Pierwsze zebranie z rodzicami w przedszkolu lub żłobku - przykładowy plan i protokół do pobrania

Wrzesień wiąże się nie tylko z adaptacją dzieci, które rozpoczynają edukację przedszkolną - to również nawiązywanie relacji z nowymi rodzicami oraz pierwsze zebrania. A te potrafią być nieco stresujące - czy można się do nich dobrze przygotować? Jak twierdzi Gabriela Fejkiel - nasza ekspertka - jeśli zaczniemy wcześniej i zadbamy o dobre nastawienie, to zebranie z rodzicami może nam przynieść wiele radości! Gabrysia jest wieloletnią dyrektorką przedszkola, obecnie prowadzi placówkę Ogród Talentów w Wieliczce. W ramach tegorocznej akcji LiveKid “Zdążyć przed wrześniem” podzieliła się z nami swoimi sposobami na udane pierwsze zebranie z rodzicami w przedszkolu.

W tym artykule:

• Pierwsze zebranie z rodzicami kontynuującymi współpracę
• A co, gdy rodzice są po raz pierwszy w naszej placówce?
• Integracyjne warsztaty dla rodziców w przedszkolu
• Rozmowy indywidualne po zebraniu
• Przedstawienie ramowego planu dnia ważnym punktem zebrania
• Kawa na ławę - czy to dobra strategia na spotkanie z rodzicami?
• Dobre nastawienie to podstawa
• Gdy padają trudne pytania rodziców
• Wnioski, które przychodzą z czasem - kwestie organizacyjne
• Budowanie relacji od samego początku
• Plan pierwszego zebrania z rodzicami

Pierwsze zebranie z rodzicami kontynuującymi współpracę

Organizuję zawsze na początku roku kilka różnych zebrań. Jednym z nich jest spotkanie z rodzicami, którzy już mają dzieci w naszej placówce i będą kontynuować z nami współpracę. Jest związane głównie z kwestiami organizacyjnymi i przypomnieniem najważniejszych zasad. Takie zebranie trwa około piętnastu minut, w trakcie których przekazuję najważniejsze informacje. Warto również omówić procedury odbioru dziecka, w tym przygotowanie dokumentacji z listą osób upoważnionych do odbioru.

Przykładam dużą wagę do tego, aby na zebraniu znalazła się również przestrzeń na przedstawienie realizowanych programów, w tym opowiedzenie o poszczególnych projektach edukacyjnych, w jakich nauczyciele w placówce będą brali udział w tym roku.

Nie traktuję tego w kategoriach przechwalania się, ale budowania autorytetu. Informacje o innowacjach i zmianach, które wprowadzamy budują u rodziców świadomość tego, że cały czas rozwijamy nasze kompetencje i wprowadzamy ulepszenia.

A co, gdy dzieci rozpoczynają edukację przedszkolną w naszej placówce?

Zebranie z rodzicami, których dopiero poznaję, traktuję zupełnie inaczej. Oczywiście muszą pojawić się pewne kwestie organizacyjne. Chcę, aby rodzice wiedzieli, że współpracując z przedszkolem, wspierają rozwój i funkcjonowanie swojego dziecka. Kwestie związane z płatnościami zazwyczaj przekazuję rodzicom w formie notatki, którą mogą zabrać ze sobą. Do tego dołączam również prawa dziecka oraz punkty, które są dla rodzica ważnymi przypominajkami, np. prośbę o nie przynoszenie do przedszkola zabawek zawierających bardzo małe elementy. Jednak główna rola takiego zebrania jest moim zdaniem zupełnie inna.

