Prawnik radzi – jak przygotować dokumenty na kontrolę z kuratorium w przedszkolu niepublicznym

W ramach naszego cyklu Przewodnik po prawie oświatowym przyjrzeliśmy się kwestii kontroli kuratorium oświaty w przedszkolu niepublicznym. Przemysław Grzegorczyk, adwokat z kancelarii LEXBRIDGE przedstawił najważniejsze aspekty kontroli, zwracając szczególną uwagę na statut i dzienniki zajęć.

Spis treści:

• Podstawa prawna
• Jak długo trwa kontrola i czy musi być zapowiedziana
• Zakres kontroli kuratorium
• Kontrola dziennika
• Dziennik papierowy a elektroniczny
• Zalecenia i zastrzeżenia
• Podsumowanie – Czy należy obawiać się kontroli kuratorium?

Podstawa prawna

Jeśli chodzi o podstawę prawną kontroli kuratorium w przedszkolu niepublicznym to stanowią ją dwie ustawy: Prawo oświatowe, w której znajdujemy przepisy, odnoszące się m.in. do nadzoru pedagogicznego, a także weryfikacji kompetencji nauczycieli, przestrzegania statutu czy praw dziecka, oraz Ustawa o systemie oświaty. 

Warto zwrócić też uwagę na dwa rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017. Rozporządzenie w sprawie nadzoru pedagogicznego, gdzie znajdują się m.in. szczegółowe rozwiązania odnoszące się do zawiadomienia o wszczęciu kontroli, zadaniach osoby kontrolującej, protokole kontroli czy zastrzeżeń do protokołu kontroli. Drugie to rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, gdzie mamy uregulowaną chociażby kwestię dzienników.

Jak długo trwa kontrola i czy musi być zapowiedziana

Organ sprawujący nadzór pedagogiczny ma obowiązek powiadomić dyrektora oraz organ prowadzący placówkę o zamiarze przeprowadzenia kontroli przewidzianej w planie nadzoru pedagogicznego na 7 dni przed jej rozpoczęciem.

Jeżeli chodzi o czas trwania to istnieją tutaj dwa terminy, w zależności od zakresu danej kontroli. 

1. 2 dni – dotyczy kontroli przestrzegania przepisów prawa dotyczących działalności dydaktycznej, wychowawczej, opiekuńczej oraz innej działalności statutowej przedszkola, w czasie której weryfikowane są kwestie formalne.
2. 5 dni – dotyczy kontroli przebiegu kształcenia, wychowania oraz efektów działalności dydaktycznej, wychowawczej, opiekuńczej oraz innej statutowej.

Pięć dni w przypadku dłuższej kontroli może być rozłożone w ciągu 2 tygodni. Warto mieć na uwadze, że czas trwania kontroli będzie uzależniony od ewentualnie ujawnionych wątpliwości, które kuratorium mogło powziąć już wcześniej. Co jednak istotne, kontrola powinna być przeprowadzona w taki sposób, aby umożliwić normalną pracę przedszkola i nie paraliżować funkcjonowania placówki. 

Zakres kontroli kuratorium

Zakres działania kuratorium jest dosyć szeroki. Odnosi się on w głównej mierze do kwestii związanych z działalnością dydaktyczną placówki. W celu oceny stanu funkcjonowania przedszkola, osoba kontrolująca ma prawo:

• wstępu do placówki,
• wglądu do dokumentacji dotyczącej przebiegu nauczania, wychowania i opieki oraz organizacji pracy,
• wglądu do znajdujących się w przedszkolu dokumentów potwierdzających kwalifikacje nauczycieli do prowadzenia przydzielonych im zajęć, 
• udziału w posiedzeniu rady pedagogicznej,
• wstępu na zajęcia dydaktyczne, wychowawcze, opiekuńcze
• przeprowadzenia badań służących ocenie efektywności działalności dydaktycznej, wychowawczej oraz ozpiekuńczej przedszkola.

Statut

Najważniejszym dokumentem, który brany jest pod lupę w trakcie kontroli jest statut. Jego treść będzie dla organu prowadzącego nadzór z kuratorium punktem wyjściowym, umożliwiającym chociażby zobaczenie niejako z zewnątrz, jak wygląda w placówce prowadzenie całej dokumentacji.

