Skuteczna organizacja pracy kadry w przedszkolach i żłobkach - jak radzić sobie z urlopami macierzyńskimi, L4 i innymi nieobecnościami?

Nieobecności kadry przedszkoli i żłobków często są dużym wyzwaniem dla osób zarządzających personelem i organizujących pracę placówki. Efektywne zarządzanie nieobecnościami, takimi jak urlopy macierzyńskie czy L4, jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości pracy i wysokiej jakości opieki dla dzieci. To, jak organizacja sobie da radę z tym wyzwaniem zależy od szeregu czynników, takich jak dostępność kadry rezerwowej, elastyczność zasad zastępstw czy planowanie z wyprzedzeniem. Jak radzić sobie z organizacją pracy w przypadku urlopów - zapytaliśmy o to naszą ekspertkę, Annę Gruzlę.

W tym artykule:

• Urlopy macierzyńskie i zwolnienia lekarskie w kontekście przepisów prawnych
• Planowanie i organizacja pracy
• Komunikacja i wsparcie
• Kiedy pracownica zgłasza ciążę...
• Kodeks pracy a zatrudnianie kobiet w ciąży
• Rozwiązywanie umowy z pracownicą w ciąży
• Wolne na badania
• Powrót do pracy i przerwy na karmienia
• Nowe przepisy odnośnie nieobecności w pracy
• Zwolnienia od pracy a sytuacja rodziców i dzieci w placówce
• Organizacja pracy kadry a nieobecności

Urlopy macierzyńskie i zwolnienia lekarskie w kontekście przepisów prawnych

W przypadku urlopów macierzyńskich, zwolnień lekarskich (L4) oraz innych nieobecności pracowników istotne jest zrozumienie prawnego kontekstu, który im towarzyszy. Prawo pracy reguluje prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców w kwestiach powyższych nieobecności, jednak jest skonstruowane tak, że bardziej "broni" pracownika. Rolą dyrektora jest zrozumienie potrzeb i sytuacji pracowników, a także zapewnienie im odpowiedniego wsparcia i zrozumienia w przypadku choroby czy ciąży, aby nie byli oni obłożeni dodatkowym stresem z powodu swoich nieobecności. Pracownicy natomiast powinni od początku zdawać sobie sprawę z tego, jakie zasady panują w danej placówce i jak organizowane są kwestie związane z niezdolnością do pracy. Umożliwi to odpowiednie przygotowanie i zminimalizuje ewentualne problemy związane z brakiem odpowiedniej dokumentacji. 

Jeśli zastanawiasz się, czy faktycznie jako pracodawcy jesteśmy w stanie jakoś obejść te zwolnienia czy poradzić sobie z tymi 33 dniami płatnego L4 po naszej stronie, to niestety - tych przepisów nie da się obejść.

W kontekście ciężarnych kobiet kodeks pracy chroni pracodawcę wyłącznie w dwóch przypadkach: jeśli pracownica jest na okresie próbnym nieprzekraczającym jednego miesiąca lub kiedy następuje podjęcie pracy u innego pracodawcy. W pierwszym przypadku prawo staje po stronie pracodawcy i nie zakłada przymusu przedłużenia takiej umowy. Jeśli natomiast pracownica ma umowę na czas określony lub okres próbny, który przekracza ten jeden miesiąc - wtedy dyrektor ma obowiązek przedłużenia takiej umowy o pracę. Można to podsumować w słowach "do 12 tygodnia ciąży chroniony jest pracodawca".

Planowanie i organizacja pracy

Jednak przepisy to jedno, ale żeby dyrektorzy mieli właściwie z kim współpracować i co organizować, kluczowa jest dobra polityka zarządcza - to ona jest jednym z najważniejszych elementów każdej skutecznej działalności. Ważne jest to, jaką ma się kulturę pracy, a także co chce się, aby pracownicy wnosili do zespołu. Stworzenie zespołu opartego na wzajemnym szacunku pozwoli na wypracowanie wspólnych zasad dotyczących tego, jak będzie się postępować, kiedy któraś z pracownic zgłosi ciążę czy jak  wspierany będzie istniejący zespół oraz jak dzielić ich obowiązki w przypadku czyjejś nieobecności - w końcu ewentualne zastępstwa w przewidywanym okresie nieobecności w pracy jednej z nich będą wtedy w gestii reszty kadry.

