrębni administratorzy danych,
• współadministratorzy danych,
• podmioty przetwarzające działające na zlecenie administratora.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się w modelu współadministracji, zasady współpracy pomiędzy spółkami określane są w odpowiednich porozumieniach regulujących zakres odpowiedzialności poszczególnych podmiotów zgodnie z art. 26 RODO.

W przypadku gdy dana spółka przetwarza dane osobowe w imieniu innej spółki z grupy, przetwarzanie odbywa się na podstawie odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnej z art. 28 RODO.

Współpraca w ramach grupy LiveKid może obejmować w szczególności korzystanie ze wspólnych systemów informatycznych, narzędzi analitycznych, systemów obsługi klienta (CRM), systemów komunikacyjnych, narzędzi marketingowych oraz platform wspierających zarządzanie działalnością operacyjną.

W każdym przypadku przekazywanie danych pomiędzy spółkami z grupy odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz z zastosowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych.

1.11 Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem przez LiveKid z infrastruktury technologicznej dostarczanej przez globalnych dostawców usług IT dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

Przekazywanie danych może mieć miejsce w szczególności w przypadku korzystania z usług technologicznych obejmujących:

• usługi infrastruktury chmurowej i przechowywania danych (cloud computing),
• systemy analityczne i narzędzia statystyczne,
• systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM),
• narzędzia komunikacyjne i marketingowe,
• narzędzia wspierające rozwój i utrzymanie oprogramowania,
• systemy monitorowania bezpieczeństwa i stabilności aplikacji.

Przykładowe usługi tego typu mogą obejmować w szczególności rozwiązania oferowane przez globalnych dostawców technologicznych, takich jak dostawcy infrastruktury chmurowej, narzędzi analitycznych, systemów komunikacyjnych lub narzędzi marketing automation.

W takich przypadkach dane osobowe mogą być przetwarzane przez podmioty mające siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub przez podmioty należące do międzynarodowych grup kapitałowych, których infrastruktura techniczna może być zlokalizowana w różnych państwach.

Podstawy prawne przekazywania danych

W przypadku przekazywania danych poza EOG LiveKid zapewnia stosowanie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w przepisach RODO.

Przekazywanie danych może odbywać się w szczególności na podstawie:

decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych (art. 45 RODO)

Jeżeli Komisja Europejska uzna, że dane państwo zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, dane mogą być przekazywane do tego państwa bez konieczności stosowania dodatkowych zabezpieczeń.

Przykładem takiego mechanizmu jest program EU-US Data Privacy Framework, który umożliwia przekazywanie danych do certyfikowanych podmiotów w Stanach Zjednoczonych spełniających określone wymogi ochrony danych.

Standardowe klauzule umowne (Standard Contractual Clauses – SCC) przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 RODO).

W przypadku przekazywania danych do państw, które nie zostały objęte decyzją o odpowiednim poziomie ochrony danych, LiveKid stosuje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Standardowe klauzule umowne stanowią zestaw zobowiązań prawnych, które nakładają na odbiorcę danych obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych zgodnie z wymaganiami RODO.

Klauzule te regulują w szczególności:

• zasady przetwarzania danych osobowych,
• obowiązki związane z bezpieczeństwem danych,
• prawa osób, których dane dotyczą,
• zasady dalszego przekazywania danych,
• mechanizmy nadzoru i odpowiedzialności.

Transfer Impact Assessment (TIA)

W przypadku korzystania ze standardowych klauzul umownych LiveKid może przeprowadzać również ocenę wpływu przekazania danych na poziom ochrony danych osobowych (Transfer Impact Assessment – TIA).

Celem takiej oceny jest w szczególności:

• analiza przepisów prawa obowiązujących w państwie odbiorcy danych,
• ocena ryzyka dostępu do danych przez organy publiczne,
• ocena stosowanych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych,
• weryfikacja praktyk bezpieczeństwa stosowanych przez dostawcę usług.

Jeżeli jest to konieczne, LiveKid może stosować dodatkowe środki zabezpieczające, takie jak:

• szyfrowanie danych,
• pseudonimizacja danych,
• ograniczenie zakresu przekazywanych danych,
• stosowanie dodatkowych zabezpieczeń organizacyjnych lub technicznych.

Weryfikacja dostawców i bezpieczeństwo łańcucha dostaw

LiveKid dokłada należytej staranności przy wyborze dostawców usług technologicznych oraz regularnie weryfikuje stosowane przez nich środki ochrony danych i bezpieczeństwa informacji.

W szczególności LiveKid może weryfikować dostawców pod kątem:

• stosowanych standardów bezpieczeństwa informacji,
• certyfikacji bezpieczeństwa (np. ISO 27001 lub równoważnych standardów),
• zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych,
• poziomu zabezpieczenia infrastruktury informatycznej,
• procedur reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

W ramach zarządzania bezpieczeństwem łańcucha dostaw LiveKid stosuje również dobre praktyki wynikające z europejskich regulacji dotyczących cyberbezpieczeństwa, w tym z zasad zarządzania ryzykiem i bezpieczeństwem dostawców przewidzianych w dyrektywie NIS-2.

Może to obejmować w szczególności:

• analizę ryzyka związanego z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców,
• ocenę bezpieczeństwa usług chmurowych i infrastrukturalnych,
• monitorowanie bezpieczeństwa usług wykorzystywanych w ramach systemu LiveKid,
• stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.

Zakres przekazywanych danych

W każdym przypadku dane osobowe przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu przetwarzania oraz z zachowaniem zasady minimalizacji danych.

LiveKid podejmuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych oraz zgodności przekazywania danych z obowiązującymi przepisami prawa

1.12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W niektórych przypadkach dane osobowe mogą być przetwarzane z wykorzystaniem narzędzi informatycznych wspierających analizę danych, statystyki lub działania marketingowe.

Przetwarzanie takie może polegać w szczególności na analizie danych dotyczących korzystania z serwisu, aplikacji lub usług LiveKid w celu:

• poprawy jakości usług i funkcjonalności systemu,
• analizy sposobu korzystania z aplikacji i strony internetowej,
• prowadzenia statystyk dotyczących korzystania z usług,
• dopasowania treści marketingowych do zainteresowań użytkowników,
• usprawnienia komunikacji z użytkownikami,
• organizacji procesów biznesowych, w tym procesów rekrutacyjnych.

W ramach tych działań może dochodzić do profilowania, polegającego na analizie określonych informacji dotyczących użytkowników, takich jak:

• sposób korzystania z aplikacji lub strony internetowej,
• odwiedzane podstrony lub funkcjonalności,
• źródło ruchu w serwisie,
• wcześniejsze interakcje z komunikacją marketingową,
• dane statystyczne dotyczące korzystania z usług.

Profilowanie to może być wykorzystywane w szczególności w celu:

• prowadzenia analiz statystycznych,
• rozwijania i optymalizacji usług oferowanych przez LiveKid,
• dopasowania komunikacji marketingowej do zainteresowań odbiorców,
• usprawnienia procesów obsługi użytkowników.

Zautomatyzowane przetwarzanie danych może być realizowane z wykorzystaniem narzędzi analitycznych, marketingowych lub systemów informatycznych wspierających zarządzanie usługami cyfrowymi.

Przetwarzanie to nie prowadzi jednak do podejmowania wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na ich sytuację w rozumieniu art. 22 RODO.

Ostateczne decyzje dotyczące korzystania z usług, relacji biznesowych lub procesów rekrutacyjnych podejmowane są przez osoby upoważnione przez administratora.

1.13. Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych usług lub funkcjonalności oferowanych przez LiveKid.

W szczególności podanie danych może być konieczne do:

• założenia i prowadzenia konta użytkownika w aplikacji LiveKid,
• korzystania z funkcjonalności systemu przez placówki lub opiekunów dzieci,
• zawarcia i realizacji umowy z LiveKid,
• udziału w szkoleniach, webinarach lub wydarzeniach organizowanych przez LiveKid,
• otrzymywania materiałów edukacyjnych lub marketingowych,
• uzyskania odpowiedzi na zapytanie skierowane do LiveKid.

W przypadku gdy podanie danych jest niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, brak ich podania może uniemożliwić zawarcie umowy, korzystanie z usług LiveKid lub udział w określonym wydarzeniu.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, podanie danych jest całkowicie dobrowolne, a brak zgody może jedynie uniemożliwić realizację określonego celu przetwarzania, w szczególności otrzymywanie komunikacji marketingowej lub udział w wybranych działaniach promocyjnych.

Dodanie dokumentów rozliczeniowych jest co do zasady dobrowolne, chyba że placówka wymaga ich przekazania w celu potwierdzenia płatności.

Szczegółowe informacje dotyczące obowiązku lub dobrowolności podania danych w konkretnych sytuacjach zostały przedstawione w odpowiednich sekcjach niniejszej polityki prywatności.

1.14. Bezpieczeństwo danych osobowych i systemów informatycznych

LiveKid stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami art. 32 RODO.

Odrębny załącznik opisujący środki techniczne i organizacyjne stosowane przez LiveKid w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. c oraz art. 32 RODO, w strukturze opartej na metodach zapewniania bezpieczeństwa określonych w Załączniku A normy ISO/IEC 27001, znajduje się tutaj.

Środki te mają na celu w szczególności zapewnienie:

• poufności danych osobowych,
• integralności danych,
• dostępności systemów przetwarzania danych,
• odporności infrastruktury informatycznej na awarie i incydenty bezpieczeństwa.

Zabezpieczenia stosowane przez LiveKid obejmują zarówno rozwiązania technologiczne, jak i procedury organizacyjne dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji.

Infrastruktura technologiczna

System LiveKid działa w oparciu o infrastrukturę chmurową dostarczaną przez globalnych dostawców usług technologicznych, w szczególności Google Cloud Platform.

Dostawcy infrastruktury chmurowej odpowiadają za bezpieczeństwo fizyczne centrów danych, w tym za:

• ochronę fizyczną infrastruktury serwerowej,
• kontrolę dostępu do centrów danych,
• ochronę przed zagrożeniami środowiskowymi,
• zapewnienie ciągłości zasilania i łączności.

Dane przetwarzane w systemie LiveKid przechowywane są w centrach danych zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej. 

