Zmiany w prawie, które wejdą w życie w 2026 roku, mogą okazać się jednymi z najbardziej odczuwalnych dla żłobków i przedszkoli od wielu lat. Obejmują zarówno finansowanie i sprawozdawczość, jak i kształcenie specjalne, prawo pracy czy cyfryzację rozliczeń. To oznacza, że dyrektorzy i właściciele placówek muszą przygotować się na nowe obowiązki, nowe procedury oraz – w wielu miejscach – zupełnie nowe ryzyka.
W tym artykule, powstałym we współpracy z mecenasem Marcinem Grońskim z Kancelarii Lexbridge, przedstawiamy najważniejsze zmiany, które zaczną obowiązywać w przyszłym roku. Celem tego opracowania jest uporządkowanie wiedzy i pokazanie, jak poszczególne przepisy przełożą się na codzienność funkcjonowania placówek — tak, aby z wyprzedzeniem zaplanować działania i uniknąć niepotrzebnych niespodzianek.
Mapa zmian 2026 – co w ogóle się zmienia?
Rok 2026 przyniesie żłobkom i przedszkolom zmiany na wielu poziomach — od finansów i kadr, przez edukację, aż po cyfrowe rozliczenia. Poniżej znajdziesz najważniejsze obszary, które szczegółowo omawiamy w dalszej części artykułu.
- Dotacje i sprawozdawczość – nowe zasady SIO dla placówek rozpoczynających działalność; wyższa kwota potrzeb oświatowych; ryzyko wahań i niepewność transz w 2026 roku.
- Kształcenie specjalne i godziny wsparcia – oddziały integracyjne rozliczane godzinowo (tak jak specjalne); obowiązek comiesięcznego raportowania godzin wsparcia.
- Nowa podstawa programowa – będzie obowiązywać w przedszkolach od 1 września 2026 r.; stawia na umiejętności praktyczne i wprowadza profil absolwentki/absolwenta.
- Prawo pracy – wzrost wynagrodzenia minimalnego; nowe zasady liczenia stażu pracy; obowiązek wypłaty ekwiwalentu za urlop w określonym terminie; jawność wynagrodzeń; likwidacja „umów śmieciowych” (projektowane uprawnienia PIP).
- KSeF i e-faktury – stopniowe wejście obowiązku: duże firmy od lutego, wszyscy VAT-owcy od kwietnia, najmniejsze działalności od 2027 r.; konieczność odbierania faktur przez system już od pierwszych miesięcy 2026 r..
- Standardy opieki w żłobkach i kontrole – ostatni moment na uzupełnienie dokumentacji; zapowiadane kontrole realizacji standardów; obowiązek aktualizacji wpisów i wdrożenia procedur.
Nowe zasady SIO dla placówek rozpoczynających działalność
Zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (który przeszedł już przez Sejm) oraz aktualizowanej wersji rozporządzenia MEN w sprawie SIO, przepisy określające warunki sprawozdawcze dla nowo powstających placówek zostaną uporządkowane tak, aby synchronizować obowiązki raportowania w Systemie Informacji Oświatowej (SIO) z faktycznym rozpoczęciem działalności placówki. Nowe zasady mają na celu eliminację absurdalnych sytuacji, w których placówka musiała raportować dane w terminach, w których formalnie jeszcze nie działała.
Jak będą wyglądały terminy raportowania danych do SIO
- Placówki otwierane między 1 stycznia a 15 czerwca 2026 r.
- Brak obowiązku raportowania danych na 15 czerwca 2026 r. i 30 września 2026 r.
- Pierwsze raportowanie do SIO dopiero w 2027 r.
- Dane z 2027 roku (15 czerwca i 30 września) będą podstawą dotacji na 2028 rok.
- Placówki otwierane między 16 czerwca a 30 września 2026 r.
- Placówka musi przygotować dane na 30 września 2026 r., ale będą one wykorzystane dopiero dla dotacji na 2027 r.
- Kolejne dane (15 czerwca 2027 r.) wpłyną na dotacje w 2028 r.
- Placówki otwierane między 1 października a 31 grudnia 2026 r.
