Aurelia Bujak od 40 lat pracuje z dziećmi. Zaczynała jako opiekunka, dziś kieruje placówką w centrum Kędzierzyna-Koźla. Przez lata obserwowała, jak papierowe paski płatności, tablice ogłoszeń i telefony do rodziców pochłaniają czas, który można poświęcić dzieciom. Gdy w 2018 roku objęła stanowisko dyrektora w Żłobku nr 6, wiedziała dokładnie, co chce zmienić.
Żłobek, który wyprzedził nowe standardy opieki
Żłobek nr 6 mieści się w budynku z lat 70., w centrum miasta. Cztery grupy, 75 dzieci w wieku od roku do trzech i pół lat, 16 opiekunów. Pomimo tradycyjnych murów placówka od lat wyróżnia się dbałością o relację z rodzinami dzieci. Organizujemy Dzień Babci i Dziadka, warsztaty wielkanocne, dni otwarte oraz uroczyste zakończenie roku połączone z Dniem Matki i Ojca dla dwóch najstarszych grup – od 2009 roku, na długo przed tym, zanim podobne wymagania pojawiły się w standardach opieki.
Dzieci i kadra – to wyróżnia moją placówkę. Jestem dumna ze swojego żłobka.
Placówka ma też własną kuchnię z piecem konwekcyjno-parowym. Panie same robią pasty same robimy wędliny, przygotowują koktajle. Gdy niedawno na dniach otwartych rodzice mogli spróbować żłobkowego jedzenia, dwie mamy powiedziały, że tak pysznych rzeczy dawno nie jadły.
Jak wyglądała codzienność zanim przyszło nowe
Pamiętam czas, gdy każdego miesiąca trzeba było drukować indywidualne paski płatności dla każdego rodzica. Potem opiekunki wydawały je na grupach. Rodzic albo zabrał, albo nie zabrał. Albo zabrał, ale nie przeczytał. Albo przeczytał, ale zapomniał. Nie było żadnego sposobu, żeby sprawdzić, czy informacja finansowa w ogóle dotarła do adresata.
Rozliczenia to był ciężki okres. Dziewczyny były zmuszone rozdawać rodzicom paski na grupach. Rodzic albo zabrał, albo nie zabrał – trzeba było chodzić i kontrolować na bieżąco.
Komunikacja z rodzicami wyglądała podobnie. Ogłoszenia trafiały na tablice – cztery grupy, cztery tablice, kilka kartek na każdej. Opiekunki musiały aktywnie zwracać rodzicom uwagę, że pojawiło się coś nowego. Nikt nie miał pewności, że ktokolwiek przeczytał. Czasem wysyłało się maile, czasem dzwoniło. Każda z tych metod była czasochłonna i bez potwierdzenia skutecznego dotarcia.
Rodzice często nie czytali ogłoszeń z tablic. Panie musiały im przypominać: proszę państwa, pojawiło się nowe ogłoszenie, proszę przeczytać. A i tak nie wiedzieliśmy, czy informacje dotarły.
Przed LiveKid żłobek korzystał z innego systemu, który służył przede wszystkim do rozliczeń. Komunikacja z rodzicami, ogłoszenia, informowanie o płatnościach – to wszystko działo się poza nim, analogowymi metodami.
Obsługa dofinansowań i rozliczenia zgodnie z decyzją MOPS w poprzednim systemie były skomplikowane i podatne na błędy. A gdy pojawiał się problem, kontakt z pomocą techniczną potrafił być utrudniony.
Jak LiveKid trafił do żłobka
Propozycja przetestowania aplikacji LiveKid przyszła z Urzędu Miasta do wszystkich placówek żłobkowych w Kędzierzynie-Koźlu. Ja i moje koleżanki wiedziałyśmy, że poprzedni system nam nie wystarcza, więc wdrożyłyśmy program pilotażowy LiveKid.
Ponadto moje wnuki w Warszawie chodzą do żłobka, który korzysta z LiveKid. Synowa mówiła, że to świetne narzędzie.
Gdy dostałyśmy wiadomość, że możemy spróbować, oczywiście weszłyśmy w pilotaż. I powiem, że do dzisiejszego dnia nie było ani jednego dnia, żebym pożałowała.
Wdrożenie przebiegło sprawnie. Szkolenie dla kadry odbyło się, a ja zadbałam o to, żeby każdy z 16 opiekunów naprawdę umiał korzystać z aplikacji – nie tylko jedna wyznaczona osoba.
Pamiętam swoje pierwsze szkolenie, od razu załapałam o co chodzi w tej aplikacji, jest bardzo intuicyjna.