Uczulam więc, aby podczas wprowadzania do placówki statutu albo też jego uaktualniania lub weryfikacji zwrócić uwagę, czy znajdują się w nim te zapisy, które powinny i czy nie są w nim zawarte punkty, które będą nas narażały na nadmierny formalizm. 

Statutem łatwo można sobie zarzucić pętlę na szyję, bo jeśli już coś w nim zawrzemy to musimy tego przestrzegać i to będzie podlegało kontroli. 

Z często pojawiających się w statutach regulacji, które nie są konieczne można wymienić chociażby wpisywanie do niego takiego organu jak rada pedagogiczna czy prowadzenie lekcji religii. Pamiętajmy, że nie są to elementy obowiązkowe w placówkach niepublicznych. 

Inne dokumenty

Treść statutu można wzbogacić o odpowiednie regulaminy i procedury, między innymi procedurę odbioru dziecka z przedszkola, procedurę wyjść poza teren placówki czy postępowania w sytuacjach kryzysowych. Obowiązkowo przedszkole musi posiadać także dokumentację potwierdzającą prowadzenie przez nauczycieli obserwacji pedagogicznych, realizowanie programu wychowania przedszkolnego czy kwalifikacje nauczycieli.

Kontrola dziennika

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że w przedszkolach niepublicznych dzienniki nie są obowiązkowe. Są one natomiast bardzo dobrym sposobem dokumentowania różnych aspektów działalności placówki, które podlegają kontroli z kuratorium czy kontroli wydatkowania dotacji. Najczęściej to właśnie dzienniki, o ile nie wyłącznie, są dokumentem, w którym odnotowana jest chociażby frekwencja.

W dziennikach zajęć należy przede wszystkim ująć przebieg pracy dydaktyczno-wychowawczej z dziećmi w danym roku szkolnym. Na dyrektorze przedszkola ciąży obowiązek sprawdzenia tego, czy w dzienniku wypisane są wszystkie dane dzieci, tematyka przeprowadzonych zajęć, godziny przyprowadzenia i odebrania dziecka z przedszkola. 

Należy zwrócić uwagę, że kuratorium weryfikuje również sam sposób prowadzenia dziennika pod kątem „technicznym”: czy obecność dzieci jest systematycznie zapisywana w dzienniku, czy są dokonywane jakieś skreślenia, poprawki, czy strony są numerowane itp. 

Dziennik papierowy a elektroniczny

Tak naprawdę nie ma znaczenia w jaki sposób obecność dzieci będzie zaznaczana w placówce oświatowej, byleby byłaby ona zgodna z prawdą. Z prawnego punktu widzenia nie ma żadnej różnicy między dziennikiem w postaci dokumentowej i elektronicznej. Odsyłam tu do wspomnianego rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji:

§ 21. 1. Dzienniki, o których mowa w § 2, § 8-13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej; dzienniki prowadzone w postaci elektronicznej są zwane dalej „dziennikami elektronicznymi”

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji,

Są tam również określone szczegółowe wymagania, które powinien spełniać dziennik elektroniczny, takie jak:

• zabezpieczenie danych przed dostępem osób nieuprawnionych, 
• zabezpieczenie danych przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą,
• rejestrowanie historii zmian i ich autorów,
• umożliwienie bezpłatnego wglądu rodzicom.

Możliwość wprowadzenia dziennika elektronicznego do jednostki oświatowej jest uzależniona od zgody organu prowadzącego. Dziennik elektroniczny to tylko inna forma prowadzenia dziennika. Powinny się w nim znajdować wszystkie te dane i informacje, co w papierowym. 

Przejście kontroli z danym dziennikiem, nie jest więc kwestią jego formy, tylko sposobu jego prowadzenia.

Zalecenia i zastrzeżenia

Kontrolujący sporządza protokół kontroli, który zawiera wszystkie niezbędne dane, tematykę kontroli, opis stanu faktycznego, w tym ujawnionych nieprawidłowości, wnioski z przeprowadzonych czynności kontrolnych, a także zalecenia wraz z terminem ich realizacji. 

