Osoba fizyczna – najwygodniejsza forma prowadzenia placówki oświatowej. Ale czy zawsze najlepsza?

W ramach cyklu Przewodnik po prawie oświatowym, mecenas Marcin Groński z Kancelarii Lexbridge pochylił się tematyką prowadzenia placówki oświatowej przez osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Nasz ekspert wyjaśnia, dlaczego, mimo iż jest to często najprostsze i najwygodniejsze rozwiązanie, nie w każdym przypadku jest najlepsze. Z naszego artykułu dowiesz się m.in., jakie ryzyka i zagrożenia niesie ze sobą prowadzenie przedszkola jako osoba fizyczna i kiedy należy rozważyć zmianę formy działalności.

Spis treści:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza – łatwa i wygodna 
• Kiedy nie warto prowadzić placówki jako osoba fizyczna
• Ryzyka i marnowane korzyści
• Kiedy rozważyć zmianę formy prowadzenia placówki
• „Niewygody” zmiany na osobę prawną
• Nowa placówka na nowym organie prowadzącym
• Często zadawane pytania

Jednoosobowa działalność gospodarcza – łatwa i wygodna 

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najchętniej wybierana przez przedsiębiorców forma. Potwierdzają to statystyki:

W lipcu tego roku na 28146 nowo zarejestrowanych przedsiębiorców, aż 21749 podmiotów, czyli 77,3% stanowiły jednoosobowe działalności gospodarcze.

Jest to forma łatwa, wygodna i względnie tania w obszarze opodatkowania. Dopóki zakres działalności jest niewielki, a kwoty potencjalnych zobowiązań nie zagrażają poważnie prowadzącemu placówkę, jest to na pewno dobre rozwiązanie. 

Kiedy nie warto prowadzić placówki jako osoba fizyczna

Są jednak przypadki, w których taka forma zdecydowanie nie jest najlepsza. Poniżej przybliżam obszary, na które należy zwrócić uwagę i w ramach których mogą się pojawić problemy, które można prosto rozwiązać dzięki zmianie formy prowadzonej działalności na osobę prawną

Większa wysokość dotacji

W pierwszej kolejności należy wskazać na przypadki, kiedy pobieramy dotacje w większej wysokości. Nie podam tu żadnych „widełek” czy konkretnych kwot, bo jest to sprawa bardzo indywidualna i zależy od majątku danej osoby. Bezpieczny pułap może wyznaczać suma dotacji pobranych w ciągu ostatnich pięciu lat. Powinna to być kwota, która, w razie konieczności zwrotu, nie zrujnuje nie tylko placówki, ale naszego osobistego majątku. 

Należy tu uwzględnić też ryzyko odsetek, które dla dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem liczy się według stawki dla zobowiązań podatkowych, i to od momentu ich pobrania. 

Oczywiście sytuacje konieczności zwrotu całej pobranej kwoty zdarzają się rzadko, jednak w swojej praktyce spotkałem ostatnio kilka takich przypadków. Bezpiecznie jest więc uwzględnić takie właśnie ryzyko. 

Przenoszenia organu prowadzącego na inną osobę

Drugą kwestią jest zdolność do przenoszenia organu prowadzącego na inną osobę. Jednoosobowa działalność to właściciel i i mienie związane z prowadzonym przedsiębiorstwem. Przemyślenie tego, co służy prowadzeniu działalności oświatowej, nastręcza w praktyce wielu problemów i to zarówno natury prawnej, jak i podatkowej. 

Prowadzenie wspólnie z innymi osobami

Jeśli organem prowadzącym jest osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność, problematyczne jest prowadzenie placówki razem z innymi osobami. Zasadniczo wpisana jako organ prowadzący przedszkole może być jedna osoba fizyczna. Nie powinien to być zbiór kilku osób, czy być spółka osobowa. 

