Doskonale wiemy, że przy codziennej lawinie obowiązków, takich jak organizacja pracy, kontakt z rodzicami czy nagłe sytuacje kadrowe, kwestie urzędowe schodzą czasem na dalszy plan. Ale są takie formularze, które trzeba wypełnić i wysłać na czas – inaczej mogą pojawić się nieprzyjemne konsekwencje.
Mowa o formularzach RKZ-2, RKZ-4 i RKZ-5, które składa się w systemie Emp@tia – to obowiązkowe dokumenty wymagane przez ministerstwo dla placówek realizujących zadania opiekuńcze. W tym artykule:
✅ pokażemy jakie dane i kiedy należy zaktualizować,
✅ przeprowadzimy Cię krok po kroku przez formularze RKZ,
✅ podpowiemy, jak nie pogubić się w terminach i uniknąć błędów.
Kto ma obowiązek składać formularze
Formularze RKZ-2, RKZ-4 i RKZ-5 są składane w systemie Emp@tia przez wszystkie placówki wpisane do rejestru żłobków i klubów dziecięcych, niezależnie od tego, czy korzystają z dofinansowania w ramach programu Aktywny Maluch (dawniej Maluch+) czy nie.
To obowiązek ustawowy, wynikający z ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Formularze te służą do zgłaszania danych o placówce i aktualizacji informacji w rejestrze, np. o liczbie dzieci, pracownikach czy zmianach organizacyjnych.
Program Maluch+ może wymagać dodatkowych raportów i sprawozdań (często na bazie tych samych danych), ale same „RKZety" są obowiązkowe dla wszystkich prowadzących żłobki i kluby dziecięce – zarówno publiczne, jak i niepubliczne.
Zakładanie konta organizacji
Zanim przejdziesz do uzupełniania wszelkich raportów, musisz mieć aktywne konto organizacji w systemie Emp@tia – to podstawa wszystkich dalszych działań. To konto jest dedykowane wszystkim niebędącym gminą podmiotom, które prowadzą lub planują założenie instytucji opieki nad dziećmi. Poniżej znajdziesz szybki przewodnik, jak w trybie "dane właściciela" krok po kroku utworzyć profil Twojej placówki i zdobyć dostęp do formularzy RKZ.
- Wejdź na Emp@tię
Otwórz stronę empatia.mrpips.gov.pl i kliknij przycisk „Rejestracja organizacji”. - Wprowadź dane podstawowe
- Nazwa placówki: taka, jaka widnieje w rejestrze (urzędowa nazwa).
- NIP i REGON: dokładnie wprowadź numery – to one identyfikują Twoją organizację.
- Adres siedziby: pamiętaj, aby dane adresowe zgadzały się z wpisem w CEIDG/KRS.
- Ustaw dane kontaktowe
- E-mail służbowy: na ten adres otrzymasz link aktywacyjny i powiadomienia o nowych formularzach.
- Telefon kontaktowy: przyda się do weryfikacji lub w razie problemów technicznych.
- Zaakceptuj regulaminy
Przeczytaj i potwierdź zapoznanie z regulaminem Emp@tii oraz klauzulą o przetwarzaniu danych osobowych. - Aktywacja konta
Po kliknięciu „Zarejestruj” system wyśle wiadomość z linkiem aktywacyjnym. Kliknij go w ciągu 24 godzin, aby potwierdzić rejestrację. - Logowanie i nadawanie uprawnień
- Zaloguj się w Emp@tii używając nowo założonych danych.
- Przejdź do zakładki „Użytkownicy organizacji” i dodaj osoby (np. dyrektora, księgową), nadając im odpowiednie role (administrator, redaktor).
Gdy konto jest już gotowe, możesz śmiało przejść do wypełniania samego formularza RKZ-2, a następnie RKZ-4 i RKZ-5. W kolejnych sekcjach pokażemy Ci, jak uzupełnić RKZ-2, RKZ-4 oraz RKZ-5 – krok po kroku!
👉 Zobacz też: Instrukcja wypełniania wniosków na PIU Emp@tia dla podmiotów innych niż gminy dostępna na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Uprawnienia na koncie organizacji
Na poziomie „kontekstu instytucjonalnego" funkcjonują trzy role
- właściciel
- administrator
- pełnomocnik.
Właściciel i administrator są osobami, które mają prawo zarządzać formularzami RKZ, czyli mogą zgłaszać, wykreślać, dokonywać zmian. Rola pełnomocnika jest uprawniona tylko do składania dokumentów RKZ 2, 4 i 5 - wyłącznie w ramach konkretnych instytucji opieki. Jeśli zatem mamy kilka żłobków, to każdy z nich może mieć swojego pełnomocnika, czyli np. dyrektora danej placówki.