Najważniejszy jest szacunek do siebie nawzajem, a także szacunek w obrębie zespołu. Jeżeli solidarnie wspieramy siebie, to mamy mniejszy problem z tym, że "Kasia ma dzisiaj chore dziecko i idzie na zwolnienie". Ale Kasia wie, że równolegle do tego, kiedy ona stawi się do pracy, a którejś koleżanki nie będzie, to ona będzie musiała równie silnie pracować i poświęcić swój czas. Chodzi o znalezienie balansu.

W ramach planowania i organizacji pracy kadry ważne jest zapewnienie efektywnych grafików i harmonogramów pracy, uwzględniających nieobecności pracowników. W przypadku np. urlopu macierzyńskiego czy długotrwałych urlopów zdrowotnych, konieczne może okazać się znalezienie zastępstwa.

Komunikacja i wsparcie

Jak już wiemy, budowanie otwartej i komunikatywnej atmosfery w zespole jest bardzo ważne, ponieważ to ona pozwala na zbudowanie naprawdę zgranego, wspierającego się zespołu. Regularne rozmowy z pracownikami na temat ich potrzeb i oczekiwań pozwolą na lepsze przysposobienie placówki do potrzeb pracowników, a także na zrozumienie ich problemów.

Wsparcie i zrozumienie dla pracownic, które wybierają się lub już są na urlopie macierzyńskim czy na zwolnieniu lekarskim jest w budowaniu relacji w zespole bardzo ważne. Taka postawa pracodawcy pozwala na budowanie więzi pomiędzy pracownikami a placówką i wpływa na ich morale oraz zaangażowanie w działania. Nie zapominajmy także o przerwach, które pozwalają pracownikom na odpoczynek, regenerację sił i poprawę efektywności wykonywanej pracy.

To budowanie zespołu jest szczególnie ważne, ponieważ jeśli każdy z pracowników chciałby tylko korzystać tylko z tego, co mu przysługuje, nie patrząc przy tym na potrzeby i możliwości innych, to w pewnym momencie doszłoby do jawnego konfliktu interesów. Czy pracownicy chcieliby wtedy się uzupełniać lub zostawać po godzinach?

Kiedy pracownica zgłasza ciążę...

Ania wprost przyznaje, że najbardziej sprawdza się u niej, kiedy pracownica, która dopiero co dowiedziała się o ciąży, zaraz po zgłoszeniu tego faktu idzie na zwolnienie lekarskie. W ten sposób tworzy się stabilna sytuacja, polegająca na tym, że Ania ma pewność, iż danej osoby nie będzie i trzeba szukać kogoś na zastępstwo lub wypełniać luki w grafiku. W przeciwnym razie zawsze istnieje ryzyko, że pracownica w ciąży poczuje się źle - mając prawo do zadzwonienia każdego dnia i powiedzenia "pani Aniu, przykro mi, dzisiaj mnie nie będzie, nie dam rady". W takim wypadku zespół nagle traci osobę z danej zmiany, a o znalezienie zastępstwa na godzinę przed otwarciem żłobka bywa trudno.

W placówce Ani w momencie rozmowy aż 10 osób było na różnego rodzaju zwolnieniach. Oczywiście, sprawa wygląda zupełnie inaczej w małych placówkach, w których pracują 2-3 osoby - wtedy nie ma praktycznie fizycznej możliwości, żeby obecnymi pracownikami "łatać" etat, więc pozostaje szukanie kogoś na zastępstwo.

