"Zależało mi na bezpieczeństwie danych. Dlatego wybrałam tę aplikację!"

Iwona Sadzik to dyrektor dwóch goleniowskich placówek: Niepublicznego przedszkola i żłobka PUCHATEK oraz Publicznego Przedszkola PUCHATKOWA KRAINA w Goleniowie. Pierwsza placówka powstała w 2012 roku, a druga cztery lata później. Jak opowiada Iwona, od początku była nastawiona na to, by pracować z dziećmi możliwie w jak najbardziej kreatywny sposób i stawiać na rozwój motoryczny dzieci. 

W tej historii: 

• Idea placówki
• Drogi łączą się z LiveKid
• Informacje docierające tam, gdzie trzeba
• Wgląd do przepływu informacji
• Nowoczesny zeszyt kontaktu 
• Przede wszystkim bezpieczeństwo! 
• Punkt widzenia dyrektora jest ważny
• Koniec miliona smsów 
• Ile czasu oszczędza Iwona z LiveKid?
• Paradoks tablic z ogłoszeniami
• LiveKid to relacje 

Idea placówki

Teraz, kiedy rodzice są coraz bardziej zabiegani, siłą rzeczy znajdują mniej czasu na to, by zwrócić bardzo szczegółową uwagę na rozwój motoryki dziecka. To staje się zatem naszym zadaniem. Coraz więcej dzieci ma potrzeby z zakresu integracji sensorycznej. A to jest przy okazji moja pasja, coś naprawdę ważnego dla mnie. Dzieci powinny uczyć się świata poprzez samodzielne działanie, ale również sensorykę. Realizujemy zatem dużo autorskich programów, które umożliwiają dzieciom wielozmysłowe doświadczanie świata. W tym roku jednym z nich jest program Kraina Zmysłów. 

Drogi łączą się z LiveKid

O LiveKid słyszeliśmy tak naprawdę dużo wcześniej przed tym, jak zdecydowaliśmy się go u nas wdrożyć. Musieliśmy na swój sposób dojrzeć, by uświadomić sobie, że cały świat idzie w stronę tego typu ulepszeń komunikacyjnych. Na przełomie września i października zrobiliśmy zatem poważne podejście do wprowadzenia aplikacji. W październiku ruszyliśmy już całkowicie, dane zostały wprowadzone i rodzice zaczęli korzystać. Z racji ograniczeń związanych z pandemią, dostrzegliśmy wraz z rodzicami potrzebę komunikowania się przy pomocy cyfrowych narzędzi.

Ważna dla nas była jakość komunikacji jak i jej dostępność dla każdego uczestnika tego procesu. Obecnie rodzic, przyprowadzając dziecko do placówki, nie ma bezpośredniej możliwości kontaktu z wychowawcą każdego dnia  i zapytania o wiele istotnych informacji: jak dziecko się czuło, czy uczestniczyło w zabawach, jak spało, jadło itp. Szczególnie rodzice, których dziecko się adaptuje do placówki potrzebują takich szczegółowych relacji z życia przedszkolnego ich pociechy. 

A aplikacja umożliwiła nam udzielanie takich bieżących informacji bezpośrednio przez wychowawcę. Gdy rodzic zobaczy na zdjęciu uśmiechniętą buzię swojego dziecka z pewnością jest spokojniejszy.

Informacje docierające tam, gdzie trzeba

Dotychczasowe formy komunikacji jakoś się sprawdzały, ale... no właśnie, “jakoś” to dobre słowo.  Kartki, które od nas dostawali rodzice  z informacjami - np. o płatności, o tym, co trzeba przynieść - ginęły gdzieś po drodze, albo były włożone nie tam gdzie trzeba. I łatwo było zapomnieć. Kończyło się to porannym zdenerwowaniem, że dziecko przyszło nieprzygotowane i nie miało czegoś niezbędnego do zajęć.  Aplikacja nam to bardzo ułatwiła. 