💡 Tip LiveKid: Zadbaj o to, aby co najmniej dwie osoby miały status administratora – dzięki temu unikniesz blokady dostępu, gdy jedna osoba będzie na urlopie czy chorobie.
Formularz RKZ-2: zgłaszanie zmian w danych placówki
Formularz RKZ-2 służy do niezwłocznego (bez z góry określonych terminów) zgłaszania wszelkich zmian lub aktualizacji danych Twojej placówki w rejestrze żłobków i klubów dziecięcych lub w wykazie dziennych opiekunów. Możesz go złożyć kiedykolwiek zaistnieje potrzeba np. po zmianie adresu, statusu prawnego czy liczby miejsc.
- Kontekst składania
- Właściciel, Administrator lub Pełnomocnik działający na koncie organizacji składa formularz RKZ-2 zawsze w kontekście organizacji.
- Wybór urzędu/instytucji
- Po zalogowaniu do PIU Emp@tia wybierz „Załatw sprawę” → „Dla przedsiębiorców” → „Opieka nad dzieckiem do lat 3” → „RKZ-2: Informacja o zmianie danych…” i wskaż urząd, do którego kierujesz zmianę.
- Dane zgłaszane we wniosku
- Dane osoby reprezentującej podmiot (automatycznie pobierane z profilu; możesz uaktualnić np. adres e-mail).
- Nowe/zmieniane dane podmiotu:
- np. nazwa, NIP/REGON, adres siedziby, forma prawna, numer rachunku bankowego.
- Zmiana właściciela (jeśli dotyczy): wymaga załączenia pełnomocnictwa.
- Aktualizacja danych instytucji: np. adres oddziału, godziny pracy, liczba miejsc (w ramach monitoringów Maluch+).
- Załączniki
- W zależności od rodzaju zmiany – np. dokument potwierdzający zmianę właściciela lub nowy odpis z KRS.
- Podsumowanie i wysłanie
- Zweryfikuj wszystkie dane w kroku „Podsumowanie”, zapisz i wyślij wniosek. Po zatwierdzeniu nie można go edytować – ewentualne kolejne korekty wymagają złożenia nowego formularza RKZ-2.
Formularz RKZ-5: informacja o dzieciach uczęszczających do żłobka, klubu dziecięcego lub będących pod opieką dziennego opiekuna
Formularz RKZ-5 to miejsce, w którym wprowadzisz szczegółowe informacje o każdym dziecku uczęszczającym do Twojej placówki – to nie jest raport zbiorczy, lecz zestaw kart dzieci na dany miesiąc. System Emp@tia automatycznie zlicza wprowadzone rekordy i generuje podsumowanie liczby maluchów uczęszczających do żłobka, klubu dziecięcego lub znajdujących się pod opieką dziennego opiekuna.
Termin składania
Dane zawarte w formularzu RKZ-5 należy przekazać najpóźniej do piątego dnia roboczego każdego miesiąca za miesiąc poprzedni – licząc od pierwszego dnia miesiąca, którego dotyczą (np. za maj – do piątego dnia roboczego czerwca), a jeśli piąty dzień wypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
Dane dziecka i rodziców dziecka
W RKZ-5 wprowadza się szczegółowe informacje dotyczące każdego dziecka indywidualnie: imię i nazwisko, datę urodzenia, PESEL oraz daty rozpoczęcia i zakończenia uczęszczania. Wprowadzamy także dane dotyczące rodziców (imię i nazwisko, datę urodzenia, PESEL, adres poczty elektronicznej i numer telefonu) oraz numer konta, na jaki życzymy sobie, aby wpływały środki.
Opłata i ulgi
W formularzu wpisuje się faktyczną kwotę opłaty za dany miesiąc, jaką ponosi rodzic, oraz uwzględnia się wyłącznie te ulgi, zniżki i dotacje (rządowe, gminne czy wewnętrzne), które rzeczywiście obniżyły wysokość opłaty – pozostałe pozostają pominięte.
Mechanizm weryfikacji przez ZUS
Po złożeniu przez rodzica jednorazowego wniosku o dofinansowanie ZUS co miesiąc weryfikuje, czy dane dziecko zostało wykazane w RKZ-5, i na tej podstawie kontynuuje lub wstrzymuje wypłatę świadczenia, np. Aktywnie w żłobku w ramach programu Aktywny Rodzic.
👉 Zobacz też: Instrukcja wypełniania RKZ-5 po 1 listopada 2024 dostępna na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Formularz RKZ-4: sprawozdanie z działalności żłobków, klubów dziecięcych i dziennych opiekunów
Formularz RKZ-4 to roczne podsumowanie działalności Twojej placówki – pełen raport obejmujący finanse, obłożenie, zasoby kadrowe i realizowane programy. Dzięki niemu pokażesz organom nadzoru, jakie były wyniki Twojego żłobka czy klubu dziecięcego w minionym roku oraz jak efektywnie wykorzystałeś dostępne środki.
