Karolina Rode pełni rolę dyrektora Gminnego Żłobka w Lipnicy Murowanej od stycznia tego roku. Placówka funkcjonuje niespełna rok, jest przygotowana na pięćdziesięcioro dzieci i od pierwszego dnia działa z jasną filozofią: nowoczesna przestrzeń, indywidualne podejście do każdego dziecka i partnerska komunikacja z rodzicami.
Chaos informacyjny jako impuls do zmian
Moje doświadczenie zawodowe obejmuje pracę w przedszkolach, szkołach i warsztatach terapii zajęciowej, w których komunikacja odbywała się telefonicznie, mailowo, przez różne komunikatory. Część spraw wymagała dodatkowych telefonów, dodatkowych wyjaśnień, a nierzadko przekazywania wiadomości na karteczkach, bo tak właśnie kiedyś to wyglądało.
W codziennej pracy pochłaniało to ogromną ilość czasu organizacyjnego i często powodowało chaos informacyjny.
Brakowało mi jednego miejsca, w którym byłyby wszystkie informacje dotyczące dziecka i placówki. Kiedy zostałam dyrektorem, miałam jedną jasną myśl: “zbudować” żłobek tak, żeby ta przestrzeń była nowoczesna, zorganizowana i realnie odpowiadała na potrzeby współczesnych rodzin.
Stawiamy na doświadczanie świata przez dzieci
Zanim do żłobka weszło pierwsze dziecko, zadbałam o to, żeby przestrzeń była przemyślana, z nastawieniem na doświadczanie przez dzieci świata. Sale są jasne, przestronne i wyposażone tak, żeby dzieci mogły naprawdę doświadczać – nie oglądać, nie słuchać, ale dotykać, odkrywać i przeżywać.
Staramy się dostarczać maluchom jak najwięcej okazji do namacalnego odkrywania. Jeśli tematem zajęć jest zima, lepimy bałwanki. Jeśli pada deszcz – ubieramy się i wychodzimy. Dzieci w wieku żłobkowym uczą się przez zmysły i ruch, a nie przez rysunek na tablicy, a to założenie przekłada się na każdy centymetr naszej placówki.
Jako placówka rozwijamy się etapowo – co daje możliwość bardzo indywidualnego podejścia do każdego dziecka i spokojnego budowania relacji z rodzinami od pierwszych miesięcy. Środowisko jest kameralne, ale intensywnie się rozrasta.
Od początku planowaliśmy oprzeć organizację placówki na nowoczesnych rozwiązaniach, wdrożenie LiveKid było naturalnym elementem budowania żłobka. Zależało mi, aby już od pierwszych miesięcy komunikacja była uporządkowana i wygodna – zarówno dla rodziców, jak i dla personelu.
Współcześni rodzice są inni niż my 20–25 lat temu. Trzeba wyjść naprzeciw ich potrzebom – również technologicznie.
Jak wdrożyć aplikację w międzypokoleniowym zespole?
Mój zespół to osoby zaangażowane i otwarte na nowoczesne podejście do pracy – mimo że nie jesteśmy w podobnym wieku. Właśnie dlatego zrozumiałam, że wdrożenie aplikacji musi być zaplanowane świadomie. Nie wystarczy powiedzieć: „macie aplikację, korzystajcie".
Trudności, które pojawiły się na początku były na bieżąco rozwiązywane. Ja ze swojej strony pomagałam kadrze, ale również z pomocą opiekuna z LiveKid. Poświęcenie chwili na indywidualne wyjaśnienia naprawdę zrobiło różnicę.
Wiadomo – osoby młodsze szybciej się wdrażają, starsze potrzebują troszkę więcej czasu. Ale dzięki spokojnemu podejściu każda osoba z mojego zespołu oswoiła się z aplikacją bez stresu.