W czasie rzeczywistym wszyscy rodzice dostają od nas informacje w ogłoszeniach, a ja widzę, kto je odczytał. Ewentualnie jeśli ktoś się w porę nie zapozna z komunikatem, to ja mogę jeszcze zareagować i mam chwilę, by spróbować się skomunikować ponownie - np. na czacie w aplikacji. 

Wgląd do przepływu informacji

Kontakt telefoniczny zmniejszył się u nas stanowczo od czasu wprowadzenia LiveKid. Rodzice piszą do nas, my w wolnym czasie odpowiadamy. Kiedy trzeba piszą do mnie, w innych przypadkach do wychowawców. Ja też mam stały wgląd do tego, jak wygląda przepływ informacji, czy aby na pewno wszyscy rodzice zostali o wszystkim poinformowani. 

Świetnie to się sprawdza z punktu widzenia menedżerskiego. Czasem coś się zadzieje z minuty na minutę - szczególnie teraz, gdy jest pandemia. Na przykład dowiaduje się o czyjejś kwarantannie i muszę wykluczyć dzieci czy pracowników, którzy nie mogą w danym czasie pojawić się w placówce. Wtedy siadam i wysyłam w aplikacji informacje do konkretnych osób bardzo szybko i co ważne - mam pewność, że te osoby to otrzymały. 

Nowoczesny zeszyt kontaktu

Są takie sytuacje, które czasem trzeba omówić indywidualnie i dobrze, gdy jest to spisane. Na przykład wtedy, gdy trzeba coś powiedzieć odnośnie zachowania dziecka, że coś nas niepokoi. Wcześniej prowadziliśmy tzw. "zeszyty kontaktów", gdzie rodzic podpisywał notatkę, że jakieś zdarzenie miało miejsce w ciągu dnia. A teraz jest to w aplikacji umieszczane, rodzic to widzi i może w każdej chwili się do tego odnieść lub dopytać o różne sprawy, które go niepokoją. Dla mnie to jest też wgląd w sytuację, że gdyby zdarzenia się powtarzały, to trzeba wdrożyć konkretne mechanizmy, np. z pomocy psychologiczno-pedagogicznej. 

Mam historię przepływu tych informacji i zawsze mogę się w tej historii cofnąć. Nie ma niedomówień typu "nie widziałem, nie słyszałem". Wszystko jest czarno na białym. 

Przede wszystkim bezpieczeństwo!

Zanim wdrożyłam LiveKid, dzwonił do nas ktoś z inną ofertą, która była bardziej przystępna cenowo. Natomiast ja wybrałam LiveKid, ponieważ to narzędzie było bardziej dopracowane i sprawdzone. Oczywiście sprawdziłam sobie opinie i to, kto już korzysta z aplikacji. 

Mnie najbardziej interesowała kwestia zabezpieczeń, dużo uwagi temu poświęciłam, zanim podjęłam decyzję. I te rozwiązania, o których usłyszałam w LiveKid mnie uspokoiły i wystarczyły mi, by podjąć pozytywną decyzję i rozpocząć współpracę. 

Punkt widzenia dyrektora jest ważny

To co mnie zachwyca w LiveKid to fakt, że mam stały kontakt z opiekunem. Jak coś się dzieje - to dzwonię. Moja Karolina nawet jak nie może odebrać, to zaraz się stara oddzwonić i pomóc jak tylko może. To jest bardzo ważne, bo jednak wdrażając aplikację na początku poruszasz się w obszarze, który jest ci mało znany. Łatwo popełnić jakiś błąd. Podoba mi się też to, że rozmawiamy o rzeczach ważnych z punktu widzenia dyrektorów. I te rzeczy są brane pod uwagę! 

