Przycisk “Wyślij” z ikoną dzwoneczka służy do wysłania powiadomienia o wystawionym rachunku do rodzica. Powiadomienie pojawia się jako PUSH w jego telefonie (jeśli ma włączone odpowiednie ustawienia w telefonie). Rodzic nie ma możliwości otwarcia tego powiadomienia w aplikacji. Można wysyłać przypomnienie wielokrotnie.
Wszystkie rachunki przypisane do danego dziecka możemy sprawdzić wybierając konkretną osobę z listy, która jest dostępna w zakładce “Rozliczenia” po prawej stronie. Dodatko też kiedy wejdziemy w ustawienia, dzieci i wyszukamy profil wybranego dziecka to na samym dole znajdziemy listę jego wystawionych rachunków, kwotę oraz status.
Zielone słupki, które widzimy wchodząc w zakładkę “Rozliczenia” obrazują ilość wpłat wykonanych przez Rodziców za wystawione rachunki. Czasem na wykresie pojawia się bledszy odcień zieleni - pokazuje on różnicę pomiędzy wpłatami dokonanymi, a tymi, które powinny wpłynąć na konto placówki.
Jednorazowy rachunek pozwala nam dokonać szybkiego rozliczenia z rodzicem w sytuacji, w której mamy już wystawione rachunki za konkretny miesiąc. Dzięki niemu możemy szybko wysłać do Rodzica rozliczenie za dodatkowe zajęcia, wycieczkę, lub materiały plastyczne, czy też opłatę wpisową.
Wystawione wcześniej rachunki można wprowadzić do aplikacji i przypisać do Dzieci korzystając z opcji “Importuj rachunki”. Jest ona dostępna w zakładce rozliczenia i znajdziemy ją po prawej stronie obok przycisku “Rozlicz”. Poprzez wklejenie w poprawnym formacie (z Excela) i ustawieniu (pesel dziecka + kwota). Lista importuje się automatycznie i przypisuje do dzieci rozliczenie.
Listę dzieci możemy formatować wybierając zakładkę “Rozliczenia”, a następnie klikając na przycisk “Dziecko”; w przypadku strzałki skierowanej w dół: lista układa nam się alfabetycznie; przy strzałce skierowanej w górę: lista układa się od “z” do “a”. Druga opcja filtracji to przycisk “Saldo”, gdzie filtracja działa następująco: strzałka ustawiona w dół ustawia rachunki w sposób malejący od największego do najmniejszego; gdy strzałka jest w górę - rachunki układają się rosnąco.
Rachunki możesz wystawić w zakładce “Rachunki” po kliknięciu przycisku “Rozlicz miesiąc” w prawym górnym rogu. Żeby móc je wystawić muszą być spełnione warunki: każde dziecko musi mieć przypisaną dietę, musi być regularnie zaznaczane na listach obecności (brak pustych pól), musi mieć aktualną umowę i wreszcie musi mieć przypisane szablony płatności za posiłki i za czesne.
System automatycznie odznaczy płatność, kiedy zostanie on wykonana przez aplikację - każdy rodzic może uregulować rachunek od razu po otrzymaniu go na aplikację (jeśli są włączone szybkie płatności i jest przypisane konto bankowe) - dokonuje się ją przez Blue Media (prowizja 1,99 zł).
Rodzic nie będzie mógł opłacić rachunku za pomocą szybkich płatności w sytuacji kiedy placówka doda częściową wpłatę i kwota rachunku się zmieni, pojawi się wtedy komunikat, że coś poszło nie tak. Rodzic nie będzie też mógł opłacić rachunku w ten sposób w sytuacji kiedy placówka nie włączyła modułu szybkich płatności lub gdy numer konta bankowego nie został zaakceptowany przez nas w systemie.
