To może się opłacać! Prywatna placówka jako dochodowy biznes

Niełatwo prowadzić biznes tak specyficzny, oparty na relacjach i pod wieloma względami „delikatny” jak żłobek czy przedszkole. O tym, jak zarządzać placówką, żeby stała się dochodowym biznesem porozmawialiśmy z trzema dyrektorkami i właścicielkami. Naszymi gościniami były:

Paulina Błaszczyk (Mali Odkrywcy, Chodzież) – pedagog i psycholog kliniczny z dyplomem MBA z marketingu. Ukończyła też studia z zarządzania oświatą, geografię, gospodarkę przestrzenną oraz studia doktoranckie z ekonomii. 

Karolina Bartczak (Mali Geniusze, Kraków) – właścicielka żłobka Mali Geniusze oraz żłobka i przedszkola Tulisie, z wykształcenia psycholog sądowy.

Aleksandra Płoskonka (MoreLove Nursery, Warszawa) – zarządza prawie 20 osobowym zespołem nauczycieli, jako Manager dla przedszkola wspiera innych dyrektorów w zarządzaniu placówkami edukacyjnymi.

Spis treści:

• Różne perspektywy
• Rola dotacji w budżecie
• Inne źródła finansowania
• Jak wyliczyć czesne
• Jak sobie radzić z podwyżką czesnego
• Klucz do sukcesu
• Zarobek dyrektora
• Pomysł na dodatkowe źródło dochodu
• Biznesowe myślenie

Różne perspektywy

Prowadzenie biznesu, jakim jest placówka opiekuńcza lub edukacyjna wygląda odmiennie w zależności od wielu czynników. Inaczej układa się budżet w żłobku czy przedszkolu w dużym mieście, a inaczej w małym ośrodku. Inaczej rozplanowuje się finanse dla żłobka, inaczej dla przedszkola. Wpływ na strukturę kosztów i przychodów będą mieć dotacje, wysokość czesnego, ilość dzieci w grupie, wymagania finansowe pracowników, ceny mediów czy wreszcie kwestia własności bądź wynajmu lokalu.

Na niektóre z tych czynników osoby prowadzące nie mają wpływu albo mają go w bardzo niewielkim stopniu. Przyjrzymy się niektórym z tych kwestii z różnych perspektyw – z punktu widzenia wielkich miast, takich jak Kraków i Warszawa, ale też niewielkiej, 17-tysięcznej gminy, jaką jest Chodzież.  

Rola dotacji w budżecie

Spora część budżetu prywatnych placówek to środki z różnego rodzaju dotacji i dofinansowań. Co do tego, że jest to istotna składowa planu finansowego, nie ma wątpliwości, jednak warto zwrócić uwagę na różnice w roli dotacji w zależności od typu placówki i jej lokalizacji.

Żłobek

Żłobek jest dużo bardziej kosztowny niż przedszkole, chociażby z powodu mniejszej liczebności grup. Dofinansowanie jest niewielkie, bo na ten moment to 400 zł z RKO. W niektórych gminach, szczególnie w większych miastach, żłobki mogą liczyć dodatkowo na dotację z gminy. 

Karolina Bartczak: W Krakowie dostajemy na żłobki dotację z miasta. Musi mi ona pokryć tzw. sztywne koszty, takie jak wynagrodzenia czy wynajem lokalu. Nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez tych pieniędzy, bo gdyby przerzucić całość kosztów na rodzica, to po prostu „leżymy i kwiczymy”. Tak naprawdę trzeba byłoby zamknąć biznes. Mimo tych dotacji i tak prawie 50% budżetu stanowią u mnie wpływy z czesnego.

Nie wszędzie jednak właściciele prywatnych placówek mogą liczyć na takie wsparcie z gminy.

Paulina Błaszczyk: Kilka lat walczyłam o to, żeby gmina chciała jakkolwiek wesprzeć rodziców. Ale to się nie udało, mimo tego, że w naszym mieście jesteśmy jedyną placówką żłobkową. 

