¿Cómo organizar una fiesta final de curso inolvidable en tu Escuela Infantil?

¡Imagínate la escena! Sonrisas y lágrimas de alegría, abrazos y birretes lanzados al aire, ¿sabes de qué te hablo? Sí, de la graduación de los alumnos/as del último curso en tu centro infantil. Este momento va más allá de un simple acto escolar, es una oportunidad para fortalecer los lazos con las familias y dejar una huella en cada pequeño. Esta etapa representa perseverancia, superación, gratitud, responsabilidad y un sentido de pertenencia a una comunidad educativa y centro de enseñanza.

A todos los directores/as que se enfrentan al desafío de organizar un “Festival de Graduación de una Escuela Infantil”, ¡felicitaciones por asumir este reto!

Por esta razón, hemos consultado a Icíar García Pérez, experta en branding y marketing educativo, quien nos explica la importancia de transmitir los valores de la marca en cada ceremonia de graduación. Es una oportunidad única para reforzar la identidad de la institución y recordar a las familias que forman parte de una comunidad educativa que siempre estará ahí para apoyarlos.

Mientras que, Begoña Vaquero Aguilar, coordinadora de marketing y comunicación del Colegio Alameda International School, nos recomienda crear un tema inspirador basado en una historia que refleje el viaje que los alumnos/as han realizado durante esta etapa de sus vidas. Este año, el claim utilizado en la graduación de su centro educativo fue, "Cuando el talento vuela, despegamos todos". A partir de este tema, han tejido una hermosa historia que involucró a toda la comunidad educativa: docentes, alumnos/as, familias y equipo directivo. En definitiva, crear un claim hace que cada graduación sea memorable.

En el proceso de organizar el Festival de Graduación de tu escuela infantil, es crucial considerar, no sólo los aspectos logísticos, sino también asegurarte de incluir momentos significativos, como la entrega de diplomas y homenajes que muestren el crecimiento y los logros de los niños/as durante esta etapa tan importante de la educación infantil.

Desde Livekid, estamos aquí para ayudarte a que cada graduación sea única e inolvidable. Por ello, hemos preparado esta guía con la colaboración de diferentes expertos para darte las “pautas clave” que te ayudarán a preparar con éxito la organización de tu festival de fin de curso:

• Establecer un comité organizador: Forma un equipo de maestros, personal administrativo, personal de mantenimiento y equipo directivo interesados/as en colaborar en la organización del festival. Divide las responsabilidades para que cada miembro del comité tenga una tarea específica.

• Determinar la fecha y el lugar: Elige una fecha y comunícala con suficiente antelación para que la mayoría de las familias puedan organizar sus agendas. Asegúrate de contar con un lugar adecuado para llevar a cabo el festival, ya sea en el patio de la escuela, un salón de actos o un teatro local.

• Tema del festival: Decide un tema apropiado para el festival de graduación. Puede ser un tema general como "Atrévete a volar" o relacionado con el cambio de etapa. El tema debe guiar la decoración, el vestuario y las actividades del evento.

• Planificación del programa: Crea un programa detallado que incluya las diferentes partes que conforman el festival como las presentaciones musicales, actuaciones, discursos y la entrega de diplomas. Asegúrate de que el programa sea entretenido y refleje los talentos y habilidades de los niños/as e involucre a las familias. 

• Prácticas y ensayos: Programa ensayos regulares para las presentaciones y las actuaciones. Esto permitirá a los peques y a los maestros familiarizarse con el escenario y garantizar el buen desarrollo del evento. Práctica los discursos y así como las transiciones del festival .

• Invitaciones y comunicación: Diseña invitaciones creativas y envíalas a las familias de los niños/as graduados/as. Asegúrate de incluir información relevante como la fecha, el lugar, la hora y cualquier requerimiento especial. Utiliza diferentes canales de comunicación, como boletines, correos electrónicos y redes sociales. Recuerda que para comunicar cualquier evento a las familias y mantenerlas informadas, puedes utilizar una agenda digital con funcionalidades de comunicación como LiveKid. De esta manera, la información proporcionada no se perderá y todos los asistentes podrán consultar los detalles en cualquier momento.

• Decoración: Prepara una decoración acorde al tema del festival. Utiliza colores vivos, globos, pancartas y otros elementos temáticos. Supervisa que la decoración sea segura y apropiada para los pequeños/as.

• Vestuario: Decide un atuendo adecuado. Puede ser algo sencillo pero especial, como una camiseta temática. Informa a las familias sobre el vestuario y da sugerencias para que puedan conseguirlo fácilmente o confeccionarlo.

• Fotografía y video: Contrata a un fotógrafo/a y/o videógrafo/a profesional para capturar los momentos más especiales del evento. También puedes pedir a los padres/madres voluntarios que tomen fotos y videos adicionales para compartirlo con toda la promoción en la nube/espacio de la agenda digital. Solicita el consentimiento de los padres y madres para sacar y publicar imágenes de todos/as.

• Recuerdos y regalos: Considera la posibilidad de entregar recuerdos a los alumnos/as como diplomas personalizados u otro obsequio temático. También puedes preparar bolsas con artículos sencillos como una botella de agua, abanico y programa del evento, y colocar cada una de ellas en las butacas del teatro o salón de actos.

• Logística y seguridad: Elaborar un plan logístico para el día del evento que incluya aspectos como el montaje del escenario, la disposición de las sillas para los invitados/as y la gestión del flujo de personas. Asegúrate también de tener en cuenta la seguridad de los niños/as durante las actuaciones, proporcionando medidas de emergencia y supervisión adecuada.

• Prueba general: Realiza una prueba general del festival días antes del evento. Esto permitirá identificar posibles problemas y hacer los ajustes necesarios. Es importante revisar la calidad del sonido, la iluminación así como explicar al equipo logístico su rol durante el festival.

• Día del evento: Asegúrate de llegar con antelación al lugar y coordinar con el equipo logístico todos los detalles para que todo esté listo a tiempo. Mantén la calma y disfruta del evento junto con los niños/as, las familias y el personal de la escuela. Recuerda agradecer a todos los involucrados/as su apoyo y participación. ¿Y después del evento? ¡No te olvides de compartir todas las fotos y videos a través de tu agend digital!

Gracias a esta pormenorizada estructura tienes todas las herramientas necesarias para organizar un Festival de Graduación realmente exitoso y perdurable en la memoria de todos/as. Recuerda que el secreto radica en una planificación minuciosa, una comunicación efectiva y mucha, mucha dedicación por parte de todos los organizadores del mismo.

En este tipo de eventos cada detalle cuenta, desde la elección del tema hasta la entrega de diplomas, y cada momento debe estar impregnado de alegría y emoción.

¡Os deseamos mucho éxito en la organización!

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Artículo en colaboración con la experta:

Denise Zarruk Vargas - experta en marketing educativo y experiencia de cliente, consultora estratégica de escuelas infantiles y colegios, donde aporta su amplia experiencia en Marketing y su propia trayectoria de éxito empresarial como fundadora del grupo de Escuelas Infantiles “El Mundo de Mozart” y el centro de actividades extraescolares “MozartKids”.