Zaoszczędzają miesięcznie minimum 30 godzin na zamawianiu posiłków. Poznaj historię przedszkola Wyspa Marzeń
Wyspa Marzeń powstała z myślą o dzieciach Doroty Mahdziarz. Kiedy była w ciąży, zobaczyła ogłoszenie o sprzedaży przedszkola. I po prostu je kupiła. Dzisiaj przyznaje, że wtedy nie znała się na tym zupełnie, ale w trakcie ciąży miała czas na naukę wszystkiego. Obecnie Dorota posiada już drugą placówkę i do obu wprowadziła aplikację LiveKid. Z nami podzieliła się refleksjami o tym, jak po 12 latach nauczyła się dzięki temu oszczędzać czas, nawiązywać lepsze relacje z pracownikami i minimalizować długie godziny spędzane przy rachunkach i zamówieniach do zera!
W tej historii:
- Nowy wyznacznik czasu
- Wdrożenie do systemu
- Zebrania na miarę naszych czasów
- Najlepsi sojusznicy dyrektora!
- Organizacja zajęć na kolorowo!
- Organizacja posiłków dla dzieci
- Rozliczenia i podliczanie obecności
Nowy wyznacznik czasu
Dorota dzieli obecnie biznes na "przed pandemią" i "po pandemii". Przed pandemią do obu placówek uczęszczało 160 dzieci. Obecnie jest dużo słabiej - to tylko około 80 dzieci. Dodatkowo prowadzi również żłobek państwowy, w którym posiada 16 miejsc. Od sierpnia, w obu placówkach korzysta z aplikacji LiveKid.
“Jestem osobą, która lubi mieć nad wszystkim kontrolę. W LiveKid skusiło mnie stwierdzenie, że będzie to moje "centrum dowodzenia". Pomyślałam sobie, że to szczególnie przydatne w razie pracy zdalnej, albo choroby. I nie ukrywam - że to mnie przekonało.”
Wdrożenie do systemu
“Miałam z początku nieco obaw, ale przecież w LiveKid pracują cudowni, otwarci ludzie! Powiedzieć cokolwiek złego o nich, to znaczy skłamać. Ja jestem naprawdę kiepska, jeśli chodzi o technikę. Niekoniecznie lubimy się z komputerem. A tutaj zostałam tak poprowadzona, że nie było w zasadzie żadnych problemów. Inna sprawa, że system jest bardzo intuicyjny, więc wiele rzeczy można nauczyć się i zrobić samemu. Poszło zatem bardzo szybko.”
Dorota po 2-3 dniach miała gotowe wszystkie listy, adresy, dane i jej Wyspa Marzeń mogła już działać z aplikacją na bieżąco!
Zebrania na miarę naszych czasów
Narzędzia do pracy zdalnej w LiveKid Dorota wykorzystuje do organizacji zebrań z rodzicami.
“Nie wychodząc z domu, siadam ze swoim pięknym notesikiem, odpalam LiveKid i wszystko idzie szybko i sprawnie. Jasne, że brakuje mi kontaktu osobistego! Ale takie mamy czasy, i tego typu organizacja zebrań jest moim zdaniem najlepsza.”
“Często w takiej sytuacji przypomina się dość poważny wypadek, który miałam jakiś czas temu. Musiałam dużo czasu spędzić w domu. Gdybym wtedy miała aplikację LiveKid, to o wiele więcej rzeczy byłabym w stanie zorganizować…”
Ten rok doświadcza nas na różne sposoby. Nic nie jest takie samo. Ale z pewnymi rzeczami można sobie jakoś poradzić - jasełka u Doroty w przedszkolu w tym roku będą nakręcone i wstawione dla rodziców do aplikacji LiveKid. “Skoro nie możemy ich zaprosić do nas, to my wyjdziemy do nich” podsumowuje Dorota.
Najlepsi sojusznicy dyrektora!
“Moje opiekunki są przeszczęśliwe z tego, że mamy w LiveKid dziennik elektroniczny! Nie prowadzimy już statystyk przychodzenia dzieci czy list obecności w dziennikach. Co miesiąc mogę sobie te raporty wydrukować. Dużo szybciej idzie klikanie w telefonie, niż wpisywanie w dziennik.”