Kodeks pracy a zatrudnianie kobiet w ciąży

Jeżeli pracownica zgłaszająca ciążę przekroczy wspomniany wcześniej 12 tydzień, to do dnia porodu ma automatycznie przedłużoną umowę. W tym okresie nalicza się także urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy o pracę z dniem porodu, to do wypłaty będzie także zaległy urlop wypoczynkowy za cały okres, kiedy była na zwolnieniu lekarskim. To samo tyczy się urlopu macierzyńskiego - stąd też zdarzają się sytuacje, w których pracownica jest na urlopie macierzyńskim 12 miesięcy, potem zostaje w domu jeszcze 4-5-6 tygodni, wybiera zaległe urlopy i dopiero wtedy wraca do placówki. Jeżeli nie wydamy pracownikowi tego urlopu w odpowiednim czasie, to mandat karny wyniesie wtedy 30 tys. zł.

Nie ma za to przepisów, które nakazywałyby ciężarnej pracę w wymiarze godzin mniejszym, niż dotychczas - jak w przypadku matek karmiących piersią.

Rozwiązywanie umowy z pracownicą w ciąży

Prawo pracy dopuszcza rozwiązanie umowy o pracę z powodu konkretnych, bardzo skrajnych przypadków. Jeżeli okaże się, że dojdzie do poważnego naruszenia przepisów prawa, na przykład niewypełnienia podstawowych obowiązków, kradzieży mienia czy skopiowania poufnych danych - wtedy możemy faktycznie rozwiązać taką umowę. Przepisy mówią, że zwolnienie za porozumieniem stron czy zmiana warunków pracy nie wchodzą w przypadku ciężarnej w rachubę, a dyrektorowi pozostaje do dyspozycji jedynie zwolnienie dyscyplinarne.

Kodeks pracy mówi także, że "żaden przepis nie zabrania również, aby ciężarna sama wypowiedziała umowę o pracę; gdyby jednak złożyła stosowne oświadczenie, nie wiedząc, że jest w ciąży, to sąd może uchylić się od skutków takiego wypowiedzenia", co oznacza, że dyrektor będzie musiał ją przywrócić do pracy i wypłacić zaległe wynagrodzenie. A to wszystko dlatego, że pracownik zawsze może stwierdzić, że nie był czegoś pewien lub czegoś nie wiedział.

Wolne na badania

Kodeks pracy, a konkretnie art. 185 stanowi także o tym, że pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownicy zwolnień od pracy na konkretne badania pod warunkiem, że dotyczą one ciąży, nie mogą być wykonane po godzinach pracy i są zlecone przez lekarza prowadzącego ciążę. Z automatu pracodawca ma lekko zawiązane ręce, ponieważ te wszystkie dokumenty są naprawdę niesamowicie restrykcyjnie traktowane przez RODO - dlatego także Ania uważa, że wysłanie na L4 od razu jest najbardziej zdroworozsądkowe.

Powrót do pracy i przerwy na karmienia

W przypadku zatrudniania kobiety, która już urodziła i wróciła do pracy po urlopie macierzyńskim, ale nadal karmi piersią - przysługują jej dwie półgodzinne przerwy na karmienia. Dyrektor ma zatem takie możliwości: rozbić te dwie przerwy, a młodej mamie pozwolić w trakcie dnia wychodzić na karmienie albo przerwy zsumować tak, żeby pracownica pracowała wtedy 7 godzin, a nie 8.  Ta przerwa musi być odnotowana na liście obecności i w ewidencji godzin pracy. Natomiast w przypadku osoby w pracy w obniżonym wymiarze godzin, na przykład 4 godzin dziennie - przerwy na karmienia nie przysługują. Jedna półgodzinna przerwa przysługuje za to tym młodym mamom, których etat jest większy, ale nie przekracza 6 godzin dziennie.

Zdarza się także tak, że urlopu wychowawczego do pracy w żłobkach wracają kobiety chcące, aby ich małe dzieci uczęszczały do placówek, w których one pracują jako opiekunki. Nie ma przepisów, które zabraniałyby na taki układ, ale niektórzy dyrektorzy zastanawiają się w takich sytuacjach - co z przerwami na karmienia? Cóż, praca z jednoczesnym karmieniem dziecka i wynikające z tego dodatkowe przerwy nie zależą od miejsca pobytu malucha, dlatego przerwy i tak jej przysługują.