Formularz należy złożyć w Emp@tii do 31 stycznia roku następującego po okresie sprawozdawczym (np. za 2024 → do 31 stycznia 2025). W przypadku zespołów żłobkowych, sprawozdanie należy wypełnić oddzielnie dla każdej instytucji wchodzącej w skład zespołu.
Zakres danych
- Finanse: zestawienie przychodów i wydatków oraz bilans finansowy.
- Obłożenie: liczba dzieci według grup wiekowych i statusu dofinansowania.
- Personel: liczba etatów i faktyczna liczba zatrudnionych opiekunów.
- Programy i usługi dodatkowe: opis działań integracyjnych, terapeutycznych czy daltońskich.
- Załączniki:
- Sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat) za dany rok.
- Ewentualne pełnomocnictwa potwierdzające uprawnienia wnioskodawcy.
Bardzo ważne jest to, że jeśli nie będziemy mieć poprawnie uzupełnionych danych (RKZ 2), to nie zrobimy RKZ 4 - ponieważ ono zaciąga dane właśnie z tego dokumentu.
Anna Gruzla, wieloletnia właścicielka żłobków, trener, szkoleniowiec
Tego sprawozdania nie składają osoby, które:
- były wykreślone z rejestru żłobków w ciągu roku sprawozdawczego,
- działalność została zawieszona w okresie sprawozdawczym;
- zostały wpisane do rejestru pod koniec roku sprawozdawczego, ale rozpoczęły działalność (rozumianą jako przyjęcie dzieci) dopiero w roku kolejnym.
Liczba osób oraz etatów
Liczba osób realizujących ustawę obejmuje personel, w tym opiekunów, pielęgniarki oraz położne. Dane te należy wykazać z podziałem na płeć. W przypadku pielęgniarek i położnych należy również podać liczbę osób, dla których praca w instytucji opieki jest głównym miejscem pracy. Jeżeli mamy osoby, które mają dwie równoległe prace, to za główną uważa się tę, która przynosi wyższy dochód.
Musimy też podać liczbę etatów. Jeśli mamy zatrudnione 10 osób, a każda z nich jest zatrudniona na pół etatu - to etatów mamy 5. W wierszu odnoszącym się do liczby etatów, należy ją wskazać w odniesieniu do całego personelu żłobka. Wykazujemy również osoby zatrudnione na zastępstwo oraz wolontariuszy, natomiast nie wykazujemy pracowników na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych, praktykantów oraz stażystów.
Liczba dzieci oraz niezaspokojone zapotrzebowanie
Najwięcej kłopotu przysparzają nam informacje dotyczące dzieci zapisanych na ostatni dzień okresu sprawozdawczego. Podajemy liczbę dzieci z uwzględnieniem wieku i płci. Musimy także podać liczbę dzieci niepełnosprawnych lub wymagających szczególnej opieki, oraz łączną liczbę dni pobytu wszystkich dzieci w placówce w danym roku sprawozdawczym.
Jesteśmy również zobowiązani wykazać tzw. niezaspokojone zapotrzebowanie, czyli dzieci z listy rezerwowej bądź innych źródeł. Poza tym podajemy wysokość otrzymanych dotacji i dofinansowań (bez wkładu własnego).
Rzeczywista liczba dzieci objętych dofinansowaniem w instytucji opieki
Rzeczywistą sumę dzieci objętych dofinansowaniem obliczymy, dzieląc liczbę dzieci objętych dofinansowaniem, przez liczbę miesięcy tego okresu. Nie uwzględniamy tego czasu, kiedy placówka była zamknięta.
Jeśli chodzi o wydatki ponoszone przez jednostki i instytucje publiczne - wiersz wypełniamy tylko wtedy, kiedy w sekcji "rodzaj podmiotu prowadzącego żłobek" zaznaczono gmina, powiat, marszałek, instytucja publiczna. Wtedy wykazujemy wyłącznie bieżące funkcjonowanie placówki.
Podsumowanie
Na koniec – choć RKZ-2, RKZ-4 i RKZ-5 to urzędowe formularze, w praktyce są ważnym narzędziem porządkowania danych o Twojej placówce: od aktualnych informacji o podmiocie, przez obłożenie i zatrudnienie, aż po konkretne dane o dzieciach i opłatach. Terminowe i rzetelne wypełnienie każdego z nich to nie tylko obowiązek, ale też sposób na zapewnienie płynności działania i uniknięcie formalnych problemów. Dobrze przygotowane zestawienia pozwolą Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne – czyli na codziennej pracy z dziećmi.