Kontrola dostępu do danych

Dostęp do danych osobowych oraz systemów przetwarzających dane jest ograniczony wyłącznie do osób upoważnionych i realizowany zgodnie z zasadą minimalnych uprawnień (least privilege) w ramach technicznych możliwości ograniczania dostępu.

Dostęp do systemów informatycznych zarządzany jest z wykorzystaniem mechanizmów zarządzania tożsamością i dostępem (Identity and Access Management) lub innych, odpowiednich mechanizmów kontroli dostępu, dostosowanych do specyfiki danego systemu.

Uprawnienia przyznawane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków służbowych.

Dodatkowo stosowane są mechanizmy zwiększające bezpieczeństwo dostępu, takie jak:

• uwierzytelnianie wieloskładnikowe (tam gdzie jest to możliwe),
• rejestrowanie operacji administracyjnych,
• monitorowanie dostępu do systemów.

Ochrona transmisji i przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane w systemie LiveKid są chronione z wykorzystaniem mechanizmów kryptograficznych.

W szczególności stosowane są:

• szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołu TLS,
• szyfrowanie danych przechowywanych w infrastrukturze chmurowej,
• klucze kryptograficzne zarządzane przez dostawcę usługi (provider-managed keys),
• zabezpieczenie danych uwierzytelniających i sekretów aplikacyjnych w dedykowanych systemach zarządzania tajemnicami.

Rozwiązania te mają na celu zabezpieczenie danych przed nieuprawnionym dostępem, przechwyceniem lub modyfikacją.

Bezpieczeństwo infrastruktury sieciowej

System LiveKid wykorzystuje rozwiązania chroniące infrastrukturę sieciową oraz aplikację przed zagrożeniami cyberbezpieczeństwa.

W szczególności stosowane są:

• mechanizmy ochrony przed atakami typu DDoS,
• zapory aplikacyjne (Web Application Firewall),
• narzędzia i logi systemowe dostarczające informacji o wybranych aspektach ruchu sieciowego oraz zdarzeniach związanych z funkcjonowaniem infrastruktury IT,
• segmentacja infrastruktury sieciowej.

Komunikacja pomiędzy komponentami systemu odbywa się w obrębie prywatnych sieci infrastruktury chmurowej.

Dokumenty dodawane przez użytkowników przechowywane są w zabezpieczonej infrastrukturze chmurowej z zastosowaniem mechanizmów kontroli dostępu, rejestrowania operacji oraz automatycznej retencji danych.

Monitorowanie bezpieczeństwa i reagowanie na incydenty

System LiveKid wykorzystuje narzędzia monitorowania zdarzeń bezpieczeństwa oraz rejestrowania operacji wykonywanych w systemie.

Rejestrowane mogą być w szczególności:

• próby dostępu do systemów informatycznych,
• operacje administracyjne,
• zdarzenia dotyczące działania aplikacji,
• operacje wykonywane w bazach danych.

LiveKid stosuje procedury zarządzania incydentami bezpieczeństwa, obejmujące:

• identyfikację i analizę zdarzeń bezpieczeństwa,
• podejmowanie działań naprawczych,
• analizę przyczyn incydentów,
• identyfikację działań naprawczych oraz priorytetowe wdrażanie poprawek mających na celu ograniczenie ryzyka wystąpienia podobnych zdarzeń w przyszłości. 

Kopie zapasowe i ciągłość działania

W celu zapewnienia ciągłości działania usług oraz ochrony danych stosowane są mechanizmy tworzenia kopii zapasowych.

W szczególności system LiveKid wykorzystuje:

• automatyczne kopie zapasowe baz danych,
• mechanizmy przywracania danych w określonym punkcie w czasie (Point-in-Time Recovery),
• przechowywanie kopii zapasowych w wielu regionach infrastruktury chmurowej.

Rozwiązania te umożliwiają odtworzenie danych w przypadku awarii systemów lub incydentu bezpieczeństwa.

Bezpieczeństwo personelu i poufność

Osoby mające dostęp do systemów przetwarzających dane osobowe zobowiązane są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacji.

Personel posiadający dostęp do danych:

• korzysta wyłącznie z autoryzowanych kont i narzędzi,
• działa w oparciu o nadane upoważnienia do przetwarzania danych,
• objęty jest obowiązkiem zachowania poufności.

Dostęp do systemów wymaga skutecznego uwierzytelnienia użytkownika, w tym – tam gdzie ma to zastosowanie – wykorzystania wieloskładnikowych mechanizmów uwierzytelniania (MFA), oraz podlega kontroli zgodnie z przyznanymi uprawnieniami. 

Zarządzanie bezpieczeństwem dostawców

LiveKid współpracuje wyłącznie z dostawcami usług technologicznych i infrastrukturalnych, którzy zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych oraz spełniają wymagania wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

W ramach zarządzania bezpieczeństwem dostawców weryfikowane mogą być w szczególności:

• stosowane standardy bezpieczeństwa informacji,
• certyfikacje bezpieczeństwa (np. ISO 27001 lub równoważne),
• procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa,
• poziom zabezpieczenia infrastruktury informatycznej.

Weryfikacja dostawców stanowi element zarządzania bezpieczeństwem łańcucha dostaw.

Podejście oparte na ryzyku

Środki bezpieczeństwa stosowane przez LiveKid dobierane są z uwzględnieniem:

• charakteru, zakresu i celów przetwarzania danych,
• ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych,
• aktualnego stanu wiedzy technicznej.

LiveKid regularnie analizuje ryzyka związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz podejmuje działania mające na celu ciągłe doskonalenie systemów bezpieczeństwa.

Postanowienia końcowe i aktualizacja polityki prywatności

1.15 Aktualizacja polityki prywatności

Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania jej do zmian w:

• przepisach prawa dotyczących ochrony danych osobowych,
• sposobie świadczenia usług przez LiveKid,
• funkcjonalnościach aplikacji lub strony internetowej.

W przypadku wprowadzenia istotnych zmian LiveKid może poinformować użytkowników o aktualizacji polityki prywatności poprzez:

• publikację nowej wersji dokumentu na stronie internetowej,
• komunikat w aplikacji,
• wiadomość e-mail skierowaną do użytkowników.

1.16. Data wejścia w życie polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od dnia jej publikacji na stronie internetowej LiveKid.

Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie internetowej LiveKid.

1.17. Pierwszeństwo szczegółowych informacji

Informacje zawarte w poszczególnych sekcjach szczegółowych mogą doprecyzowywać lub modyfikować informacje przedstawione w części ogólnej polityki prywatności, jeżeli wynika to ze specyfiki danej relacji z użytkownikiem lub charakteru świadczonej usługi.

CZĘŚĆ SZCZEGÓŁOWA

SEKCJA 1
Strona internetowa i pliki cookies

1.1. Informacje dla osób odwiedzających stronę internetową LiveKid

Zakres stosowania tej sekcji

Niniejsza część Polityki Prywatności dotyczy osób korzystających z publicznie dostępnej strony internetowej LiveKid pod adresem https://livekid.com oraz jej podstron dostępnych w ramach tej domeny. Nie dotyczy ona odrębnych serwisów ani aplikacji dostępnych w subdomenach livekid.com, dla których mogą obowiązywać odrębne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Strona internetowa umożliwia w szczególności:

• zapoznanie się z funkcjonalnościami systemu LiveKid,
• przeglądanie informacji o rozwiązaniach dla placówek opiekuńczo-wychowawczych,
• zapoznanie się z materiałami edukacyjnymi (np. artykuły, webinary, materiały wideo),
• kontakt z LiveKid poprzez formularze dostępne w serwisie,
• zapisanie się na prezentację systemu,
• przejście do panelu logowania aplikacji lub sklepów z aplikacjami mobilnymi,
• zapisanie się na newsletter lub materiały informacyjne.

W związku z korzystaniem ze strony internetowej możemy przetwarzać dane osobowe użytkowników, w szczególności dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu.

Podanie danych w formularzach dostępnych na stronie internetowej jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub przedstawienie oferty usług LiveKid.

1.2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na:

• prowadzeniu i rozwijaniu serwisu internetowego,
• analizowaniu sposobu korzystania ze strony,
• zapewnieniu bezpieczeństwa systemów informatycznych,
• promowaniu usług LiveKid.

1.3. Dane eksploatacyjne i logi systemowe

Podczas korzystania ze strony internetowej automatycznie gromadzone mogą być tzw. dane eksploatacyjne, obejmujące w szczególności:

• adres IP użytkownika,
• datę i czas połączenia z serwerem,
• informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym,
• informacje o urządzeniu użytkownika,
• adres strony, z której nastąpiło wejście na stronę LiveKid,
• aktywność użytkownika w serwisie.

Dane te wykorzystywane są przede wszystkim w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu,
• administrowania stroną internetową,
• diagnozowania błędów technicznych,
• prowadzenia statystyk korzystania ze strony.

1.4. Pliki cookies i podobne technologie

1.4.1. Czym są pliki cookies

W naszej aplikacji oraz na stronie internetowej wykorzystujemy pliki cookies oraz podobne technologie. Cookies to niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputerze, tablecie lub smartfonie), które mogą być następnie odczytywane przez nasz system teleinformatyczny.

Pliki cookies pomagają użytkownikowi sprawnie poruszać się po stronie internetowej oraz umożliwiają korzystanie z określonych funkcji serwisu.

Pliki cookies pozwalają nam w szczególności:

• zapewnić prawidłowe funkcjonowanie aplikacji i strony internetowej,
• umożliwić korzystanie z podstawowych funkcji systemu,
• poprawić szybkość i bezpieczeństwo korzystania z usług,
• analizować sposób korzystania z serwisu,
• zapamiętywać preferencje użytkowników,
• dostarczać treści oraz reklamy dopasowane do zainteresowań użytkowników.

1.4.2. Zgoda na wykorzystywanie cookies

Część plików cookies jest niezbędna do prawidłowego działania strony internetowej i zapisywana jest automatycznie na urządzeniu użytkownika.

Pozostałe pliki cookies – w szczególności cookies funkcjonalne, analityczne, wydajnościowe oraz marketingowe – są zapisywane na urządzeniu użytkownika wyłącznie po uzyskaniu jego zgody.

