Narzędzia planowania finansowego. Jak skalkulować budżet placówki przed wrześniem

Wrzesień zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim zmiany, które będą miały realny wpływ na budżety żłobków i przedszkoli. Żeby nie zgubić się pomiędzy rzędami cyferek i skutecznie nawigować w gąszczu faktur, rachunków i umów, warto dobrze przygotować się na nowy rok przedszkolny i zaplanować swój budżet wcześniej. 

W tym artykule opisujemy przykładowe narzędzia planowania finansowego, które przygotowała i omówiła nasza ekspertka, Aleksandra Płoskonka, właścicielka marki MoreLove, która jako @manager_dla_przedszkola dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem z innymi dyrektorami bądź osobami, które planują otworzyć własne placówki. 

Spis treści:

• Przyjrzyj się swoim finansom
• Wyliczanie czesnego
• Break-even point
• Arkusz kalkulacji dochodowości
• Excel codzienny – bieżące monitorowanie budżetu
• Monitoring zainteresowania placówką
• Planowanie i komunikowanie podwyżek
• Czy promocje to dobry pomysł

Przyjrzyj się swoim finansom

Wakacje to dobry czas, że przygotować ogólny plan finansowy na cały zbliżający się rok szkolny. Oczywiście nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkiego, co się wydarzy, jednak bez globalnego, świeżego spojrzenia na budżet nie jesteśmy tak naprawdę w stanie zaplanować żadnego sensownego kroku. Dlatego w tym artykule poruszymy kilka bardzo ważnych w tym zakresie tematów, a mianowicie:

• Wyliczanie czesnego – temat zwłaszcza dla osób, które chciałyby otworzyć nową placówkę i zastanawiają się, jakie czynniki wziąć pod uwagę przy kalkulacji.
• Kalkulacja dochodowości poszczególnych grup i ich rola w całościowym budżecie.
• Rozplanowanie wydatków – ze zwróceniem uwagi na źródła finansowania.
• Planowanie podwyżek i ich komunikacja rodzicom.

Wyliczanie czesnego

Jeśli chcemy, aby placówka od początku przynosiła zysk, musimy zastanowić się, jakie czynniki wziąć pod uwagę i jak wpłyną one nasz przyszły zysk. Wyszczególniłam pięć elementów, które w pierwszym rzędzie powinniśmy mieć na względzie:

1. Lokalizacja
2. Konkurencja
3. Koszty stałe
4. Program nauczania i oferta
5. Wyposażenie i infrastruktura

Lokalizacja

W zależności od wielkości miejscowości, a nawet jej części, różne mogą być koszty eksploatacji czy najmu. Patrząc na mapę okolicy, w której planujemy rozpocząć działalność, powinniśmy zwrócić uwagę na konkurencję i wysokość czesnego w innych placówkach. 

Konkurencja

Czy czesne w naszej placówce ma być zbliżone do tych, które już istnieją w okolicy, czy też  chcemy się wyróżnić ceną. 

To podstawowe pytanie, jakie musimy sobie zadać. Są takie lokalizacje, w których rodzice skłonni będą zapłacić więcej, jeżeli za ceną idzie jakość. Natomiast będą i takie okolice, gdzie ceny uplasowały się na danym poziomie nie bez powodu i na droższą placówkę nie będzie popytu. 

Koszty stałe

To koszty, które ponosimy z miesiąca na miesiąc, niezależnie od ilości dzieci w placówce czy grupie. Zaliczamy do nich:

• wynajem, jeżeli budynek nie jest naszą własnością, 
• media, czyli m.in. prąd, gaz, woda, internet, 
• najmy urządzeń,
• wynagrodzenia pracowników i powiązane z nimi podatki i składki. 

Urząd Skarbowy czy ZUS nie czekają, więc te koszty są z nami niezależnie od liczby dzieci w placówce, ani od tego czy dopiero zaczynamy, czy już działamy jakiś czas. 

