Planowanie urlopów pracowników przedszkola i żłobka - 6 praktycznych wskazówek

Początek roku to czas, w którym większość z nas podejmuje się różnych planów - czy to osobistych, czy tych związanych z własnym biznesem. Jedną z istotnych kwestii na tym etapie staje się również dobre rozplanowanie urlopów pracowników. O radę w tym zakresie poprosiliśmy Gabrielę Fejkiel - trenerkę kompetencji oraz dyrektorkę ds. pedagogicznych w przedszkolu Ogród Talentów w Wieliczce. 

W artykule:

• Uwzględnienie przerw w pracy placówki
• Długie weekendy i specjalne okazje
• Sytuacje nieprzewidziane 
• “Nieurlopowe” dni
• Przejrzystość informacji to podstawa
• Grafik pracy w aplikacji
• Grafiki na miarę potrzeb

Uwzględnienie przerw w pracy placówki

Zanim zabierzemy się za planowanie urlopów w danym roku, weźmy przede wszystkim pod uwagę, czy przedszkole lub żłobek mają w funkcjonowaniu uwzględnioną przerwę wakacyjną, bądź inną dłuższą. Jeśli tak - to zazwyczaj tę część zaplanujemy w taki sposób, by nasi pracownicy mogli skorzystać wtedy ze swojego urlopu. Oczywiście, jako że w placówkach niepublicznych obowiązuje nas kodeks pracy i w większości przypadków mamy do wykorzystania 26 dni urlopu, to prócz przerwy pozostaje jeszcze do rozdysponowania niemal połowa dni, które trzeba rozłożyć. 

Długie weekendy i specjalne okazje

W ciągu roku zdarzają się oczywiście również inne okazje, gdy funkcjonowanie przedszkola jest ograniczone bądź liczba obecnych dzieci czasowo się zmniejsza. Jak podpowiada Gabriela Fejkiel - warto wykorzystać to w trakcie planowania urlopów pracowników placówki. 

“Ja w takim wypadku zazwyczaj biorę pod uwagę również wszystkie długie weekendy czy inne specjalne okazje, w trakcie których pracownicy mogliby (i chcieli) te dni wykorzystać. Wtedy często zdarza się, że przedszkola i tak są zamykane. Nawet jeśli nie - zawsze lepiej jest, gdy nauczyciele wezmą urlop wtedy, kiedy dzieci w placówce jest mniej - a tak się zazwyczaj zdarza przy tego typu okazjach - niż gdy mamy pełne obłożenie”.

Sytuacje nieprzewidziane 

Oczywiście, nie wszystko jesteśmy - zarówno jako pracodawca, jak i pracownik - w stanie przewidzieć. Oprócz planowanych dłuższych wypoczynków na co dzień zdarzają się losowe sytuacje, kiedy pracownicy mogą potrzebować wolnego, a których nie zaplanujemy. Warto również pamiętać o tym, że każdemu zdarza się bardziej intensywny czas, kiedy może potrzebować chwili oddechu, która na dłuższą metę wpłynie pozytywnie na jakość wykonywanych obowiązków. 

“Nieurlopowe” dni

“Ja mam ze swoimi pracownikami pewną umowę, która daje nam klarowność sytuacji urlopowej, nie wyklucza losowych zdarzeń i potrzeb, a jednocześnie daje mi pewność, że w najbardziej wymagających chwilach będę miała personel w komplecie.” podpowiada dalej Gabriela. “Prowadzimy kalendarz urlopów, w którym z góry zaznaczam na czerwono dni lub tygodnie, kiedy nie ma opcji wykorzystywania urlopów. Moi pracownicy wiedzą, że są to momenty, kiedy ich wkład jest szczególnie nieoceniony - np. zakończenie roku, przełom sierpnia z wrześniem czy inne ważne wydarzenia z życia przedszkola. Zdają sobie sprawę, dlaczego w tym czasie są potrzebni i z góry mają bardzo przejrzystą informację o tym, kiedy urlop nie wchodzi na pewno w grę”. 

Przejrzystość informacji to podstawa

“Wiecie co mnie najbardziej zaskoczyło, w momencie kiedy zostałam dyrektorem i tworzyłam pierwsze plany urlopowe? To, że za każdym razem, gdy zachodzi w nich jakaś zmiana, najlepiej jest rozpisać je od nowa - tak jak zupełnie nowy harmonogram. Byłam przekonana, że pewne zmiany mogą być oczywiste, gdy wypada jakaś zmienna, a reszta pozostaje taka sama. Ale nauczyłam się tego, że z perspektywy zespołu niekoniecznie może tak być. Dlatego warto za każdym razem rozpisać plan klarownie na nowo, aby każdy miał jasność - również Ci pracownicy, których zmiana nie dotyczy bezpośrednio!”

Grafik pracy w aplikacji

O ile ostatnia rada Gabrysi może rodzić większą ilość pracy, jeśli planujemy grafiki np. na papierze, o tyle z pomocą przychodzi tutaj aplikacja LiveKid. 

Wszelkie wprowadzane na bieżąco zmiany są widoczne w grafiku natychmiastowo. W dodatku taki grafik mamy ze sobą zawsze i wszędzie, w razie gdyby wystąpiła potrzeba sprawdzenia go. Dyrektor z poziomu administratora może wygodnie rozplanować pracę zespołu, a wychowawca ma wgląd na swoim koncie we wszystkie informacje. Dzięki temu nie trzeba na nowo przepisywać harmonogramów, aby były one przejrzyste i czytelne. 

Grafiki na miarę potrzeb

Planując urlopy pamiętajmy oczywiście o tym, że choć idealną opcją jest połączenie interesu pracownika i placówki, to dni wolne są również po to, aby pracownik miał szansę odpocząć i zregenerować siły - warto je zatem wspólnie skonsultować, zanim zapadną ostateczne decyzje.