Dobrze zaplanowane urlopy to jeden z filarów sprawnego funkcjonowania placówki. Gdy brakuje systemu, pojawiają się luki kadrowe, nieporozumienia w zespole i stres – zarówno po stronie dyrektora, jak i pracowników. W 2026 roku dochodzą do tego istotne zmiany w przepisach Kodeksu Pracy, które bezpośrednio wpływają na wymiar urlopu części Twojej kadry, a co za tym idzie – na całą układankę grafików.
O praktyczną stronę zarządzania urlopami poprosiliśmy Gabrielę Fejkiel – trenerkę kompetencji i dyrektorkę ds. pedagogicznych w przedszkolu Ogród Talentów w Wieliczce. Jej wskazówki uzupełniamy o aktualny kontekst prawny i pokazujemy, jak LiveKid może Ci pomóc zapanować nad urlopowym chaosem – niezależnie od tego, czy prowadzisz przedszkole, żłobek, czy jedno i drugie.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jakie przepisy regulują urlopy w przedszkolach niepublicznych i żłobkach – i czym się różnią
- Co zmieniło się w 2026 roku w naliczaniu stażu pracy i jak to wpływa na wymiar urlopów
- Czym różni się zarządzanie urlopami w placówce publicznej i niepublicznej
- Jak krok po kroku zaplanować urlopy, żeby nie zostać z pustymi salami
- Zarządzanie urlopami pracowników w przedszkolu i żłobku w aplikacji LiveKid
Urlopy pracowników w żłobku i przedszkolu – podstawa prawna
Zarządzanie urlopami pracowników w przedszkolu i żłobku różni się w szczegółach, ale w placówkach niepublicznych fundamentem jest ten sam akt prawny – Kodeks pracy. Zanim przejdziesz do układania grafików, musisz wiedzieć, z jaką pulą dni urlopowych faktycznie operujesz.
Przedszkole niepubliczne
W placówkach niepublicznych nauczyciele i pozostali pracownicy korzystają z płatnego urlopu wypoczynkowego na zasadach Kodeksu pracy: 20 dni przy stażu pracy krótszym niż 10 lat lub 26 dni po przekroczeniu tego progu. Warto wiedzieć, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby w statucie lub regulaminie pracy placówki niepublicznej przyznać nauczycielom wyższy wymiar – nawet 35 dni, analogicznie do placówek prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego. To decyzja dyrektora i organu prowadzącego.
Więcej o tym, jak wygląda urlop nauczyciela w przedszkolu w zależności od typu placówki – w tym zasady wynikające z Karty Nauczyciela – znajdziesz w osobnym artykule na naszym blogu.
Żłobek
W żłobkach sytuacja jest prostsza pod względem prawnym, bo nie wchodzi tu w grę Karta Nauczyciela. Wszyscy pracownicy – opiekunowie, personel administracyjny czy pielęgniarka w żłobku – podlegają wyłącznie Kodeksowi pracy. Oznacza to te same progi: 20 lub 26 dni w zależności od stażu.
Jest jednak jeden istotny niuans kadrowy: w żłobkach, do których uczęszcza więcej niż dwadzieścioro dzieci, musisz zatrudnić pielęgniarkę lub położną. Planując urlopy, pamiętaj o zapewnieniu ciągłości tej opieki – szczególnie jeśli pielęgniarka pracuje w niepełnym wymiarze godzin, co w żłobkach niepublicznych jest częstą praktyką.
Warto śledzić: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad nowelizacją ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, która przewiduje m.in. dodatkowy urlop wypoczynkowy dla opiekunów żłobkowych oraz tzw. dzień dyrektorski na szkolenia kadry. Projekt jest na etapie prac rządowych.
