Lepsza komunikacja w sieci placówek E-Maluch? "Efekt aplikacji!" podsumowuje Marta Pietrzyk

E-Maluch to łódzka sieć trzynastu żłobków i przedszkoli, która dwa lata temu wprowadziła u siebie aplikację LiveKid. O to, czy jest to dobre rozwiązanie i w czym aplikacja pomaga na co dzień zapytaliśmy Martę Pietrzyk, pracownicę sekretariatu, która zajmuje się całością rozliczeń przez aplikację, oraz Kasię Kuligowską - kierowniczkę jednej z placówek. 

W tej historii: 

• Wdrożenie aplikacji LiveKid w E-Maluchu
• Dlaczego właśnie LiveKid?
• Narzędzie idealne dla dużych sieci placówek
• Jadłospisy w aplikacji 
• Funkcje priorytetowe
• Rachunki i rozliczenia szybciej o kilka dni! 
• Zmiany w komunikacji z rodzicami 

Wdrożenie aplikacji LiveKid w E-Maluchu

Marta Pietrzyk: LiveKid pojawił się u nas dwa lata temu, w zasadzie niedługo po moim przyjściu do nowej pracy. Byłam odpowiedzialna za wdrożenie aplikacji i kontakt z rodzicami w tym względzie. Zakładałam konta i szkoliłam z obsługi.

Wdrożenie aplikacji poniekąd trwa u nas do dziś. Wynika to z tego, że jesteśmy bardzo dużą siecią placówek, zatem rotacja nauczycieli jest częsta. Generalnie wszyscy wychowawcy radzą sobie dobrze i mają swoje pomysły na korzystanie z aplikacji. Każda z naszych placówek korzysta z aplikacji trochę inaczej - np. w kwestii posiłków, niektóre placówki informują o ilości zjedzonych posiłków, inne nie. Wszystko zależy od organizacji wewnętrznej. 

Kasia Kuligowska: Wdrożenie aplikacji poszło bardzo łatwo. Nie od razu korzystaliśmy ze wszystkich funkcji, niektóre poznawałyśmy z czasem. Ale wszystko ogarnęłyśmy dość szybko i bezproblemowo. Przyznaję, że na początku wydawało nam się, że to może być uciążliwe - dodatkowa aktywność w ciągu dnia, na którą trzeba znaleźć czas. Natomiast w tym samym czasie, kiedy aplikacja do nas dotarła, zaczęła się zwiększać ilość dzieci - z jednej grupy zrobiły się dwie.

O ile do tej pory przekazywanie rodzicom informacji nie było problematyczne, to jednak gdy zaczęło ich przybywać, zdaliśmy sobie sprawę, że aplikacja jest bardzo potrzebna. 

Same powiadomienia w aplikacji (np. o braku pieluszek) pozwalają oszczędzić trochę czasu przy wydawaniu dziecka. I nie trzeba też zapamiętywać aż tylu dodatkowych informacji. 

Dlaczego właśnie LiveKid?

Marta: Zanim LiveKid został wdrożony, mieliśmy inny dziennik elektroniczny. Ja korzystałam z niego tylko przez półtora miesiąca i zapadła decyzja o wprowadzeniu LiveKid. Nam głównie chodziło o to, żeby te rachunki wystawiać jak najszybciej i weryfikować ilość dzieci bez problemu. Mieć po zakończonym miesiącu ogólny obraz. I kolejną ważną rzeczą była możliwość płynnego porozumiewania się z rodzicami. Chcieliśmy odejść od form komunikacji papierowych całkowicie w stronę elektroniczną, żeby ograniczyć ilość dokumentacji. Mamy placówki rozrzucone po całej Łodzi i innych miastach. Chcieliśmy zatem przyspieszyć znacząco komunikację, która zabierała sporo czasu.  

Przed aplikacją trzeba było wygenerować rachunek papierowy, przekazać go komuś, kto mógł do dowieźć do placówki np. do Piotrkowa, i tam dopiero rozdać rodzicom, by można było zrealizować wpłaty. W drugą stronę było dokładnie to samo. Teraz to wszystko jest znacząco szybsze, i do tego właśnie dążyliśmy. 