Tymczasem ja w swojej praktyce widywałem już wszystko, co jest możliwe, czyli wspólników spółki cywilnej, spółkę cywilną, spółkę osobową. To jest potencjalne źródło problemów dla wszystkich, nawet dla organów dotujących. Chociażby w kwestii tego, kto jest w takim przypadku beneficjentem dotacji czy kto ostatecznie odpowiada za jej pobranie i wykorzystanie.

Ryzyka i marnowane korzyści

Zwrot dotacji z odsetkami 

Jako osoba fizyczna odpowiadamy całym majątkiem osobistym, a w określonych wypadkach również wspólnym, i to nie tylko wraz z małżonkiem, ale czasami również z innymi członkami rodziny. 

Złudna może się okazać nadzieja, że w takim przypadku pomoże nam intercyza. Naturalnie można i tu próbować obrony, ale ostatecznie wyniku przewidzieć nie możemy.

Natomiast w przypadku osoby prawnej, ryzyko skoncentrowane jest zasadniczo na osobach zarządzających. 

Cienka granica między działalnością gospodarczą a charytatywną

W przypadku jednoosobowej działalności, kiedy placówka działa na majątku organu prowadzącego, wiele osób dostarcza swoje aktywa, nieruchomości, środki trwałe, ale też wydatki inwestycyjne na środki trwałe i pracę właściwie charytatywnie. 

Dochodzi do tego, że takie osoby wręcz zwracają niewykorzystane dotacje lub poszukują różnych niepraktycznych, ale dających się rozliczyć wydatków, byleby tylko wykorzystać nadwyżkę. 

Takie osoby nie widzą, że ze swojego majątku dokonują faktycznie na rzecz organu dotującego „nieodpłatnych świadczeń”. Problem ten znika, kiedy nasz majątek i praca służą osobie prawnej do prowadzenia placówki. 

Sprawy rodzinne

Problemy pojawiają się też na gruncie rodzinnym w przypadku takich zdarzeń jak śmierć i rozwód. Jeśli jednoosobowa działalność gospodarcza została utworzona w trakcie małżeństwa, składniki majątku to współwłasność łączna, która podlega podziałowi w momencie, kiedy małżeństwo ustaje. 

Podobnie jeżeli chodzi o śmierć osoby prowadzącej. Istnieje oczywiście możliwość wskazania w ewidencji szkół i placówek niepublicznych następcy prawnego i placówka może funkcjonować w oparciu o tę osobę. Natomiast majątek z tej jednoosobowej działalności nie przechodzi automatycznie na nową osobę. Jeżeli sytuacja  nie jest jasno uregulowana pomiędzy pozostałymi spadkobiercami, to jest źródło potencjalnych problemów. 

Kiedy rozważyć zmianę formy prowadzenia placówki

Nie ma na to pytanie jednoznacznej odpowiedzi. Ważne są oczywiście nasze plany życiowe czy biznesowe, ale jest kilka przesłanek, przy których wręcz koniecznie trzeba zacząć działać, mając na uwadzę przede wszystkim wzrost ryzyka. W szczególności pomarańczową rozważać poważnie zmianę jednoosobowej działalności gospodarczej jako organu prowadzącego na osobę prawną, jeżeli osoba prowadząca przedszkole:

• planuje rozwój działalności, 
• pobiera wysoką dotacja, w kwocie 200-300 tysięcy rocznie,
• posiada własną nieruchomość, w której prowadzona jest placówka, 
• jest specjalistą i dostarcza usługi do placówki, 
• planuje zbyć placówkę.

„Niewygody” zmiany na osobę prawną

Jednoosobowa działalność gospodarcza to forma wygodna. Osoba, która chce ją zmienić na inną formę działalności powinna się przygotować na pewne „niewygody”, które w ostatecznym rozrachunku nie są jednak tak straszne, jak mogłyby się wydawać.

• Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych
  W wielu placówkach właściwie i tak konieczne jest prowadzenie równolegle księgowości na potrzeby Urzędu Skarbowego i na potrzeby rozliczenia dotacji. W księgach jest możliwość uwzględniania wszystkich tych zdarzeń.
• Skład personalny
  W przypadku większości osób prawnych potrzebujemy więcej niż jednej osoby (np. udziałowca w przypadku sp. z o.o. czy co najmniej trzech osób w przypadku fundacji) 
• Sprawozdania finansowe
  W przypadku np. składania sprawozdań do KRS-u, ważne jest pilnowanie terminów.
• Wymogi korporacyjne
  M.in. należy pamiętać o zorganizowaniu raz w roku zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy. 
• Członek zarządu nie może podpisywać umów z samym sobą. 
• Ujawnianie zmian w KRS i CRBR
  Szczególnie należy pamiętać o Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, ponieważ kary za nieujawnienie są bardzo wysokie. Nie jest to natomiast bardzo nieskomplikowane.
• Wydatki notarialne. 

Barierą psychologiczną jest czasem konieczność pamiętania, że to już nie jest własna kieszeń i nie można tak sobie pobierać pieniędzy z kasy, jak z własnej działalności. 

Nowa placówka na nowym organie prowadzącym

Jeżeli chcemy mieć czystą sytuację w nowym podmiocie, to warto skorzystać z takiego rozwiązania jak utworzenie nowej placówki na miejscu starej, z nowym organie prowadzącym. Jest to praktyczne głównie ze względu na zagadnienia związane z przechodzeniem odpowiedzialności za ewentualne dotacje z poprzedniego podmiotu, bo one mogą się ujawnić nieoczekiwanie.

Jeżeli dysponujemy nieruchomością, która już spełnia warunki lokalowe dla przedszkola, to wbrew stanowiskom różnych organów, że trzeba uzyskiwać wszystkie zgody i pozwolenia, w  opinii naszej kancelarii absolutnie nie należy tego robić i mamy to potwierdzone przez orzeczenia. 

Dokumenty takie nie są związane z osobą, tylko z nieruchomością, więc jeżeli spełnia wymagania, to nie ma podstaw, żeby w tym zakresie robić problemy. Ilość formalności, których musimy dopełnić podczas zakładania „nowej” placówki ogranicza się w tej sytuacji do minimum i można to naprawdę szybko przeprowadzić.

Często zadawane pytania

W przypadku osoby prawnej potrzebna jest osoba zarządzająca, czyli np. prezes zarządu. Czy wynagrodzenie takiej osoby jest możliwe do rozliczenia z dotacji? 

Niestety nie. Prezes zarządu, podobnie jak np. dyrektor niepedagogiczny czy administracyjny, to funkcja nie związana bezpośrednio z wykonywaniem działalności oświatowej czy opiekuńczo-wychowawczej. 

Czy transfer pracowników w przypadku zmiany formy organu prowadzącego jest bardzo skomplikowany? 

Zupełnie nie. Tutaj stosuje się przepisy Kodeksu Pracy. Z punktu widzenia prawa pracy transfer placówki oświatowej jest równoznaczny z przejściem pracodawcy. 

Jaka forma prowadzenia działalności jest najbardziej odpowiednia w przypadku placówek sieciowych?

Jeżeli nastawiamy się na inwestycje, w szczególności na kapitalizację zewnętrzną, niezbędna może okazać się spółka kapitałowa. Natomiast to wszystko zależy od przyjętego modelu biznesowego i planowanej skali.

W jaki sposób na zmianę formy prowadzenia działalności reagują organy dotujące, szczególnie wydziały oświaty?

Na ogół jest to neutralne. Z ich punktu widzenia jest to z reguły czysta formalność.

Co dzieje się z jednoosobową działalnością gospodarczą w przypadku zmiany formy organu prowadzącego na osobę prawną?

Jednoosobowa działalność gospodarcza nadal może być bardzo użyteczna, szczególnie jeżeli świadczymy usługi jako specjalista, posiadamy nieruchomość czy inne aktywa.