Jak przeprowadzić archiwizację dziennika elektronicznego?
Zakończenie roku szkolnego już puka do naszych drzwi. Niektóre przedszkola zamknęły już rok dydaktyczny, a inne z kolei szykują się do przeprowadzenia tego procesu w sierpniu. Dlatego już teraz przygotowaliśmy dla Ciebie możliwość archiwizowania dzienników elektronicznych oraz składania na nich kwalifikowanych podpisów elektronicznych, aby umożliwić Ci spokojne przygotowanie się do zamknięcia roku szkolnego. O archiwizowaniu dzienników opowiedziała Maria Krukar - ekspertka w temacie nowych technologii dla przedszkoli i żłobków.
W tym artykule:
- Bezpłatny webinar - dowiedz się wszystkiego o archiwizacji dzienników elektronicznych
- Czym są dzienniki elektroniczne
- Jak wygenerować wydruk dziennika
- Jak zarchiwizować dziennik
- Czym jest archiwizacja dziennika
- Archiwizacja dziennika krok po kroku
Bezpłatny webinar - dowiedz się wszystkiego o archiwizacji dzienników elektronicznych
Podczas webinaru z Marią Krukar, wieloletnią ekspertką w temacie nowych technologii dla przedszkoli i żłobków, dowiedzieliśmy się "Jak zarchiwizować dziennik elektroniczny?". Krok po kroku przeszliśmy w nim przez proces archiwizacji, łącznie ze składaniem podpisu elektronicznego.
Czym są dzienniki elektroniczne
Dzienniki elektroniczne dla przedszkoli i żłobków, takie jak te od LiveKid, to innowacyjne narzędzia przeznaczone dla placówek opiekuńczo-wychowawczych. Wprowadzenie przez placówkę dziennika elektronicznego to przede wszystkim duże usprawnienie jej pracy, pozbycie się zabierających miejsce papierowych dzienników oraz - oczywiście - dołożenie cegiełki do dbania o naszą planetę.
Jak wygenerować wydruk dziennika
Przechodząc do konkretnego, aktywnego dziennika, znajdziesz w nim zakładkę "archiwizacja i wydruki" i to tutaj właśnie miała miejsce nasza mała rewolucja. Wcześniej w tej zakładce znajdowała się wyłącznie funkcja wydruków, ale w tym momencie została ona podzielona na dwie części - dającą możliwość wydruku oraz zarchiwizowania dziennika.
To w tym miejscu możesz wygenerować wydruk w formie PDF - nawet wielokrotnie - a wygenerowany wydruk aplikacja będzie przechowywać w swojej pamięci. Przed wygenerowaniem takowego aplikacja da Ci znać, jeżeli w generowanym dzienniku istnieją jakieś niedociągnięcia, jak chociażby brakujące obecności dzieci.
Jak zarchiwizować dziennik
Jak wiadomo - generowanie wydruku dziennika nie równa się jego automatycznej archiwizacji. Z nią możesz spokojnie poczekać do końca roku szkolnego. Najlepiej jest poczekać na moment, w którym będziesz mieć pewność, że Twój dziennik jest wypełniony. W takim wypadku należy najpierw wygenerować najnowszy wydruk, aby on posiadał najnowsze dane - wtedy na spokojnie możesz przejść do archiwizacji.
Czym jest archiwizacja dziennika
Za pomocą archiwizacji zyskasz możliwość całkowitego zamknięcia starego dziennika oraz zablokowania go, tak aby nie dało się w nim edytować żadnych danych - na przykład w przypadku zakończenia roku szkolnego. W takiej sytuacji po archiwizacji dziennika elektronicznego w aplikacji, ona ten dziennik zablokuje tak, że nie będzie można już w nim niczego zmieniać, ale wgląd we wprowadzone wcześniej informacje będziesz mieć zawsze.
Archiwizacja dziennika krok po kroku
Aby zarchiwizować dziennik należy najpierw upewnić się, że wszelkie kwestie związane z obecnościami oraz wpisami są uzupełnione. Następnie wygenerować wydruk w formie PDF, opcjonalnie podpisać go profilem zaufanym, a w następnej kolejności go zarchiwizować. Zarchiwizowany dziennik możesz przechowywać w aplikacji, zapisać na pendrivie lub wydrukować i przechowywać w formie papierowej, na przykład w sejfie.
Przed potwierdzeniem archiwizacji, aplikacja pokaże Ci jeszcze podsumowanie danych - kto zarchiwizował dziennik, datę archiwizacji, czy został naniesiony podpis elektroniczny oraz kiedy to się stało. Warto pamiętać i przestrzegać się komunikatów mówiących o tym, że w zarchiwizowanym dzienniku nie będzie już możliwości naniesienia jakichkolwiek poprawek. Po finalnej archiwizacji aplikacja przeniesie Cię do statusu "archiwizowane", w którym będziesz mieć możliwość podejrzenia swojego dziennika. Zarchiwizowany dziennik bez podpisu kwalifikowanego możesz zawsze "podpisać" później.
Naniesienie podpisu elektronicznego w e-dzienniku nie jest wymagane do jego archiwizacji, jeśli jednak chcesz to zrobić jeszcze podczas archiwizacji, aplikacja przeniesie Cię na rządową stronę mObywatel, na której będziesz potrzebować profilu zaufanego. Wygenerowany tam podpis w formacie .xml należy wgrać do aplikacji. A potem... wszystko będzie wyglądało już tak, jak w przypadku archiwizacji bez podpisu!