- Brak jakiegokolwiek raportowania w 2026 roku.
- Pierwsze obowiązki sprawozdawcze pojawią się dopiero w 2027 roku (dane na 15 czerwca i 30 września).
- Dane z 2027 roku wpłyną na dotacje na 2028 rok.
Data rozpoczęcia działalności będzie decydować o tym, od kiedy placówka musi spełniać obowiązki sprawozdawcze do SIO i kiedy informacje te będą uwzględniane przy przyznawaniu dotacji oświatowej.
W praktyce to oznacza, że dane do SIO składamy dopiero wtedy, gdy możemy realnie je zebrać, i nie ma już obowiązku raportowania, kiedy placówka jeszcze nie działa.
mec. Marcin Groński
Wyższe finansowanie dla dzieci z niepełnosprawnościami
Drugą ważną zmianą jest wzrost kwoty potrzeb oświatowych, która na 2026 rok zwiększa się o około 8,5%. Standard A — czyli kwota, jaką gmina otrzymuje na jednego ucznia — ma wynieść około 10 000 zł.
Znaczenie tego wzrostu jest takie, że dotacje dla dzieci z niepełnosprawnościami w niepublicznych przedszkolach nie mogą być niższe niż kwoty wynikające z danych metryczkowych. W praktyce placówki mogą więc spodziewać się wyższych dotacji na dzieci z orzeczeniem, choć szczegóły zależą od lokalnych uchwał i sposobu ich wdrożenia przez gminy.
Ryzyka związane z dotacjami w 2026 roku
Mimo korzystnych zmian, dyrektorzy powinni zachować ostrożność. Prognozowany jest znaczący spadek liczby dzieci w przedszkolach publicznych — nawet o 8%. Ponieważ dotacje dla placówek niepublicznych zależą m.in. od kosztów ponoszonych przez placówki samorządowe, taka zmiana demograficzna może prowadzić do wahań, a nawet nieprzewidzianych obniżek dotacji.
W 2025 roku wiele placówek otrzymało w ostatnim kwartale drastycznie obniżone transze — w niektórych przypadkach nawet do zera. Choć projekt zamrożenia dotacji został wycofany, nie ma gwarancji, że podobne rozwiązania nie wrócą w nowej formie. Dlatego tak ważne jest monitorowanie uchwał dotacyjnych oraz reagowanie w sytuacjach, w których wysokość transzy budzi wątpliwości.
Warto pamiętać, że dyrektorzy mają prawo składać skargi do sądu administracyjnego, jeśli dotacja zostanie obniżona w sposób nieuzasadniony. To ważne zabezpieczenie w sytuacji, gdy pojawią się błędy w rozliczeniach po stronie samorządu.
mec. Marcin Groński
Kształcenie specjalne i godziny wsparcia
Rok 2026 nie wprowadza samego mechanizmu rozliczania godzin wsparcia — ten obowiązuje już od 2025 roku, ale dotyczył tylko dzieci z orzeczeniem uczęszczających do oddziałów specjalnych.
W oddziałach integracyjnych dotacja była przyznawana na podstawie samego orzeczenia, niezależnie od liczby przeprowadzonych godzin wsparcia.
Od 2026 roku również oddziały integracyjne zostaną objęte obowiązkiem rozliczania dotacji na podstawie liczby godzin wsparcia faktycznie zrealizowanych z uczniem posiadającym orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego.
W praktyce jest to duża zmiana, ponieważ po raz pierwszy od pracy specjalistów w oddziale integracyjnym będzie zależeć wysokość dotacji dla dziecka z orzeczeniem — podobnie jak ma to miejsce już teraz w oddziałach specjalnych.
Prawo pracy 2026
Zmiany w prawie pracy należą do najbardziej „namacalnych” reform nadchodzącego roku. W przeciwieństwie do wielu regulacji systemowych, które dotyczą wybranych sytuacji lub konkretnych typów placówek, nowe zasady zatrudnienia dotkną każdego przedszkola, każdego żłobka i każdego organu prowadzącego. To właśnie w obszarze kadr pojawi się najwięcej obowiązków praktycznych: od podwyżek, przez nowe sposoby liczenia stażu pracy, aż po jawność wynagrodzeń i ryzyko związane z kontrolami PIP.