Nowość w 2026 roku: zlecenia i działalność wliczane do stażu pracy
To zmiana, która może realnie wpłynąć na zarządzanie urlopami pracowników w przedszkolu i żłobku. Od 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym (a od 1 maja 2026 roku w sektorze prywatnym) obowiązują nowe zasady naliczania stażu pracy. Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy – ustawą z dnia 26 września 2025 r., podpisaną przez Prezydenta 16 października 2025 roku – do okresu zatrudnienia wliczane są teraz również okresy pracy na umowach zlecenia, prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz współpracy z osobą prowadzącą taką działalność. Warunkiem jest opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne za te okresy.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli w Twoim zespole pracuje osoba, która przed podjęciem etatu przepracowała kilka lat na umowie zlecenia, te lata mogą teraz powiększyć jej staż pracy. A dłuższy staż to potencjalnie wyższy wymiar urlopu – z 20 do 26 dni rocznie. Dla dyrektora to istotna informacja planistyczna: może się okazać, że część zespołu zyskała prawo do dodatkowych sześciu dni wolnego w skali roku.
Co musisz zrobić? Pracownik ma 24 miesiące na udokumentowanie wcześniejszych okresów zatrudnienia – np. zaświadczeniem z ZUS (wydawanym elektronicznie przez system eZUS), umową zlecenia lub rachunkami. Po otrzymaniu takiej dokumentacji masz obowiązek przeliczyć staż i – jeśli to konieczne – zaktualizować wymiar urlopu. Warto uprzedzić zespół o tej możliwości i ustalić termin na dostarczenie dokumentów, zamiast czekać na lawinę wniosków pod koniec roku.
Placówka publiczna vs niepubliczna – co to zmienia w zarządzaniu urlopami?
Różnica między placówką publiczną a niepubliczną to nie tylko kwestia wymiaru urlopu. To zupełnie inna logika planowania, wynikająca z odmiennych ram prawnych i organizacyjnych.
Wymiar urlopu i podstawa prawna
W przedszkolu samorządowym nauczyciele mają zagwarantowane 35 dni roboczych urlopu na podstawie Karty Nauczyciela – niezależnie od stażu pracy. Dyrektor nie ma tu pola do negocjacji: wymiar jest stały, a jedynym pytaniem pozostaje „kiedy", nie „ile".
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku urlopów pracowników niepedagogicznych (administracja, obsługa, pomoc nauczyciela) – oni również w placówkach publicznych podlegają Kodeksowi pracy, a więc mają 20 lub 26 dni urlopu zależnie od stażu. W jednym przedszkolu samorządowym zarządzasz więc dwoma różnymi wymiarami urlopów jednocześnie. W przedszkolu niepublicznym wymiar wynika z Kodeksu pracy (20 lub 26 dni), co oznacza, że w jednym zespole mogą pracować osoby z różną pulą dni urlopowych. To komplikuje planowanie, ale daje też większą elastyczność – możesz w regulaminie podwyższyć wymiar urlopu, jeśli chcesz konkurować z placówkami publicznymi o najlepszą kadrę.
W żłobkach – zarówno publicznych, jak i niepublicznych – obowiązuje wyłącznie Kodeks pracy. Różnica polega na tym, że w żłobkach samorządowych pracownicy mogą korzystać z dodatkowych uprawnień wynikających z przepisów o pracownikach samorządowych (np. dodatek stażowy), natomiast wymiar samego urlopu wypoczynkowego jest taki sam.
👉 Czytaj też Podwyżki dla pracowników – zmiany w wynagradzaniu kadry placówek samorządowych
Plan urlopów – obowiązek czy dobra praktyka?
W placówkach, w których działa organizacja związkowa (co dotyczy przede wszystkim większych placówek publicznych), tworzenie planu urlopów jest obowiązkiem wynikającym z Kodeksu pracy.
W mniejszych placówkach niepublicznych, gdzie związków zawodowych zazwyczaj nie ma, plan nie jest formalnie wymagany – terminy urlopów ustalasz bezpośrednio z pracownikami. W praktyce jednak prowadzenie takiego planu, nawet nieformalnego, to fundament sprawnego zarządzania urlopami w przedszkolu i żłobku każdego typu.