Bardzo pomocny okazuje się również kontakt z rodzicami.
“Wypisywanie tych wszystkich ogłoszeń, karteczek, zajmowało dziewczynom bardzo dużo czasu! W tym momencie piszą sobie jedno ogłoszenie i ciach! Na przykład powiedzmy, że skończyły się pieluchy. Kiedyś trzeba było każdemu kartkę napisać i przylepić w szatni. A teraz - wybierają w aplikacji, którym nazwiskom skończyły się pieluchy i idzie powiadomienie. I reakcja rodziców jest natychmiastowa! Im się to bardzo podoba. Często zdarza się, że np. akurat odbiorą powiadomienie, jak są na zakupach. I od razu robią zakupy do przedszkola.”
Dorota dodaje, że ogłoszenia w szatni nigdy nie przynosiły takich rezultatów jak teraz. W tygodniu oszczędza na tym co najmniej kilka godzin. Przestała również słyszeć tłumaczenia rodziców, że ogłoszenie do nich nie dotarło. Bo po prostu wszystkie docierają!
Organizacja zajęć na kolorowo!
Rodzice doceniają bardzo plan zajęć. Są np. rodzice, którzy mają w domu młodsze rodzeństwo i mogą odebrać dziecko o której chcą. Wchodzą więc w plan zajęć i sprawdzają, że grupa Jeżyków jest na zielono - a więc są na zewnątrz, na spacerze. To dobry moment, by odebrać dziecko, bo nic ważnego nie przepadnie. Ale gdyby przyjść np. pół godziny wcześniej to byłyby właśnie zajęcia z ceramiki, które szkoda by było przerwać. Dodatkowo łatwo sprawdzić, ile zajęć w miesiącu odbywało się w placówce, a zatem Dorota wie, za ile powinna dostać rachunek.
Metamorfozy z LiveKid
Organizacja posiłków dla dzieci
Przed aplikacją LiveKid:
“Wcześniej wyglądało to tak, że osoby zajmujące się zamawianiem obiadów brały najpierw dziennik papierowy do ręki, liczyły ile jest dzieci, odejmowały rodzaje diet, podsumowywały i dopiero zamawiały. W praktyce zabierało to dość długą chwilę, a podsumowanie potem jeszcze trzeba było sprawdzić.”
“Dziennie zaoszczędzamy na zamawianiu posiłków z pomocą aplikacji LiveKid co najmniej 15 minut. Zatem miesięcznie to minimum 30 zaoszczędzonych godzin!”
Z aplikacją LiveKid:
“Aplikacja stanowi dla nas cenny podgląd na to, jakie posiłki danego dnia są nam konieczne. Do godziny ósmej rodzice mogą zgłaszać nieobecności na LiveKid, a o 8:30 zamawiamy posiłki."
"Obecnie nauczycielka wchodzi w aplikację i nawet nie musi spojrzeć na grupę, żeby wiedzieć, ile dzieci będzie tylko od razu widzi ilość posiłków.”
Rozliczenia i podliczanie obecności
Przed aplikacją LiveKid:
“Nie chciałabym wrócić do tego spisywania na kartce nieobecności przy rozliczeniach. Proszę sobie wyobrazić przy setce dzieci - ile to jest spędzonego przy tym czasu. Nie było miesiąca, w którym nie usłyszałabym od rodziców "no przecież pisałam smsa!".
Z aplikacją LiveKid:
Jeśli chodzi o mnie - rozliczenia to jest bajkowa sprawa! Zyskałam na nich bardzo dużo czasu. Musi mi się wszystko zgadzać - co do cyferki, i wcześniej spędzałam mnóstwo czasu na tym, by rozpisywać i notować wszelkie informacje.
"Obecnie tabelki mogę wypełniać co najwyżej hobbystycznie - LiveKid zajmuje się tym za mnie."
O tyle fajne jest to, że rodzice otrzymują powiadomienie w systemie, jeśli zgłaszają nieobecność za późno. System widzi również dni wolne - np 11 listopada. Wcześniej liczyłam to wszystko "z ręki", teraz system sam je uwzględnia.”
Co Dorota robi z zaoszczędzonym czasem? Jak sama mówi: wreszcie poświęca go więcej na rozmowy z pracownikami!