Użytkownik może w dowolnym momencie zdecydować, które kategorie plików cookies chce włączyć lub wyłączyć. Należy jednak pamiętać, że wyłączenie niektórych cookies może wpłynąć na sposób działania strony lub ograniczyć dostępność niektórych funkcjonalności.

1.4.3. Kategorie wykorzystywanych cookies

Cookies niezbędne

Cookies niezbędne są wymagane do działania podstawowych funkcji serwisu, takich jak:

• zapewnienie bezpiecznego logowania do systemu,
• zapamiętywanie preferencji użytkownika dotyczących zgód na cookies.

Pliki te nie przechowują danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację użytkownika.

Cookies funkcjonalne

Cookies funkcjonalne umożliwiają korzystanie z dodatkowych funkcjonalności serwisu, takich jak udostępnianie treści w mediach społecznościowych, zbieranie opinii użytkowników lub korzystanie z funkcji oferowanych przez podmioty trzecie.

Cookies analityczne

Cookies analityczne pozwalają analizować sposób korzystania z serwisu przez użytkowników.

Dzięki nim możliwe jest uzyskanie informacji o liczbie odwiedzin strony, źródłach ruchu w serwisie, czasie korzystania z serwisu oraz sposobie poruszania się użytkowników po stronie.

Cookies reklamowe i  marketingowe

Cookies reklamowe i  marketingowe służą do wyświetlania reklam dopasowanych do zainteresowań użytkownika oraz do analizy skuteczności kampanii reklamowych.

Cookies wydajnościowe

Cookies wydajnościowe umożliwiają analizę kluczowych wskaźników działania strony internetowej, co pozwala na poprawę jakości działania serwisu oraz doświadczenia użytkownika.

Na dzień aktualizacji niniejszej polityki prywatności LiveKid nie wykorzystuje plików cookies sklasyfikowanych jako wydajnościowe. Kategoria ta może zostać aktywowana w przyszłości - w takim przypadku polityka zostanie niezwłocznie zaktualizowana.

W serwisie wykorzystywane są zarówno:

1.4.4. Cookies własne i cookies podmiotów trzecich

• cookies własne – ustawiane bezpośrednio przez LiveKid,
• cookies podmiotów trzecich – ustawiane przez zewnętrznych dostawców usług.

Cookies podmiotów trzecich mogą być wykorzystywane do analizy ruchu w serwisie, prowadzenia statystyk, zarządzania komunikacją marketingową oraz prowadzenia kampanii reklamowych.

1.4.5. Technologie analityczne i marketingowe wykorzystywane w serwisie

W ramach strony internetowej oraz aplikacji LiveKid korzystamy z narzędzi dostarczanych przez podmioty trzecie.

1.4.6. Wykorzystanie cookies w działaniach marketingowych

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu prowadzenia działań marketingowych, w szczególności do wyświetlania reklam dopasowanych do zainteresowań użytkownika.

Działania marketingowe mogą obejmować:

• reklamy kontekstowe,
• reklamy behawioralne dopasowane do zainteresowań użytkownika,
• remarketing polegający na wyświetlaniu reklam użytkownikom, którzy wcześniej odwiedzili stronę internetową,
• analizę skuteczności kampanii marketingowych.

Dane zbierane przy wykorzystaniu cookies mogą być wykorzystywane do profilowania użytkowników w celach marketingowych, polegającego na analizie informacji dotyczących aktywności użytkownika w serwisie, takich jak odwiedzane podstrony, źródło ruchu w serwisie czy wcześniejsze interakcje z treściami.

Profilowanie to nie prowadzi do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na jego sytuację.

1.4.7. Podstawy prawne stosowania plików cookies

Wykorzystywanie plików cookies odbywa się zgodnie z przepisami RODO oraz przepisami dotyczącymi przechowywania informacji w urządzeniach końcowych użytkowników.

1.4.8. Zarządzanie plikami cookies

Większość przeglądarek internetowych domyślnie umożliwia zapisywanie plików cookies na urządzeniu użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej, w szczególności:

• zablokować zapisywanie plików cookies,
• ograniczyć ich stosowanie,
• usunąć zapisane wcześniej pliki cookies.

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na dostępność niektórych funkcjonalności serwisu.

SEKCJA 2
Informacje dla opiekunów korzystających z aplikacji LiveKid

2.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób korzystających z aplikacji LiveKid jako rodzice lub opiekunowie prawni dzieci uczęszczających do placówek korzystających z systemu LiveKid.

Aplikacja LiveKid umożliwia w szczególności:

• komunikację pomiędzy placówką a opiekunami dzieci,
• przekazywanie informacji o aktywnościach dziecka w placówce,
• publikowanie zdjęć oraz materiałów dotyczących życia placówki,
• przekazywanie ogłoszeń i informacji organizacyjnych,
• zgłaszanie obecności lub nieobecności dziecka,
• przekazywanie informacji dotyczących jadłospisu, wydarzeń lub zajęć,
• dodawanie dokumentów związanych z płatnościami i rozliczeniami, w szczególności potwierdzeń wykonania płatności;
• obsługę płatności i rozliczeń związanych z pobytem dziecka w placówce.

Administratorem danych osobowych opiekunów w zakresie opisanym w niniejszej sekcji jest LiveKid. 

2.2. Role administratorów danych

W zależności od kontekstu przetwarzania danych osobowych mogą występować różni administratorzy danych.

LiveKid jako administrator danych

LiveKid jest administratorem danych opiekunów w zakresie związanym z:

• prowadzeniem konta użytkownika w aplikacji,
• obsługą systemu informatycznego i zapewnieniem funkcjonowania aplikacji,
• komunikacją techniczną dotyczącą aplikacji,
• zapewnieniem bezpieczeństwa systemu,
• przeciwdziałaniem nadużyciom i działaniom naruszającym regulamin aplikacji,
• prowadzeniem analiz statystycznych i technicznych działania systemu,
• marketingiem produktów i usług LiveKid,
• marketingiem bezpośrednim produktów i usług LiveKid oraz partnerów LiveKid,
• personalizacją treści i analizą preferencji użytkowników,
• prowadzeniem badań preferencji użytkowników i poziomu satysfakcji z usług.

W tym zakresie LiveKid przetwarza w szczególności dane takie jak:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• identyfikator użytkownika w systemie.

Placówka jako administrator danych

Placówka korzystająca z aplikacji jest administratorem danych osobowych w zakresie związanym z prowadzeniem działalności opiekuńczo-wychowawczej.

Dotyczy to w szczególności danych takich jak:

• dane dziecka (np. imię, nazwisko, płeć; opcjonalnie: data urodzenia, płeć, PESEL),
• informacje dotyczące pobytu dziecka w placówce,
• dane osób upoważnionych do odbioru dziecka (opcjonalnie),
• informacje przekazywane przez placówkę w ramach świadczonych usług.

W tym zakresie LiveKid działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie placówki. 

2.3. Zakres przetwarzanych danych

Dane osobowe opiekunów mogą być przetwarzane w szczególności w następującym zakresie.

Dane podawane przy zakładaniu konta

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu.

Dodatkowo użytkownik może dobrowolnie podać także:

• zdjęcie profilowe,
• datę urodzenia,
• PESEL,
• Dokument tożsamości,
• adres zamieszkania.

Dane związane z korzystaniem z aplikacji

Podczas korzystania z aplikacji mogą być przetwarzane także informacje dotyczące aktywności użytkownika, w szczególności:

• logi aktywności w aplikacji,
• adres IP (który może wskazywać przybliżoną lokalizację użytkownika),
• identyfikator urządzenia,
• adres MAC urządzenia,
• model urządzenia i system operacyjny,
• wersja aplikacji,
• typ przeglądarki internetowej,
• data i czas połączenia z systemem.

Dodatkowo mogą być przetwarzane dane dotyczące korzystania z aplikacji:

• czas i długość wizyty w aplikacji,
• przeglądane sekcje i kliknięte elementy,
• preferencje użytkownika (np. ustawienia językowe),
• historia aktywności w aplikacji.

Dane przekazywane podczas kontaktu

Jeżeli kontaktujesz się z LiveKid (np. poprzez e-mail lub formularz kontaktowy), przetwarzamy dane osobowe przekazane w ramach tej komunikacji oraz informacje dotyczące Twojej sprawy.

Dane przekazywane w ramach funkcji rozliczeniowych

W przypadku korzystania z funkcjonalności związanych z rozliczeniami mogą być przetwarzane dane zawarte w dokumentach dodawanych do aplikacji, takich jak potwierdzenia przelewów, potwierdzenia płatności lub inne dokumenty księgowe, obejmujące w szczególności imię i nazwisko płatnika, numer rachunku bankowego (w całości lub części), kwotę, datę operacji, tytuł płatności oraz dane odbiorcy płatności.

2.4. Cele przetwarzania danych oraz okresy przechowywania danych

2.5. Komunikacja w aplikacji

Po utworzeniu konta użytkownik może otrzymywać za pośrednictwem aplikacji:

• wiadomości e-mail,
• wiadomości SMS lub MMS,
• powiadomienia push.

Oprócz tego możliwy jest również kontakt telefoniczny z przedstawicielem LiveKid.

Jeżeli użytkownik nie wyraził zgody na komunikację marketingową, wiadomości te mają charakter wyłącznie obsługowy lub informacyjny.

2.6. Profilowanie i personalizacja

LiveKid może wykorzystywać dane dotyczące korzystania z aplikacji w celu:

• personalizacji treści komunikacji,
• dopasowania ofert do preferencji użytkownika,
• analizy preferencji określonych grup użytkowników.

Profilowanie polega w szczególności na analizie:

• daty rejestracji konta,
• zakresu korzystania z aplikacji.

LiveKid informuje, że nie podejmuje decyzji wobec użytkowników w sposób całkowicie zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika. 

2.7. Dane dzieci

Dane osobowe dzieci przetwarzane są co do zasady przez placówki jako administratorów danych osobowych w związku z realizacją usług opiekuńczych.

LiveKid przetwarza takie dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający działający na podstawie polecenia placówki oraz umowy powierzenia przetwarzania danych.