Wzrost płacy minimalnej
Od 1 stycznia 2026 r. rośnie zarówno minimalne wynagrodzenie, jak i minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych. To jedna z najbardziej odczuwalnych zmian dla żłobków i przedszkoli, bo ma bezpośredni wpływ na koszty funkcjonowania – niezależnie od liczby pracowników.
- Nowa wysokość minimalnego wynagrodzenia to 4 806 zł brutto miesięcznie, co oznacza wzrost o 140 zł względem 2025 roku.
- Z kolei minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia i umów o świadczenie usług wyniesie 31,40 zł brutto.
💡 Obie kwoty będą obowiązywać przez cały rok 2026, bez dodatkowej podwyżki w połowie roku.
Dla wielu placówek ta zmiana nie kończy się na formalnym aneksowaniu umów. W praktyce wzrost płacy minimalnej często wymusza korektę całej siatki wynagrodzeń — szczególnie tam, gdzie dotychczas różnice między stanowiskami były niewielkie. Jeżeli podwyżkę otrzymuje osoba na najniższym stanowisku, zwykle pojawia się konieczność podniesienia pensji również tym, którzy odpowiadają za trudniejsze lub bardziej odpowiedzialne zadania, aby zachować spójność i motywujący charakter struktury płac.
Nowe zasady liczenia stażu pracy
Od 2026 roku inaczej liczymy staż pracy, który decyduje m.in. o wymiarze urlopu, dodatku stażowym, odprawach czy długości okresu wypowiedzenia. Po raz pierwszy do stażu będą wliczane:
- okresy wykonywania pracy na umowie zleceniu,
- okresy prowadzenia działalności gospodarczej (B2B),
- praca za granicą,
- w niektórych przypadkach – pomoc w rodzinnej działalności.
Dla wielu pracowników oznacza to automatyczne „przeskoczenie” na wyższe uprawnienia. W placówkach, gdzie zatrudnienie jest wieloletnie, skutki będą widoczne od razu – np. pracownik, który miał prawo do 20 dni urlopu, zyska 26 dni, co wymaga zmian w organizacji pracy i dokumentacji.
Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za urlop w określonym terminie
Dotychczas przepisy nie określały dokładnie, kiedy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Od 2026 roku zasady w końcu stają się jasne: ekwiwalent trzeba wypłacić w dniu wypłaty wynagrodzenia, a jeśli stosunek pracy zakończy się wcześniej — najpóźniej w ciągu 10 dni. Dla dyrektorów oznacza to konieczność dopilnowania nowych terminów, bo to obszar łatwy do kontroli i sankcji.
Jawność wynagrodzeń
Jedną z najbardziej rewolucyjnych zmian jest wejście w życie przepisów o jawności wynagrodzeń. Od grudnia 2025 r. każda placówka szukająca pracownika ma obowiązek publikować wynagrodzenie lub przynajmniej widełki płacowe w ogłoszeniu o pracę oraz stosować neutralny język bez wskazania płci.
Co ważne: pracodawca nie może już pytać kandydatów o wcześniejsze zarobki, a każdy zatrudniony może zażądać informacji o średnim wynagrodzeniu na jego stanowisku oraz o kryteriach przyznawania podwyżek i awansów.
To wymusza opracowanie przejrzystej, mierzalnej polityki wynagrodzeń i opisania jej w regulaminach. W praktyce — wszystko, co dotychczas było „uznaniowe”, będzie musiało zostać zapisane i uzasadnione.
⚠️ Niespełnienie obowiązków wiąże się z realnymi sankcjami, w tym grzywnami do 30 000 zł.
Likwidacja „umów śmieciowych” i związane z nią ryzyka
Najpoważniejsza zmiana dotyczy uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy. Projekt zakłada, że inspektor będzie mógł ustalić, że osoba pracująca na zleceniu lub B2B faktycznie wykonuje pracę w warunkach umowy o pracę — i to w drodze decyzji administracyjnej, z rygorem natychmiastowej wykonalności.