Wśród personelu są przedstawicielki różnych pokoleń Y i X. Część pań z pokolenia Y podchodziła do nowego narzędzia z rezerwą.
Jedna z pań mówiła, że ledwo obsługuje komórkę, że to nie dla niej. Ja powiedziałam: spokojnie, wszystko przyjdzie z czasem. Po dwóch tygodniach przyszła i powiedziała: to naprawdę jest proste.
Dziś każdy opiekun samodzielnie publikuje ogłoszenia, odpowiada rodzicom, wrzuca zdjęcia z zajęć. Nikt już nie potrzebuje do tego dyrektora.
Jak wygląda codzienność teraz
Rano, przychodząc do pracy, otwieram aplikację i od razu widzę, kogo nie będzie – kto jest chory, kto się spóźni, kto wypisał dziecko na cały dzień. Bez telefonów, bez domysłów, bez zaskoczenia w trakcie śniadania, że połowa grupy nie dotarła.
Ogłoszenia, które kiedyś wymagały drukowania kartek dla czterech grup i liczenia na to, że ktoś je przeczyta, dziś zajmują kilkanaście minut. Wstawiam ogłoszenia – jedno po drugim, każde do odpowiedniej grupy lub do wszystkich rodziców naraz. I co ważne: widzę, kto je odczytał.
Dziś w ciągu 20 minut wystawiłam cztery ogłoszenia. Widzę, kto odczytał, kto nie. Jeśli ktoś nie odczytał, mówię dziewczynom, żeby przypomniały. Już nie ma domysłów – jest LiveKid.
Płatności działają równie sprawnie. Rodzice dostają powiadomienie w aplikacji, widzą kwotę, historię – i nie potrzebują do tego papierowego paska, który można zgubić albo zignorować.
Ale tym, co rodzice cenią najbardziej, okazały się zdjęcia. Każda grupa ma służbowy tablet. Opiekunki robią zdjęcia w trakcie zajęć, dopisują krótką wzmiankę co dzieci robiły i wrzucają do aplikacji. Rodzice śledzą codzienność grupy niemal na żywo. Zdjęcia można pobrać i zachować do rodzinnego albumu.
Ostatnio jedna mama mnie zaczepiła przed placówką, komentując: “wie Pani ile ja mam teraz zdjęć Hani? Ja w życiu u starszego syna nie miałam tyle zdjęć z placówki co teraz.” To jest dla dzieci pamiątka i to jest fajne.
Gdy mamy pytania – ktoś zawsze odbiera telefon
W porównaniu do poprzedniego systemu szczególnie doceniamy naszego opiekuna, który zawsze odbiera i pomaga, gdy nie wiemy, jak sobie poradzić.
Jak się dzwoni, tam nikt nie każe czekać. W trakcie wdrożenia mieliśmy sytuację, że pozmienialiśmy maile i wszystko się pogubiło – jeden telefon do LiveKid i wszystko się udało naprawić.
Pierwsze rozliczenia były dla nas stresujące, baliśmy się popełnić błąd, w końcu rozmawiamy o pieniądzach rodziców. Zadzwoniłam do opiekuna, gdy miałyśmy problem, który od razu krok po kroku wyjaśnił, wytłumaczył i gotowe!
Teraz nie mamy żadnych problemów, a nawet jeśli coś się pojawi, to wiemy, że w każdej chwili jak zadzwonimy, to jest tam ktoś, kto udzieli nam informacji, kto nam pomoże.
To dla mnie bardzo istotne. Jako dyrektor zarządzająca placówką samodzielnie, bez sekretarki, nie mogę sobie pozwolić na to, żeby utknąć z problemem.
Narzędzie, którego nie zmienię
Czterdzieści lat w żłobkach daje pewną perspektywę. Widziałam, jak zmieniały się standardy opieki, jak rosły wymagania wobec dyrektorów, jak ewoluowała rola rodziców w życiu placówki. Przez większość tego czasu zmiany oznaczały więcej pracy, więcej papieru, więcej rzeczy do ogarnięcia.
Jakby mi teraz ktoś chciał zabrać LiveKid, to sobie nie wyobrażam, jak by było.
LiveKid odwrócił tę logikę. Ogłoszenia, rozliczenia, kontakt z rodzicami – wszystko to dzieje się teraz niemalże samo, sprawnie i bez stresu. Rodzice są dziś po tej samej stronie co żłobek, wiedzą, co dzieje się z ich dziećmi na co dzień, mają zdjęcia i jednolity kanał komunikacji. Tej kultury współpracy nie stworzył LiveKid – ona była u nas od zawsze, ale nadał jej konkretną, codzienną formę.