Koniec miliona smsów

Z racji bycia dyrektorem najczęściej w aplikacji korzystam z rozliczeń. Na pewno mi to znacząco ułatwia pracę, ponieważ teraz rodzice nie piszą do mnie miliona smsów. Po prostu wchodzą w aplikację i zaznaczają. Jeśli się spóźnili, to dostają jasny komunikat, że niestety jest już za późno i nie da się zaznaczyć nieobecności w sposób, który upoważnia do odliczenia. 

Ja w każdej chwili mogę zajrzeć i sprawdzić, jaki jest stan poszczególnych grup i sprawdzić co i gdzie się dzieje. Bardzo mi też ułatwia sprawę kwestia weryfikowania płatności, gdy rodzice płacą od razu przez aplikację. 

Wcześniej musiałam sczytać wszystkie wiadomości, przepisać dane, odliczyć, przeliczyć i jeszcze przyszykować informacje o wysokości rachunku dla rodzica. Teraz robi to za mnie system. Idzie to dużo sprawniej! 

Ile czasu oszczędza Iwona z LiveKid?

Pamiętam, jak kiedyś trzeba było z jedną informacją obdzwonić wszystkich rodziców. Zajmowało to bardzo dużo czasu. Szczególnie odczuliśmy to w trakcie pandemii, kiedy przekazywaliśmy rodzicom materiały do pracy z dziećmi mailowo. Czasem siedziałam pół dnia, aby wklepać jednego maila z jakąś konkretną wiadomością do każdego rodzica z osobna, z wieloma załącznikami, które ładowały się w nieskończoność.  Teraz to jest chwila moment. Robię coś, załączam, wysyłam i wiem, że to dostają wszyscy. Każdy dostaje osobną wiadomość. To jest duża oszczędność czasu i energii. 

Jeśli chodzi o rachunki, to biorąc pod uwagę, że w jednej z placówek wystarczy kliknąć przycisk "Rozlicz", to w zasadzie jest 5 minut i po robocie. W drugiej placówce mamy inny typ rozliczenia, który wymaga dodatkowej weryfikacji, ale na pewno zaoszczędzam około dwóch dni swojej pracy na samych rozliczeniach! 

Paradoks tablic z ogłoszeniami

Ciekawa sprawa z tymi tablicami ogłoszeń - wszyscy wiedzą, że powinni je czytać, a niestety mało kto rzeczywiście to robi. Mieliśmy takie w szatni, i wieszaliśmy na nich informacje dotyczące tego, co trzeba przynieść czy przygotować. I zdarzało się, że rodzice kompletnie o tym zapominali.

Ogłoszenia w aplikacji okazały się wybawieniem. Dlaczego? 

• Ogłoszenie zostaje wstawione, wiem kto przeczytał i w razie czego można również łatwo wysłać przypomnienie. 

• Rozwiązał się wieczny problem gubiących się karteczek z rozliczeniami, które rodzice dostawali bezpośrednio do ręki. 

• Skończyły się smsy z pytaniami o wysokość rachunków, cieszy mnie to, że każdy rodzic może sobie szybko sprawdzić to w aplikacji - i zabierze to dużo mniej czasu, niż napisanie do mnie wiadomości! 

LiveKid to relacje

Na sam koniec rozmowy Iwona opowiada, że najbardziej ceni w LiveKid coś, co pozostaje bardziej w sferze otoczenia aplikacji. 

“To możliwość spotkania na swojej drodze bardzo fajnych ludzi. Dzięki LiveKid poznałam mnóstwo takich osób! Oczywiście, może w większości rozmawiam z nimi o sprawach służbowych, ale jednak budujemy relację, dzielimy się ze sobą również osobistymi przemyśleniami czy szczególikami z życia codziennego. Nagle się okazuje, że masz na swojej drodze ludzi, którzy są bardzo empatyczni i życzliwi. I to wcale nie chodzi o to, że to jest ich praca - ja tak tego nie czuję - tylko po prostu tacy są z natury. Zespół jest fantastyczny! A sama aplikacja - ewidentna oszczędność czasu.” podsumowuje.