6 pytań do prawnika o dokumenty wymagane podczas kontroli zewnętrznej
Zagadnienia związane z kontrolą zewnętrzną w placówce niejednokrotnie rodzą szereg pytań - jaki jest zakres kontroli? Czy zawsze trzeba przedłożyć oryginały dokumentów? Jaki mamy czas na składanie tzw. wyjaśnień do kontroli? Zadaliśmy radcy prawnemu Wojciechowi Górnemu sześć ważnych pytań w tym zakresie. Oto odpowiedzi!
W tym artykule:
- Czy zakres kontrolowanej dokumentacji jest jasno określony w przepisach?
- Czy zawsze wymagane jest przedłożenie oryginałów dokumentów, czy wystarczające są kopie?
- Jaki mamy czas na przedłożenie dokumentów?
- Gdzie w świetle przepisów powinna odbywać się kontrola?
- Czy możemy się ubiegać o kontrolę w formie zdalnej?
- Czy możemy się nie zgodzić z zakresem kontroli?
Czy zakres kontrolowanej dokumentacji jest jasno określony w przepisach?
Zakres takiej dokumentacji jest regulowany bardzo różnie ze względu na różne aspekty z nią związane - np. takie jak rodzaj dotacji. W przypadku przedszkoli sytuacja jest prosta - dotacja podmiotowa przysługuje z mocy ustawy, a szczegółowe zapisy znajdziemy w art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, które wskazują wprost szczegółowy zakres dokumentacji - organizacyjnej i finansowej. W przypadku dotacji celowej, dużo zależy od tego, czy tę dotację mamy na podstawie umowy czy np. uchwały rady gminy. W tym drugim wypadku uchwały są bardzo krótkie i głównie określają ile się należy i jak wydatkować dotację. W przypadku umowy mamy przepisy ogólne o finansach publicznych, ale przede wszystkim - regulację samej umowy.
Czy zawsze wymagane jest przedłożenie oryginałów dokumentów, czy wystarczające są kopie?
Jest to zagadnienie regulowanie niejednoznacznie. Bardzo często, choć nie zawsze, w uchwale dla przedszkoli jest wskazany rodzaj dokumentacji i dokładny przebieg kontroli. Na tej zasadzie powinniśmy się przygotowywać. Oczywiście dobrą praktyką urzędów jest wskazanie w zawiadomieniu o kontroli tego, jaka forma dokumentacji będzie jej podlegać. Niestety - jak wiemy z doświadczenia, nie jest to praktyka, którą stosuje się zawsze.
Często nie zdajemy sobie sprawy - szczególnie tyczy się to żłobków - że warto spojrzeć na przepisy prawa przedsiębiorców. W zasadach, które dotyczą kontroli wprost wskazany jest przepis, że urząd nie może wyciągać negatywnych konsekwencji tylko z tego powodu, że w toku sprawy nie zostały przedłożone oryginały dokumentów. Jest to ciekawy przepis, na który warto się w razie czego powołać.
Jaki mamy czas na przedłożenie dokumentów?
Jeśli mówimy o dotacji podmiotowej dla przedszkoli, to mamy przepis ustawowy, który mówi o tym, że dokumentację przedstawia się w toku kontroli w terminie 14 dni od zażądania. Te terminy bywają radykalnie skracane - a to nie znajduje oparcia w przepisach i o tym warto wiedzieć i porównać z treścią uchwały. Można się tu czasem dopatrzeć niezgodności. Weźmy tu pod uwagę hierarchię aktów prawnych - w razie sprzeczności przepis ustawowy ma tutaj pierwszeństwo.
Gdzie w świetle przepisów powinna odbywać się kontrola?
W siedzibie kontrolowanej jednostki, w urzędzie, a może zdalnie - każda odpowiedź jest tak naprawdę prawidłowa. To zależy od uchwały bądź umowy, ustawa nie wyklucza żadnego z tych rozwiązań. Najczęściej spotykamy się z tym, że kontrola odbywa się w siedzibie placówki. Daje to przestrzeń do sprawdzenia dodatkowo różnych aspektów - np. do tego, czy zabawki, meble zakupione z dotacji rzeczywiście znajdują się w placówce. Wiele zalet przemawia za kontrolą na miejscu. Jeśli żadnych szczegółowych regulacji nie mamy do dyspozycji w danej sytuacji, to najczęściej przyjmujemy taką właśnie formę za domniemaną.
Czy możemy się ubiegać o kontrolę w formie zdalnej?
Jeśli chodzi o kontrolę zdalną - niektóre regulacje rzeczywiście udostępniają taką możliwość. Co do zasady, jednak jest to wykluczane lub traktowane jako ostateczność w specjalnych przypadkach i sytuacjach. Nie możemy zatem tego wymagać od organu kontrolującego. Jeśli mamy do czynienia z takim zapisem, ta forma może zostać wprowadzona - ale nie musi.
Czy możemy się nie zgodzić z zakresem kontroli?
Na każdym etapie kontroli warto pamiętać, że mamy możliwość składania wyjaśnień. Jeśli mamy wątpliwości co do zakresu żądanej dokumentacji, to możemy przedstawić swoje stanowisko. Będziemy wtedy argumentować, że dany rodzaj dokumentu jest w naszej ocenie poza zakresem kontroli. Na przykład - przy kontroli wydatkowania dotacji możemy wykazywać, że szczegółowe akta pracownicze nie są konieczne, bo wystarczającą podstawą prawną będzie sama umowa dotacyjna, lub dodatkowo np. sama lista płac. Urzędy mają tendencję do tego, by naciągać granicę tego, co jest wystarczające, poszerzając niepotrzebnie kontrolowaną dokumentację. A tak naprawdę kontrola powinna być przygotowana tak, by dla podmiotu kontrolowanego była jak najmniej uciążliwa.
