Niezbędna dokumentacja w przedszkolu niepublicznym - pełna lista dokumentów, które musisz posiadać!

Radca prawny Robert Gałęski w “Przewodniku po prawie oświatowym” podzielił się z nami wyczerpującą informacją związaną z pełną dokumentacją dla przedszkoli niepublicznych. Jak się okazuje - takich dokumentów jest naprawdę wiele. W jakich wypadkach mogą nam się przydać poszczególne z nich i dlaczego warto przechowywać je dłużej, niż nam się wydaje? Zapraszamy do lektury artykułu. 

W tym artykule:

• Jaka dokumentacja obowiązuje w przedszkolach niepublicznych?
• Statut przedszkola
• Regulaminy placówki
• Rejestry wyjść grupowych oraz wypadków
• Przebieg procesu dydaktyczno-wychowawczego
• Dokumentacja kadrowa 
• Dokumentacja związana z finansowaniem przedszkola
• Książka przychodów i rozchodów
• Książka inwentarzowa
• Dokumentacja infrastruktury przedszkolnej i BHP
• Ochrona danych osobowych
• Nadzór pedagogiczny
• Ważny obowiązek - przechowywanie dokumentacji

Jakie dokumenty obowiązują w przedszkolu niepublicznym?

Jeśli chodzi o zakres dokumentacji przedszkola, którą powinniśmy prowadzić, to każdy, kto zetknął się z tego rodzaju działalnością jest zszokowany ilością niezbędnych rzeczy. To są ogromne sterty dokumentów, które przewalają się przez biurka dyrektorów czy organów prowadzących. Z uwagi na to, że jest ich tak dużo, podzielę je na kilka kategorii, które pokrótce sobie omówimy. 

Najważniejsze dokumenty obowiązujące w przedszkolu dotyczą: 

• organizacji funkcjonowania przedszkola;
• przebiegu procesu dydaktyczno-wychowawczego;
• kadr;
• finansowania przedszkola;
• infrastruktury przedszkolnej i BHP;
• ochrony danych osobowych;
• nieobowiązkowo - nadzoru pedagogicznego. 

Statut przedszkola

Głównym dokumentem w tym wypadku jest oczywiście statut przedszkola. Jest to dokument, który określa zarówno strukturę placówki, zakres obowiązków przedszkola jak i jego beneficjentów. Określa również organy funkcjonujące w obrębie przedszkola, zasady płatności i sposób funkcjonowania przedszkola na co dzień.

Statut musi przewidywać np. kwestię oddziałów znajdujących się poza główną siedzibą placówki. Przy każdej kontroli dokonywanej przez gminę pierwszym żądanym dokumentem do wglądu jest właśnie statut. Również w oparciu o niego rodzice mogą dochodzić jakichkolwiek roszczeń związanych z wykonaniem umowy. 

Regulaminy placówki

Nie sposób nie wspomnieć tutaj również o regulaminach placówki. Proszę pamiętać, że o ile statut jest swego rodzaju "kręgosłupem", o tyle jego dopełnieniem są regulaminy. Dotyczą one rzeczy bardziej szczegółowych z różnych sfer. Najczęściej w praktyce spotykamy się z regulaminem procedur przyjmowania dzieci do przedszkola i wydawania rodzicom. 

Mogą to być również np. regulacje związane z korzystaniem przez dzieci z placu zabaw - bardzo istotne zresztą, bo jeśli dojdzie do jakiegoś zdarzenia, może to być podstawa do stawiania roszczeń wobec placówki. Warto zatroszczyć się o to, aby w treści umowy z rodzicem, lub osobnym dokumencie, zapewnić sobie oświadczenie rodzica, że zapoznał się ze statutem i wszystkimi obowiązującymi regulaminami. Warto uwzględnić również zaznajomienie się ze sposobami zapoznawania się ze zmianami w tych dokumentach. 

