Jako dyrektor odpowiadasz za proces kontroli zarządczej w placówce. Twoja rola sprowadza się do projektowania, wdrażania, monitorowania i oceny całego systemu. W praktyce oznacza to, że na koniec każdego roku obrotowego (kalendarzowego) musisz zadbać o przygotowanie i złożenie dwóch kluczowych dokumentów: sprawozdania z funkcjonowania kontroli zarządczej oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
W tym artykule znajdziesz omówienie tych dokumentów oraz ich wzory do pobrania.
Sprawozdanie z funkcjonowania kontroli zarządczej
Sprawozdanie z kontroli zarządczej to wewnętrzny dokument podsumowujący sposób realizacji celów, zadań oraz mechanizmów kontrolnych funkcjonujących w placówce w danym roku. Stanowi podstawę do sporządzenia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
Musi on odzwierciedlać realną sytuację, czyli pokazywać, jak w praktyce funkcjonował cały system KZ w minionym roku w odniesieniu do pięciu filarów standardów (środowisko wewnętrzne, cele i ryzyko, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena).
Kluczowe elementy sprawozdania:
- Realizacja celów: Stopień osiągnięcia celów i zadań przedszkola określonych w planie pracy.
- Zarządzanie ryzykiem: Opis zidentyfikowanych ryzyk (np. braki kadrowe, ryzyko finansowe) i skuteczność podjętych działań minimalizujących.
- Wnioski i rekomendacje: Zastrzeżenia do funkcjonowania KZ oraz planowane działania naprawcze na kolejny rok.
Zakres sprawozdania z KZ
Zawartość sprawozdania powinna obejmować następujące elementy:
- Dane identyfikacyjne placówki – nazwa, adres, rok sprawozdawczy, osoba sporządzająca i zatwierdzająca dokument.
- Cele i zadania z planu działalności – przypomnienie najważniejszych zadań zaplanowanych w rocznym planie działań przedszkola.
- Ocena realizacji zadań – opis wykonanych działań, stopień ich realizacji, wskazanie ewentualnych zadań niezrealizowanych i przyczyn ich braku.
- Analiza wskaźników skuteczności i efektywności – np. liczba zrealizowanych działań, osiągnięte wyniki dydaktyczne, działania naprawcze w obszarach ryzyka.
- Opis funkcjonowania mechanizmów kontroli – sposoby monitorowania i nadzoru, np. obserwacje zajęć, analiza dokumentów, zebrania rady pedagogicznej, raporty z nadzoru pedagogicznego.
- Zarządzanie ryzykiem – identyfikacja zidentyfikowanych zagrożeń i działań korygujących podjętych w celu ich ograniczenia.
- Wnioski i rekomendacje – propozycje zmian lub działań naprawczych usprawniających funkcjonowanie kontroli zarządczej w kolejnym roku.
- Samoocena kontroli zarządczej – krótkie omówienie wyników ankiet samooceny pracowników i wnioski z tych ocen.
Dodatkowe elementy zalecane w przedszkolach
W wielu placówkach sprawozdanie kończy się:
- podsumowaniem działań etycznych i organizacyjnych,
- oceną przepływu informacji i komunikacji wewnętrznej,
- częścią podsumowującą ochronę majątku i zasobów,
- oraz oświadczeniem dyrektora o stanie kontroli zarządczej – dokumentem potwierdzającym, czy system funkcjonował skutecznie i adekwatnie w danym.
Najczęściej sprawozdanie przygotowuje się do końca grudnia każdego roku, zgodnie ze wzorem opracowanym przez placówkę lub gminę prowadzącą.
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Jest to formalny dokument, w którym jako dyrektor osobiście poświadczasz, że kontrola zarządcza w kierowanej przez Ciebie jednostce funkcjonowała w stopniu: wystarczającym, ograniczonym lub nie funkcjonowała. Oświadczenie to składa się do organu prowadzącego (np. wójta, burmistrza, prezydenta miasta).
Termin: Dokumenty te najczęściej przygotowuje się do końca stycznia lub lutego następnego roku. Dokładne terminy zależą od regulacji wewnętrznych organu prowadzącego.
Struktura dokumentu
Dokument zwykle obejmuje trzy części:
- Dane identyfikacyjne jednostki – nazwa przedszkola, adres, rok, którego oświadczenie dotyczy.
- Część deklaratywna dyrektora – dyrektor ocenia, czy:
- kontrola zarządcza funkcjonowała w sposób adekwatny, skuteczny i efektywny,
- występowały obszary wymagające poprawy,
- podjęto działania korygujące.
- Podpis i data sporządzenia – dokument podpisuje dyrektor (lub osoba pełniąca jego obowiązki), zazwyczaj do końca stycznia kolejnego roku.
Związek ze sprawozdaniem rocznym
Oświadczenie stanowi końcowy etap procesu kontroli zarządczej: jest sporządzane na podstawie sprawozdania, wniosków z samooceny i wyników nadzoru pedagogicznego. Może stanowić załącznik do sprawozdania lub osobny dokument składany organowi prowadzącemu.
Nie istnieje jeden oficjalny, urzędowo zatwierdzony wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej obowiązujący wszystkie przedszkola. Wynika to z faktu, że przepisy nie narzucają sztywnego formularza, a jedynie określają, jakie elementy oświadczenia powinno zawierać.
Wzory dokumentów w zakresie kontroli zarządczej
Aby ułatwić Ci realizację obowiązków związanych z kontrolą zarządczą i zaoszczędzić czas, udostępniamy gotowy wzór sprawozdania, który możesz swobodnie dostosować do potrzeb swojego przedszkola.
Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej znaleźć można na stronie Ministerstwa Finansów. W zakładce Wzory dokumentów w zakresie kontroli zarządczej znajdziesz:
- wzór planu działalności,
- wzór sprawozdania z wykonania planu działalności,
- wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
