Windykacja zaległych należności - prawa i możliwości dyrektora przedszkola lub żłobka

Każdy, kto prowadzi własny biznes doskonale wie, że nieterminowe płatności to niestety żadna anomalia. O tym, w jaki sposób jako organ prowadzący przedszkola lub żłobka możemy egzekwować takie należności, oraz o dostępnych ścieżkach prawnych opowiedziała nam Jessica Nowak - nasza ekspertka z kancelarii prawnej Lexbridge. 

W tym artykule: 

• Problem, który zna wielu dyrektorów
• Co może zrobić organ prowadzący? 
• Zaczynamy od porozumienia
• Opcje porozumienia między stronami
• Dalsze kroki - postępowanie prawne
• Potwierdzenie dostarczenia wezwania
• Pomoc dla organu prowadzącego 
• Ostateczne przedsądowe wezwanie
• Postępowanie sądowe i pozew
• Zabezpieczenia dokumentacyjne
• Kary lub motywacja pozytywna

Problem, który zna wielu dyrektorów

Sytuacja, w której rodzice zalegają w jakiś sposób z płatnościami, zdarza się w większości placówek chociaż raz. Zresztą - jest to problem, który pojawia się w każdej działalności. Temat ten nie jest więc zapewne zaskoczeniem dla żadnego dyrektora. Najczęstszym problemem jest notoryczne spóźnianie z płatnościami bądź dokonywanie ich w niepełnej wysokości. 

Co może zrobić organ prowadzący? 

W momencie, gdy prowadzimy niepubliczną placówkę oświatową to dwie strony - czyli rodzica i organ prowadzący - łączy tak naprawdę umowa o świadczenie usług dydaktycznych oraz wychowawczych. Placówka zobowiązuje się do świadczenia takich usług, a rodzic, który podpisuje umowę - do płatności odpowiedniej kwoty za ich realizację. W tym przypadku mowa oczywiście o czesnym i innych dodatkowych opłatach (wyżywienie czy zajęcia dodatkowe). Co więcej, taka płatność musi następować w odpowiedniej, ustalonej formie, co również regulujemy umową. 

Zaczynamy od porozumienia

Jeżeli dochodzi do jakiejkolwiek nieprawidłowości z tytułu zaległości w płatnościach, zawsze w pierwszym momencie - i myślę, że tutaj zgodzi się z tym każdy dyrektor - próbujemy to wyjaśnić na drodze negocjacyjnej, mediacyjnej. Wychodzimy zatem przede wszystkim od zawarcia jakiejś ugody pozasądowej bądź porozumienia. Bardzo często dzieje się to na bazie maili, smsów, rozmów telefonicznych - ale pamiętajmy, że fajnie by było się spotkać i ustalić, na jakie ustępstwa są się w stanie zgodzić obie strony. 

Opcje porozumienia między stronami

Organ prowadzący ma kilka opcji. Może się zdecydować na rozłożenie na raty płatności, lub wydłużyć termin spłaty. Może również umorzyć w całości lub w części ustawowe odsetki, które przysługują za opóźnienia w płatnościach. Jeśli ma taką możliwość i wolę - może oczywiście również zmniejszyć kwotę zobowiązania. Wspólnie wypracowane postanowienia są skuteczne również w formie ustnej - natomiast chyba nie trzeba nikogo przekonywać, że dla obu stron forma pisemna jest dużo bezpieczniejsza. 

Dalsze kroki - postępowanie prawne

Dość często niestety dochodzi jednak do sytuacji, w której "polubowne" drogi rozwiązania takiego problemu nie są wystarczające i trzeba pójść o krok dalej. Organ prowadzący powinien wtedy wysłać do rodzica pisemne wezwanie do zapłaty, które musi mieć określoną formę. Przede wszystkim musi tam być ujęta kwota zaległości, na którą składają się nieuiszczone opłaty, ale też naliczone odsetki ustawowe. 

Co jest bardzo istotne to fakt, że rodzicom powinien zostać wyznaczony dodatkowy termin na regulację zobowiązania, z zastrzeżeniem, że jeśli ten termin upłynie bezskutecznie, to organ prowadzący będzie miał uprawnienia do rozwiązania umowy. 