W takich wypadkach większość kosztów utrzymania placówki musi spaść na rodzica. Chyba że właściciel, tak jak Paulina, ma własny lokal i prowadzi żłobek razem z przedszkolem, traktując go jako jeden z kanałów rozwoju placówki.

Przedszkole i dotacje oświatowe

Inaczej sprawa ma się z przedszkolem, gdzie dotacje są znacznie większe i gwarantowane ustawowo. Tutaj wielu właścicielom trudno sobie w ogóle wyobrazić funkcjonowanie bez dotacji oświatowej.

PB: Dla mnie, przy bardzo niskich wpływach z czesnego (najniższe wynosi 99 złotych!), dotacja jest bazą, która musi wystarczyć na pokrycie kosztów eksploatacji i wynagrodzeń, czyli największych pozycji w moim budżecie.

Aleksandra Płoskonka: Czesne mamy w tym momencie praktycznie na poziomie dotacji. Bardzo dużą część tych wydatków stanowi wynajem budynków, wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń. 

Dotacje na otwarcie lub utworzenie nowych miejsc

Bez wsparcia finansowego w postaci dotacji trudno byłoby w ogóle rozpocząć prowadzenie biznesu. Nasze rozmówczynie przyznają, że korzystały z funduszy unijnych na otwarcie placówek bądź utworzenie nowych miejsc.

PB: Otwarcie i wyposażenie placówki to są gigantyczne koszty. Udało nam się dwukrotnie pozyskać środki z funduszy unijnych. Środki te pozwoliły nam m.in. na zatrudnienie kadry czy pokrycie wyżywienia dla dzieci. W związku z tym czesne w tamtym okresie (2019-21) wynosiło między 119 a 222 zł. 

KB: Ja miałam najpierw żłobek na 15 dzieciaków i skorzystałam z dotacji unijnej żeby go powiększyć. To było super rozwiązanie, bez którego na pewno bym nie wyposażyła tej placówki tak, jak chciałam. Warto poszukać takiego zastrzyku pieniędzy, chcąc zrobić super wypieszczone miejsce. 

Przy wnioskowaniu o dotację na otwarcie placówki trzeba zwrócić jednak uwagę na planowanie z dużym wyprzedzeniem. Szczególnie w przypadku dotacji unijnych bardzo często trzeba mieć swój budynek lub adres, pod którym będzie funkcjonowała placówka.

PB: Żeby dostać pieniądze na funkcjonowanie od 1 września, musimy zabezpieczyć sobie środki już rok wcześniej do 30 września. Oczywiście wójt czy burmistrz może w międzyczasie nam te środki przyznać, ale nie musi. Sama byłam w takiej sytuacji. Tak więc ubiegając się o tego typu dotacje, musimy na rok wcześniej zarejestrować placówkę, a nawet dokonać jej odbioru przez sanepid. 

Warto więc do zakładania nowej placówki dobrze się przygotować. Na naszym blogu przeczytacie m.in. jak napisać dobry biznesplan dla przedszkola i jak stworzyć biznesplan na żłobek.

Rozdźwięk w dotacjach

Paulina zwróciła uwagę na duży rozdźwięk pomiędzy dotacją na dziecko zdrowe a dziecko z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego. Na dziecko z zespołem Aspergera czy w spektrum autyzmu przysługuje dotacja kilkakrotnie większa niż na dziecko bez specjalnych potrzeb.

PB: Oczywiście generuje to kolejne koszty, np. zatrudnienia specjalistów, do czego przy wielkości mojej placówki i tak jestem zobligowana. Ale z drugiej strony to są naprawdę „namacalne” pieniądze. Zauważyłam tendencję, że dużo placówek, np. punkty przedszkolne decyduje się na przyjęcie tylko dzieci z niepełnosprawnościami. 

Inne źródła finansowania

Zapytaliśmy nasze rozmówczynie także o to, czy poza dotacjami na otwarcie i codzienne funkcjonowanie szukają na bieżąco dodatkowych źródeł finansowania na rozwój czy inwestycje w swoich placówkach.