2.8. Przekazywanie danych

Dane opiekunów mogą być przekazywane w szczególności:

• partnerom LiveKid, gdy użytkownik zgłasza chęć skorzystania z ich usług,
• spółkom z grupy spółek LiveKid,
• dostawcom usług IT i infrastruktury informatycznej,
• dostawcom usług płatniczych,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych,
• dostawcom narzędzi opartych na sztucznej inteligencji,
• firmom księgowym, podatkowym i prawnym,
• firmom kurierskim i pocztowym,
• podmiotom świadczącym usługi archiwizacji dokumentów.

2.9. Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych wymaganych do założenia konta jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy dotyczącej korzystania z aplikacji.

Podanie pozostałych danych nie jest obowiązkowe, ale może ułatwić komunikację lub personalizację usług.

W każdej chwili możesz sprawdzić lub edytować swoje dane osobowe, wchodząc w swojej aplikacji w zakładkę „Profil”, a następnie „Twoje dane”.

SEKCJA 3
Informacje dla placówek korzystających z systemu LiveKid

3.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób reprezentujących placówki opiekuńczo-wychowawcze (np. żłobki, przedszkola lub inne placówki edukacyjne), które korzystają z systemu LiveKid.

Placówki korzystają z aplikacji LiveKid w celu zarządzania komunikacją z opiekunami dzieci oraz prowadzenia dokumentacji związanej z działalnością placówki.

Aplikacja LiveKid stanowi system teleinformatyczny umożliwiający prowadzenie dokumentacji oraz komunikacji pomiędzy placówką a opiekunami dzieci, a także zarządzanie wybranymi procesami organizacyjnymi i finansowymi placówki.

Dane wprowadzane do systemu przez placówki nie są wykorzystywane przez LiveKid do własnych celów analitycznych ani statystycznych w sposób pozwalający na identyfikację osób, których dane dotyczą, chyba że dane zostały wcześniej zanonimizowane.

W szczególności system umożliwia:

• komunikację z opiekunami dzieci,
• publikowanie informacji o aktywnościach dzieci,
• prowadzenie elektronicznego dziennika,
• prowadzenie rejestru dzieci uczęszczających do placówki,
• zarządzanie obecnościami dzieci oraz rejestracją godzin pobytu dziecka w placówce,
• rejestrowanie dodatkowych informacji dotyczących dziecka (np. snu, aktywności),
• publikowanie ogłoszeń, wiadomości i zdjęć,
• tworzenie jadłospisów oraz list zamówień dla dostawców usług,
• prowadzenie rozliczeń finansowych z opiekunami dzieci, w tym wystawianie rachunków za pobyt i wyżywienie dziecka,
• obsługę płatności elektronicznych dokonywanych przez opiekunów,
• zarządzanie personelem placówki korzystającym z aplikacji,
• możliwość dodawania i przechowywania dokumentów dotyczących płatności, rozliczeń oraz dokumentów księgowych związanych z działalnością placówki,
• prowadzenie dokumentacji elektronicznej placówki.

Korzystanie z aplikacji możliwe jest za pośrednictwem aplikacji mobilnej lub serwisu internetowego LiveKid. 

• 3.2. Role administratorów danych

W ramach korzystania z systemu LiveKid mogą występować różne role administratorów danych osobowych.

LiveKid jako administrator danych

LiveKid jest administratorem danych osobowych placówek w zakresie związanym w szczególności z:

• nawiązywaniem relacji biznesowych z placówką,
• zawarciem i realizacją umowy o korzystanie z aplikacji,
• prowadzeniem konta placówki w systemie,
• obsługą płatności i rozliczeń związanych z korzystaniem z aplikacji,
• komunikacją z placówką, w tym komunikacją obsługową i techniczną,
• prowadzeniem działań marketingowych dotyczących usług LiveKid,
• prowadzeniem marketingu bezpośredniego usług LiveKid lub usług podmiotów współpracujących,
• personalizacją treści i analizą preferencji użytkowników,
• prowadzeniem analiz statystycznych i rozwojem usług LiveKid,
• zapewnieniem bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz przeciwdziałaniem nadużyciom,
• ustaleniem, dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami,
• realizacją obowiązków prawnych ciążących na LiveKid.

Placówka jako administrator danych

Placówka korzystająca z aplikacji jest administratorem danych osobowych w zakresie związanym z prowadzeniem działalności opiekuńczo-wychowawczej.

Dotyczy to w szczególności danych:

• dzieci uczęszczających do placówki,
• opiekunów dzieci,
• osób upoważnionych do odbioru dziecka,
• personelu placówki.

W tym zakresie LiveKid działa jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie placówki, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. 

Placówka ponosi odpowiedzialność za:

• określenie celów przetwarzania danych osobowych,
• zapewnienie podstawy prawnej przetwarzania danych,
• realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

3.3. Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z systemu LiveKid możemy przetwarzać dane osobowe przedstawicieli placówek w szczególności w następującym zakresie.

Podanie danych osobowych przedstawicieli placówki jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i realizacji umowy dotyczącej korzystania z systemu LiveKid. Brak podania danych może uniemożliwić nawiązanie współpracy lub korzystanie z usług.

Dane identyfikacyjne placówki

• imię i nazwisko osoby reprezentującej placówkę,
• nazwa placówki,
• NIP, REGON lub inne dane identyfikacyjne działalności,
• adres prowadzenia działalności.

Dane kontaktowe

• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane osób wyznaczonych do kontaktu,
• adres korespondencyjny.

Dane związane z rozliczeniami

• dane transakcyjne,
• dane dotyczące płatności,
• numery rachunków bankowych,
• dane osób wskazanych na fakturach lub w dokumentach księgowych.

Dane związane z korzystaniem z systemu

Podczas korzystania z aplikacji mogą być przetwarzane również dane związane z aktywnością użytkownika, w szczególności:

• identyfikator użytkownika,
• logi aktywności w systemie,
• adres IP,
• adres MAC urządzenia,
• identyfikator urządzenia,
• informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce,
• dane dotyczące korzystania z aplikacji (np. przeglądane sekcje, czas aktywności).

Dane zawarte w dokumentach dodawanych do systemu.

W szczególności dane znajdujące się na potwierdzeniach przelewów, potwierdzeniach płatności, fakturach oraz innych dokumentach księgowych.

Dodatkowo mogą być przetwarzane dane przekazane dobrowolnie przez placówkę, np.:

• logo placówki,
• zdjęcia profilowe,
• inne informacje wprowadzone do profilu placówki.

3.4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes LiveKid polega w szczególności na:

• utrzymywaniu relacji biznesowych z placówkami,
• rozwoju i ulepszaniu usług LiveKid,
• zapewnieniu bezpieczeństwa systemu,
• prowadzeniu działań marketingowych,
• analizie preferencji użytkowników i dopasowaniu usług do ich potrzeb.

LiveKid może również prowadzić profilowanie polegające na analizie sposobu korzystania z aplikacji w celu dopasowania oferowanych usług lub komunikacji marketingowej do potrzeb użytkowników, przy czym nie są podejmowane decyzje wywołujące skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. 

3.5. Dane przetwarzane na zlecenie placówki

W celu umożliwienia świadczenia usług przez LiveKid placówka powierza LiveKid przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do systemu. Dotyczy to również dokumentów wgrywanych przez użytkowników systemu w ramach funkcjonalności rozliczeniowych.

Dotyczy to w szczególności danych:

• opiekunów dzieci,
• dzieci objętych opieką placówki,
• pracowników i współpracowników placówki.

Przetwarzanie tych danych odbywa się wyłącznie na podstawie polecenia placówki oraz zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych.

Placówka jako administrator danych odpowiada za:

• określenie celów przetwarzania danych,
• legalność przetwarzania danych,
• spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

3.6. Przechowywanie danych w systemie

W ramach świadczonych usług LiveKid zapewnia placówkom możliwość przechowywania danych w systemie, w szczególności w postaci:

• dzienników elektronicznych,
• danych organizacyjnych,
• danych finansowych związanych z działalnością placówki.

Dane te mogą być przechowywane przez okres trwania umowy, a także przez dodatkowy okres po jej zakończeniu wynikający z obowiązków prawnych lub ustaleń umownych.

Co do zasady dane przechowywane są przez okres trwania umowy, a po jej zakończeniu mogą być przechowywane przez okres do 5 lat w celu realizacji obowiązków archiwizacyjnych lub zabezpieczenia roszczeń. Dokumenty dodane w ramach funkcjonalności rozliczeniowych mogą być archiwizowane przez okres 5 lat od daty archiwizacji. W przypadku dokumentów stanowiących faktury lub dokumentację objętą obowiązkami podatkowymi okres przechowywania może wynosić do 10 lat, jeżeli wynika to z przepisów prawa lub aktywowanych funkcjonalności systemu. Po upływie właściwego okresu retencji dane mogą być usuwane automatycznie.

3.7. Szkolenia i webinary

W ramach współpracy LiveKid może organizować dla placówek szkolenia lub webinary dotyczące korzystania z systemu.

Szkolenia te mogą być nagrywane w celu:

• dokumentowania przebiegu szkolenia,
• wykorzystania nagrania do celów szkoleniowych lub wewnętrznych.

Placówka zobowiązana jest do zapewnienia odpowiednich zgód uczestników na utrwalanie wizerunku, jeżeli jest to wymagane przez przepisy prawa lub charakter wydarzenia. 

3.8. Nagrywanie rozmów

W ramach współpracy LiveKid może prowadzić rozmowy telefoniczne lub spotkania z przedstawicielami placówek.

Rozmowy te mogą być nagrywane w szczególności w celu:

• zapewnienia jakości obsługi,
• dokumentowania ustaleń biznesowych,
• celów szkoleniowych,
• ochrony przed roszczeniami.

Nagrania przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

SEKCJA 4
Informacje dla personelu placówek korzystającego z aplikacji LiveKid

4.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób należących do personelu placówek korzystających z systemu LiveKid, w szczególności:

• pracowników placówki,
• współpracowników placówki,
• podmiotów wspólpracujących z placówką np. firma cateringowych lub dostawców zajęć dodatkowych,
• kontraktorów, praktykantów, stażystów lub innych osób korzystających z aplikacji w ramach wykonywania obowiązków służbowych na rzecz placówki.

Aplikacja LiveKid stanowi system teleinformatyczny umożliwiający placówkom prowadzenie dokumentacji elektronicznej oraz komunikację z opiekunami dzieci.

