Planowanie budżetu przedszkola - co może Cię zaskoczyć?
Wielu z nas nie lubi kwestii finansowych - a niestety są one podstawą dobrego funkcjonowania każdego biznesu. Mądre kontrolowanie wydatków i przychodów to najlepsze, co może nas uspokoić, że wszystko działa tak, jak należy. Na co więc zwrócić uwagę przy planowaniu budżetu przedszkola i jak najłatwiej monitorować wszystkie finanse?
W tym artykule:
- Obowiązek opracowania planu finansowego - kogo dotyczy?
- Budżet przedszkola - co bierzemy pod uwagę?
- Dlaczego warto zainwestować czas w dobry plan
- Budżet przy planowaniu podwyżki czesnego
- Nowoczesne rozwiązania do rozliczeń
- Co może Cię zaskoczyć?
Obowiązek opracowania planu finansowego - kogo dotyczy?
Zacznijmy od bardzo oficjalnej części związanej z budżetem przedszkola - czyli obowiązku opracowania planu finansowego. Obowiązek ten dotyczy głównie przedszkoli publicznych i wyznacza wielkość środków przyznanych na poszczególne rodzaje działań. Sporządzenie takiego planu to zresztą jedno z ważniejszych zadań dyrektora przedszkola publicznego prowadzonego przez jednostkę samorządu terytorialnego. Inaczej jest w przypadku przedszkoli prywatnych i niepublicznych - na nie taki obowiązek nie został nałożony. Jedynie przedszkola niepubliczne, które otrzymują dotacje, muszą informować gminę o planowanej liczbie dzieci w placówce.
Budżet przedszkola - co bierzemy pod uwagę?
Podczas planowania budżetu zazwyczaj najbardziej zależy nam zazwyczaj na wglądzie w to, ile wydajemy w stosunku do uzyskiwanych przychodów. To bardzo ważne, ponieważ pomaga nam rozwijać placówkę w odpowiednim kierunku i utrzymywać ją na stabilnym poziomie wzrostu. Najczęstszym źródłem przychodu w placówce są oczywiście wpłaty od rodziców - czesne, za posiłki oraz zajęcia dodatkowe. Te finanse trzeba odpowiednio rozdysponować - opłacić pracowników, koszty eksploatacji, księgowości, artykułów gospodarczych (np. papier, środki do czyszczenia), materiały edukacyjne. Trzeba również opłacić organizowane zajęcia dodatkowe, zamówienia z cateringu bądź zakupy, jeśli prowadzimy własną kuchnię. W całości ostatecznie liczą się również otrzymywane dotacje i dofinansowania, które np. wpływają na obniżenie kosztów niektórych usług.
Dlaczego warto zainwestować czas w dobry plan
Dobre rozplanowanie budżetu pomaga przede wszystkim w poprawie płynności finansowej, przez umożliwienie Ci kontrolowania niedoborów finansowych i lepsze poznanie ich źródła. Dzięki niemu - zwyczajnie mówiąc - płynniej zarządzasz swoimi finansami, dzięki czemu zdecydowanie obniżasz ryzyko niestabilności finansowej. W dłuższej perspektywie czasowej można również powiedzieć, że dobry plan budżetu sprzyja budowaniu zaufania klientów i współpracowników. Dzięki niemu unikniesz bowiem ryzyka nieterminowego wywiązania się z jakichkolwiek umów.
Budżet przy planowaniu podwyżki czesnego
Gotowy plan na rozpisanie budżetu przedszkola to przydatne narzędzie w przypadku zmian wszelkiego rodzaju kosztów i przychodów. Jeśli planujesz zmianę czesnego, wiesz, że koszt cateringu może ulec zmianie, lub zmieniasz program zajęć dodatkowych w placówce - możesz uwzględnić to w przykładowym planie budżetowym, dzięki czemu czarno na białym zobaczysz, jak nowa sytuacja ma się do Twoich stałych przychodów i kosztów - czy ich procentowa różnica wzrasta, czy też maleje przy nowych okolicznościach. Pomoże Ci się to przygotować, lub podjąć ważne decyzje.
Przeczytaj więcej: czy w 2021 roku warto podnosić czesne w żłobku lub przedszkolu?
Nowoczesne rozwiązania do rozliczeń
Obecnie nie brakuje rozwiązań dla przedsiębiorców, które pomagają przyspieszyć i zautomatyzować “tradycyjne metody” przygotowywania planów budżetowych. Jednym z nich jest oczywiście doskonale znany wszystkim Excel, za pomocą którego przygotujemy wiele rodzajów rozliczeń, baz danych czy innych notatek finansowych. W przedszkolach jednak coraz częściej wybieranym rozwiązaniem staje się aplikacja LiveKid, dzięki której łatwiej kontrolować wpłaty rodziców i koszta takie jak catering czy zajęcia dodatkowe.
Co może Cię zaskoczyć?
Ostatnie dwa lata wyraźnie pokazały nam, że trzeba być przygotowanym finansowo na niespodziewane sytuacje. W wypadku zamknięcia placówek wiele czynników wpłynęło na stabilność finansową placówek - dofinansowania, komunikacja z rodzicami, ich możliwości finansowe. Tych czynników oczywiście nie mógł przewidzieć nawet bardzo dobry plan finansowy, mógł on jednak przyczynić się do stworzenia bufora finansowego - poświęcenie uwagi na doprecyzowanie planu budżetu często bowiem zwraca nam się w postaci lepszych predyspozycji do zaoszczędzenia pieniędzy na nieprzewidziane i trudniejsze sytuacje. Dlatego warto poświęcić temu więcej uwagi, by być przygotowanym na każdą okoliczność!