5 praktycznych wskazówek: jak zarządzać urlopami bez chaosu
Przejdźmy do sedna – czyli tego, jak w praktyce zarządzać urlopami w przedszkolu i żłobku tak, żeby placówka działała płynnie, a pracownicy mieli realną szansę na odpoczynek.
1. Zacznij od przerw w funkcjonowaniu placówki
Zanim zabierzesz się za planowanie urlopów w danym roku, weź przede wszystkim pod uwagę, czy Twoje przedszkole lub żłobek mają w kalendarzu dłuższą przerwę – wakacyjną lub inną. Jeśli tak, to naturalny moment, w którym duża część zespołu może wykorzystać urlop. Pamiętaj jednak, że przy 26 dniach urlopu przerwa wakacyjna „skonsumuje" tylko część puli – reszta wymaga zaplanowania w ciągu roku.
2. Wykorzystaj długie weekendy i okresy mniejszej frekwencji
Gabriela Fejkiel podpowiada, że warto spojrzeć na kalendarz szerzej:
Ja w takim wypadku zazwyczaj biorę pod uwagę wszystkie długie weekendy czy inne specjalne okazje, w trakcie których pracownicy mogliby te dni wykorzystać. Wtedy często zdarza się, że przedszkola i tak są zamykane. Nawet jeśli nie – zawsze lepiej jest, gdy nauczyciele wezmą urlop wtedy, kiedy dzieci w placówce jest mniej, niż gdy mamy pełne obłożenie.
Okresy świąteczne, majówka, Boże Ciało czy ostatnie dni przed Wigilią to momenty, w których frekwencja naturalnie spada. Zaplanowanie urlopów w tych terminach jest korzystne zarówno dla pracowników, jak i dla organizacji pracy.
3. Wyznacz „nieurlopowe" dni
Nie każdy termin nadaje się na urlop – i Twój zespół powinien o tym wiedzieć z wyprzedzeniem. Gabriela stosuje prostą, ale skuteczną metodę:
Prowadzimy kalendarz urlopów, w którym z góry zaznaczam na czerwono dni lub tygodnie, kiedy nie ma opcji wykorzystywania urlopów. Moi pracownicy wiedzą, że są to momenty, kiedy ich wkład jest szczególnie nieoceniony – np. zakończenie roku, przełom sierpnia z wrześniem czy inne ważne wydarzenia z życia przedszkola. Zdają sobie sprawę, dlaczego w tym czasie są potrzebni i z góry mają bardzo przejrzystą informację o tym, kiedy urlop nie wchodzi na pewno w grę.
Taka transparentność eliminuje niepotrzebne napięcia. Pracownicy nie muszą zgadywać – wiedzą, kiedy mogą planować wolne, a kiedy ich obecność jest priorytetem.
W żłobku „nieurlopowe" dni mogą wyglądać nieco inaczej niż w przedszkolu – adaptacja nowych dzieci we wrześniu, okresy wzmożonych chorób sezonowych, czy dni, w których przewidziane są obowiązkowe badania przesiewowe realizowane przez pielęgniarkę.
4. Zostaw bufor na sytuacje losowe
Nie wszystko jesteś w stanie przewidzieć. Losowe zdarzenia – choroba dziecka pracownika, sprawy urzędowe, nagłe sytuacje rodzinne – będą się zdarzać. Dobrą praktyką jest zaplanowanie urlopów w taki sposób, aby nie „zużywać" całej puli na sztywno rozpisane terminy. Elastyczność w tym zakresie to nie luksus, lecz konieczność – zwłaszcza w małych zespołach, gdzie nieobecność jednej osoby odczuwa cały personel. Gdy taki nagły wniosek urlopowy wpada przez aplikację LiveKid, od razu widzisz, jak wpływa na obsadę danego dnia – i możesz podjąć decyzję w kilka minut, zamiast dzwonić po kolei do każdego pracownika.
Warto też pamiętać, że urlop to nie tylko formalność – to realna potrzeba regeneracji. Praca z małymi dziećmi jest wymagająca emocjonalnie i fizycznie. Pracownik, który ma przestrzeń na odpoczynek, wraca z nową energią, co bezpośrednio przekłada się na jakość opieki.