Taka przesłanka powinna zostać przewidziana w statucie. Dzięki temu organ prowadzący będzie mógł również skreślić dziecko z listy. Warto tutaj zatem wrócić również do tego, jak ważne jest prawidłowe formułowanie statutów i umów, żeby maksymalnie mocno nas zabezpieczały. 

Potwierdzenie dostarczenia wezwania

Mając kwotę i termin na wezwaniu, musimy również wskazać, w jaki sposób powinna zostać dokonana płatność (mimo, że jest to określone w umowie). Bardzo ważne - zwłaszcza później, gdyby miało dojść do postępowania sądowego - każde wezwanie do zapłaty powinno zostać wysłane listem poleconym tak, byśmy mieli karteczkę z poświadczeniem odbioru (chyba, że decydujemy się na osobiste doręczenie takiego wezwania - wtedy odbiór również powinien być pokwitowany). 

Pomoc dla organu prowadzącego 

Jak w każdej takiej sytuacji, organ prowadzący może się zwrócić do profesjonalnego pełnomocnika, radcy prawnego czy adwokata, który w jego imieniu przeprowadzi proces windykacyjny. Może to być na pewno mniej stresujące dla samego dyrektora i bardziej efektywne - w momencie, gdy pismo idzie z kancelarii, to moc i waga sprawy działa często znacznie bardziej na stronę, która dopuściła się zaległości. 

Ostateczne przedsądowe wezwanie

Jeśli ani polubowne sposoby, ani wezwanie do zapłaty nie przyniosły oczekiwanych skutków - wysyłamy kolejne wezwanie. Tym razem jednak tytułujemy je jako ostateczne, przedsądowe wezwanie. Jeśli chodzi o konstrukcję - wygląda ono tak samo jak poprzednie, jednak tutaj skutek jest nieco inny. Wyznaczamy dodatkowy termin na realizację zobowiązania, ale wskazujemy, że w przypadku bezskutecznego upływu tego terminu, jest to równoznaczne z wystąpieniem sprawy na drogę sądową. Pamiętajmy również, że i to wyzwanie wymaga poświadczenia odbioru! 

Postępowanie sądowe i pozew

Ostatecznie mamy jeszcze czwartą, najtrudniejszą możliwość - czyli postępowanie sądowe i pozew o zapłatę. To organ prowadzący powinien zadecydować, czy takie rozwiązanie jest w porządku - ponieważ wiąże się już ono z pewnymi kosztami, czy to zastępstwa procesowego, czy też opłaty od pozwu. W przypadku mniejszych kwot - może to być nieopłacalne. Jest to więc jeszcze jedna możliwość, ale wymaga ona od nas ustalenia, jaki mamy na to budżet i czy potocznie mówiąc "gra jest warta świeczki". 

Zabezpieczenia dokumentacyjne

W 100% nie jesteśmy oczywiście w stanie zabezpieczyć się przed powstaniem tego typu sytuacji, natomiast możemy robić wszystko, by zminimalizować to ryzyko. Najlepszą ochroną będą jak najlepiej sporządzone umowy i statuty, by w razie jakichś nieprawidłowości móc z nich skorzystać i np. szybko rozwiązać umowę z takim rodzicem, by nie generował dalszych zaległości. 

Kary lub motywacja pozytywna

Mamy również opcję zastosowania formy kary - czyli np. nałożenie odsetek ustawowych (wtedy należy pamiętać, by zastrzec w umowie taką możliwość). Mamy również statut, w którym możemy zapisać, że w przypadku nieuiszczania przez rodzica opłaty w danym terminie, po wyznaczeniu i niedotrzymaniu dodatkowego terminu mamy możliwość rozwiązania umowy i skreślenia dziecka z listy uczniów. Niektórzy decydują się również na pozytywną motywację - i dać rodzicom rabaty, obniżki, lub inne bonusy za terminowe płatności bądź opłaty z góry do przodu.