Wiesz już, że od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników samorządowych. Teraz przychodzi pytanie, które zadaje sobie niemal każdy dyrektor publicznego przedszkola: czy podwyżki wynagrodzeń zasadniczych oznaczają konieczność zmiany regulaminu wynagradzania?
Ten artykuł odpowiada na dwa pytania jednocześnie: co powinien zawierać prawidłowo skonstruowany regulamin wynagradzania pracowników samorządowych, oraz kiedy i jak go aktualizować – ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji dyrektora publicznego przedszkola jako pracodawcy samorządowego.
Szybkie podsumowanie zmian wynagrodzeń zasadniczych
Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych to jeden z tych dokumentów, który w publicznym przedszkolu istnieje od zawsze, ale rzadko jest czytany od deski do deski – aż do momentu, gdy przychodzi kontrola PIP lub RIO, albo gdy zmieniają się przepisy i nagle okazuje się, że dokument jest nieaktualny. W 2026 roku, po kolejnej nowelizacji rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, wielu dyrektorów stanęło przed wyzwaniem zaktualizowania regulaminu wynagradzania pracowników.
Szczegółowe nowe stawki minimalne obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. oraz tabele poszczególnych kategorii zaszeregowania znajdziesz w naszym artykule o podwyżkach dla pracowników samorządowych znajdziesz w naszym artykule o podwyżkach dla pracowników samorządowych.
W tym materiale skupiamy się wyłącznie na tym, co należy zmienić w regulaminie wynagradzania pracowników samorządowych w przedszkolu, aby Twoja placówka działała zgodnie z najnowszymi przepisami.
Dlaczego dyrektor przedszkola jest pracodawcą samorządowym?
Obowiązek posiadania regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych wynika z art. 39 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. 2024 poz. 1135) Przepis ten nakłada obowiązek na każdego pracodawcę samorządowego – czyli m.in. na przedszkola publiczne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego.
Dyrektor publicznego przedszkola jest pracodawcą samorządowym w rozumieniu ustawy. Oznacza to, że to on – a nie organ prowadzący – jest stroną stosunku pracy nawiązanego na podstawie umowy o pracę z pracownikami niepedagogicznymi: woźną, kucharzem, intendentem, konserwatorem czy pracownikiem administracji. I to on odpowiada za treść regulaminu wynagradzania obowiązującego w jego placówce.
Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych w przedszkolu dotyczy wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Nie obejmuje nauczycieli – ich wynagrodzenie reguluje Karta Nauczyciela i rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej. Dotyczy też wyłącznie pracowników zatrudnionych w przedszkolu, nie pracowników zatrudnionych na podstawie wyboru lub powołania (jak wójt czy dyrektor CUW).
Co musi zawierać regulamin wynagradzania pracowników samorządowych?
Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych, pracodawca samorządowy określa w regulaminie wynagradzania obowiązkowo:
1. Wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych Regulamin musi wskazywać minimalne wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach – z wyłączeniem stanowisk, dla których wymagania określają odrębne przepisy. To wykaz stanowisk z przypisanymi do nich wymaganiami w zakresie wykształcenia i doświadczenia zawodowego.
2. Szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego To jeden z najważniejszych elementów regulaminu. Pracodawca samorządowy musi określić maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego dla każdej kategorii zaszeregowania – nie może być on niższy od najniższego wynagrodzenia zasadniczego określonego w rozporządzeniu Rady Ministrów, ale może być wyższy, jeśli pozwalają na to środki w planie finansowym placówki. Wynagrodzenie zasadnicze wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika nie może przekroczyć określonego w regulaminie maksimum.
Oprócz obowiązkowych elementów, regulamin wynagradzania może określać (elementy fakultatywne):
3. Warunki przyznawania oraz wypłacania premii i nagród Regulamin może – choć nie musi – określać szczegółowe warunki przyznawania premii i nagrody jubileuszowej, zasady wypłacania dodatku funkcyjnego, a także warunki przyznawania nagród innych niż nagroda jubileuszowa. Jeśli te elementy znajdą się w regulaminie, stają się wiążące i muszą być stosowane konsekwentnie.