Program nauczania i oferta 

To szalenie ważny punkt, ponieważ decyduje, czym nasza placówka będzie wyróżniała się na tle konkurencji. Warto zastanowić się, jakie zajęcia dodatkowe znajdą się w ofercie. 

Jeżeli chodzi o program nauczania, to bogata oferta czy innowacyjne programy wiążą się z wyższymi nakładami, więc będą generowały też wyższe koszty. Trzeba naprawdę dobrze przeliczyć, w jakim stopniu będzie opłacało się wprowadzić dane rozwiązanie do oferty. 

W kwestii zajęć warto przygotować sobie kilka opcji: plan minimum, medium i maksimum i w zależności od tego, na jakim jesteśmy etapie planowania, na jakim jesteśmy etapie naboru dzieci, jaka jest nasza kondycja finansowa, możemy tę ofertę zajęć modyfikować. 

Do opłaty za zajęcia dodatkowe możemy doliczyć marżę, która będzie stanowiła dodatkowy zastrzyk finansowy.

Wyposażenie i infrastruktura 

Wiadomo, że nowoczesne i designerskie przestrzenie są zdecydowanie droższe zarówno na etapie zakupu, jak i utrzymania, dlatego warto podejść do tematu wyposażenia z rozwagą. Natomiast pamiętajmy, że rodzice szukają jednak też estetycznych przestrzeni i jeśli chcemy być konkurencyjni na rynku, nie możemy też schodzić poniżej pewnego poziomu.

Break-even point

Najważniejsze pytanie, na które chcemy znaleźć odpowiedź przy planowaniu i wyliczaniu czesnego, to:

Przy jakiej kwocie oraz jakiej liczbie dzieci przekroczymy break-even point, czyli kiedy placówka zacznie przynosić zysk.

Kalkulując, zestawiamy wysokość czesnego i liczbę dzieci, i manewrując tymi dwoma danymi obserwujemy, przy jakiej liczbie dzieci i jakiej wysokości czesnego, biorąc pod uwagę wymienione powyżej czynniki, będziemy mogli przekroczyć ten punkt i zacząć zarabiać.

Arkusz kalkulacji dochodowości

Arkusz kalkulacji dochodowości to narzędzie do planowania długoterminowego, z którego warto skorzystać raz, dwa razy w roku, żeby zaplanować i ocenić później kondycję całej placówki. Za pomocą takiego arkusza jesteśmy w stanie np. wyliczyć, ile dla nas „zarabia” jedno dziecko, które jest w placówce, jak to się rozkłada na czynsz, wodę i inne koszty, które powinniśmy uwzględnić. Tak naprawdę modeli takiego arkusza może być bardzo dużo, w zależności od tego jaka jest nasza firma. I to od nas w dużej mierze zależy, jaki on przyjmie kształt. Narzędzie w dużej mierze powinno służyć nam w osiąganiu celu.

Jeśli poruszamy kwestię pracowników, należy mieć na uwadze pensję netto, brutto oraz koszty pracownika. Ja posługuję się pojęciem brutto brutto. Używam w tym celu mnożnika 1,6 do wynagrodzenia netto, co daje mi przybliżony koszt zatrudnienia jednego pracownika. Możemy oczywiście szczegółowo wpisywać pozycje z listy płac, jednakże należy mieć na uwadze, że jest to czasochłonne i będzie się zmieniać w zależności od ilości dni na zwolnieniu lekarskim lub udzielonej premii.

Rozpisując plan finansowy na cały rok, bierzemy pod uwagę:

• przychód poszczególnych grup;
• procentowy udział grup w przychodzie całej placówki – pozwala określić, gdzie skierować działania, aby poprawić rentowność całej placówki; 
• koszty pośrednie – uwzględniamy takie elementy jak ogrzewanie (uśredniona kwota w skali roku), czynsz, woda, wszelkiego rodzaju media, jak np. Aplikacja do zarządzania, zajęcia wliczone w czesne;
• wynagrodzenia pozostałych pracowników, np. pomocy przedszkolnej, logopedy, psychologa czy terapeuty, w zależności od tego, jaki model współpracy przyjmiemy. 