Aplikacja LiveKid umożliwia personelowi placówki w szczególności:

• prowadzenie elektronicznego dziennika,
• przekazywanie informacji o aktywnościach dzieci,
• komunikację z opiekunami dzieci,
• publikowanie ogłoszeń, wiadomości oraz materiałów dotyczących działalności placówki,
• zarządzanie obecnościami dzieci oraz rejestrowanie godzin pobytu dziecka w placówce,
• wprowadzanie informacji dotyczących dzieci (np. dotyczących aktywności, snu lub posiłków),
• wystawianie rachunków oraz faktur opiekunom dzieci za usługi świadczone przez placówkę,
• zarządzanie informacjami organizacyjnymi placówki,
• korzystanie z funkcji administracyjnych systemu.

Korzystanie z aplikacji możliwe jest za pośrednictwem aplikacji mobilnej lub serwisu internetowego LiveKid.

4.2. Role administratorów danych

W zależności od kontekstu przetwarzania danych osobowych mogą występować różni administratorzy danych.

Placówka jako administrator danych

Placówka jest administratorem danych osobowych personelu w zakresie związanym z organizacją pracy oraz korzystaniem z aplikacji LiveKid w ramach wykonywania obowiązków służbowych.

Dotyczy to w szczególności danych takich jak:

• imię i nazwisko pracownika,
• stanowisko lub funkcja w placówce,
• dane kontaktowe służbowe,
• aktywność w systemie związana z wykonywaniem obowiązków.

Placówka decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych oraz odpowiada za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

LiveKid jako podmiot przetwarzający

LiveKid przetwarza dane personelu placówki jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie placówki wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcjonowania aplikacji oraz świadczenia usług drogą elektroniczną.

Przetwarzanie to odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawartej pomiędzy LiveKid a placówką.

LiveKid jako administrator danych

LiveKid może również przetwarzać dane personelu jako administrator danych w zakresie związanym w szczególności z:

• utrzymaniem infrastruktury informatycznej,
• zapewnieniem bezpieczeństwa systemu,
• monitorowaniem jakości usług oraz przeciwdziałaniem nadużyciom,
• obsługą zgłoszeń technicznych oraz wsparcia użytkowników,
• realizacją obowiązków prawnych ciążących na LiveKid,
• prowadzeniem działań marketingowych dotyczących usług LiveKid oraz możliwości współpracy biznesowej.

Dane personelu mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,
• od placówki reprezentowanej przez tę osobę,
• z publicznie dostępnych rejestrów, takich jak KRS, CEIDG lub baza GUS.

4.3. Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z systemu LiveKid mogą być przetwarzane następujące dane personelu placówki. Dane personelu są przekazywane przez placówkę korzystającą z systemu LiveKid. Podanie danych jest konieczne do korzystania z funkcjonalności systemu przez personel placówki.

Dane identyfikacyjne

• imię i nazwisko,
• stanowisko lub funkcja w placówce,
• identyfikator użytkownika w systemie,
• informacje o reprezentowanym podmiocie.

Dane kontaktowe

• adres e-mail,
• numer telefonu komórkowego (jeżeli został podany).

Dane związane z relacją biznesową

W przypadku osób reprezentujących placówkę lub działających w jej imieniu mogą być przetwarzane także dane wynikające z dokumentów formalnych, w szczególności:

• dane zawarte w pełnomocnictwach,
• dane ujawnione w rejestrach publicznych, takie jak NIP lub adres prowadzenia działalności gospodarczej.

Dane związane z korzystaniem z aplikacji

Podczas korzystania z systemu mogą być przetwarzane również dane techniczne oraz dane dotyczące aktywności użytkownika, w szczególności:

• adres IP,
• identyfikator urządzenia,
• adres MAC urządzenia,
• logi aktywności w systemie,
• data i czas logowania,
• informacje o przeglądarce internetowej lub systemie operacyjnym,
• dane dotyczące sposobu korzystania z funkcjonalności aplikacji.

Dane te wykorzystywane są przede wszystkim w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu, monitorowania jego działania oraz poprawy jakości usług.

4.4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na:

• zapewnieniu prawidłowego działania aplikacji,
• utrzymaniu bezpieczeństwa systemu,
• zapobieganiu nadużyciom,
• zapewnieniu wsparcia technicznego użytkownikom systemu,
• prowadzeniu komunikacji biznesowej oraz marketingu usług LiveKid.

Komunikacja marketingowa i powiadomienia w aplikacji

W ramach funkcjonowania aplikacji LiveKid użytkownicy mogą otrzymywać komunikaty systemowe dotyczące działania aplikacji, jej aktualizacji lub nowych funkcjonalności.

Za zgodą użytkownika LiveKid może również przesyłać powiadomienia push lub inne komunikaty elektroniczne zawierające informacje marketingowe lub promocyjne dotyczące usług LiveKid.

Wyrażenie zgody na otrzymywanie powiadomień marketingowych jest dobrowolne i nie stanowi warunku korzystania z aplikacji. Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana poprzez zmianę ustawień w aplikacji lub ustawień urządzenia.

SEKCJA 5
Informacje dla kontrahentów i partnerów biznesowych LiveKid

5.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób reprezentujących kontrahentów lub partnerów biznesowych LiveKid, a także osób kontaktujących się z nami w związku z prowadzoną współpracą gospodarczą.

Dotyczy to w szczególności:

• osób reprezentujących klientów LiveKid,
• osób reprezentujących dostawców usług lub produktów,
• osób wskazanych jako osoby kontaktowe w ramach współpracy,
• pracowników lub współpracowników podmiotów współpracujących z LiveKid,
• współpracowników świadczących usługi na rzecz LiveKid w modelu B2B, w tym osób wykonujących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych lub umów o świadczenie usług.

Dane osobowe przetwarzane są w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej przez LiveKid oraz realizacją współpracy biznesowej.

5.2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest LiveKid.

Dane osobowe przetwarzane są w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej przez LiveKid oraz realizacją współpracy biznesowej, w szczególności w celu zawierania i wykonywania umów, utrzymywania relacji biznesowych oraz prowadzenia komunikacji z kontrahentami i współpracownikami.

5.3. Źródło danych

Dane osobowe mogą zostać pozyskane:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą,
• od podmiotu, który dana osoba reprezentuje (np. pracodawcy lub zleceniodawcy),
• z publicznie dostępnych źródeł, w szczególności z rejestrów przedsiębiorców lub stron internetowych,
• w ramach korespondencji lub dokumentów przekazywanych w związku z realizacją współpracy.

W przypadku pracowników lub współpracowników kontrahenta dane osobowe mogą zostać przekazane LiveKid przez podmiot, który dana osoba reprezentuje, w związku z wykonywaniem umowy zawartej pomiędzy LiveKid a tym podmiotem. W takim przypadku przetwarzanie danych odbywa się w trybie przewidzianym w art. 14 RODO.

Zakres danych pozyskanych w ten sposób obejmuje zwykle:

• imię i nazwisko,
• stanowisko lub funkcję,
• służbowy adres e-mail,
• numer telefonu służbowego,
• dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa lub organizacji reprezentowanej przez daną osobę,
• dane zawarte w korespondencji lub dokumentach związanych ze współpracą. 

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach jest konieczne do zawarcia i wykonywania umowy lub prowadzenia współpracy biznesowej.

5.4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na:

• utrzymywaniu relacji biznesowych z kontrahentami i współpracownikami,
• prowadzeniu komunikacji związanej z realizacją współpracy,
• rozwoju usług LiveKid oraz budowaniu relacji biznesowych,
• zabezpieczeniu interesów prawnych administratora oraz dochodzeniu roszczeń.

5.5. Zakres przetwarzanych danych

W związku z prowadzeniem współpracy biznesowej możemy przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• stanowisko lub funkcję,
• dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu),
• nazwę reprezentowanej organizacji,
• dane identyfikacyjne przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą,
• dane zawarte w korespondencji lub dokumentach związanych ze współpracą,
• dane wynikające z dokumentów formalnych, takich jak pełnomocnictwa lub umowy.

W przypadku współpracowników działających w modelu B2B zakres przetwarzanych danych może obejmować również dane niezbędne do realizacji umowy współpracy, w tym dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, dane rozliczeniowe oraz dane niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.

5.6. Wizerunek i prawa autorskie (współpracownicy B2B)

W przypadku współpracowników działających w modelu B2B dane osobowe mogą być również przetwarzane w związku z tworzeniem materiałów marketingowych, edukacyjnych lub promocyjnych związanych z działalnością LiveKid.

Może to obejmować w szczególności:

• wizerunek utrwalony w materiałach fotograficznych lub wideo,
• materiały szkoleniowe lub edukacyjne,
• materiały marketingowe, promocyjne lub informacyjne.

Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie może być:

• zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust.1 lit. a RODO),
• prawnie uzasadniony interes administratora polegający na promocji działalności LiveKid (art. 6 ust.1 lit. f RODO),
• realizacja umowy współpracy (art. 6 ust.1 lit. b RODO).

W przypadku wykorzystania wizerunku zastosowanie mają również przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności art. 81 tej ustawy, zgodnie z którym rozpowszechnianie wizerunku wymaga zgody osoby na nim przedstawionej, chyba że zachodzą przesłanki przewidziane w przepisach prawa.

Jeżeli materiały powstałe w toku współpracy stanowią utwory w rozumieniu prawa autorskiego, zasady korzystania z tych utworów, w tym zakres przeniesienia autorskich praw majątkowych lub udzielenia licencji, określają postanowienia umowy zawartej pomiędzy LiveKid a współpracownikiem.

Zgoda na wykorzystanie wizerunku może obejmować publikację materiałów w szczególności:

• na stronach internetowych LiveKid,
• w mediach społecznościowych,
• w materiałach marketingowych i informacyjnych,
• w publikacjach prasowych lub materiałach promocyjnych.

Zakres wykorzystania wizerunku może obejmować również jego utrwalanie, zwielokrotnianie oraz rozpowszechnianie w różnych mediach i formach przekazu zgodnie z udzieloną zgodą.