Są składowe, które są na stałe przypisane do rachunku na podstawie szablonów, takie jak obecność, posiłki, koszty planowanych wydarzeń i ich usuwać nie możemy. Z szablonów czasem wynikają też dodatkowe składowe, takie jak wyrównanie za posiłki i wyrównanie za obecność, te składowe można usunąć klikając na 3 kropeczki przy danej składowej, a następnie usuń. Kiedy do rachunku ręcznie wprowadzimy dodatkową składową to będziemy mogli ją usunąć również klikając na trzy kropeczki przy tej pozycji.
Wystawionego już rachunku nie możemy edytować, żeby coś w nim np. dopisać, możemy go usunąć i wystawić raz jeszcze lub wystawić jednorazowy rachunek, na taką kwotę którą chcielibyśmy dopisać. Np. wystawiliśmy rachunek za lipiec, ale zapomnieliśmy dopisać 50 zł za wycieczkę, więc możemy albo tej rachunek usunąć, dopisać składową 50 zł i wystawić ponownie, albo wystawić rachunek jednorazowy na kwotę 50 zł. Musimy pamiętać, że rachunek w systemie możemy usunąć do momentu, kiedy rodzic nie rozpocznie szybkiej płatności.
Dokładna ścieżka to: Rozliczenia → rozlicz miesiąc - tu mamy dwa rozwiązania:
1. Wystawiamy wszystkie rachunki jednocześnie: kwadracikiem na górze zaznaczamy wszystkie dzieci - wystaw rachunki - rozlicz - i po naciśnięci rozlicz rachunek zostanie wysłany do rodzica.
2. Wystawiamy każdy rachunek osobno: Rozliczenia - Rozlicz miesiąc - 3 kropeczki przy dziecku - wystaw rachunek - dalej - rozlicz - po naciśnięci rozlicz rachunek zostanie wysłany do rodzica.
Jeśli rodzic opłaci już rachunek mobilnie lub rozpocznie płatność, to takiego rachunku nie można już usunąć.
Status DO ROZLICZENIA oznacza, że rachunek za dany miesiąc jeszcze nie został wystawiony i czeka na nasz ruch, żeby go rozliczyć.
Status ROZLICZONO oznacza, że wystawiliśmy rachunek za dany miesiąc, a rodzic otrzymał go w aplikacji.
Taki status zobaczymy w sytuacji kiedy dziecko ma nieważną umowę (zakończyła się lub jeszcze się nie rozpoczęła). Drugi przypadek to wtedy kiedy dziecko nie ma w ustawieniach dopisanych szablonów płatności.
Wchodzimy w rozliczenia, klikamy rozlicz miesiąc i nad lista dzieci zobaczymy prostokąt z datą. Klikając na datę możemy dowolnie zmienić datę.
Rachunki generują się z tytułem rachunku, za który został wystawiony rachunek.
Np. 1 lipca wystawiamy rachunki - czesne mamy do przodu, a posiłki do tyłu.
Nasz miesiąc rozliczeniowy to czerwiec i to on pojawi się w tytule rachunku, jednak możemy tytuł dowolnie zmienić w podsumowaniu przed wystawieniem rachunku.
Wchodzimy w rozliczenia, rozlicz miesiąc i klikamy na typ rachunku. Tutaj możemy wybrać czy wystawiamy rachunek łączony za posiłki i obecność lub osobny za posiłki lub obecność.
Tak, w następnym rachunku będzie wyrównanie za te dni za posiłki.
W takim wypadku należy się upewnić, czy rachunek za miesiąc poprzedni został wystawiony systemowo. Aplikacja potrzebuje “wiedzieć”, że rodzic zapłacił coś za posiłki w poprzednim miesiącu, żeby móc mu zrobić zwrot. Jeżeli są to pierwsze rachunki placówki i chcemy wyświetlać zwroty to musimy wystawić rachunki zerowe na miesiącu poprzednim.
Nadpłaty i niedopłaty nie są uwzględniane jako odrębne składowe nowo wystawianego rachunku. Jeśli ktoś z rodziców ma rachunek nadpłacony lub niedopłacony to widzi status każdego rachunku, a dodatkowo ma saldo wszystkich zsumowanych rachunków, gdzie są uwzględniane nadpłaty, niedopłaty i nowo wystawione rachunki ze statusem “w trakcie”.
