Rekrutacja dzieci do przedszkola i żłobka 2022 - nowy i szybszy proces. Sprawdź, jak to będzie działać
Czy rekrutacja dzieci do placówki może być łatwa, szybka i przyjemna, a przy tym pozbawiona tony dokumentacji? Oczywiście, że tak! Takie możliwości daje obecnie rozwiązanie w postaci aplikacji LiveKid. Zapraszamy do obejrzenia filmiku i przeczytania artykułu, w którym krok po kroku wyjaśniamy, jak stworzyć prosty formularz, który zautomatyzuje ogromną część procesu rekrutacji w Twojej placówce.
W tym artykule:
- Rekrutacja nowej generacji
- Korzyści z automatyzacji
- Jak zacząć rekrutację dziecka w aplikacji?
- Budowanie formularza rekrutacyjnego
- Oczekujące umowy
- Finalizacja rekrutacji
- Przyszłość rekrutacji placówek
Rekrutacja nowej generacji
Bez wyciągania żadnych kartek, spisywania mnóstwa danych i wprowadzania ich potem w odpowiednie miejsca ręcznie - takie żmudne procesy zastępuje się obecnie w placówkach lepszymi rozwiązaniami. W przypadku nowego modułu rekrutacji dzieci w aplikacji LiveKid, wystarczy stworzyć prosty formularz elektroniczny, wygenerować link, udostępnić go w wybranych przez siebie miejscach - i koniec. Po złożeniu przez rodzica formularza i zaakceptowaniu go przez dyrektora - dane automatycznie przechodzą do aplikacji.
Korzyści z automatyzacji
Taka forma rekrutacji to nie tylko oczywistość w formie zaoszczędzonego czasu. To również o wiele łatwiejsza komunikacja z rodzicem, oszczędność papieru i brak ryzyka jakichkolwiek błędów bądź niedopatrzeń w istotnych dla nas danych. Całość modułu znajduje się w aplikacji w zakładce “rekrutacja”, gdzie znajdziemy trzy pomniejsze zakładki - formularze rekrutacyjne, oczekujące umowy, oraz podpisane umowy.
Jak zacząć rekrutację dziecka w aplikacji?
Na początku musimy stworzyć formularz rekrutacyjny. W zakładce “formularze rekrutacyjne” mamy wgląd do wszystkich stworzonych przez nas już wcześniej dokumentów. Dzięki temu możemy podzielić formularze zgodnie z potrzebami - dla żłobka, przedszkola, czy danej grupy wiekowej. Tutaj znajdziemy również formularze archiwalne, jeśli potrzebujemy mieć do nich wgląd.
W momencie, gdy klikniemy opcję "dodaj formularz", spotkamy się z dwiema możliwościami. Mamy do wyboru zaimportowanie gotowego arkusza z danymi do formularza, lub stworzenie całkiem nowego dokumentu za pomocą aplikacji.
Budowanie formularza rekrutacyjnego
Aby zacząć budować formularz, musimy go nazwać i zdecydować, jakich danych oczekujemy od uczestników naszej rekrutacji, poprzez dodanie kolejnych pól. Mamy również do wyboru typ pola - służy to temu, że w momencie gdy rodzic je wypełni, a my będziemy podpinać to pod konkretne dziecko w aplikacji, to LiveKid automatycznie uzupełni za nas te wszystkie dane, a my nie będziemy musieli wpisywać ich ręcznie.
Możemy również wybrać, kto wypełnia dane pole - rodzic, czy dyrektor. Niektóre informacje możemy uwzględnić dodatkowo, jako niewymagane do złożenia formularza. Po zakończeniu i kliknięciu przycisku "zbuduj formularz", od razu uzyskamy link do niego, który możemy udostępnić według swoich potrzeb.
Oczekujące umowy
Po wypełnieniu formularza rodzic zakłada bezpłatne konto w aplikacji LiveKid (lub loguje się do już istniejącego). Wtedy dokument automatycznie pojawi się w zakładce "oczekujące umowy", gdzie możemy go rozpatrzyć pozytywnie, bądź odrzucić. Jeśli zaakceptujemy taką umowę, przejdziemy do zakładki, gdzie zobaczymy listę dzieci, dla których możemy ją dodać. Jeśli wybierzemy opcję "dodaj dziecko" , aplikacja automatycznie wgra potrzebne informacje. Musimy jedynie przypisać dziecko do konkretnej grupy w placówce, a następnie uzupełnić podstawowe dane, które nie były zawarte w formularzu rekrutacyjnym. Na sam koniec możemy również napisać wiadomość powitalną do rodzica - w dowolnej formie. Link, instrukcje, kilka słów powitania - to zależy już tylko i wyłącznie od nas. Po naciśnięciu "podpisz", umowa przechodzi do zakładki “podpisane umowy”.
Co bardzo ważne - informacje zawarte w formularzach nigdy nie zginą. Gdy tylko będzie taka potrzeba, w ustawieniach konkretnego profilu dziecka znajdziemy informację, jaka umowa została podpisana w tym wypadku oraz wgląd do niej.
Finalizacja rekrutacji
W zakładce “podpisane umowy” znajdziemy z kolei informacje dotyczące wszystkich naszych już podpisanych umów. Dowiemy się, czy mają określoną datę i z jakiego formularza zaaplikowali do nas rodzice danego dziecka.
Taki proces rekrutacji daje nam pewność, że każdy jej etap jest odpowiednio zautomatyzowany, co pozwoli nam skupić się na innych obowiązkach. Na każdym z etapów mamy pełną kontrolę nad przebiegiem rekrutacji, a po jej zakończeniu - wgląd we wszystkie dokumenty.
Przyszłość rekrutacji placówek
W momencie, gdy coraz więcej placówek decyduje się na wdrażanie aplikacji typu LiveKid, aby ułatwić sobie codzienną pracę i zarządzanie przedszkolem czy żłobkiem, tego typu ułatwienie procesów rekrutacyjnych wydaje się być optymistycznie nieuniknione. Warto chociażby przetestować tę opcję w zbliżających się rekrutacja do przedszkoli i żłobków, i porównać efektywność jej przebiegu do tradycyjnych metod.