Integracyjne warsztaty dla rodziców w przedszkolu

Na pierwszym spotkaniu najbardziej zależy mi na tym, aby zbudować dobrą atmosferę, a przez to również zacząć tworzyć długofalową relację. Jeśli mam możliwość, to już wtedy organizuję warsztaty, podczas których przygotowujemy coś wspólnie dla dzieci. Kiedyś udało nam się np. zbudować tor samochodowy z rurek czy małe miasteczko z kartonów. To bardzo fajny sposób na integrację rodziców, a przy okazji również moją z nimi i na tym mi najbardziej zależy. A dodatkowo, gdy dzieci następnego dnia przychodzą do przedszkola, mają gotową rzecz, którą ich rodzice zbudowali na zebraniu! 

Rozmowy indywidualne po zebraniu

Bardzo cenię sobie indywidualne rozmowy z rodzicami i na nie poświęcam sporo czasu. Muszę przyznać, że nie jestem fanką mówienia o pewnych rzeczach na forum rodziców. Jeśli zachowanie jakiegoś dziecka mnie niepokoi, to rozmawiam o tym z konkretnym opiekunem i wspólnie szukamy rozwiązania.

Przedstawienie ramowego planu dnia ważnym punktem zebrania

Rodzice dzieci, które dopiero rozpoczynają swoją przygodę z placówką potrzebują moim zdaniem przedstawienia ramowego planu dnia. Wyjaśnienia, dlaczego to ważne, by nie spóźniać na określoną godzinę, jak wygląda czas relaksacji, kiedy zaczynają się zajęcia itp.

Mam takich rodziców, którzy odbierają dzieci po określonych punktach planu dnia. Ale często informuję ich na przykład o tym, że w przypadku odbioru dziecka w danym momencie, będzie oo miało mniej czasu na zabawę swobodną i sugeruję, by zostało pół godziny dłużej, ponieważ dzięki temu lepiej zintegruje się z grupą. Dla rodziców bywa to na początku dziwne, że otrzymują prośbę, by dziecko było dłużej w przedszkolu. Ale potem się okazuje, że to procentuje, bo na drugi dzień dziecko idzie do grupy z większą chęcią i uśmiechem.

Kawa na ławę - czy to dobra strategia na spotkanie z rodzicami? 

Ja zdecydowanie preferuję taki styl komunikacji z rodzicami, również - a może przede wszystkim - tymi nowymi. Rodzice poczują się komfortowo i pewnie, wiedząc, że ich dzieci są pod opieką kompetentnej i zaufanej osoby. Szczerość sprawia, że są zwyczajnie lepiej poinformowani i znają fundamenty zasad, które u nas panują.

Dla mnie najważniejszym hasłem pierwszego zebrania z rodzicami jest relacja. Inne, suche informacje mogę im wysłać tuż po zebraniu w aplikacji LiveKid. Ale relację chcę budować od samego początku.

Mam w tym wypadku przydatną perspektywę, bo sama byłam rodzicem dzieci w wieku przedszkolnym. Staram się zatem zawsze przypomnieć sobie własne emocje - co mnie interesowało najbardziej, gdy szłam na zebranie? Staram się być o krok do przodu, uprzedzać takie pytania.

Dobre nastawienie to podstawa

Podstawowym czynnikiem dla mnie jest nie nastawiać się źle, nie bać się rodziców. Pamiętajmy o tym, że mamy z rodzicem wspólny mianownik - czyli dobro dziecka. Staram się w każdym rodzicu widzieć pozytywne rzeczy. Nawet jeśli ma wiele uwag, to wierzę, że ma je dlatego, że chce zapewnić swojemu dziecku jak najlepsze warunki. A niestety wielu nauczycieli na spotkanie z rodzicami reaguje bardzo alergicznie, niepotrzebnie nastawiając się negatywnie. 

Wakacje to zresztą dobry czas na to, by przygotować się mentalnie do wielu rzeczy. Na spotkanie z rodzicami również. Zaplanować to sobie tak, żeby móc czerpać z tego radość. 

Pamiętajmy o tym, że szacunek zdobywamy przede wszystkim poprzez profesjonalizm. A ja pod tym pojęciem rozumiem również jako szczerość i otwartość.