Oznacza to, że:
- placówka z dnia na dzień staje się pracodawcą,
- musi natychmiast zgłosić taką osobę do ZUS, założyć akta osobowe i odprowadzić składki,
- skutki mogą działać nawet trzy lata wstecz, co oznacza ogromne ryzyko korekt podatkowych, dopłat i sankcji.
Jeśli PIP będzie mogła ustalić stosunek pracy z mocą wsteczną, to dla wielu placówek może to oznaczać realne ryzyko finansowe – szczególnie tam, gdzie korzysta się z umów cywilnoprawnych z powodów kadrowych.
mec. Marcin Groński
Dla żłobków i przedszkoli, które często zatrudniają specjalistów na zleceniach lub korzystają z B2B w obliczu braków kadrowych, ta zmiana może mieć największy praktyczny wpływ spośród wszystkich reform 2026 roku.
KSeF i e-faktury
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z reform, którą żłobki i przedszkola odczują szybciej, niż mogłoby się wydawać. KSeF to zmiana sposobu, w jaki placówki będą odbierać, przechowywać i przekazywać faktury do księgowości. Niezależnie od tego z jaką częstotliwością dana jednostka wystawia faktury, już w 2026 roku będzie musiała nauczyć się pracy w systemie.
Najbardziej istotne jest to, że faktury nie będą już trafiały do placówki mailowo ani w formie papierowej. Od momentu ich wystawienia znajdą się wyłącznie w systemie Ministerstwa Finansów – a placówka będzie miała obowiązek pobrać je z KSeF. Oznacza to całkowitą zmianę dotychczasowego obiegu dokumentów.
Kiedy pojawią się obowiązki dla placówek?
Choć wdrożenie jest formalnie podzielone na etapy, praktyczne konsekwencje pojawią się bardzo szybko:
- 1 lutego 2026 – duże firmy (np. operatorzy mediów) wystawiają faktury wyłącznie w KSeF. Żłobek lub przedszkole musi je pobrać z systemu, nawet jeśli sama placówka nie jest jeszcze objęta obowiązkiem.
- 1 kwietnia 2026 – KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, także tych wystawiających okazjonalne faktury.
- 1 stycznia 2027 – system obejmie najmniejsze działalności, ale do tego czasu i tak wszystkie placówki będą musiały działać w KSeF jako odbiorcy faktur.
W praktyce oznacza to, że każda placówka, nawet niewystawiająca faktur, musi wdrożyć KSeF już na początku 2026 roku.
Co zmienia faktura ustrukturyzowana?
Faktury w KSeF mają formę pliku XML, który należy pobrać z systemu. Znika ryzyko ich zagubienia, ale pojawia się obowiązek systemowej obsługi.
Najważniejsze konsekwencje:
- faktur nie da się już odebrać mailowo,
- księgowość będzie wymagała dostępu do systemu albo numerów KSeF-ID,
- każdy wydatek trzeba będzie potwierdzić pobraniem dokumentu z systemu.
Obowiązki placówki w związku z KSeF
KSeF może docelowo uporządkować obieg dokumentów, ale tylko wtedy, gdy placówka przygotuje się do zmiany zawczasu — w przeciwnym razie pierwsze miesiące 2026 roku mogą być chaotyczne. Dlatego dobrze jak najszybciej:
- ustalić, kto odpowiada za odbiór faktur w KSeF,
- przygotować procedurę przekazywania dokumentów do księgowości (szczególnie przy księgowości zewnętrznej),
- upewnić się, że biuro rachunkowe jest gotowe do pracy z KSeF,
- przeszkolić pracownika administracji z podstaw obsługi systemu.
Oto bardzo ogólna, skrócona i zachowawcza wersja sekcji o podstawie programowej — dokładnie taka, jakiej potrzebujesz na tym etapie: zaznacza temat, ale nie „uruchamia” jeszcze szczegółowej dyskusji.
Nowa podstawa programowa
Choć o nowej podstawie programowej mówi się coraz częściej, w praktyce jest to zmiana, która zacznie realnie dotyczyć przedszkoli dopiero od 1 września 2026 roku.