SEKCJA 6
Informacje dla osób kontaktujących się z LiveKid

6.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób, które kontaktują się z LiveKid w szczególności poprzez:

• formularze kontaktowe dostępne na stronie internetowej,
• wiadomości e-mail,
• kontakt telefoniczny,
• zapis na prezentację systemu LiveKid,
• zapis na materiały informacyjne, webinary lub wydarzenia organizowane przez LiveKid.

W związku z takim kontaktem możemy przetwarzać dane osobowe przekazane przez użytkownika w ramach komunikacji.

6.2. Zakres przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od treści przekazanej wiadomości oraz sposobu kontaktu.

Najczęściej obejmuje on:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę reprezentowanej organizacji,
• treść wiadomości,
• inne dane przekazane dobrowolnie w trakcie kontaktu.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

6.3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na:

• utrzymywaniu komunikacji z użytkownikami serwisu,
• udzielaniu odpowiedzi na zapytania,
• prowadzeniu relacji biznesowych,
• zapewnieniu bezpieczeństwa komunikacji.

6.4. Formularze kontaktowe

Na stronie internetowej LiveKid mogą znajdować się formularze umożliwiające kontakt z administratorem lub zapisanie się na prezentację systemu.

Dane przekazane za pomocą formularzy wykorzystywane są wyłącznie w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przedstawienia oferty usług LiveKid,
• nawiązania kontaktu biznesowego.

6.5. Komunikacja marketingowa

W niektórych przypadkach dane kontaktowe mogą być wykorzystywane w celu przekazywania informacji o usługach LiveKid, materiałach edukacyjnych lub wydarzeniach branżowych.

Taka komunikacja może obejmować w szczególności:

• newsletter,
• materiały edukacyjne,
• zaproszenia na webinary lub wydarzenia.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, osoba której dane dotyczą może w każdej chwili tę zgodę wycofać.

Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, osoba której dane dotyczą ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych w celach marketingowych. Po wniesieniu sprzeciwu LiveKid zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu.

6.6. Bezpieczeństwo komunikacji

W celu zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji LiveKid może przetwarzać również dane techniczne związane z korzystaniem z systemów komunikacyjnych, w szczególności:

• adres IP,
• datę i godzinę wysłania wiadomości,
• dane dotyczące urządzenia użytkownika.

Dane te wykorzystywane są wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz zapobiegania nadużyciom.

SEKCJA 7
Nagrywanie rozmów telefonicznych oraz webinarów

7.1. Nagrywanie rozmów telefonicznych

W celu zapewnienia wysokiej jakości obsługi oraz właściwego dokumentowania komunikacji biznesowej LiveKid może nagrywać rozmowy telefoniczne prowadzone z użytkownikami systemu, klientami lub osobami kontaktującymi się z LiveKid.

W szczególności nagrywane są wszystkie rozmowy:

• prowadzone z działem sprzedaży,
• prowadzone z działem wsparcia technicznego,
• prowadzone w związku z zawarciem lub realizacją umowy,
• dotyczące prezentacji systemu LiveKid.

Nagrywanie rozmów telefonicznych realizowane jest z wykorzystaniem systemu do obsługi połączeń telefonicznych. Nagrania prezentacji systemu LiveKid prowadzonych przez dział sprzedaży utrwalane są z wykorzystaniem dedykowanego narzędzia do nagrywania spotkań online.

Nagrane rozmowy mogą być następnie poddawane automatycznej transkrypcji oraz analizie z wykorzystaniem narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych poniżej. Analiza może obejmować identyfikację tematów rozmowy, sporządzanie podsumowań, analizę przebiegu procesu sprzedaży oraz ocenę zgodności rozmowy z przyjętymi standardami obsługi. 

Celem transkrypcji i analizy AI jest w szczególności:

• poprawa jakości obsługi klienta,
• szkolenie i coaching pracowników działu sprzedaży i obsługi klienta,
• dokumentowanie ustaleń biznesowych,
• analiza skuteczności procesu sprzedaży.

7.2. Cele nagrywania rozmów

Nagrania rozmów mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

• zapewnienia jakości obsługi klientów,
• dokumentowania ustaleń biznesowych,
• szkolenia pracowników,
• poprawy jakości świadczonych usług,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

7.3. Podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na:

• zapewnieniu wysokiej jakości obsługi klientów,
• utrzymywaniu standardów komunikacji biznesowej,
• ochronie interesów prawnych administratora.

W przypadku gdy nagranie rozmowy wymaga uzyskania zgody osoby uczestniczącej w rozmowie, taka zgoda może zostać pozyskana przed rozpoczęciem nagrania.

7.4. Okres przechowywania nagrań

Nagrania rozmów przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

Co do zasady nagrania rozmów przechowywane są przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, chyba że:

• nagranie stanowi dowód w postępowaniu,
• jego dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia lub obrony przed roszczeniami.

7.5. Webinary i szkolenia online

LiveKid może organizować webinary, szkolenia online lub prezentacje systemu.

Webinary organizowane przez LiveKid realizowane są z wykorzystaniem platformy do transmisji online oraz transmitowane za pośrednictwem serwisu YouTube. Nagrania webinarów mogą być przechowywane zarówno na platformie do transmisji, jak i w serwisie YouTube, i mogą być udostępniane publicznie lub w ograniczonym zakresie, w zależności od charakteru wydarzenia. Wizerunek, głos oraz inne dane osobowe uczestników webinarów podlegają ochronie i są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w zakresie niezbędnym do organizacji, realizacji i udostępniania webinarów.

W trakcie takich wydarzeń mogą być przetwarzane dane osobowe uczestników, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• dane identyfikujące użytkownika w systemie webinarowym,
• wizerunek oraz głos uczestnika, jeżeli uczestnik korzysta z kamery lub mikrofonu.

7.6. Nagrywanie webinarów

Webinary oraz szkolenia online mogą być nagrywane w celu:

• przygotowania materiałów szkoleniowych,
• udostępnienia nagrania uczestnikom wydarzenia,
• tworzenia materiałów edukacyjnych,
• dokumentowania przebiegu szkolenia.

Uczestnik webinaru jest informowany o nagrywaniu wydarzenia przed jego rozpoczęciem.

7.7. Podstawy prawne przetwarzania danych podczas webinarów

Jeżeli w trakcie webinaru utrwalany jest wizerunek uczestnika, podstawą przetwarzania może być również zgoda uczestnika.

7.8. Ograniczenie udziału w nagraniu

Uczestnicy webinarów mają możliwość ograniczenia utrwalania ich wizerunku poprzez:

• wyłączenie kamery,
• wyłączenie mikrofonu,
• korzystanie z czatu zamiast wypowiedzi głosowej.

SEKCJA 8
Kandydaci do współpracy z LiveKid

8.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób, które ubiegają się o współpracę z LiveKid, w szczególności poprzez:

• przesłanie aplikacji rekrutacyjnej (np. CV),
• udział w procesie rekrutacyjnym,
• kontakt w sprawie potencjalnej współpracy,
• udział w rozmowach rekrutacyjnych,
• przesłanie aplikacji za pośrednictwem portali rekrutacyjnych lub serwisów zawodowych.

Proces rekrutacyjny może obejmować różne formy zatrudnienia lub współpracy, w szczególności:

• umowę o pracę,
• umowę cywilnoprawną,
• współpracę w modelu B2B,
• inne formy współpracy projektowej lub eksperckiej.

8.2. Źródło danych

Dane osobowe kandydatów mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od kandydata (np. poprzez przesłanie CV lub formularz rekrutacyjny),
• za pośrednictwem portali rekrutacyjnych,
• z publicznie dostępnych źródeł zawodowych, takich jak profile zawodowe w serwisach rekrutacyjnych lub biznesowych (np. LinkedIn), jeżeli kandydat udostępnił takie dane publicznie.

8.3. Zakres przetwarzanych danych

W procesie rekrutacji możemy przetwarzać dane osobowe przekazane przez kandydata, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• dane kontaktowe (np. adres e-mail, numer telefonu),
• informacje o wykształceniu,
• informacje o doświadczeniu zawodowym,
• kwalifikacje zawodowe,
• informacje o przebiegu kariery zawodowej,
• inne dane zawarte w CV, liście motywacyjnym lub formularzu aplikacyjnym.

W przypadku rekrutacji na podstawie przepisów prawa pracy zakres danych może obejmować dane wskazane w art. 22¹ Kodeksu pracy.

Jeżeli kandydat przekaże dodatkowe dane osobowe wykraczające poza wymagany zakres, dane te będą przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody kandydata.

W trakcie procesu rekrutacyjnego mogą być również przetwarzane informacje dotyczące przebiegu rozmów rekrutacyjnych, oceny kompetencji kandydata lub wyników testów rekrutacyjnych.

8.4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na możliwości obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacyjnym oraz zapewnieniu transparentności i prawidłowego przebiegu procesu rekrutacyjnego.

8.5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w procesie rekrutacji jest dobrowolne, jednak brak podania niektórych informacji może uniemożliwić udział w procesie rekrutacyjnym lub ocenę kandydatury.

Podanie danych wymaganych przepisami prawa pracy jest konieczne do udziału w procesie rekrutacji na stanowiska wymagające zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Podanie dodatkowych danych wykraczających poza wymagany zakres jest dobrowolne.

8.6. Przechowywanie danych kandydatów

Dane osobowe kandydatów przechowywane są przez okres trwania procesu rekrutacyjnego.

Po zakończeniu procesu rekrutacji dane mogą być przechowywane przez okres niezbędny do:

• rozpatrzenia ewentualnych roszczeń związanych z procesem rekrutacyjnym,
• wykazania zgodności procesu rekrutacyjnego z przepisami prawa.

Jeżeli kandydat wyrazi zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, dane mogą być przechowywane przez okres wskazany w treści zgody, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy.

8.7. Odbiorcy danych

Dane kandydatów mogą być przekazywane podmiotom wspierającym proces rekrutacji, w szczególności:

• dostawcom usług IT oraz infrastruktury informatycznej,
• dostawcom systemów rekrutacyjnych lub systemów ATS,
• podmiotom świadczącym usługi doradcze lub rekrutacyjne,
• podmiotom świadczącym usługi wsparcia HR.