Rejestry wyjść grupowych oraz wypadków

Poza statutem i regulaminem, które mają w przedszkolu walor kluczowy, możemy mieć także inne, nieco rzadziej wykorzystywane dokumenty. Na pewno musimy prowadzić rejestr wyjść grupowych oraz rejestr wypadków. Sytuacje w przedszkolu zdarzają się bardzo różne - od drobnych zajść, po poważniejsze urazy i konsekwencje. Każdy taki wypadek winien być ujawniany i opisany w takim rejestrze. Pamiętajmy o tym, że roszczenia rodziców niekoniecznie muszą zostać sformułowane zaraz po zdarzeniu. Zasadniczo w przypadkach mniej istotnych mogą być wysuwane nawet w ciągu trzech lat od zdarzenia! Jeśli nie będziemy mieli opisanej takiej sytuacji - kto brał udział, kto był świadkiem - możemy mieć poważny kłopot z odtworzeniem przebiegu takiego wypadku. 

Przebieg procesu dydaktyczno-wychowawczego

Zacznijmy od dokumentu, z którym nauczyciele pracują na co dzień - dziennika zajęć. Wprawdzie w placówkach niepublicznych nie ma formalnego obowiązku prowadzenia go, jednakże jest to polecane. Uważam, że to istotne, ponieważ ten dokument w praktyce okazuje się niezwykle przydatny. Pozwala na ewidencję obecności i ilości dzieci uczęszczających do przedszkola. 

Kontrola każdego wydatkowania dotacji rozpoczyna się od zweryfikowania tych danych. W sytuacji, kiedy dysponujemy dziennikiem zajęć wraz z kartami przyjęcia dzieci do przedszkola, obecnościami i ewidencją - nie mamy się czym martwić. Jest to dokument jednoznacznie wskazujący liczbę dzieci, które uczęszczały do przedszkola. Podobnie przy kontroli nadzorczej ze strony kuratorium - zaczyna się ona z reguły od dziennika zajęć i często jest to dokument wystarczający, by zamknąć kontrolę pozytywnie. 

Innego rodzaju dokumenty, które muszą znaleźć się w przedszkolu to: 

- programy wychowania przedszkolnego (również weryfikowane przy nadzorze kuratorskim);

- plan zajęć dydaktyczno-wychowawczy: zwracam tutaj uwagę na wymogi bezpieczeństwa i higieny, jakie są dla niego przewidywane przez rozporządzenie;

- pomoc psychologiczno-pedagogiczna w przedszkolu - dokumentacja związana z obserwacją i diagnozą (karty gotowości szkolnej);

- dokumentacja szczególna dotycząca dzieci z orzeczeniem o potrzebach kształcenia specjalnego oraz wczesnego wspomagania rozwoju.

Dokumentacja kadrowa 

W przypadku dokumentacji pracy nauczyciela przedszkola konieczne są przede wszystkim pełne akta osobowe. Reguluje to kodeks pracy, jeśli mamy zatrudnionych nauczycieli na umowę o pracę. W tych pełnych aktach osobowych mamy nie tylko umowę, ale również kwestie urlopowe, nagród itd. W przypadku kadr poza aktami osobowymi powinniśmy także prowadzić dokumentację dotyczącą rozwoju zawodowego - m.in. mianowaniem i kontraktowaniem nauczycieli dyplomowanych. 

Dokumentacja związana z finansowaniem przedszkola

Główne źródła finansowania przedszkola są dwa - czesne od rodziców oraz dotacje z gminy. Oba te źródła wymagają odpowiedniej dokumentacji.

W przypadku rodziców, zacząć należy na pewno od umów. Proszę pamiętać o jednym - umowy należy przechowywać obecnie przez sześć lat. 

Jeśli chodzi o dotacje, musimy zadbać o następujące dokumenty:

- wnioski o dotacje roczne składane do 30 września;

- wszystkie wnioski miesięczne o wypłatę dotacji za dany miesiąc ze wskazaną w nich ilością dzieci;

- rozliczenia dotacji;

- rachunki, faktury, które zostały pokryte z dotacji, a najlepiej prowadzić jeszcze do tego książkę przychodów i rozchodów;

- książkę inwentarzową.

Książka przychodów i rozchodów

Jeśli mieliśmy kontrolę i rozliczyliśmy dotację, to rozliczyliśmy część naszych kosztów. Mamy koszty sfinansowane fakturami, rachunkami, lub wynikające z książki przychodów i rozchodów. W tej książce nie powinno się ewidencjonować wpływów dotacji i kosztów pokrytych dotacją. Jest ona dokumentem na potrzeby podatkowe. Dotacja jest natomiast przychodem nieopodatkowanym. Organów podatkowych nie interesują zatem takie dane. W praktyce często jest tak, że księguje się wpływy z czesnego i dotacji. W wersie poniżej natomiast wyksięgowuje się wpływy z dotacji, wykluczając równoważną kwotę wydatku. Wiadomo zatem, jaka kwota wpłynęła, ale jest wyksięgowana, ponieważ jest podatkowo neutralna. Na końcu powinno zostać podsumowanie kosztów, które dotacją nie są, oraz kosztów, które nie zostały nią pokryte. 