5. Postaw na transparentność – niech każdy widzi aktualny plan
Im więcej osób korzysta z jednego grafiku, tym większe ryzyko nieporozumień. Gabriela Fejkiel podkreśla, jak ważna jest jasność:
Z perspektywy zespołu żadna zmiana w planie urlopowym nie jest oczywista. Każdy pracownik powinien mieć dostęp do aktualnej wersji harmonogramu – również Ci, których zmiana nie dotyczy bezpośrednio.
W praktyce oznacza to jedno: plan urlopów musi być łatwo dostępny i zawsze aktualny. Papierowa kartka na tablicy ogłoszeń tego nie zapewni – wystarczy, że ktoś nie spojrzy na nią przez dwa dni, i już pracuje na nieaktualnej wersji. Ręczne przepisywanie harmonogramu po każdej zmianie jest żmudne i generuje błędy. W LiveKid każda zmiana w grafiku jest widoczna natychmiast dla całego zespołu – zarówno w przeglądarce, jak i w aplikacji mobilnej. Nikt nie musi pytać „czy coś się zmieniło", bo odpowiedź ma zawsze pod ręką.
Zarządzanie urlopami w przedszkolu i żłobku z LiveKid
Zarządzanie urlopami w LiveKid to część Panelu Personelu – tego samego miejsca, w którym tworzysz grafiki pracy i prowadzisz rejestr czasu pracy. Dzięki temu urlopy nie żyją w oderwaniu od reszty organizacji, lecz są widoczne w kontekście całego harmonogramu placówki.
Wnioski urlopowe mają w LiveKid własną, wydzieloną przestrzeń w nawigacji. Pracownicy składają je bezpośrednio przez aplikację, a Ty akceptujesz lub odrzucasz prośby jednym kliknięciem. Prośby oczekujące na decyzję znajdziesz w osobnym widoku z powiadomieniami, więc żaden wniosek nie umknie Twojej uwadze. Po zaakceptowaniu urlop od razu pojawia się w grafiku – cały zespół widzi aktualną obsadę bez konieczności dopytywania.
Mamy 31 dzieci z opiniami i orzeczeniami, więc żeby odnaleźć się w harmonogramach, które przypominają czasem łamigłówki, to jest to rewelacyjna sprawa. Nawet jak ktoś przychodzi na zastępstwo, wchodzi na dany dzień w aplikacji i widzi, które dziecko ma zabrać na zajęcia.
Magdalena Swat-Sekuła, Przedszkole Czarodziejski Młynek
Wszystko działa identycznie w przeglądarce i w aplikacji mobilnej, więc decyzje o urlopach podejmujesz z telefonu – niezależnie od tego, czy jesteś w placówce, na szkoleniu czy w domu.
Nie zapomnij o urlopie zaległym
Na zakończenie wątek, o którym dyrektorzy czasem zapominają w ferworze bieżącego planowania. W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie Kodeksu pracy (a więc w większości placówek niepublicznych) urlop zaległy z poprzedniego roku powinien zostać zaplanowany tak, aby pracownik mógł go wykorzystać do 30 września roku następnego. Jeśli natomiast pracownik nie wykorzystał w poprzednim roku dni „na żądanie", te dni przechodzą do puli zwykłego urlopu i powinny być wykorzystane do końca roku kalendarzowego.
Przy tworzeniu planu urlopów na nowy rok warto zatem zacząć od przeglądu zaległości – to pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownicy zgłaszają się z niewykorzystanymi dniami w ostatniej chwili, destabilizując grafik na koniec roku.
Podsumowanie
Zarządzanie urlopami pracowników w przedszkolu i żłobku to zadanie, które wymaga jednocześnie znajomości przepisów, empatii wobec zespołu i dobrej organizacji. W 2026 roku dochodzą do tego nowe zmienne – zmiany w naliczaniu stażu pracy, które mogą zwiększyć wymiar urlopu części pracowników, oraz planowane dodatkowe uprawnienia urlopowe dla opiekunów żłobkowych.