Gdy padają trudne pytania rodziców

Jestem nauczycielem, który w ogóle nie korzysta z podręczników. Wielu rodziców obawia się takiego rozwiązania - i wtedy padają jedne z najtrudniejszych pytań. Dla mnie rozwiązanie jest jedno - trzeba szczerze na nie odpowiedzieć, aby rozwiać wszelkie obawy. 

Staram się w takiej sytuacji pokazać, że jest to wybór uwarunkowany doświadczeniem, za którym stoją realne efekty. Ciężko jest w takiej sytuacji przedłożyć całą wiedzę, którą zdobywa się latami w trakcie procesu edukacji i praktyki. Dlatego często rozwiązuje to w ten sposób, że obiecuję rodzicowi podesłać więcej materiałów - artykułów czy książek, do których mogą zajrzeć i zweryfikować moje podejście w innych źródłach.

Przede wszystkim zdaję sobie sprawę, że takie pytania i prośby wynikają z tego, że rodzic po prostu się martwi. Tym bardziej, jeśli wcześniej dziecko uczęszczało do placówki, w której panowały inne zasady i zmiany budzą jego niepokój oraz wątpliwości.

Wnioski, które przychodzą z czasem

Nowy etap w życiu rodziców, gdy ich dzieci zaczynają przedszkole, jest niezwykle ważny. Najbardziej zgubna jest chęć dogodzenia wszystkim. W pewnym momencie dochodzi się jednak do wniosku, że tak się nie da. Tutaj przydaje się po prostu zdrowa dawka pewności siebie i wiary w swoje kompetencje. Ale również doświadczenie zawodowe, bo do mnie te wnioski przyszły z czasem.

Kiedyś wpadałam w błędne koło - przychodził jeden rodzic i zmieniałam coś w danej rzeczy dochodząc do wniosku, że pójdę na kompromis, a potem przychodził kolejny i proponował dokładnie to, co było wcześniej lub jeszcze coś całkowicie innego. Trzeba podejmować świadome decyzje i jeśli wiemy, że są dobre dla naszych podopiecznych, to miejmy cierpliwość, aby dobrze wyjaśnić to rodzicowi.

Budowanie relacji od samego początku

Pierwsze zebranie z rodzicami to zatem nie tylko moment na to, by przekazać rodzicom podstawowe informacje czy uzyskać zgodę na udział dziecka w różnych aktywnościach przedszkolnych. To również czas, w którym rozpoczyna się relacja, współpraca dla dobra dziecka, które przechodzi pod naszą opiekę, ale i budowanie wizerunku dyrektora oraz nauczyciela jako ekspertów w tym, co robią.

Warto zatem podejść do pierwszego spotkania optymistycznie i nie bać się konfrontacji lub pytań ze strony rodzica. Ostatecznie cel zawsze pozostaje ten sam i jest nim prawidłowy rozwój dziecka!

Plan pierwszego zebrania z rodzicami

Na koniec, po rozmowie z Gabrysią, przygotowaliśmy dla Ciebie ramowy plan zebrania. Warto przygotować go sobie szczegółowo na kilka dni wcześniej. Pozwoli on usystematyzować informacje, które powinny zostać przekazane rodzicom. Na końcu znajdziesz też wzór protokołu z zebrania z rodzicami do pobrania.

1. Powitanie, przedstawienie nauczycieli

Podczas pierwszego zebrania przedstaw wszystkich nauczycieli pracujących w grupie, jak również pań z obsługi (pomoc nauczyciela, woźna). Możesz powiedzieć też coś o sobie np. wspomnieć o wykształceniu, dodatkowych kursach i kwalifikacjach.

2. Wybór protokolanta

Warto przygotować dla protokolanta ramowy plan zebrania, ułatwi mu to pracę.