Podmioty te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dostęp do danych kandydatów mogą posiadać również osoby upoważnione przez administratora uczestniczące w procesie rekrutacyjnym, w szczególności pracownicy działu HR oraz osoby odpowiedzialne za wybór kandydatów na dane stanowisko.

8.8. Narzędzia wspierające proces rekrutacyjny

W celu usprawnienia procesu rekrutacyjnego LiveKid może korzystać z narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie procesem rekrutacji oraz analizę aplikacji kandydatów.

Narzędzia te mogą obejmować w szczególności:

• systemy zarządzania rekrutacją (tzw. systemy ATS – Applicant Tracking Systems),
• narzędzia wspierające analizę aplikacji kandydatów,
• narzędzia wspierające komunikację z kandydatami,
• narzędzia umożliwiające prowadzenie rozmów rekrutacyjnych online,
• narzędzia wspierające zarządzanie dokumentacją rekrutacyjną.

Systemy te mogą być wykorzystywane w szczególności do:

• organizacji i zarządzania procesem rekrutacyjnym,
• porządkowania i przeglądania aplikacji kandydatów,
• komunikacji z kandydatami,
• dokumentowania przebiegu procesu rekrutacyjnego.

Narzędzia te mogą automatycznie przetwarzać dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych w celu umożliwienia ich uporządkowania, wyszukiwania lub prezentowania osobom prowadzącym rekrutację.

Przetwarzanie to nie polega jednak na podejmowaniu wobec kandydata decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO.

Ostateczne decyzje dotyczące wyboru kandydata podejmowane są przez osoby uczestniczące w procesie rekrutacyjnym.

Podmioty dostarczające narzędzia wykorzystywane w procesie rekrutacji przetwarzają dane osobowe wyłącznie na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych oraz zgodnie z instrukcjami administratora.

SEKCJA 9
Pracownicy LiveKid

9.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób zatrudnionych przez LiveKid na podstawie umowy o pracę.

W związku z zatrudnieniem LiveKid przetwarza dane osobowe pracowników w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, wykonywania umowy o pracę, organizacji pracy, zapewnienia bezpieczeństwa informacji oraz zarządzania relacją pracowniczą.

9.2. Źródło danych

Dane osobowe pracowników pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od pracownika.

W określonych przypadkach dane mogą być również pozyskiwane:

• od członków rodziny lub osób wskazanych przez pracownika,
• od podmiotów świadczących usługi medyczne, szkoleniowe lub świadczenia pracownicze,
• od organów administracji publicznej,
• od innych podmiotów, jeżeli wynika to z przepisów prawa lub jest niezbędne do realizacji stosunku pracy.

9.3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od charakteru zatrudnienia oraz realizowanych obowiązków służbowych możemy przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne,
• dane kontaktowe,
• dane wymagane przepisami prawa pracy,
• dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu zatrudnienia,
• dane dotyczące czasu pracy, absencji oraz korzystania z uprawnień pracowniczych,
• dane związane z realizacją obowiązków służbowych,
• dane związane z korzystaniem z systemów informatycznych i narzędzi służbowych,
• dane dotyczące szkoleń, certyfikacji oraz ocen pracowniczych,
• dane rozliczeniowe, podatkowe i ubezpieczeniowe,
• dane związane z korzystaniem ze świadczeń pracowniczych,
• dane dotyczące powierzonego mienia,
• dane dotyczące podróży służbowych, delegacji i rozliczeń kosztów,
• dane związane z bezpieczeństwem i higieną pracy,
• dane dotyczące monitoringu i bezpieczeństwa informacji,
• wizerunek pracownika, jeżeli jego przetwarzanie jest uzasadnione celem przetwarzania lub odbywa się na podstawie zgody.

Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy o pracę.

9.4. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych

Prawnie uzasadniony interes LiveKid polega w szczególności na:

• zapewnieniu sprawnej organizacji pracy,
• zarządzaniu zasobami ludzkimi,
• zapewnieniu bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych,
• ochronie mienia i zasobów przedsiębiorstwa,
• podnoszeniu kwalifikacji pracowników,
• prowadzeniu analiz, raportowania i działań administracyjnych związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa,
• dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami.

9.5. Monitoring i bezpieczeństwo

W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony informacji, ochrony mienia oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych LiveKid może stosować środki monitoringu przewidziane przepisami prawa.

Monitoring może obejmować w szczególności:

• monitoring wizyjny,
• systemy kontroli dostępu,
• systemy rejestracji czasu pracy,
• rejestrowanie zdarzeń związanych z korzystaniem z systemów informatycznych,
• rejestrowanie operacji wykonywanych na kontach użytkowników,
• rejestrowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem infrastruktury IT,
• inne środki bezpieczeństwa stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Szczegółowe zasady funkcjonowania poszczególnych form monitoringu określają odrębne procedury obowiązujące w LiveKid.

9.6. Wizerunek pracowników

Wizerunek pracownika może być przetwarzany w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, organizacją wydarzeń firmowych, prowadzeniem szkoleń, dokumentowaniem działalności przedsiębiorstwa oraz działaniami informacyjnymi, edukacyjnymi lub marketingowymi LiveKid.

Jeżeli wykorzystanie wizerunku wymaga zgody pracownika, zgoda taka jest pozyskiwana odrębnie i może zostać wycofana w dowolnym czasie.

9.7. Dodatkowe świadczenia pracownicze

LiveKid może oferować pracownikom dodatkowe świadczenia i programy pracownicze, w szczególności prywatną opiekę medyczną, ubezpieczenia grupowe, programy sportowe, szkoleniowe lub inne benefity.

W zakresie niezbędnym do organizacji takich świadczeń dane pracowników mogą być przekazywane podmiotom realizującym dane świadczenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zawartymi umowami.

SEKCJA 10
Realizacja praw osób, których dane dotyczą

10.1. Wniosek o realizację praw

Osoby, których dane dotyczą, mogą skorzystać z praw przysługujących im na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

Wniosek dotyczący realizacji praw może zostać złożony w szczególności poprzez:

• wiadomość e-mail,
• korespondencję tradycyjną,
• kontakt z Inspektorem Ochrony Danych.

Administrator może umożliwiać również składanie wniosków za pośrednictwem innych kanałów komunikacji wskazanych w politykach lub procedurach obowiązujących w LiveKid.

10.2. Weryfikacja tożsamości

W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych administrator może poprosić osobę składającą wniosek o podanie dodatkowych informacji pozwalających na potwierdzenie jej tożsamości.

Ma to na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do danych osobowych oraz zapewnienie, że dane zostaną udostępnione wyłącznie osobie uprawnionej.

10.3. Termin udzielenia odpowiedzi

Administrator udziela odpowiedzi na wniosek dotyczący realizacji praw osoby, której dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania wniosku.

W uzasadnionych przypadkach, w szczególności ze względu na skomplikowany charakter wniosku lub liczbę wniosków, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. W takim przypadku administrator informuje osobę składającą wniosek o przyczynach opóźnienia.

10.4. Opłaty

Co do zasady realizacja praw osób, których dane dotyczą, jest bezpłatna.

Administrator może jednak pobrać rozsądną opłatę administracyjną w przypadku:

• nadmiernej liczby wniosków,
• wniosków oczywiście nieuzasadnionych,
• wniosków powtarzalnych.

Wysokość opłaty odpowiada kosztom administracyjnym związanym z realizacją wniosku.

10.5. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.

W Polsce organem nadzorczym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych – możesz złożyć skargę m.in. pocztą tradycyjną na adres ul. ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa lub pocztą elektroniczną na adres [email protected], możesz również uzyskać bardziej szczegółowe informacje (w tym aktualne numery telefonów) na stronie internetowej: https://uodo.gov.pl/.

10.6. Zgłoszenia naruszeń prawa (sygnaliści)

LiveKid może prowadzić wewnętrzną procedurę przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Zgłoszenia mogą dotyczyć w szczególności naruszeń prawa lub nieprawidłowości związanych z działalnością LiveKid, w tym w szczególności w zakresie:

• naruszeń przepisów prawa,
• nadużyć finansowych lub organizacyjnych,
• naruszeń przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
• naruszeń zasad etyki biznesowej,
• innych naruszeń wskazanych w obowiązujących przepisach prawa.

Zgłoszenia mogą być dokonywane poprzez kanały komunikacji wskazane w wewnętrznych procedurach obowiązujących w LiveKid.

LiveKid może dopuszczać również możliwość dokonywania zgłoszeń anonimowych, jeżeli wynika to z przyjętych procedur wewnętrznych.

Administrator zapewnia poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób wskazanych w zgłoszeniu, w zakresie przewidzianym przez przepisy prawa.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do:

• przyjęcia zgłoszenia,
• jego weryfikacji,
• podjęcia działań następczych.

Osoba dokonująca zgłoszenia podlega ochronie przed działaniami odwetowymi w zakresie przewidzianym przez przepisy prawa.

SEKCJA 11
Informacje dla odbiorców komunikacji marketingowej

11.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób, które otrzymują od LiveKid komunikację marketingową dotyczącą produktów, usług lub wydarzeń organizowanych przez LiveKid.

Komunikacja marketingowa może być kierowana w szczególności do:

• użytkowników aplikacji LiveKid,
• osób korzystających ze strony internetowej LiveKid,
• osób zapisanych na newsletter lub materiały informacyjne,
• osób kontaktujących się z LiveKid w celach biznesowych,
• osób uczestniczących w webinarach, wydarzeniach lub prezentacjach systemu LiveKid.

Komunikacja marketingowa może być realizowana w szczególności za pomocą:

• wiadomości e-mail,
• wiadomości SMS lub MMS,
• połączeń telefonicznych,
• komunikatorów internetowych,
• powiadomień push w aplikacji mobilnej.

11.2. Zakres przetwarzanych danych

W związku z prowadzeniem komunikacji marketingowej LiveKid może przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• identyfikator użytkownika w systemie LiveKid,
• dane dotyczące korzystania z aplikacji lub strony internetowej,
• preferencje komunikacyjne użytkownika,
• dane dotyczące aktywności marketingowej (np. otwarcia wiadomości, kliknięcia w linki).