Nowe przepisy odnośnie nieobecności w pracy

Od kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy prawa pracy związane z urlopami pracowników. Na ich podstawie możemy wywnioskować, jakie dni wolne przysługują każdemu pracownikowi - zawierają się w nich dobrze nam znane dni urlopu wypoczynkowego, ze standardowymi 4 dniami "na żądanie" czy 2 dni opieki nad dzieckiem, ale prawo pracy wprowadziło także dwie nowości. Jest to 5 dni urlopu opiekuńczego na kogokolwiek z domostwa pracownika (urlop bezpłatny) oraz 2 dni lub 16 godzin urlopu z powodu tak zwanej "siły wyższej" czy spraw rodzinnych (w tym przypadku pracownik pobiera 50% swojego wynagrodzenia).

Podsumujmy sobie zatem, jakie dni wolne przysługują każdemu pracownikowi:

• 20-26 dni urlopu wypoczynkowego (w nim 4 dni na żądanie, co oznacza, że pracownik ma prawo zadzwonić rano i powiedzieć, że po prostu go nie będzie, a przyczyna tej nieobecności nie musi zostać podana);
• 2 dni opieki nad dzieckiem, niezależne od liczby dzieci (czyli pracownik mający na przykład dwójkę dzieci i tak będzie miał dwa dni opieki);
• urlopy okolicznościowe (na przykład na własny ślub - 2 dni, ślub rodzeństwa - 1 dzień, pogrzeb rodzica - 1 dzień itd.);
• urlopy bezpłatne (dostępne do odbioru po wybraniu urlopów płatnych);
• urlopy macierzyńskie i wychowawcze;
• 5 dni urlopu opiekuńczego na kogokolwiek z domostwa pracownika (bezpłatnie);
• 2 dni albo 16 godzin - urlop z powodu "siły wyższej" czy spraw rodzinnych (tym okresie pracownikowi przysługuje 50% wynagrodzenia).

Zwolnienia od pracy a sytuacja rodziców i dzieci w placówce

Każdy wie, jak ogromnym minusem dla dzieci i rodziców jest często zmieniająca się kadra. Nie ma co ukrywać - dla dyrektora też jest to krępujące: po raz kolejny kogoś zmieniać i tłumaczyć to rodzicom, a także mieć nadzieję, że maluchy przyzwyczają się do nowego opiekuna. 

Równolegle staram się komunikować rodzicowi, że szanuję jego obawy i wiem, że nie podobają mu się tego typu zmiany, ale pracownik ma swoje własne życie i ma do niego pełne prawo i absolutnie chciałabym, żeby moje dziewczyny były szanowane dokładnie tak, jak jest szanowany rodzic (bo rodzice także całkiem niedawno byli w domu, też zajmowali się małymi dziećmi).

Organizacja pracy kadry a nieobecności

Smutna puenta jest taka, że nie da się uniknąć tych kosztów i sytuacji, tym bardziej, że żłobki i przedszkola to działalności bardzo regulowane prawnie, na przykład pod względem tego, ile osób należy zatrudnić na jaką liczbę dzieci, w jakim wymiarze i z jakim doświadczeniem. Dlatego znalezienie zastępstwa za kobietę w ciąży nie należy do łatwych wyzwań. Nie każdy z kandydatów, który się zgłosi nada się do takiego zawodu, a część z nich zupełnie inaczej wyobraża sobie pracę z dziećmi, niż ona w rzeczywistości wygląda.

Wspierający się, zgrany zespół jest zatem bardzo dobrym rozwiązaniem, żeby sobie poradzić z urlopami i nieobecnościami w pracy.

Pomóc też może rozpisanie sobie urlopów z wyprzedzeniem. Kodeks pracy sugeruje nawet, żeby już w styczniu zorganizować plan urlopów na cały rok. Jeśli pojawiają się wątpliwości - warto zawsze dzwonić do PiPu. Są naprawdę pomocni i odpowiedzą na wszelkie pojawiające się zapytania.