KB: Na bieżąco staram się robić konieczne inwestycje z własnych funduszy. Jeśli wpadnie mi w oko, że można pozyskać fajne pieniądze, to najpierw naprawdę mocno się muszę nad tym pochylić i zobaczyć czy warto. Wszystko zależy, jakie to są pieniądze i ile jest w związku w tym papierologii, a także jak wygląda potem odpowiedzialność za środki. 

AP: Staramy się do tego podejść z głową, z dość dużym wyprzedzeniem. Trzeba obserwować, jakie są możliwości, a czasem nawet trochę poczekać. Np. kiedy będzie wchodziła nowa perspektywa unijna, pojawią się nowe dofinansowania na tworzenie miejsc opieki, rozwój, rozbudowę czy zakup wyposażenia. To może przyszłościowo stwarzać bardzo interesującę perspektywę dla osób, które chcą założyć własny żłobek lub przedszkole albo rozszerzyć działalność i doposażyć swoje miejsce. 

Warto też korzystać z pomocy specjalistów. Ja współpracuje w tej chwili firmą zewnętrzną, która zajmuje się pozyskiwaniem funduszy na rozwój. Uczulam natomiast, żeby bardzo dobrze sprawdzić firmę, bo jest mnóstwo firm krzaków, którym trzeba zapłacić 500, 600 czy nawet 1000 zł za samo odczytanie maila. 

Jak wyliczyć czesne

W życiu każdego dyrektora przychodzi taki moment, że trzeba usiąść i policzyć to, na co w tym całym zmiennym środowisku mamy wpływ, czyli czesne.

AP: Ustalając kwotę czesnego, biorę pod uwagę zawsze kilka czynników. Przy wyliczaniu czesnego dla nowej placówki trzeba wziąć pod uwagę przede wszystkim: 

• budynek, lokal – własny czy wynajmowany,
• ilość kadry i związane z tym wynagrodzenia
• dotację
• dodatkowe zobowiązania miesięczne (kredyty, leasingi, wynajmy sprzętu),
• ofertę placówki – jakie zajęcia chcemy zaproponować i które z nich poprowadzą nasi nauczyciele, a które będą kadra zewnętrzna.

Mając już funkcjonujące placówki i planując podwyżkę czy zmianę czesnego, również co miesiąc w Excelu rozliczamy sobie, jaki procent do całościowego budżetu generuje dana grupa. Wtedy wiemy, czy grupa ta jest do utrzymania czy potencjalnie do odejścia, czy rodzice są w stanie zapłacić, 5%, 10% więcej. Szacujemy to na podstawie czystych matematycznych wyliczeń.

PB: Trzeba rozróżnić też przedszkole i żłobek, bo w żłobku jednak dużo więcej zależy od nas i dużo więcej kosztów musimy skalkulować i pokryć w ramach czesnego. 

Jak sobie radzić z podwyżką czesnego

Nic nie jest dane raz na zawsze. Wszystkich przedsiębiorców dotykają zjawiska takie jak inflacja czy wzrost płacy minimalnej. Krótko mówiąc – koszty utrzymania rosną. Trudno wtedy utrzymywać czesne na jednym poziomie. Czy tego chcemy czy nie, raz na jakiś czas rodzice spotkają się u nas z podwyżką. Najtrudniejszym elementem tego procesu dla większości dyrektorów jest przekazanie tej informacji klientom. 

KB: Jeżeli brakuje w placówce na coś pieniędzy, to po prostu trzeba to przerzucić na rodzica i on dostanie podwyżkę. Ja przed tym nie ucieknę i oni też nie. Kiedyś bardzo się tym przejmowałam i martwiłam, czy rodzic nie poczuje się urażony. Natomiast przez lata nauczyłam się jednego – najważniejsza jest relacja z klientem. Jeśli będę dla nich obcym człowiekiem, to nawet podwyżka o 20 czy 30 złotych będzie na nich działać jak płachta na byka. 