Bardzo dużym wsparciem była pomoc opiekuna – nieodzowna, szczególnie na początku działalności. Dałam nam ona poczucie bezpieczeństwa i możliwość szybkiego uzyskania odpowiedzi na wszystkie nurtujące pytania. Pytałam zawsze kiedy coś się zacięło, coś usunęłam, coś dodałam nie tak – pomoc była kluczowa, zanim naprawdę poznałam aplikację do końca.
„Szkolenie w pigułce" – klucz do spokojnego startu
W trakcie wdrożenia opiekun przeprowadzał szkolenia dla całego zespołu. Nazwałam je szkoleniami w pigułce, krótko, przejrzyście, w przyjaznej atmosferze. Nasz opiekun zrobił kawał dobrej roboty: z każdą z dziewczyn, w grupach, omówił najważniejsze funkcje, wytłumaczył, na co zwrócić uwagę, odpowiedział na pytania.
Gdybym personelowi tylko powiedziała: macie aplikację, radźcie sobie – nie byłoby tak spektakularnych korzyści z jej używania. Spokojne wytłumaczenie zrobiło diametralną różnicę.
Szkolenia odbyły się zdalnie – w ustalonych terminach, żeby dzieci nie ucierpiały na czasie organizacyjnym. Każda kolejna opiekunka dołączała do grona użytkowniczek stopniowo, ale płynnie. Dziś nikt z kadry nie wyobraża sobie pracy bez aplikacji.
Wybór rozwiązania na miarę XXI w.
Od początku zależało mi na tym, aby nasz żłobek korzystał z nowoczesnych rozwiązań wspierających zarówno organizację pracy, jak i codzienną komunikację z rodzicami. Dlatego decyzja o wdrożeniu aplikacji była dla mnie, jako dyrektora, naturalną częścią rozwoju placówki.
Cała nasza gmina rozwija się i wychodzi do mieszkańców tak samo, jak my – jako placówka – wychodzimy do rodziców. Decyzja zapadła szybko, a wdrożenie przebiegło sprawnie, dzięki wsparciu zespołu LiveKid.
Cena aplikacji jest bardzo dobrze dopasowana do wartości, jaką otrzymuje placówka: oszczędność czasu, funkcjonalności, które realnie wspierają całą kadrę, a dedykowany opiekun jest dla nas zawsze dostępny, jeśli mamy jakieś pytania lub pomysły.
Żłobek w Lipnicy Murowanej to doskonały przykład tego, jak nasza gmina podchodzi do potrzeb mieszkańców – nowocześnie, z troską i z myślą o przyszłości. Cieszymy się, że rodziny w naszej gminie mają dostęp do placówki, która łączy wysoką jakość opieki z rozwiązaniami godnymi XXI wieku, takimi jak aplikacja LiveKid – przyznaje Wójt Gminy – Tomasz Gromala.
LiveKid w codziennym zarządzaniu – dzienniki, dysk i ogłoszenia
Jako żłobek korzystamy z dziennika elektronicznego. Panie wpisują plany tygodniowe i dzienne, a ja jako dyrektor widzę na bieżąco, na co stawiają, w jakim kierunku rozwijają dzieci i w jakich sferach. Mam w kadrze specjalistów, którzy swoją praktykę wplatają w zajęcia poprzez zabawę. Elementy logopedii, muzykoterapii, integracji sensorycznej czy elementy wspierające kompetencje emocjonalno-społeczne są na porządku dziennym. Dziennik pozwala mi sprawdzić, czy to, co robią panie, jest zgodne z zatwierdzonym planem OWE, i upewnić się, że każde dziecko rozwija się we właściwym dla siebie tempie.
Nie wyobrażam sobie teraz życia bez aplikacji. Bardzo żałuję, że kilkanaście lat temu tego nie było, bo naprawdę ułatwia pracę.
Zgody, dokumenty kiedyś zbierane od rodziców na wydrukowanych kartkach, gubiły się, nie było pewności, kto uzupełnił, kto nie. Dzisiaj nie ma takich problemów, kilka kliknięć w aplikacji i wszystko mamy czarno na białym.