Z takiej analizy może wyniknąć np., że jakaś grupa jest na minusie. Ale to też są bardzo dobre wnioski, bo pozwalają zawczasu zaplanować działania, które mogą to zmienić. 

Musimy pamiętać o tym, że każda decyzja, którą podejmiemy dzisiaj, będzie przynosiła efekty dopiero za kilka miesięcy. 

Excel codzienny – bieżące monitorowanie budżetu

Powyższego arkusza używamy do planowania długofalowego. Poza tym jednak konieczne jest stałe, bieżące monitorowanie naszego budżetu. W zasadzie od tego powinniśmy zacząć planując budżet na wrzesień. Bieżący monitoring wpływów i wydatków jest zmorą dla większości dyrektorów z którymi pracuję. Jednakże nie mając obrazu tego gdzie jesteśmy, ciężko będzie nam cokolwiek zaplanować.

Taki „excel codzienny” jest już znacznie bardziej szczegółowy. Mamy w nim rozbicie na poszczególne dzieci, z uwzględnieniem czesnego i zajęć dodatkowych. W dalszej części wpisujemy sumę opłat, dotacje, dofinansowania. 

Bardzo ważne jest pole uwagi. Wpisujemy tu np. informację o tym, że za dwa miesiące dziecko będzie przechodziło na niższy pakiet albo że jest kandydatem do odejścia z placówki. To pozwala prognozować i planować dalsze działania, jak chociażby podwyżka czy dodatkowa rekrutacja.

W następnej kolejności uwzględniamy inne dochody, np. nadwyżkę dotacji albo wpływy z windykację. I wreszcie przechodzimy do rubryki z kosztami, gdzie wpisujemy realne ponoszone przez nas w trakcie miesiąca wydatki: 

• comiesięczne (stałe), takie jak wynagrodzenia (łącznie z wynagrodzeniem właściciela), media, zajęcia wliczone w czesne, zajęcia dodatkowe. 
• dodatkowe, takie jak zakup środków czystości, podatek, działania marketingowe czy zakup mebli. 

Na końcu jesteśmy w stanie zobaczyć nasz dochód, przy czym wynik ten nie uwzględnia jeszcze składek ZUS i innych kosztów globalnych. To oczywiście zależy od przyjętego przez nas modelu. Jedni wolą skrupulatnie wpisywać pozycje z listy płac, inni wolą generalizować poprzez mnożniki. Jedni wolą mieć dużo kategorii kosztów i szczegółowo widzieć, gdzie uciekają pieniądze, innym wystarczy jedna generalna kategoria kosztów.

Polecam do takiego narzędzia zaglądać nawet kilka razy dziennie i uwzględniać w nim każdą, nawet najmniejszą zmianę, bo pozwala ono na doskonałe planowanie dalszych działań.

Pobierz przykładowe kalkulacje w formacie PDF

Monitoring zainteresowania placówką

Warto też wdrożyć narzędzie do monitoringu kontaktów i zainteresowania placówką, które może nie jest stricte finansowe, ale zdecydowanie pomaga planować działania i budżet. Dzięki niemu możemy sprawdzić, kiedy jest najwyższe zainteresowanie naszą placówką. Na podstawie tych danych możemy zaplanować, w jakim okresie zintensyfikować działania marketingowe, a w których miesiącach możemy je sobie odpuścić i skupić się na innych zadaniach, jak np. szkolenie kadry czy ulepszanie oferty.