Dlatego dbam o to, żeby rodzice mnie znali, rozmawiam z nimi o różnych rzeczach. I w momencie, kiedy muszę im przekazać informację, że czesne rośnie, oni to dzielnie przyjmują „na klatę”. To są rozumni ludzie i wiedzą, że nikt nie będzie tego robił pro publico bono, że ja też muszę na tym zarobić, a przede wszystkim utrzymać kadrę. To jest system naczyń powiązanych.

AP: Kluczem jest relacja i szczera komunikacja. U nas informacja jest przekazana w formie mailowej. Mamy zabezpieczone w umowie zapisy mówiące, kiedy i w jakich maksymalnych kwotach podwyżka może się wydarzyć. Ale rozmawiamy też o tym. Rodzice zdają sobie sprawę, jakie to są koszty i odpowiedzialność. 

Klucz do sukcesu

Nie jest sztuką jednak samo zdobycie środków tylko umiejętne nimi dysponowanie. Otwarcie placówki to dopiero pierwszy krok – największym wyzwaniem jest jej utrzymanie. Wiele przedszkoli i żłobków upada, mimo dobrego startu i pasji osób prowadzących. Jaki jest sekret osób, które nie tylko utrzymują swoje placówki, ale jeszcze zarabiają i rozwijają swoje biznesy?

KB: Przede wszystkim Excel. To jest nasz najlepszy przyjaciel. Zdecydowanie trzeba sobie też zdać sprawę, żę w tej branży miesiąc jest miesiącowi nierówny. Często wyskakują wydatki, które nas zaskakują, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Trzeba nauczyć się reagowania na bieżąco i podejmowania szybkich decyzji.

AP: Trzeba też wziąć pod uwagę, że w kwestiach finansowych decyzję możemy podjąć tu i teraz, ale jej efekty odczujemy za minimum trzy miesiące. Na przykład kiedy decydujemy się na zwolnienie jednego pracownika, bo zmniejszyła się liczba dzieci. Jeśli ta liczba zmniejsza się w maju, to w czerwcu już mamy zwolnienie. Ale za pracownikiem koszty idą dalej, ponieważ musimy wziąć pod uwagę okres wypowiedzenia, ekwiwalent urlopu czy pochodne od wynagrodzeń, które zapłacimy jeszcze przez dwa kolejne miesiące, w zależności od systemu, w jakim się rozliczamy. Dlatego planując finanse musimy być zawsze o pół roku do przodu. 

PB: Jest też inny problem – ludzie bardzo często wchodzą do biznesu z niczym. Tak się nie da. Tak naprawdę pierwsze dwa lata trzeba mieć środki na to, żeby dokładać. Trzeba sobie zjednać klienta, wypracować markę, przełożyć swój koncept na realia. I na to potrzebny jest czas. Trzeba więc mieć to zaplecze finansowe.

Zarobek dyrektora

Skoro piszemy, że „to może się opłacać”, w którymś momencie przy planowaniu budżetu trzeba jednak wziąć pod uwagę swój własny zarobek. Okazuje się że tutaj też sprawa będzie wyglądała różnie w zależności od formy organu prowadzącego czy rodzaju placówki.

AP: Prowadzę placówki na zasadach spółki z o.o., moje wynagrodzenie jest więc założone w budżecie. Natomiast reszta środków, które zostają w spółce zostawiamy sobie jako „poduszkę finansową” na cały rok. Dopiero w grudniu, kiedy już jesteśmy po całym roku, decydujemy, co robimy dalej – czy inwestujemy w rozwój czy wypłacamy sobie coś więcej.

PB: W przedszkolu jestem w stanie sobie zaplanować wynagrodzenie, dlatego że mogę na ten cel pobrać konkretne pieniądze z dotacji. Natomiast w żłobku tego się zrobić nie da. 

KB: W moim przypadku nie można mówić, że moje wynagrodzenie będzie stałe. Dosyć mocno się to zmienia, bo sytuacja z miesiąca na miesiąc bywa bardzo różna. Czasem kończę miesiąc „z górką”, czasem nie. Dlatego planując budżet muszę po prostu zapewnić sobie zabezpieczenie, bo może być różnie.