4. Warunki i sposób przyznawania dodatku funkcyjnego i specjalnego Regulamin może określać maksymalny poziom dodatku funkcyjnego dla poszczególnych stanowisk i wyższej stawki dodatku, zasady przyznawania dodatku funkcyjnego oraz szczegółowe warunki wypłacania dodatku.
5. Inne składniki wynagrodzenia W regulaminie można określić termin wypłaty wynagrodzenia, zasady wypłacania premii, zasady ustalania wynagrodzenia przy innym wymiarze czasu pracy oraz sposób ustalania wynagrodzenia za część miesiąca – m.in. przez dzielenie miesięcznej stawki wynagrodzenia zasadniczego przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.
Nagroda jubileuszowa – szczególny element regulaminu
Nagroda jubileuszowa to świadczenie, które w publicznym przedszkolu budzi najwięcej pytań i nieporozumień – szczególnie po zmianie zasad liczenia stażu pracy od 1 stycznia 2026 r. Kilka zasad, które warto mieć w regulaminie precyzyjnie zapisane:
- Nagroda jubileuszowa przysługuje pracownikowi po upływie okresu pracy uprawniającego do jej nabycia. Do okresu uprawniającego wlicza się wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia, z uwzględnieniem okresów podlegających wliczeniu na podstawie przepisów obowiązujących przed 2026 r.
- W dniu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej pracownik powinien ją otrzymać – wynagrodzenie przysługujące za ten dzień stanowi podstawę obliczenia nagrody. Jeśli nabycie prawa nastąpiło w trakcie nieobecności (np. urlopu bezpłatnego lub niezdolności do pracy wskutek choroby), wypłata następuje w dniu powrotu do pracy.
- W przypadku gdy dnia upłynie okres uprawniający do nagrody wyższego stopnia, pracownikowi wypłaca się nagrodę niższą, a następnie nagrodę wyższą po spełnieniu warunków. Kwotą nagrody wyższej nie można zastąpić kwoty nagrody niższej – każda nagroda jubileuszowa jest odrębnym świadczeniem.
- Do nagrody jubileuszowej wlicza się staż pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, w tym okresy zatrudnienia w urzędzie gminy, starostwie powiatowym, urzędzie marszałkowskim i innych jednostkach sektora publicznego, a od 2026 r. – również okresy prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania umów zlecenia.
- Przy ustalaniu prawa do nagrody jubileuszowej bierze się pod uwagę wyłącznie okresy, które podlegają wliczeniu do stażu pracy na podstawie ustawy i przepisów szczególnych – nie uwzględnia się urlopu bezpłatnego dłuższego niż 30 dni.
Jeśli w Twoim regulaminie zasady nagrody jubileuszowej są opisane lakonicznie lub odsyłają wyłącznie do ustawy – to dobry moment, żeby je doprecyzować. Nowe zasady liczenia stażu pracy od 2026 r. mogą oznaczać, że część pracowników nabędzie prawo do nagrody jubileuszowej wcześniej niż dotychczas.
Jednorazowa odprawa i inne świadczenia – co warto uregulować
Regulamin wynagradzania to nie tylko stawki zasadnicze. Pracodawca samorządowy może w nim określić również:
- Jednorazową odprawę przysługującą pracownikowi odchodzącemu na emeryturę lub rentę – jej wysokość może być wyższa niż minimalna wynikająca z Kodeksu pracy.
- Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych – sposób jego obliczania, z uwzględnieniem wynagrodzenia zasadniczego określonego stawką miesięczną z osobistego zaszeregowania pracownika.
- Uprawnienia pracownicze związane z wieloletnią pracą – np. dodatkowy urlop wypoczynkowy po określonym stażu pracy, jeśli pracodawca samorządowy zdecyduje się na takie rozwiązanie.
- Zasady ustalania wynagrodzenia w dniu ustania stosunku pracy – jeśli pracownik rozwiązuje stosunek pracy w trakcie miesiąca, regulamin powinien precyzować, jak oblicza się wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.
Kiedy regulamin wymaga aktualizacji?
Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w przedszkolu publicznym staje się niezgodny z prawem w dwóch głównych sytuacjach:
Sytuacja 1: Regulamin zawiera konkretne kwoty wynagrodzenia zasadniczego lub widełki płacowe, które są niższe od minimalnych stawek określonych w aktualnym rozporządzeniu Rady Ministrów. W 2026 r. rozporządzenie z 25 lutego podniosło minimalne stawki o ok. 3% – jeśli Twój regulamin zawiera kwoty poniżej nowych minimów, masz obowiązek go zmienić.
Sytuacja 2: Regulamin odnosi się do przepisów, które przestały obowiązywać, lub zawiera postanowienia sprzeczne z przepisami obowiązującymi na podstawie przepisów obowiązujących w danym momencie. Przykład: regulamin odnosi się do dotychczasowych zasad liczenia stażu pracy, które zmieniły się od 1 stycznia 2026 r.
Jeśli natomiast regulamin odsyła do rozporządzenia Rady Ministrów bez podawania konkretnych kwot – zmiana rozporządzenia nie wymaga automatycznej zmiany regulaminu. Nowe stawki stosuje się z mocy prawa.
Tryb wprowadzania zmian – procedura krok po kroku
Zmiana regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych wymaga zachowania trybu określonego w Kodeksie pracy (Dz.U. 2025 poz. 277):
Krok 1. Przygotuj projekt zmiany regulaminu – wskaż konkretne zapisy wymagające aktualizacji.
Krok 2. Przekaż projekt do konsultacji zakładowym organizacjom związkowym – mają 14 dni na przedstawienie uwag. Brak odpowiedzi oznacza możliwość wdrożenia zmiany. Jeśli w placówce nie działają związki zawodowe, sporządź notatkę potwierdzającą ten fakt.
Krok 3. Wprowadź zmianę zarządzeniem dyrektora – zmiana wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników (art. 77² § 6 Kodeksu pracy).
Krok 4. Poinformuj pracowników – każdy pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się ze zmianą. Zachowaj tę dokumentację w aktach placówki.
Krok 5. Sprawdź, czy zmiana wymaga wypowiedzeń zmieniających – przy podwyżkach minimalnych stawek co do zasady nie są potrzebne. Są wymagane tylko wtedy, gdy zmiana jest niekorzystna dla pracownika, będąc zatrudnionym na dotychczasowych warunkach.
Najczęściej zadawane pytania
Czy regulamin wynagradzania obowiązuje też przy zatrudnieniu na część etatu? Tak – zasady ustalania wynagrodzenia przy innym wymiarze czasu pracy powinny wynikać z regulaminu lub wprost ze stosunku pracy. Wynagrodzenie oblicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu, z uwzględnieniem wynagrodzenia zasadniczego wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika w danym wymiarze czasu pracy.
Czy regulamin musi określać termin wypłaty wynagrodzenia? Może, ale nie musi – jeśli regulamin nie określa terminu wypłaty wynagrodzenia, obowiązują zasady ogólne z Kodeksu pracy (wypłata co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie). Wiele przedszkoli decyduje się jednak na jego uregulowanie w regulaminie dla przejrzystości.
Czy organ prowadzący musi zatwierdzić regulamin wynagradzania? Nie – regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych uchwala dyrektor jako pracodawca samorządowy na podstawie art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych. Jednak zmiana regulaminu wpływa na plan finansowy placówki – warto skonsultować ją z organem prowadzącym lub CUW.
Czy pracownik może żądać wglądu do regulaminu? Tak – regulamin wynagradzania pracowników samorządowych musi być dostępny dla każdego pracownika. Dyrektor ma obowiązek poinformować pracownika o warunkach jego wynagrodzenia, w tym o kategorii zaszeregowania, poziomie wynagrodzenia zasadniczego i przysługujących mu dodatkach.
Podsumowanie
Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych w publicznym przedszkolu to nie tylko formalny obowiązek – to dokument, który chroni zarówno pracowników, jak i dyrektora. Prawidłowo skonstruowany regulamin eliminuje uznaniowość, zabezpiecza przed zarzutami naruszenia uprawnień pracowniczych i jest pierwszą rzeczą, o którą pyta kontrola PIP lub RIO.
Jeśli Twój regulamin nie był aktualizowany od kilku lat – to dobry moment, żeby go przejrzeć, szczególnie w kontekście zmian w stażu pracy i nowych minimalnych stawek obowiązujących od 1 stycznia 2026 r.
