"Gdyby ktoś zabrał mi aplikację LiveKid, chyba zamknęłabym przedszkole" - mówi Martyna z Miasteczkola

Martyna Bunikowska prowadzi Miasteczkole w Starogardzie Gdańskim już prawie pięć lat. Ponad 16-letnie doświadczenie w branży pozwala jej trafnie diagnozować wyzwania stojące przed wszystkimi osobami zarządzającymi przedszkolami i żłobkami. Zwraca uwagę na kłopoty w komunikacji z rodzicami, czasochłonne rozliczenia oraz trudności w planowaniu obecności. Dotychczas wszystkim zajmowała się sama, rezygnując z czasu wolnego spędzanego z rodziną. Zobacz, jak LiveKid pomógł jej usprawnić codzienną pracę! 

W tej historii: 

• Codzienne wsparcie przez LiveKid
• Proste rozliczenia i tworzenie raportów
• Arkusze obserwacji 
• Zalety przeniesienia zarządzania przedszkolem i żłobkiem do aplikacji
• Nie musisz zapisywać wszystkich kontaktów
• Pomysł na randkę: prowadzenie przedszkola
• Podsumowanie

W jaki sposób LiveKid wspiera przedszkola w codziennej pracy? 

Miałam zaplanowane dwa tygodnie testowania aplikacji, ale już po trzech dniach stwierdziłam, że nie wyobrażam sobie życia bez LiveKid. Gdyby ktoś mi to zabrał, to chyba zamknęłabym firmę. Jednego wieczoru wszystko sobie wpisałam, ale początkowo byłam sceptyczna i korzystałam samodzielnie. Chciałam podjąć decyzję o wyborze, kierując się wyłącznie własnym zdaniem, dlatego zatrudnionym dziewczynom nie chciałam jeszcze dawać dostępu.

W tych pierwszych dniach testowania aplikacji, około piątej nad ranem, dostałam wiadomości od nauczycielek, że nie przyjdą, bo mają jelitówkę. Dzięki LiveKid byłam w stanie szybko napisać do rodziców, że działamy w mniejszym składzie i poprosić o pozostawienie dzieci w domu w miarę możliwości. Jak widać, funkcje aplikacji przydały mi się szybciej, niż myślałam. 

Szybkie rozliczenia i generowanie raportów 

Dzięki LiveKid zyskałam też czas. Nie sprawdzałam wcześniej, ile dokładnie zajmie mi wydrukowanie stu karteczek i wręczenie ich rodzicom, ale na pewno więcej niż zrobienie tego z poziomu aplikacji. Rozliczanie płatności i wystawianie rachunków zajmowało mi trzy dni! Każdego dnia rozliczałam jedną grupę, zaznaczałam, kto zapłacił, wpisywałam do dziennika, ile razy dziecko był obecne, potem wszystko przeliczałam. Miałam już przygotowane arkusze w Excelu, ale nadal to trwało te trzy dni. Zyskałam czas już samą funkcją rozliczeń. Multitasking to moje drugie imię, robiłam to wszystko sama, nie miałam sekretarki, ale może to dobrze, bo gdybym miała, to teraz prawdopodobnie mogłabym ją zwolnić. 

Dużo cennego czasu zaoszczędziłam też poprzez korzystanie z funkcji rozliczania obecności nauczycieli na koniec miesiąca. Kiedyś musiałam za każdym razem sprawdzać, ile kto pracował, a teraz pobieram raport i nadgodziny się pięknie liczą. 

Mam młodą kadrę, więc dziewczyny też szybko się wdrożyły. Nie było żadnej sceptycznie nastawionej osoby, wszyscy uważają LiveKid za ułatwienie i chętnie korzystają. 