Uczulam, by nie pozbywać się żadnych faktur, rachunków, ani książek przychodów i rozchodów. Nam się czasem wydaje, że skoro dotacja została rozliczona, możemy zostawić sobie dokumenty rozliczone dotacją, a reszta nie jest już potrzebna. To nie do końca prawda - może się okazać, że dotacja została zaniżona. W świetle nowego orzecznictwa, pełna dokumentacja może nam pomóc w ewentualnym dochodzeniu swoich praw związanych z wysokością dotacji. 

Książka inwentarzowa

Książka inwentarzowa to dokument finansowy, w którym ujawniamy środki trwałe. To może być istotne z punktu widzenia kontroli wydatkowania dotacji, kiedy część wydatków majątkowych (szczególnie te, które mieszczą się w granicy 10 tysięcy) mogą być finansowane z dotacji. Wówczas zakupiony zostaje środek trwały, rozliczony z dotacji, a kontrola gminy może zażądać książki inwentarzowej - dowodu, że wydatek został wciągnięty na listę środków trwałych. Jeśli nie zostało to zrobione, to jest podstawa do zakwestionowania takiego wydatku. 

Dokumentacja infrastruktury przedszkolnej i BHP

Tutaj wspomnieć należy o dokumencie, o którym często zapominamy - czyli książce budynku. Podstawą wypłaty odszkodowania w danym wypadku jest należyty stan obiektu. Na przykład - kontrole kominiarskie. Dowodem na ich przeprowadzenie są zaświadczenia, które z reguły ciężko nam znaleźć. Tymczasem to wszystko powinno być zawarte w książce obiektu. Jej brak może być dla nas problematyczny, gdy będziemy chcieli dochodzić roszczeń z ubezpieczenia. Szczególnie, gdy wynajmujemy lub dzierżawimy obiekt od gminy. Może to być podstawą nawet do wypowiedzenia umowy. Polecam zatem zadbać o posiadanie takiej dokumentacji. 

Poza tym zachować należy wszelkie certyfikaty i atesty związane z wyposażeniem placu zabaw, sal czy zakupionych pomocy (przeczytaj również rozmowę z architektem żłobków i przedszkoli, który ostrzega, na co uważać najbardziej). Pierwsze pytanie, kiedy się coś stanie w przedszkolu, będzie dotyczyło właśnie certyfikatów. Warto o tym pamiętać. 

Ochrona danych osobowych

W tym aspekcie musimy zadbać o rejestr czynności, jakie są podejmowane w przedszkolu w zakresie przetwarzania danych osobowych. Druga rzecz to dokument określający zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń danych osobowych. Trzeci rodzaj dokumentów to umowy, oświadczenia i zobowiązania zawierane z podmiotami trzecimi, które przetwarzają te dane. 

Nadzór pedagogiczny

Na koniec chciałbym jeszcze zwrócić uwagę na nadzór pedagogiczny. Dyrektor przedszkola niepublicznego nie ma obowiązku - w przeciwieństwie do dyrektora placówki publicznej - prowadzić tej dokumentacji, jednak polecałbym mimo wszystko się na to zdecydować. W przypadku kontroli zewnętrznej jest ona istotnym punktem odniesienia. 

Ważny obowiązek - przechowywanie dokumentacji 

Oczywiście wymieniliśmy tutaj dzisiaj absolutne filary dokumentacji przedszkola. Na wymienione powyżej dokumenty trzeba zwrócić uwagę, a przy okazji uczulam mocno na to, by przechowywać taką dokumentację i nie pozbywać się jej pochopnie. W razie kłopotów będą one dla nas podstawą dochodzenia naszych praw i dokumentowania prawidłowego funkcjonowania placówki. Na całe szczęście znaczna część tych dokumentów jest tworzona jednorazowo, a tylko od czasu do czasu aktualizowana.