3. Omówienie celu zebrania i przedstawienie agendy

Na zebraniu z rodzicami dzieci, które dopiero rozpoczynają swoją przedszkolną przygodę warto poruszyć takie tematy jak adaptacja i wyprawka. Oczywiście listę z wyprawką najlepiej przesłać rodzicom mailem lub poprzez aplikację, ale dobrze ją też omówić. Warto zaznaczyć np., że obuwie zmienne dziecka powinno być łatwe do samodzielnego ubrania, a niebezpieczne zabawki zabawki powinny zostać w domu.

4. Wybór trójki grupowej oraz skarbnika

Dobrze, żeby w agendzie znalazło się też miejsce na wspólne ustalenie z rodzicami wysokości składki na wyprawkę, w której skład wejdą pomoce dydaktyczne czy materiały plastyczne.

5. Przedstawienie statutu, regulaminów, procedur

Podczas pierwszego spotkania rodzice powinni zostać szczegółowo zapoznani z najważniejszymi dokumentami obowiązującymi w placówce. Powinni również zostać poinformowani, gdzie znajdują się dokumenty, jeżeli chcieliby się z nimi dokładniej zapoznać (np. strona internetowa przedszkola, aplikacja).

Ważne jest też wprowadzenie rodziców, nawet najbardziej ogólne, do zasad bezpieczeństwa obowiązujących w naszym przedszkolu. Opiekunowie prawni nie zawsze zdają sobie sprawę np. z braku możliwości podawania przez nauczyciela dziecku lekarstw.

6. Uzyskanie pisemnych zgód

Zebranie to dobry moment na zebranie pisemnych zgód m.in. na udzielenie dziecku pomocy psychologiczno-pedagogicznej, udział dziecka w zajęciach edukacyjnych odbywających się poza terenem przedszkola czy wykonywanie zdjęć i filmów z wizerunkiem dziecka.

7. Przedstawienie realizowanych programów i projektów oraz planowanych konkursów

Przedstaw rodzicom propozycje zajęć dodatkowych (język angielski, religia itd.) odbywających się w ramach podstawy programowej oraz warsztatów (np. kulinarne, muzyczne, plastyczne, zajęcia z logopedą itd.), które odbywają się poza godzinami podstawy programowej.

Warto poinformować ich, do jakich projektów, programów i konkursów dołączycie. Ważne jest uzyskanie akceptacji rodziców oraz zgód na ich realizację (jeżeli taka jest potrzebna).

8. Bieżące informacje dotyczące życia przedszkola

Przedstaw rodzicom ramowy rozkład dnia, zwróć uwagę na godziny przyprowadzania i odbierania dzieci. poinformuj, jakie zajęcia dodatkowe będą odbywały się na terenie przedszkola i jakie masz propozycje warsztatów (np. warsztaty kulinarne, muzyczne, plastyczne, zajęcia z logopedą itd.), które mogą odbyć się poza godzinami podstawy programowej.

9. Omówienie planów

Zwróć uwagę na planowane wyjścia poza teren placówki np. spacery po najbliższej okolicy czy wyjścia do biblioteki, na pocztę itp. a także wycieczki. Podczas zebrania możesz też krótko omówić, jak będzie wyglądała współpraca z rodzicami czy innymi instytucjami.

10. Wnioski i pytania rodziców

To ważny moment, ponieważ dzięki niemu rodzic mają możliwość wyrażenia swoich wątpliwości, zadania pytań. Da im to poczucie, że są istotni i ich zdanie ma znaczenie, że są częścią przedszkolnej społeczności.

11. Podsumowanie zebrania

Możesz ponowne zwrócić uwagę na najistotniejsze informacje. Dobrym pomysłem jest też zapowiedź wysłania pakietu niezbędnych materiałów mailem bądź poprzez aplikację.

12. Pożegnanie

Żegnając się, równocześnie „otwórz drzwi" i zaproś rodziców do kontaktu. Przypomnij, w jakiej formie mogą się z Tobą kontaktować i daj możliwość indywidualnych rozmów.

Protokół z zebrania z rodzicami do pobrania