Planowanie i komunikowanie podwyżek

Powody podwyżek czesnego w placówkach niepublicznych w ostatnich czasach wynikają przede wszystkim z dwóch zjawisk: inflacji i podwyżki wynagrodzeń. Inflacja jest zjawiskiem stałym i dotyka wszystkich, natomiast podwyżki wynagrodzeń to trochę taki miecz obosieczny. Z jednej strony pozwalają pozyskać nowych klientów, bo rodzice zarabiają lepiej, więc są w stanie więcej zapłacić za edukację dzieci. Z drugiej strony wzrost wynagrodzeń jest też wyzwaniem dla nas jako pracodawców.

Analiza środowiska powinna odbywać się cały czas, nie tylko raz do roku. Musimy na bieżąco oceniać, czy taka podwyżka jest konieczna czy może jesteśmy w stanie utrzymać czesne na dotychczasowym poziomie dzięki temu, że np. otwieramy nową grupę, która podnosi nam rentowność. Jeśli już decydujemy się na podwyższenie opłaty, też musimy dobrze przeliczyć, czy podnosimy ją tylko dla nowych klientów i komunikujemy to odpowiednio na stronie internetowej czy dla wszystkich i musimy to przekazać rodzicom. 

Wprowadzając podwyżkę czesnego trzeba pamiętać o trzech podstawowych kwestiach:

1. Zapis w umowie. Dużo łatwiej będzie nam zakomunikować rodzicom podwyżkę czesnego, jeżeli jasno określimy jej warunki już na etapie podpisywania umowy. Dobrze zawrzeć w niej klauzulę o możliwości podniesienia opłaty, najlepiej z przewidywanym okresem i kwotą, np. raz w roku o wartość inflacji.
2. Czas na decyzję. Rodzice muszą mieć czas, żeby odnieść się do zmian, dlatego dobrze jest poinformować ich o podwyżce 2-3 miesiące wcześniej. 
3. Rodzic może się nie zgodzić. W takim wypadku może złożyć wypowiedzenie i będzie go obowiązywał taki okres, jaki mamy zapisany w umowie. Ważne jest to, że w tym czasie nie możemy już podnieść opłaty.

Kluczem do dobrego zakomunikowania rodzicom tej trudnej dla nich informacji jest uczciwość i transparencja. Nawet jeśli mamy w umowie klauzulę o możliwości podniesienia opłaty, zwróćmy im na nią uwagę podczas podpisywania dokumentu. Nie stawiajmy też rodzica pod ścianą – podwyżka „z dnia na dzień” na pewno nie przysporzy nam wielbicieli. No i wreszcie, miejmy też pewną dozę elastyczności, czasem nie warto się „szarpać” z kimś o 100 złotych, wiedząc, że to np. ostatni miesiąc dziecka w przedszkolu. 

Czy promocje to dobry pomysł?

Bardzo kuszącym narzędziem, zwłaszcza na początku działalności albo w przypadku, gdy mamy deficyt dzieci, są promocje. Nie jestem zwolennikiem manipulowania wysokością czesnego, bo to jest opłata, która zostaje z nami na czas zawarcia umowy. Jeśli np. obniżymy czesne w ramach promocji o 100 zł, to na jednym dziecku w ciągu roku tracimy 1200 zł. Jeżeli w ramach promocji przyjdzie nam dziesiątka dzieci, to mówimy już o kwocie 12 tys., którą jesteśmy tak naprawdę na minusie.

Bardziej zachęcałabym do manipulowania np. opłatą wpisową, bo to jest jednorazowy zastrzyk gotówki i nie jest on tak szczegółowo ujęty w tym planie naszym finansowym. 

Każde z przedstawionych narzędzi trzeba oczywiście modyfikować i dostosować do danej placówki i modelu w jakim funkcjonuje. Wnioski, które może nam przynieść praca nad przygotowaniem takiego modelu finansowego mogą być zaskakujące, zarówno pozytywnie jak i negatywnie. Jednak wszystkie pozwalają na lepszą organizację swojego budżetu i planowanie dalszych działań.