Ważne terminy

Jeden egzemplarz protokołu powinien zostać przekazany dyrektorowi przedszkola w terminie: 

• 7 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli dotyczącej przestrzegania przepisów prawa (2-dniowej);
• 14 dni roboczych od zakończenia kontroli działalności dydaktycznej, wychowawczej, opiekuńczej (5-dniowej).

Dyrektor placówki ma prawo wnieść zastrzeżenia w terminie 7 lub, analogicznie, 14 dni. Bardzo istotne jest przestrzeganie tych terminów, gdyż w przypadku ich przekroczenia, zastrzeżenia mogą nie być brane pod uwagę np. w toku potencjalnego postępowania administracyjnego.

W terminie 30 dni od dnia otrzymania zaleceń albo otrzymania pisemnego zawiadomienia o nieuwzględnieniu zastrzeżeń dyrektor ma obowiązek poinformować o realizacji zaleceń organ sprawujący nadzór pedagogiczny.

Przykładowe zalecenia – zakwestionowanie kwalifikacji nauczyciela

Zalecenia pokontrolne i zastrzeżenia mogą dotyczyć najróżniejszych spraw. Może się pojawić np. temat kwalifikacji nauczycieli czy kwestie związane z procesem nauczania.

Zwłaszcza ten pierwszy temat bywa problematyczny, bo placówki niepubliczne często stykają się z problemem deficytu na rynku pracy i nie zawsze osoby prowadzące mają możliwość pełnej weryfikacji kwalifikacji na etapie zatrudnienia. 

W przypadku obawy, że kwalifikacje danego nauczyciela mogłyby zostać zakwestionowane podczas kontroli, warto wystąpić do kuratora oświaty o wyrażenie zgody na zatrudnienie danej osoby na stanowisku nauczyciela. Wtedy na takie potencjalne uchybienie, osoba prowadząca może odpowiedzieć zastrzeżeniem, że kurator oświaty wyraził zgodę na zatrudnienie danej osoby. 

Zastrzeżenia dyrektora

Zastrzeżenia do protokołu kontroli mogą dotyczyć kwestii merytorycznych, czyli np. błędnej interpretacji przepisów regulujących działalność przedszkola przez osobę wykonującą czynności nadzoru pedagogicznego albo zaleceń wykraczających poza obszar zagadnień objętych nadzorem pedagogicznym. Możemy też dotykać kwestii proceduralnych, czyli wszelkiego rodzaju błędów formalnych, jakich dopuściła się w toku kontroli osoba kontrolująca. 

Konsekwencje niewykonania zaleceń

Wykonanie zaleceń kuratorium jest obowiązkiem, który nie jest wprost sformułowany w przepisach prawa oświatowego, ale jednocześnie odnosi się do danej placówki oświatowej. Ich niewykonanie niesie za sobą konsekwencje dla organu prowadzącego. Np. jeśli dyrektor nie zastosuje się do zaleceń wskazanych przez kuratora w przypadku zakwestionowania uprawnień nauczyciela, to wynagrodzenie dla takiej osoby nie może być wypłacane przez organ prowadzący. 

Dalsze konsekwencje to kontrola dyrektora, a potencjalnymi karami nakładanymi przez kuratorium obciążony będzie organ prowadzący daną jednostkę.

Niewykonywanie zaleceń może negatywnie rzutować na ocenę pracy dyrektora przedszkola.

Podsumowanie – Czy należy obawiać się kontroli kuratorium?

Kontroli kuratorium można się obawiać w momencie, kiedy w placówce dominuje nadmierny formalizm. Dobrze więc uważać więc, aby nie przeregulować statutu przedszkola. Inną kwestią, która może być problematyczna, i do której należy przyłożyć dużą wagę są kwalifikacje nauczycieli. 

Nie ma się natomiast czego obawiać w przypadku kontroli dziennika zajęć. Jeśli tylko jest on prawidłowo prowadzony, znajdują się w nim wszystkie dane i informacje to, niezależnie od formy – tradycyjnej czy elektronicznej – nie powinny się w trakcie kontroli pojawiać żadne zastrzeżenia.