Arkusze obserwacji 

W tym roku zaczęliśmy robić arkusze obserwacji dzieci w aplikacji. Dużo półek nam się zwolniło dzięki temu, że na koniec roku drukuję plik PDF i wręczam rodzicom. Podoba mi się, że nie muszę przez pięć lat przechowywać tych dokumentów. Wszystko sobie tworzę w aplikacji, robię kopię na dysku i dzięki temu mam porządek w archiwum. Te przygotowane arkusze mogę też wykorzystać w przyszłości, tak samo jak skale ocen, a to jest duże ułatwienie. 

Proste płatności w aplikacji

Jestem dyrektorem, który nie lubi papierologii i chętnie zmniejsza sobie jej nakład. Obecnie 80% rodziców wybiera płatności mobilne. Kiedyś wysyłałam każdemu osobno rozliczenie, uwzględniając kwotę za poprzedni miesiąc i aktualną należność, datę wpłaty. Jak coś wprowadzałam, to rodzicom też od razu się aktualizowało. To był dobry system, ale zajmował strasznie dużo czasu i wymagał jednak ręcznego wypełniania, a teraz aplikacja robi to za mnie. 

Zarządzanie grupą przedszkolną i żłobkową 

Moją ulubioną funkcją do zarządzania placówką zdecydowanie jest dziennik dzienny i sprawdzanie, kogo nie będzie. Lubię widzieć, że na przykład trzy dziewczyny są chore, która grupa będzie miała mniej osób. Mogę już wieczorem sobie zaplanować, komu zmienić grafik, które grupy połączyć. Aby sprawdzić obecność, nie muszę wchodzić do każdej sali i liczyć dzieci, wystarczy, że zaznaczę w aplikacji. Dzięki temu jestem lepszym dyrektorem i na pewno szybciej reaguję. Gdy rozmawiam z innymi osobami prowadzącymi placówki i mówią, że nadal prowadzą wszystko, bazując na wersjach papierowych, to jestem w szoku. Nie wyobrażam sobie tego. 

Usprawniona komunikacja z rodzicami 

Żłobkowi rodzice są zaskoczeni, gdy opowiadam im, że w aplikacji znajdą informację, kiedy dziecko zasnęło, ile zjadło. Robią duże oczy, gdy mówię, że nigdzie publicznie nie wrzucamy zdjęć. Najważniejsze informacje i ogłoszenia zawsze znajdą w aplikacji. Dzięki temu, że widzę, kto przeczytał, mogę zadzwonić już tylko do jednej osoby, która nie wyświetliła informacji, a nie do wszystkich. 

Jestem dość chaotycznym dyrektorem, nie mam zapisanych numerów kontaktowych do rodziców. Gdy dowiadywałam się, że jest jakaś awaria w przedszkolu, to musiałam pojechać na miejsce, znaleźć segregatory, potem numery i dopiero poinformować wszystkich rodziców poprzez wiadomości SMS. Teraz mogę to zrobić jednym kliknięciem. 

Więcej czasu na relaks 

Cieszę się przede wszystkim tym, że mam dostęp do najważniejszych informacji, niezależnie od tego, gdzie jestem, na przykład w niedzielę idziemy z mężem na randkę, ale nagle dostaję informację, że trzech pań z jednej grupy nie będzie przez wypadki losowe. Muszę działać, a przecież długo wyciągałam partnera na to spotkanie. Dzięki aplikacji mogę po prostu napisać ogłoszenie i sprawdzić, kto odczytał, a gdy ktoś nie wyświetlił, no to piszę prywatną wiadomość i załatwione. Życie dyrektora, ale też randka, uratowane. 

Podsumowanie

Monitorowanie obecności dzieci w dzienniku, zarządzanie grafikiem pracowników oraz generowanie raportów to tylko niektóre funkcje dostępne w LiveKid. Dopasuj działanie do własnych potrzeb i przekonaj się, że LiveKid to najlepszy system do prowadzenia przedszkoli i żłobków — tak jak Martyna z Miasteczkola, która już po trzech dniach testów w pełni przeniosła zarządzanie placówką do aplikacji.