W dobie cyfryzacji publiczne przedszkola, szkoły i placówki coraz częściej rezygnują z tradycyjnych form ewidencjonowania zajęć na rzecz nowoczesnych systemów. Jednak wprowadzenie e-dziennika nie jest jedynie decyzją dyrektora – wymaga ono dopełnienia konkretnych formalności prawnych. Kluczowym krokiem jest przygotowanie i złożenie dokumentu, jakim jest wniosek o zgodę na prowadzenie dziennika elektronicznego do organu prowadzącego.
Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej
Zasady dokumentowania pracy dydaktycznej są ściśle określone przez przepisy prawa oświatowego. Głównym aktem prawnym regulującym tę kwestię jest rozporządzenie MEN w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.). Według którego korzystanie z e-dziennika wymaga:
1) zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny,
2) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych;
3) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;
4) rejestrowania historii zmian i ich autorów;
5) umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.
Kluczowy jest artykuł (§) 21 rozporządzenia, który wskazuje, że dzienniki mogą być prowadzone w postaci elektronicznej pod warunkiem spełnienia wymogów technicznych i uzyskania aprobaty gminy lub miasta.
Zgodnie rozporządzeniem MEN, aby prowadzenie e-dziennika było możliwe, system musi spełniać określone wymogi. Najważniejszym z nich jest zgoda organu prowadzącego (np. gminy lub powiatu). Bez uzyskania takiej akceptacji, dokumentacja tworzona wyłącznie w systemie IT może zostać uznana za nieważną podczas kontroli kuratorium.
Jak przygotować wniosek o zgodę na prowadzenie dziennika elektronicznego?
Wniosek powinien zostać sporządzony w formie pisemnej i dostarczony do organu prowadzącego w odpowiednim terminie – najlepiej przed rozpoczęciem roku szkolnego. W treści pisma należy wskazać, że placówka jest gotowa pod względem technicznym i organizacyjnym na wprowadzenie zmian.
Warto zadbać o dołączenie do dokumentów informacji o tym, jaki system został wybrany oraz oświadczenie dostawcy o zgodności z przepisami. Ponadto warto przedstawić, jak przedszkole ma zamiar, przy jego wsparciu, potwierdzać przebieg nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej, a także jakzamierza chronić zamieszczone w nim informacje. Pamiętaj, że nowoczesna dokumentacja musi zapewniać ochronę przed rożnego rodzaju degradacją danych.
Co musi zawierać e-dziennik?
Zanim złożysz wniosek o zgodę na prowadzenie dziennika elektronicznego, upewnij się, że wybrany program pozwala na:
- Eksport danych do formatu XML.
- Podpisywanie protokołów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
- Selektywny dostęp dla nauczycieli, dyrekcji. Oraz możliwość wglądu przez organy nadzoru, np. podczas różnego rodzaju kontroli, np. kuratorium lub podczas nadzoru pedagogicznego w przedszkolu.
Zapamiętaj! E-dziennik musi rejestrować historię zmian wraz z oznaczeniem ich autorów.
Korzyści dla rodziców i podopiecznych
Dla wielu placówek najważniejszym argumentem za zmianą jest możliwość bieżącego informowania opiekunów dzieci o postępach rozwojowych. Po uzyskaniu zgody i wdrożeniu systemu, rodzice otrzymują indywidualne konta.
Aby uzyskać dostęp, wystarczy wejść na stronę systemu lub pobrać aplikację, wpisać hasło i kliknąć "zaloguj się" do panelu użytkownika. Dzięki temu informacje o codziennych aktywnościach grupy, zdjęcia oraz ogłoszenia o planowanych inicjatywach w przedszkolu mogą być przekazywane na bieżąco w aplikacji na nie tylko podczas spotkań twarzą w twarz w rodzicem. Aplikacje z funkcją e-dziennika, ułatwiają również współpracę z rodzicami w przedszkolu przez komunikator, umożliwiając pozostawanie w stałym kontakcie bez konieczności rozmów telefonicznych i wymiany wiadomości mailowych.
Procedury bezpieczeństwa i obowiązki dyrektora
Wprowadzenie e-dziennika nakłada na szkołę obowiązek stworzenia własnej procedury zarządzania systemem. Dokumentacja ta powinna określać:
- Zasady nadawania uprawnień (loginu i hasła).
- Sposób postępowania w przypadku awarii sprzętu.
- Częstotliwość robienia kopii zapasowych (ochrona przed utraceniemdanych).
Wprowadzenie narzędzia to jednak nie wszystko prawidłowe wdrożenie e-dziennika wymaga przeszkolenia pracowników oraz opiekunów podopiecznych.
Pamiętaj! W terminie 10 dni od zakończenia roku szkolnego dane z dziennika elektronicznego muszą zostać zarchiwizowane.
Wniosek o zgodę na wprowadzenie dziennika elektronicznego
Aby wprowadzić e-dziennik jako jedyną formę dokumentacji w swojej placówce publicznej należy złożyć pismo do organu prowadzącego, ponieważ dzienniki mogą być prowadzone w postaci elektronicznej wyłącznie za zgodą organu prowadzącego. Powinno ono zawierać wniosek o zgodę na prowadzenie dziennika w formie elektronicznej oraz oświadczenie dostawcy o zgodności z przepisami.
📥Pobierz wzór wniosku o zgodę organu prowadzącego na odejście od papierowej dokumentacji i całkowite przejście na jej cyfrową wersję.
Dokument ten jest szablonem, który należy uzupełnić danymi, tak aby w pełni dostosować go do realiów swojej placówki.
FAQ
Czy rodzic ma obowiązek korzystać z dziennika elektronicznego?
W polskim systemie oświaty odpowiedź na to pytanie nie jest jednowymiarowa: prawnie rodzic nie ma obowiązku korzystania z e-dziennika, ale szkoła ma obowiązek zapewnić mu do niego bezpłatny wgląd. Od września 2024 r. (i w kolejnych latach) widać trend pełnej cyfryzacji. Dorosły, który rezygnuje, musi liczyć się z tym, że dostęp do informacji będzie miał utrudniony i rzadszy (np. tylko podczas spotkań stacjonarnych).
Kto może mieć dostęp do e-dziennika?
Dostęp do e-dziennika jest ściśle uregulowany przez przepisy o ochronie danych osobowych (RODO) oraz Prawo oświatowe. System musi być zaprojektowany tak, aby każda grupa użytkowników widziała tylko te informacje, które są jej niezbędne do wykonywania obowiązków lub sprawowania opieki.
Czy nauczyciel może korzystać z dziennika elektronicznego w domu?
Tak, nauczyciel przedszkola może korzystać z e-dziennika w domu, o ile dyrektor placówki (jako Administrator Danych Osobowych) dopuścił taką możliwość w procedurach wewnętrznych.
Czy na L4 można korzystać z narzędzia?
Dyrektor, wiedząc, że nauczyciel opiekun jest na L4, nie powinien dopuszczać go do pracy. Jeśli w systemie pojawią się wpisy od osoby przebywającej na zwolnieniu, może to zostać uznane za naruszenie przepisów BHP i Kodeksu Pracy. W czasie L4 konto nauczyciela w zasadzie powinno być "uśpione" w zakresie bieżącego dokumentowania zajęć.
