¿Cómo organizar unas jornadas de puertas abiertas?

La captación y matriculación de estudiantes en centros educativos es un desafío constante, y las jornadas de puertas abiertas se han convertido en una herramienta invaluable para establecer conexiones reales con las posibles familias. Estas jornadas no sólo ofrecen una simple visita a las instalaciones, sino que también crean un espacio donde los valores, la filosofía educativa y la comunidad se fusionan. 

En este artículo explicaremos cómo organizar unas jornadas de puertas abiertas basadas en la experiencia del grupo de Escuelas Infantiles El Mundo de Mozart, desarrollaremos el paso a paso del procedimiento óptimo a seguir para cautivar y atraer a nuevas familias a tu escuela infantil.

Planificación de jornadas de puertas abiertas

Antes de embarcarte en la organización de las jornadas, es esencial definir tus objetivos:

¿Buscas destacar aspectos específicos de tu enfoque educativo durante la visita?

¿Quieres mostrar tus instalaciones de vanguardia o destacar el ambiente inclusivo de tu comunidad educativa? 

Establecer metas claras te ayudará a diseñar un evento coherente y significativo.

La clave está en ir más allá de la mera presentación física del centro:

¿Cuál es la identidad de tu institución?

¿Cuáles son los aspectos únicos que la distinguen? 

Al responder estas preguntas, podrás definir tus objetivos de manera más específica y adaptar tus estrategias para alcanzarlos.

Fecha y hora

La elección de la fecha y la hora es clave para garantizar una alta asistencia de tu público objetivo. Opta por días y horas que se adapten a la rutina de las familias. Los fines de semana o las tardes entre semana suelen ser las mejores opciones. Asegúrate de anunciar la fecha con suficiente antelación para que los padres puedan planificar su asistencia.

No subestimes el poder transformador de un evento bien programado y cuidadosamente planificado. Además de seleccionar un momento oportuno, es fundamental considerar la duración del evento. Una jornada de puertas abiertas no debería ser ni demasiado breve ni demasiado extensa. Por ello, es vital asegurarse de contar con un horario definido, recursos y actividades variadas que capten y mantengan el interés de las familias a lo largo de todo el evento. Desde demostraciones interactivas hasta sesiones informativas, cada detalle debe contribuir a crear una experiencia enriquecedora y memorable para los asistentes.

La calidad del evento y su capacidad para ofrecer información relevante y experiencias significativas pueden marcar la diferencia en la percepción que las familias tengan de la institución educativa.

Segmentación por grupos de edad

Considera segmentar las actividades según las edades de los niños/as. Esto permitirá que las familias se sumerjan en la experiencia específica que vivirán sus hijos/as. Un recorrido por las áreas de juego para los más pequeños/as, presentaciones educativas y sesiones informativas para los padres y madres se pueden adaptar a cada segmento.

El objetivo es que las familias se sientan entendidas y atendidas en sus necesidades específicas. Al segmentar las actividades, demuestras que tu escuela infantil no sólo es consciente de las diferentes etapas de desarrollo, sino que también está comprometida en ofrecer experiencias personalizadas, algo muy demandado hoy en día.

Experiencias interactivas

Las jornadas de puertas abiertas, como su objetivo, no solo deben ser eventos informativos, sino también experiencias interactivas e inmersivas. Es fundamental diseñar actividades que no solo informen, sino que también involucren activamente a los niños y niñas, ofreciendo una auténtica muestra de la dinámica educativa de la institución.

Desde talleres prácticos hasta demostraciones en vivo, cada actividad debe estar cuidadosamente planeada para brindar una experiencia completa y enriquecedora para los padres y sus hijos/as.

Además, es importante ofrecer oportunidades para que los padres y los niños participen juntos, fomentando así una conexión más profunda con la comunidad educativa. Al crear un ambiente acogedor y participativo, de la misma manera, se establece una base sólida para construir relaciones duraderas y promover la confianza en la institución educativa.

Piensa en estas acciones como ventanas a la vida cotidiana de tu centro lo que te permitirá brindar a las familias y los futuros alumnos, la oportunidad de vivir en primera persona el proyecto y método de tu centro educativo, y esto se puede convertir en un factor decisivo en su elección.