Narzędzie idealne dla dużych sieci placówek

Marta: Aplikacja jest bardzo dobrym rozwiązaniem nie tylko dla mniejszych placówek, ale również całych sieci, takich jak nasza. Moim zdaniem - głównie ze względu na ten kontakt. Jestem osobą odpowiedzialną za wystawianie rachunków. 

Jeśli mam aplikację, to mogę sobie wiele rzeczy sama zweryfikować, poprawić lub zrobić. Nie muszę czekać na nauczyciela, żeby zrobił to za mnie. 

W naszym przypadku bardzo ważne i dużo szybsze są również zestawienia faktur, podliczenia kosztów za posiłki. Jest też na pewno lepsza komunikacja w sieci placówek, i kontrola nad nimi. Widać, jak pracują dziewczyny i co robią. Ja bardzo dużo się od nich uczę, bo one chętnie poszukują w aplikacji nowych funkcji i testują ich możliwości. 

Jadłospisy w aplikacji 

Marta: Co tydzień udostępniamy w aplikacji jadłospis dla rodziców. Zajmuje się tym jedna osoba, która wrzuca jadłospisy dla wszystkich naszych placówek. I rodzice chętnie z tego korzystają, lubią tę funkcję. 

Kasia: Jadłospisy są dodawane zawsze w aplikacji, i to rzeczywiście bardzo ułatwia sprawę. Nie drukujemy, nie wywieszamy ich w szatni, nie marnujemy papieru. 

Funkcje priorytetowe

Kasia: To co opiekunkom przydaje się najbardziej, to opcja wysyłania informacji przez jedno kliknięcie i komunikator, dzięki któremu można ograniczyć ilość czasochłonnych rozmów telefonicznych z rodzicami. Do komunikatora można wrócić o każdej porze.

Opcje do zaznaczania snu również się u nas przydają, bo rodzice często o to pytają, a przy pięćdziesiątce dzieci nie jest tak łatwo stwierdzić, które spało dzisiaj piętnaście minut, a które półtorej godziny. 

Rachunki i rozliczenia szybciej o kilka dni! 

Marta: Jestem odpowiedzialna w całości za proces wystawienia rachunków i dążę do tego, by jak najmniej korzystać z czegokolwiek poza aplikacją. Zajęcia dodatkowe, obecności, posiłki są zaznaczane w ciągu miesiąca przez nauczycielki, na koniec ja już mam gotową informację i podsumowanie. Jeśli mam jakieś wątpliwości, to kontaktuję się z dziewczynami. Ale zazwyczaj udaje się rozliczyć miesiąc za pomocą jednego przycisku w aplikacji.

Nawet jeśli są drobne poprawki do wprowadzenia - w końcu tych placówek jest całkiem sporo - to warto zauważyć, że wcześniej takie rozliczenia zajmowały mi co najmniej cały tydzień! Z aplikacją wygląda to zupełnie inaczej. Teraz robię to maksymalnie 1-2 dni.

Nie muszę już siedzieć i śledzić w przypadku każdego dziecka szczegółów związanych np. z obecnością czy posiłkami. 

Zmiany w komunikacji z rodzicami 

Marta: Coraz lepiej to wygląda! Ja osobiście do aplikacji zaglądam w konkretnych celach, zazwyczaj rachunkowych. Wiem jednak, że nauczycielki korzystają chętnie z komunikatora i w ten sposób porozumiewają się z rodzicami. Obie strony chwalą sobie ten kontakt. 

Kasia: Na pewno aplikacja ułatwiła nam przekazywanie informacji, które mogły być zautomatyzowane, a były przekazywane rodzicom w drzwiach. A wiadomo, jak to wygląda - rozmawiamy z jednym rodzicem, ale dookoła są inne dzieci, które też już chcą iść do rodzica, przychodzą kolejne osoby. Jeśli wszystkie bieżące informacje są przekazywane w aplikacji, to w zasadzie przy odbiorze dziecka pozostają tylko naprawdę ważne sprawy. 

Zarówno Marta jak i Kasia zgadzają się co do tego, że aplikacja jest świetnym rozwiązaniem dla każdego dyrektora, który chce zaoszczędzić czas przez zautomatyzowanie podstawowych czynności i informacji dla rodziców. Dzięki temu zarówno dyrektor jak i wychowawca mają szansę skupić się na tym, co najważniejsze - zdrowym rozwoju dziecka!