W przypadku działań marketingowych prowadzonych w internecie przetwarzane mogą być również dane techniczne lub identyfikatory internetowe, w szczególności:

• adres IP,
• identyfikatory plików cookies,
• identyfikatory urządzenia lub przeglądarki,
• identyfikatory reklamowe wykorzystywane przez platformy reklamowe.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być konieczne do otrzymywania komunikacji marketingowej określonym kanałem komunikacji.

11.3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na:

• promowaniu usług LiveKid,
• informowaniu o nowych funkcjonalnościach systemu,
• budowaniu relacji z użytkownikami oraz partnerami biznesowymi,
• analizie skuteczności działań marketingowych.

W przypadku komunikacji elektronicznej (np. e-mail, SMS, MMS, komunikatory lub powiadomienia push) wysyłka informacji marketingowych może odbywać się wyłącznie po uzyskaniu zgody wymaganej przez przepisy ustawy Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 398 tej ustawy.

Marketing do obecnych klientów (soft opt-in)

W przypadku osób, które przekazały swoje dane kontaktowe w związku z korzystaniem z usług LiveKid lub zawarciem umowy, LiveKid może wykorzystywać te dane do przekazywania informacji marketingowych dotyczących własnych produktów lub usług o podobnym charakterze.

Podstawą prawną takiego działania jest:

• art. 6 ust.1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora,
• art. 398 ust. 2 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Osoba, której dane dotyczą, ma w takim przypadku zapewnioną możliwość łatwego i bezpłatnego sprzeciwu wobec otrzymywania komunikacji marketingowej.

11.4. Kanały komunikacji marketingowej

LiveKid może przekazywać informacje marketingowe w szczególności poprzez:

• wiadomości e-mail (newsletter, materiały edukacyjne, informacje o usługach),
• wiadomości SMS lub MMS,
• powiadomienia push w aplikacji mobilnej,
• połączenia telefoniczne,
• komunikatory internetowe.

Zgoda na otrzymywanie komunikacji marketingowej może być udzielona oddzielnie dla poszczególnych kanałów komunikacji.

Osoba, która udzieliła zgody, może w każdej chwili:

• wycofać zgodę na komunikację marketingową,
• zmienić preferencje komunikacyjne,
• zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych.

11.5. Profilowanie marketingowe

LiveKid może wykorzystywać dane dotyczące korzystania z usług w celu dopasowania komunikacji marketingowej do preferencji użytkownika.

Profilowanie może polegać w szczególności na analizie:

• sposobu korzystania z aplikacji LiveKid,
• aktywności użytkownika na stronie internetowej,
• reakcji na komunikację marketingową,
• zainteresowania określonymi funkcjonalnościami systemu.

Profilowanie służy wyłącznie dopasowaniu treści komunikacji marketingowej i nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika.

11.6. Marketing internetowy i remarketing

LiveKid może prowadzić działania marketingowe również przy wykorzystaniu narzędzi analitycznych oraz platform reklamowych dostępnych w internecie.

W ramach takich działań mogą być wykorzystywane technologie umożliwiające dopasowanie reklam do zainteresowań użytkownika, w szczególności:

• pliki cookies,
• identyfikatory reklamowe przeglądarek lub urządzeń,
• technologie remarketingowe lub retargetingowe.

Dzięki tym technologiom użytkownik może otrzymywać dopasowane treści reklamowe dotyczące usług LiveKid na stronach internetowych lub w serwisach społecznościowych.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowania plików cookies oraz narzędzi marketingowych znajdują się w sekcji dotyczącej technologii internetowych i cookies.

11.7. Odbiorcy danych

Dane osobowe wykorzystywane w komunikacji marketingowej mogą być przekazywane podmiotom wspierającym LiveKid w realizacji działań marketingowych, w szczególności:

• dostawcom systemów marketing automation,
• dostawcom narzędzi do wysyłki e-maili i wiadomości SMS,
• dostawcom systemów CRM,
• dostawcom narzędzi analitycznych i statystycznych,
• dostawcom narzędzi komunikacyjnych lub marketingowych,
• dostawcom platform reklamowych wykorzystywanych do prowadzenia kampanii marketingowych.

Podmioty te przetwarzają dane osobowe wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

11.8. Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych w celu otrzymywania komunikacji marketingowej jest dobrowolne.

Brak podania danych lub wycofanie zgody na komunikację marketingową nie wpływa na możliwość korzystania z usług LiveKid, jednak może uniemożliwić otrzymywanie informacji o nowych usługach, wydarzeniach lub materiałach edukacyjnych.

SEKCJA 12
Informacje dla uczestników webinarów, szkoleń i warsztatów organizowanych przez LiveKid

12.1. Zakres stosowania tej sekcji

Ta część polityki prywatności dotyczy osób uczestniczących w webinarach, szkoleniach lub warsztatach organizowanych przez LiveKid.

Wydarzenia te mogą być organizowane w szczególności dla:

• obecnych klientów LiveKid,
• potencjalnych klientów zainteresowanych systemem LiveKid,
• partnerów biznesowych LiveKid,
• osób zainteresowanych tematyką związaną z funkcjonowaniem placówek edukacyjnych lub korzystaniem z systemu LiveKid.

Wydarzenia mogą być realizowane w szczególności w formie:

• webinarów online,
• szkoleń online,
• warsztatów stacjonarnych,
• wydarzeń hybrydowych.

12.2. Zakres przetwarzanych danych

W związku z udziałem w webinarach, szkoleniach lub warsztatach LiveKid może przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwa reprezentowanej organizacji lub placówki,
• stanowisko lub funkcja zawodowa,
• dane dotyczące udziału w wydarzeniu (np. data rejestracji, udział w wydarzeniu).

W przypadku wydarzeń organizowanych online mogą być przetwarzane również dane techniczne związane z uczestnictwem w wydarzeniu, w szczególności:

• adres IP,
• identyfikator użytkownika w systemie webinarowym,
• informacje o urządzeniu lub przeglądarce,
• logi aktywności w trakcie wydarzenia.

W przypadku wydarzeń organizowanych z wykorzystaniem transmisji wideo mogą być przetwarzane również:

• wizerunek uczestnika,
• głos uczestnika.

12.3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Prawnie uzasadniony interes administratora polega w szczególności na:

• organizowaniu wydarzeń edukacyjnych i szkoleniowych,
• promocji usług LiveKid,
• budowaniu relacji z klientami oraz potencjalnymi klientami,
• analizie zainteresowania usługami LiveKid.

12.4. Komunikacja związana z wydarzeniami

W związku z udziałem w webinarach, szkoleniach lub warsztatach uczestnicy mogą otrzymywać komunikację dotyczącą wydarzenia, w szczególności:

• potwierdzenie rejestracji,
• przypomnienie o wydarzeniu,
• materiały szkoleniowe lub prezentacyjne,
• nagranie wydarzenia lub materiały podsumowujące.

Komunikacja ta może być przekazywana w szczególności poprzez:

• wiadomości e-mail,
• powiadomienia w systemie webinarowym,
• komunikatory internetowe.

Uczestnicy mogą również otrzymywać informacje o podobnych wydarzeniach organizowanych przez LiveKid zgodnie z zasadami dotyczącymi komunikacji marketingowej.

12.5. Nagrywanie wydarzeń

Niektóre webinary, szkolenia lub warsztaty organizowane przez LiveKid mogą być nagrywane.

Nagrania mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

• udostępnienia nagrania uczestnikom wydarzenia,
• przygotowania materiałów szkoleniowych,
• dokumentowania przebiegu wydarzenia.

Jeżeli nagranie obejmuje wizerunek lub głos uczestników, informacje o nagrywaniu wydarzenia przekazywane są uczestnikom przed rozpoczęciem wydarzenia.

12.6. Czat, pytania i ankiety podczas wydarzeń

W trakcie webinarów, szkoleń lub warsztatów uczestnicy mogą korzystać z dodatkowych funkcjonalności platformy wykorzystywanej do organizacji wydarzenia, takich jak:

• czat wydarzenia,
• zadawanie pytań prowadzącym,
• udział w ankietach lub głosowaniach,
• udostępnianie komentarzy lub opinii.

Treści przekazywane przez uczestników za pośrednictwem tych funkcjonalności mogą zawierać dane osobowe, w szczególności imię i nazwisko użytkownika lub inne informacje ujawnione przez uczestnika w trakcie wydarzenia.

Informacje te mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

• umożliwienia prowadzenia interaktywnego szkolenia lub webinaru,
• udzielania odpowiedzi na pytania uczestników,
• analizy przebiegu wydarzenia oraz jakości materiałów szkoleniowych,
• przygotowania materiałów podsumowujących wydarzenie.

W przypadku wydarzeń nagrywanych treści publikowane na czacie lub pytania zadawane podczas wydarzenia mogą zostać utrwalone w nagraniu wydarzenia.

Uczestnicy powinni unikać przekazywania za pośrednictwem czatu informacji, których nie chcą ujawniać innym uczestnikom wydarzenia.

12.7. Widoczność danych innych uczestników wydarzenia

W zależności od platformy wykorzystywanej do organizacji webinaru, szkolenia lub warsztatu niektóre dane uczestników mogą być widoczne dla innych uczestników wydarzenia.

Może to obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko uczestnika,
• nazwę organizacji lub placówki,
• komentarze publikowane na czacie wydarzenia.

Zakres widocznych informacji zależy od ustawień platformy wykorzystywanej do organizacji wydarzenia.

Uczestnicy powinni mieć świadomość, że informacje publikowane przez nich w trakcie wydarzenia mogą być widoczne dla innych uczestników.

12.8. Profilowanie i analiza zainteresowania wydarzeniami

LiveKid może analizować dane dotyczące uczestnictwa w wydarzeniach w celu oceny zainteresowania określonymi tematami lub usługami.

Analiza może obejmować w szczególności:

• liczbę uczestników wydarzenia,
• tematykę wydarzeń, które cieszą się największym zainteresowaniem,
• aktywność uczestników w trakcie wydarzenia.

Działania te służą ulepszaniu oferty edukacyjnej i marketingowej LiveKid i nie prowadzą do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec uczestników.

12.9. Wymóg podania danych

Podanie danych osobowych w związku z rejestracją na webinar, szkolenie lub warsztat jest dobrowolne, jednak może być konieczne do udziału w wydarzeniu.

Brak podania niektórych danych może uniemożliwić rejestrację lub udział w wydarzeniu.