Pomysł na dodatkowe źródło dochodu

Aleksandra podzieliła się z nami pomysłem na dodatkowe wpływy do budżetu i sposobem na dodatkowy zarobek dla nauczycieli bez nadmiernych kosztów dla osoby prowadzącej placówkę. 

AP: W placówkach MoreLove mamy szeroką ofertę zajęć dodatkowych. Sporo z nich jest wliczone w czesne, ale rodzice sami dopytują o zajęcia popołudniowe, więc  organizujemy np. piłkę nożną, taniec czy akrobatykę jako zajęcia dodatkowo płatne przez rodzica. One najczęściej są prowadzone przez kadrę zewnętrzną. Umawiamy się z instruktorami na daną kwotę i doliczamy do niej skromną marżę w kwocie 10-30 zł. To jest zawsze jakiś dodatkowy wpływ do budżetu. 

Wypracowaliśmy sobie też system, który pozwala w ciekawy sposób zmotywować kadrę. Nie zawsze jesteśmy w stanie dać dużą podwyżkę w trakcie roku szkolnego, ale możemy wykorzystać zajęcia dodatkowe, żeby dać nauczycielowi czy opiekunowi możliwość dodatkowego zarobku. Dofinansowujemy jednorazowo kursy, który pozwalają uzyskać kwalifikacje do prowadzenia zajęć dodatkowych, takich jak np. zumba czy taniec. Dzięki temu to jeden z naszych pracowników może wtedy prowadzić takie dodatkowo płatne przez rodzica zajęcia i dodatkowo zarobić. Taki trend zapoczątkowała jedna nauczycielka, teraz jest ich już szóstka w naszych placówkach.

Biznesowe myślenie

To w takim razie biznes czy misja? Czy aby na pewno te dwa pojęcia się wykluczają? Czy nasze rozmówczynie myślą o prowadzeniu swoich placówek jako o „biznesie”?

AP: Pracujemy w środowisku, które jest fajne, kolorowe, dziecięce, delikatne. Ale dopóki my sobie w głowie nie pokładamy, że to jest biznes – tu są ludzie, strategie, finanse, tu liczą się liczby – to zostaniemy tylko z taką otoczką fajnego miejsca, która właśnie wtedy upadnie. Relacje są ważne, ale trzeba mieć plan finansowy i pilnować wydatków. Jak tego nie kontrolujemy krok po kroku, z miesiąca na miesiąc, to potem jest smutno na koniec. I właśnie dlatego placówki upadają.

PB: Jak najbardziej trzeba kalkulować, ale warto też zwrócić uwagę, że cały świat ekonomii idzie coraz bardziej w kierunku wartości takich jak kapitał ludzki, kapitał społeczny, kapitał wiedzy. Myślę, że to też można świetnie wykorzystać. Trzeba mieć oczy szeroko otwarte i wykorzystywać okazje, które daje nam praca w takiej, a nie innej placówce czy sektorze rynku.  

KB: U mnie ta perspektywa bardzo zmieniła się z biegiem czasu. Na początku na pierwszym miejscu była u mnie głównie relacja i ogromna pasja. Potem stwierdziłam, że jednak to jest moje życie, że mam swoje dzieci, swój dom i swoje rachunki do opłacenia. Mogę kochać tych rodziców i dzieci, ale tylko na tym daleko nie dojadę. Także teraz bardzo myślę o moich placówkach jako o biznesie. 

Często właściciele przedszkoli czy żłobków wręcz wzbraniają się przed używaniem słowa biznes w stosunku do swoich placówek. Przecież to pasja i miłość do dzieci prowadzą ich do otwierania swoich miejsc. Jednak realizowanie swojej misji nie musi oznaczać dokładania do niej ze swojego portfela. Co więcej – może, a nawet powinno, powodować, że będzie się on zapełniał.