Dzięki aplikacji rodzice wiedzą jakie aktywności są przewidziane na dany dzień. Ogłoszenia usprawniają komunikację z rodzicami – np. jeśli za dwa dni organizujemy jakiś wyjątkowy dzień, rodzic dostaje informację odpowiednio wcześniej i ma czas się przygotować.
Rodzice mają wszystko w jednym miejscu: dysk z regulaminami i procedurami, folder ze szkoleniami, zdjęcia tylko dla nich. Powiedzieli nam, że właśnie to cenią najbardziej – bezpieczna przestrzeń na zdjęcia ich dzieci.
Dysk ze zdjęciami robi na rodzicach szczególne wrażenie. Sto procent zdjęć trafia do zamkniętego dysku wyłącznie dla rodziców – babcia i dziadek mogą je spokojnie wydrukować. Tylko dwadzieścia procent pojawia się w przestrzeni internetowej. Rodzice czują, że ich prywatność jest szanowana.
Rozliczenia bez karteczek i domysłów
Z początku rozliczenia wymagały cierpliwości – zarówno z naszej strony, jak i rodziców. Wpłaty, nadpłaty, nieobecności... Rodzice potrzebowali więcej czasu, żeby to zrozumieć. To kwestia pieniędzy i naturalne, że podchodzą ostrożnie.
Rozwiązaliśmy to spotkaniami indywidualnymi. Najpierw opiekun z LiveKid wytłumaczył mi, jak działają rozliczenia i jakich pytań mogę się spodziewać. Potem ja tłumaczyłam rodzicom, drukując ich indywidualne zestawienie i pokazując każdą pozycję. Jedno spotkanie, spokojne wytłumaczenie – i sprawa zamknięta. Dziś rodzice widzą powiadomienie o rachunku i od razu klikają, a ja widzę status „zapłacone".
Widzę, kto zapłacił, kto nie – szybko drukuję zestawienie i dokumenty są gotowe. Aplikacja naprawdę ściąga z nas tę pracę.
Spokojnie i bez pośpiechu
Codziennie chodzimy na spacery – to moja decyzja jako dyrektora i rodzice są zachwyceni. Informacja o planowanym spacerze czy drzemce jest dostępna w aplikacji zarówno dla opiekunek, jak i rodziców. Przydaje nam się to szczególnie, gdy maluszek ma zaplanowaną wizytę u lekarza, szczepienie lub inną aktywność, wymagającą odebranie dziecka o niestandardowej godzinie.
Kiedyś taka sytuacja kończyłaby się płaczem i stresem. Dziś mama pisze do nas, że przyjdzie za czterdzieści minut, my spokojnie wybudzamy dziecko – bez pośpiechu, bez nagłości. Dziecko jest wypoczęte, rodzic spokojny.
Podobnie jest ze spacerami. Rodzic widzi, że jesteśmy na spacerze i wie, za ile wrócimy – nie ma niepotrzebnego oczekiwania ani nerwowego dzwonienia. Komunikacja jest przewidywalna. A przewidywalność to spokój – i dla rodziców, i dla nas.
Aplikacja ściąga z ramion całą żmudną i ręczną część zarządzania, zarówno mi jak i opiekunkom. Z zadowoleniem patrzę, jak panie mogą skupić się na dzieciach, bo wszystkie informacje spływają szybko i są dostępne w jednym miejscu.
Podsumowanie
Aplikacja LiveKid weszła do naszej placówki bardzo naturalnie. Była częścią budowania żłobka od podstaw – i tak do dziś pozostaje nieodzownym elementem naszej codzienności. Pozwala mi jako dyrektorowi skupić się na tym, co naprawdę ważne: na dzieciach, relacjach i jakości opieki.
Przejrzystość i dobra komunikacja to najważniejszy element budowania zaufania. A LiveKid właśnie to nam daje – mnie, całej kadrze i rodzicom.