Kluczem do sukcesu jest połączenie jasnych zasad (wyznaczanie „nieurlopowych" dni, uwzględnianie przerw i długich weekendów, pozostawianie buforu na nieprzewidziane sytuacje) z odpowiednim narzędziem, które pozwala te zasady egzekwować bez zbędnej biurokracji. LiveKid daje Ci w tym zakresie realne wsparcie – od elektronicznych grafików, przez system wnioskowania o urlopy, po raporty czasu pracy dostępne jednym kliknięciem.
Najczęstsze pytania
Od kiedy nowe zasady naliczania stażu pracy obowiązują placówki niepubliczne?
Dla pracodawców spoza sektora finansów publicznych nowe przepisy wchodzą w życie 1 maja 2026 roku. Pracownicy mają 24 miesiące na udokumentowanie wcześniejszych okresów zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych.
Czy dodatkowy urlop dla opiekunów żłobkowych już obowiązuje?
Nie – na dzień publikacji tego artykułu (marzec 2026) projekt nowelizacji ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 jest na etapie prac rządowych.
Czy w placówce niepublicznej muszę tworzyć plan urlopów?
Plan urlopów jest obowiązkowy, chyba że w placówce nie działa organizacja związkowa (co w większości niepublicznych przedszkoli i żłobków jest normą) – wtedy terminy urlopów ustalasz indywidualnie z pracownikami. Niezależnie od formalnego obowiązku, prowadzenie takiego planu jest dobrą praktyką organizacyjną. Więcej o zasadach tworzenia planu urlopów znajdziesz w artykule o urlopie nauczyciela w przedszkolu.
Czy mogę w LiveKid zarządzać urlopami i grafikami jednocześnie?
Tak – Panel Personelu w LiveKid integruje zarządzanie grafikami, urlopami, rejestrem czasu pracy i raportami w jednym miejscu, dostępnym zarówno z przeglądarki, jak i z aplikacji mobilnej.
Jak wygląda kwestia urlopów opiekuna dziennego?
Opiekun dzienny prowadzący punkt opieki dziennej na własny rachunek nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, więc przepisy o urlopie wypoczynkowym go nie dotyczą – organizuje sobie czas pracy samodzielnie. Natomiast opiekun dzienny zatrudniony przez jednostkę samorządu terytorialnego lub inny podmiot korzysta z urlopu na zasadach Kodeksu pracy (20 lub 26 dni). W przypadku jego nieobecności podmiot zatrudniający powinien zapewnić zastępstwo – planowana nowelizacja ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3 ma to ułatwić, wprowadzając formalne zasady zastępowania dziennych opiekunów.
Jakie obowiązki pracodawcy wiążą się z planowaniem urlopów w placówce?
Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy udzielenie pracownikowi urlopu w roku, w którym nabył do niego prawo, a w przypadku zaległości – zapewnienie jego wykorzystania do 30 września następnego roku (na gruncie Kodeksu pracy). Pracodawca powinien też uwzględniać wnioski pracowników przy ustalaniu terminów i zapewnić ciągłość pracy placówki. W 2026 roku dochodzi do tego obowiązek przeliczenia stażu pracy po otrzymaniu dokumentów potwierdzających wcześniejsze zatrudnienie na umowach cywilnoprawnych.
Czy planowane zmiany w ustawie o opiece nad dziećmi do lat 3 obejmują też ochronę opiekunów?
Tak – projekt nowelizacji przewiduje nie tylko dodatkowy urlop, ale również ustanowienie ochrony przewidzianej dla funkcjonariuszy publicznych dla opiekunów w żłobkach i klubach dziecięcych zatrudnionych w placówkach samorządowych. Oznaczałoby to m.in., że podmioty zatrudniające będą zobowiązane z urzędu występować w obronie opiekuna, gdy jego uprawnienia zostaną naruszone. Przepisy te są jednak wciąż na etapie prac rządowych.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.)
- Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1423) – tzw. ustawa stażowa
- Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 235 ze zm.)
- Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 986 ze zm.)
