Nowy Ład - uzupełnianie danych w Empatii: RKZ-2, RKZ-4, RKZ-5
Nowy Ład wprowadził zmiany m.in. we wprowadzaniu odpowiednich danych w systemie Empatia. Nasza ekspertka oraz szkoleniowiec - Anna Gruzla - podzieliła się z nami uwagami dotyczącymi wypełniania formularzy RKZ-2, RKZ-4 oraz RKZ-5 oraz tworzenia konta organizacji placówki.
W tym artykule:
- Konto organizacji w Empatii
- Uprawnienia na koncie organizacji
- Formularz RKZ-5: informacja o dzieciach
- Obowiązkowe dane w systemie Empatia
- Formularz RKZ-4: sprawozdanie
- Wskazywanie liczby osób oraz etatów
- Liczba dzieci oraz niezaspokojone zapotrzebowanie
- Rzeczywista suma dzieci objętych dofinansowaniem
Konto organizacji w Empatii
Od tego roku mamy obowiązek uzupełnienia tzw. konta organizacji - w Empatii nazwano to kontekstem instytucjonalnym. Dopiero, gdy go mamy, możemy wpisywać pozostałe dane. Co to oznacza? Gdy mamy już wpisaną placówkę, wypełniamy RKZ 2 - dokument, który uzupełniamy w oparciu o dane właściciela. Ten wniosek służy założeniu konta organizacji. Dokument wypełni się automatycznie po zalogowaniu na konto, a my będziemy zobligowani do wpisania wyłącznie numeru konta naszej placówki. Ten sam numer konta będzie mógł zaciągnąć sobie ZUS - i na nie będzie nam przelewał środki.
Uprawnienia na koncie organizacji
Po wysłaniu RKZ 2 musimy odczekać chwilę, zanim urząd zapisze nam te dane. Po zapisaniu automatycznie tworzy się kontekst instytucjonalny. Czas oczekiwania bywa różny - raz jest to jeden dzień, innym razem kilka. Mając kontekst, jesteśmy w stanie uzupełniać pozostałe formularze RKZ. Z kontekstu instytucjonalnego będą funkcjonowały trzy role - właściciel, administrator i pełnomocnik. Wyłącznie właściciel i administrator będą osobami, które mają prawo zarządzać formularzami RKZ. Czyli mogą zgłaszać, wykreślać, dokonywać zmian. Rola pełnomocnika będzie uprawniona do składania dokumentów tylko RKZ 2, 4 i 5 - wyłącznie w ramach konkretnych instytucji opieki. Jeśli zatem mamy kilka żłobków, to każdy z nich może mieć swojego pełnomocnika, czyli np. dyrektora danej placówki.
Formularz RKZ-5: informacja o dzieciach
RKZ 5 to informacja o dzieciach. Od 1 lutego do 31 marca mamy czas, aby uzupełnić dane za styczeń oraz luty. W kolejnych miesiącach do piątego dnia każdego miesiąca będziemy zobligowani do podania danych na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego. W ustawie nie ma natomiast informacji, która mówi o tym, czy wypłata świadczenia będzie proporcjonalna w zależności od tego, czy dziecko uczęszcza do placówki od pierwszego dnia miesiąca, czy też nie.
Obowiązkowe dane w systemie Empatia
Z RKZ 5 będziemy zobligowani do wpisywania kolejnych danych - dotyczących dziecka uczęszczającego do żłobka (imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, rozpoczęcia i zakończenia uczęszczania do żłobka, wysokość opłaty za pobyt, jaką finalnie płaci rodzic). Będziemy także podawać dane dotyczące rodziców (imię i nazwisko, datę urodzenia, PESEL, adres poczty elektronicznej i numer telefonu) oraz numer konta, na jaki życzymy sobie, aby wpływały środki. Rodzic do ZUS będzie składał tylko jednorazową informację o tym, że będzie się ubiegał o dofinansowanie dziecka w żłobku. ZUS będzie co miesiąc natomiast weryfikował, czy my wykazaliśmy dane dziecko za miesiąc poprzedni.
Formularz RKZ-4: sprawozdanie
Z RKZ 4 mamy pracy nieco więcej. Czas na wypełnienie tego wniosku mija 31 stycznia. Podstawą prawną jest ustawa o opiece nad dziećmi do lat 3. Tego sprawozdania nie składają osoby, które:
- były wykreślone z rejestru żłobków w ciągu roku sprawozdawczego,
- działalność została zawieszona w okresie sprawozdawczym;
- zostały wpisane do rejestru pod koniec roku sprawozdawczego, ale rozpoczęły działalność (rozumianą jako przyjęcie dzieci) dopiero w roku kolejnym.
Bardzo ważne jest to, że jeśli nie będziemy mieć poprawnie uzupełnionych danych (RKZ 2), to nie zrobimy RKZ 4 - ponieważ ono zaciąga dane właśnie z tego dokumentu.
W przypadku zespołów żłobkowych, sprawozdanie należy wypełnić oddzielnie dla każdej instytucji wchodzącej w skład zespołu.
Wskazywanie liczby osób oraz etatów
Liczba osób realizujących ustawę obejmuje personel, w tym opiekunów, pielęgniarki oraz położne. Dane te należy wykazać z podziałem na płeć. W przypadku pielęgniarek i położnych należy również podać liczbę osób, dla których praca w instytucji opieki jest głównym miejscem pracy. Jeżeli mamy osoby, które mają dwie równoległe prace, to za główną uważa się tę, która przynosi wyższy dochód.
Musimy też podać liczbę etatów. Jeśli mamy zatrudnione 10 osób, a każda z nich jest zatrudniona na pół etatu - to etatów mamy 5. W wierszu odnoszącym się do liczby etatów, należy ją wskazać w odniesieniu do całego personelu żłobka. Wykazujemy również osoby zatrudnione na zastępstwo oraz wolontariuszy, natomiast nie wykazujemy pracowników na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych, praktykantów oraz stażystów.
Liczba dzieci oraz niezaspokojone zapotrzebowanie
Najwięcej kłopotu przysparzają nam informacje dotyczące dzieci zapisanych na ostatni dzień okresu sprawozdawczego. Podajemy liczbę dzieci z uwzględnieniem wieku i płci. Musimy także podać liczbę dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki, oraz łączną liczbę dni pobytu wszystkich dzieci w placówce w danym roku sprawozdawczym. Jesteśmy również zobowiązani wykazać tzw. niezaspokojone zapotrzebowanie, czyli dzieci z listy rezerwowej bądź innych źródeł. Poza tym podajemy wysokość otrzymanych dotacji i dofinansowań (bez wkładu własnego).
Rzeczywista suma dzieci objętych dofinansowaniem
Rzeczywistą sumę dzieci objętych dofinansowaniem obliczymy, dzieląc liczbę dzieci objętych dofinansowaniem, przez liczbę miesięcy tego okresu. W tych okresach nie uwzględniamy tego czasu, kiedy placówka była zamknięta. Jeśli chodzi o wydatki ponoszone przez jednostki i instytucje publiczne - wiersz wypełniamy tylko wtedy, kiedy w sekcji "rodzaj podmiotu prowadzącego żłobek" zaznaczono gmina, powiat, marszałek, instytucja publiczna. Wtedy wykazujemy wyłącznie bieżące funkcjonowanie placówki.