Założenia reformy są szerokie: mają uporządkować wymagania edukacyjne i mocniej akcentować rozwój kompetencji praktycznych oraz społecznych. Centralnym elementem dokumentu będzie tzw. profil absolwentki/absolwenta przedszkola, czyli opis umiejętności, którymi powinno charakteryzować się dziecko kończące etap wychowania przedszkolnego.
Nowe standardy opieki w żłobkach
Nowe standardy opieki na dziećmi do lat 3 w żłobkach i klubach dziecięcych wynikają z rozporządzenia z 2024 roku, które uruchomiło okres na przygotowanie dokumentacji, procedur i dostosowanie organizacji pracy. Ten czas dobiega końca, a początek 2026 r. to moment, w którym:
- placówki muszą mieć kompletny zestaw dokumentów (plan OWE, procedury, kody etyczne, karty obserwacji, polityki bezpieczeństwa itp.),
- wszystkie wpisy w rejestrze powinny być zaktualizowane,
- a wdrożone procedury muszą działać również w praktyce, nie tylko „na papierze”.
Jest to kluczowe, ponieważ w 2026 roku ruszą pierwsze kontrole realizacji standardów, które będą obejmować zarówno dokumentację, jak i sposób jej stosowania na co dzień.
Dla wielu placówek oznacza to ostatni moment na audyt wewnętrzny i uzupełnienie braków — szczególnie w obszarach etyki, bezpieczeństwa, monitoringu dobrostanu dziecka oraz oceny ryzyka.
Oto zwięzłe, eksperckie podsumowanie artykułu, które można umieścić na końcu tekstu. Zamknęliśmy w nim najważniejsze wnioski i wskazania, aby czytelnik od razu wiedział, co zrobić dalej.
Najważniejsze wnioski na 2026 rok
Nadchodzący rok przyniesie żłobkom i przedszkolom szereg modyfikacji w prawie, finansowaniu i organizacji pracy. Najważniejsze obszary wymagające uwagi to:
• nowe zasady dotacji i sprawozdawczości – szczególnie dla placówek rozpoczynających działalność oraz tych, które rozliczają dzieci z orzeczeniami,
• rozliczanie godzin wsparcia w oddziałach integracyjnych,
• wzrost kosztów pracy i nowe obowiązki pracodawców,
• start KSeF i konieczność odbierania faktur w systemie elektronicznym,
• finalizacja wdrażania standardów opieki i pierwsze kontrole,
• oraz – w dalszej perspektywie – nowa podstawa programowa od 1 września 2026 r.
Choć część zmian wejdzie w życie stopniowo, wiele z nich wymaga przygotowania już na początku roku. Dobrym pierwszym krokiem będzie:
- przeprowadzenie audytu dokumentów i procedur,
- weryfikacja zatrudnienia i umów pod kątem nowych obowiązków pracodawcy,
- uporządkowanie raportowania i danych do SIO,
- oraz sprawdzenie, czy placówka jest gotowa na korzystanie z KSeF.
Warto potraktować 2026 rok jako czas porządkowania i stabilizowania procesów — zwłaszcza że zmiany są wielowątkowe i dotykają zarówno finansowania, jak i prawa pracy, organizacji edukacji oraz obsługi administracyjnej.
Akty prawne
- Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych
- Projekt nowelizacji ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (druk sejmowy – po I czytaniu, stan na 2025 r.)
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej
- Projekt nowelizacji rozporządzenia MEN w sprawie SIO (planowane wejście w życie: 2026 r.)
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe
- Projekt nowej podstawy programowej wychowania przedszkolnego (zapowiadany na 2026 r.)
- Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2026 roku
- Ustawa zmieniająca ustawę – Kodeks pracy (m.in. nowe zasady liczenia stażu pracy, wejście w życie w 2026 r.)
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie przejrzystości wynagrodzeń.
- Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (uprawnienie PIP do ustalania stosunku pracy).
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (KSeF).
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 19 czerwca 2024 r. w sprawie standardów jakości opieki w żłobkach, klubach dziecięcych i u dziennych opiekunów.