Tak. Jeśli dodamy dwa dodatki - zniżki procentowe, np. - 10% upustu dla rodzeństwa oraz -50% upustu pracowniczego, to system odejmie od rachunku 60%.
Wchodzimy w rozliczenia, rozlicz miesiąc i za pomocą kliknięcia w checkbox wybieramy rachunki do których chcemy dodać składową. Po wybraniu rachunków na górze pojawi się opcja “dodaj składową” tutaj wprowadzamy tytuł, opcjonalnie opis, kwotę i u każdego dziecka możemy zmienić ilość naliczenia tych składowych.
Tak, jeżeli rachunek nie został opłacony za pomocą szybkiego przelewu, możemy go usunąć z aplikacji i wystawić nowy.
Żeby stworzyć grafik potrzebujemy mieć włączony panel personelu:
Ustawienia → Placówka → Panel Personelu → Włączone.
Tak. W aplikacji WEB wchodzimy w : Rozliczenia → Raporty → Obecność.
Uzupełniamy wszystkie dane tj. zakres dat, który nas interesuje, rodzaj obecności, grupę/grupy oraz które dzieci mają być uwzględnione w raporcie. Na końcu wpisujemy adres email, gdzie ma zostać wysłany wygenerowany raport.
W aplikacji mobilnej raporty znajdziemy w sekcji “Rachunkowość”.
Z menu po lewej stronie wybrać “Rozliczenia”, następnie na górze “Raporty” po lewej wybrać raport, który nas interesuje, ustawić miesiąc i grupę dla której ma być wygenerowany raport, wpisać adres mailowy, na który chcemy go otrzymać i kliknąć “wyślij”. Raport będzie w formacie Excel.
Raport zadłużenia to podsumowanie nieopłaconych przez rodziców należności za wybrany miesiąc.
raport dzieci - podsumowanie wszystkich zawartych kiedykolwiek umów wraz z danymi dzieci
raport miesięczny - miesięczne podsumowanie kontraktów aktywnych, rezygnacji oraz podpisanych w danym miesiącu umów.
Wyświetlają się tu wszystkie wpłaty oraz rozpoczęte płatności rodziców, dokonane przez aplikację (za pośrednictwem Blue Media)
Żeby stworzyć grafik potrzebujemy mieć włączony panel personelu:
Ustawienia → Placówka → Panel Personelu → Włączone.
Faktury możemy segregować klikając na przycisk “Dziecko”. Gdy strzałka jest skierowana w dół faktury segregują się alfabetycznie według nazwisk; gdy strzałka jest skierowana do góry - faktury filtrują się od z do a.
Faktury możemy segregować klikając na przycisk “Termin zapłaty”. Gdy strzałka jest skierowana w dół faktury segregują się rosnąco - od najstarszej do najnowszej; gdy strzałka jest skierowana do góry - faktury segregują się malejąco: od najnowszej do najstarszej.
Faktury możemy segregować klikając na przycisk “Data wystawienia”. Gdy strzałka jest skierowana w dół faktury segregują się rosnąco - od najstarszej do najnowszej; gdy strzałka jest skierowana do góry - faktury segregują się malejąco: od najnowszej do najstarszej.
Możliwość wystawiania faktur możemy włączyć w Ustawieniach placówki → Placówka → Faktury dla rodziców i przesuwamy suwakiem na “Włączone”
musimy w płatnościach i wprowadzić numer konta (ścieżka: Ustawienia - Placówka - Płatności Należy również uzupełnić okienko dane do faktury ( tam umieszczamy dane placówki) A także w danych dzieci dodać dane do faktury danego dziecka.
Data wystawienia na fakturze VAT oznacza dzień, w którym faktura została wygenerowana i nie oznacza daty wystawienia rachunku. Jeżeli chcemy aby te daty się pokrywały, fakturę generujemy w tym samym dniu co rachunek.