Testimonios

Nada supera el poder de una historia bien contada. Incorpora a tu presentación testimonios de padres, madres, antiguos/as alumnos/as que destaquen cómo tu escuela ha impactado positivamente en sus vidas. Estos relatos proporcionan un elemento emocional y genuino que puede resonar profundamente con las nuevas familias.

Las historias humanizan la experiencia educativa. Asegúrate de incluir una variedad de voces y perspectivas para mostrar la diversidad y la inclusión en tu comunidad. Puedes utilizar formatos multimedia, como videos cortos o testimonios en vivo, para aumentar el impacto emocional, como una de las vías para conectar con los padres y tu futuro alumnado.

Visitas personalizadas

Organiza recorridos personalizados que permitan a las familias explorar el centro. Destaca las aulas, las áreas de juego, etc, así como cualquier espacio único que defina la identidad de tu centro. Personalizar la experiencia ayuda a las familias a imaginar a sus hijos/as creciendo en ese entorno.

Un enfoque personalizado no sólo significa mostrar las aulas, decoración o servicios ofrecidos, sino también explicar cómo cada aspecto de tu oferta, contribuye al desarrollo integral de los niños/as. Incluye paradas estratégicas donde el personal pueda compartir anécdotas, logros y detalles específicos que resalten el valor educativo de cada espacio, algo que es único para cada uno de los centros.

Participación del equipo educativo

El personal docente forma parte de la cara visible de tu centro educativo. Ofrece sesiones con las educadores/as y tutores/as donde realicen una presentación de la filosofía educativa de la institución, resuelvan dudas y demuestren su compromiso con el bienestar y desarrollo de los alumnos/as.

La participación activa del equipo educativo es un punto fuerte en la toma de decisiones de las familias. Este es el momento para que los educadores/as destaquen su pasión por la enseñanza y su conexión con los peques.

Material informativo

Una vez finalizada la visita proporciona material informativo de calidad a través de una entrevista personal con las familias. Folletos, catálogos y documentos que destaquen los aspectos más relevantes de tu programa educativo, valores y servicios que pueden ayudar a que tu centro educativo permanezca en la mente de las familias después del evento.

Piensa en estos materiales como herramientas para profundizar en la información presentada durante las jornadas. Incluye datos relevantes sobre cualquier aspecto que distinga a tu centro, junto con las fechas de inscripción. Además, asegúrate de proporcionar datos de contacto para consultas adicionales.

Registro y seguimiento

Facilita el registro de asistentes durante las jornadas y establece un sistema para el seguimiento posterior al evento como por ejemplo con un CRM que te ayude a crear una base de datos con un seguimiento a posteriori. Para esto existen herramientas muy útiles como Dinantia y LiveKid que ya lo tienen integrado dentro sus funcionalidades. Recopila datos de contacto para enviar agradecimientos y recordatorios de próximos eventos. Este seguimiento crea una conexión continua y muestra el compromiso de tu centro con las nuevas familias.

El proceso de registro no sólo sirve para mantener un recuento de asistentes, sino también como una oportunidad para recopilar datos que puedan ser útiles en futuras estrategias de captación. Pregunta sobre las áreas de interés de las familias, las inquietudes específicas o cualquier detalle que pueda ayudarte a adaptar tu enfoque en futuras interacciones.

En definitiva, la clave para organizar una jornada de puertas abiertas efectiva va más allá de mostrar el centro; implica crear experiencias que conecten con el corazón y la mente de las posibles familias.

Al planificar estratégicamente, personalizar la experiencia y construir relaciones sólidas, tu centro educativo, sin duda, puede convertir cada jornada de puertas abiertas en una oportunidad única para conectar con esas madres y padres.

Estas jornadas no solo abren puertas físicas, sino que también abren puertas a la confianza, la empatía y la colaboración que son fundamentales en la educación de los más pequeños/as.

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Artículo en colaboración con la experta:

Denise Zarruk Vargas - experta en marketing educativo y experiencia de cliente, consultora estratégica de escuelas infantiles y colegios, donde aporta su amplia experiencia en Marketing y su propia trayectoria de éxito empresarial como fundadora del grupo de Escuelas Infantiles “El Mundo de Mozart” y el centro de actividades extraescolares “MozartKids”.

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