LiveKid to był must-have – rozmowa z Ewą Kosmowską i Mariolą Siemińską z 4KIDS w Gdyni Orłowo

Prowadzenie własnej firmy to zawsze wyzwanie, ale kiedy decydujesz się na przejście z prowadzenia sklepu do zarządzania placówką edukacyjną, wyzwań przybywa lawinowo. Ewa Kosmowska i jej mama Mariola Siemińska postanowiły jednak postawić wszystko na jedną kartę i zacząć przygodę z biznesem edukacyjnym. Od sierpnia zeszłego roku prowadzą 4KIDS Punkt Przedszkolny i Opieki Dziennej w Gdyni Orłowo. Te dwie przedsiębiorcze kobiety opowiedziały nam, jak wyglądała ta zmiana i jak aplikacja LiveKid pomogła im usprawnić zarządzanie przedszkolem.

Spis treści:

• Od żabki do żłobka
• Po prostu musi się udać
• Dyrektor–menadżer
• Akcja optymalizacja
• LiveKid na co dzień – komunikacja bez granic
• Cyfrowe rozliczenia i nowoczesna rekrutacja
• Obsługa klienta na najwyższym poziomie
• Inwestycja, która się zwraca

Od żabki do żłobka

Ewa: Edukacja to nie była nasza pierwsza myśl, kiedy szukałyśmy pomysłu na własny biznes. Wcześniej przez parę lat prowadziłyśmy sklepy Żabka – najpierw mama, potem ja. Ale w pewnym momencie stwierdziłyśmy, że to jednak nie jest dla nas. Zaczęłyśmy szukać branży, w której mogłybyśmy się spełniać. 

Tak się złożyło, że znajoma mamy prowadziła przedszkole i powiedziała, że to dobry, rentowny biznes. Zaczęłyśmy się tym interesować, sprawdzać możliwości. Postanowiłyśmy otworzyć przedszkole – które nota bene jest obecnie w budowie – ale wcześniej trafiłyśmy na ofertę przejęcia punktu przedszkolnego i opieki dziennej w Gdyni. Niewiele się zastanawiając, stwierdziłyśmy – działamy! 

Po prostu musi się udać

Ewa: Ani ja ani mama nie mamy wykształcenia ani doświadczenia pedagogicznego. Ja natomiast studiuję zarządzanie biznesem i podeszłam do prowadzenia placówki jak do każdego innego biznesu. 

Oczywiście cały ten świat był dla nas nowy i nie raz „przejechałyśmy się” na sprawach formalnych. Punkt przedszkolny podlega pod Wydział Edukacji, punkt opieki dziennej pod Centrum Zdrowia – co oznacza dwa różne systemy, rozliczenia, formularze... Masa papierologii. Ale jesteśmy osobami głęboko wierzącymi i wiedziałyśmy, że po prostu musi nam się udać. 

Mariola: Przekonałyśmy się też, że zwykła życzliwość potrafi zdziałać cuda. Urzędnicy to też ludzie i jeśli podchodzi się do nich z pokorą i chęcią nauki, a nie wolą walki, potrafią być naprawdę pomocni.

Dyrektor–menadżer

Mariola: Nie muszę być ekspertem w nauczaniu, żeby być dyrektorem żłobka, tak samo jak osoba zarządzająca placówką medyczną nie musi być lekarzem. Kluczem jest zbudowanie kompetentnego zespołu, stworzenie ludziom jak najlepszych warunków do pracy i danie im pola do działania w tych obszarach, w których są specjalistami. 

Dużo się słyszy o problemach w skompletowaniu kadry. Po swoich doświadczeniach w Żabce, wiem jednak, że problem jest wszędzie. Ludziom się generalnie nie chce pracować. Kluczem jest tutaj znalezienie osób nadających na tych samych falach i dbanie o dobrą atmosferę.

Myślę, że dużo daje to, że my naszym pracownikom naprawdę ufamy i dajemy im dużą autonomię w pracy z dziećmi.

Ewa: Dyrektor nie musi mieć zawsze racji, ale to, na czym musi się znać to przede wszystkim zarządzanie, czyli tworzenie warunków dla efektywnej pracy dla swoich pracowników. Właśnie dlatego postawiłyśmy na dobre narzędzia i systemy zarządzania. LiveKid to był dla nas po prostu must-have.

Akcja optymalizacja

Ewa: Nieważne, co robimy, zawsze szukamy najlepszej jakości. Nie znam takiego pojęcia jak roszczeniowi rodzice – dla nas to są klienci, którzy płacą i wymagają. Dlatego szukamy takich rozwiązań, które ułatwiają naszą pracę, ale są też wartością dla naszych odbiorców. Mamy swoje filtry do wody, oczyszczacze powietrza, zabawki pierzemy w ekologicznych proszkach.

Ja jestem też plastykiem i jestem od lat obeznana z marketingiem. Zrobiłam nam logo, postawiłam stronę internetową, prowadzę fanpage, wymieniłam stare telefony na iPhone'y, którymi robimy dzieciom zdjęcia. Chcemy zaproponować rodzicom usługę na najwyższym poziomie i pokazać, że za wszystkim, co robimy stoi jakość.

Od początku kluczowe było dla mnie, żeby zoptymalizować wszystko, co się da. Aplikacja to był więc naturalny krok w budowaniu nowoczesnej placówki. Wszystko, co wiem z zarządzania mogę realizować dzięki LiveKid. 

LiveKid na co dzień – komunikacja bez granic

Mariola: W LiveKid najbardziej doceniam możliwość komunikacji z rodzicami. Każdy może sprawdzić, co się dzieje z jego dzieckiem – od informacji o drzemkach czy toalecie, po detale dotyczące posiłków. To, co kiedyś było bardzo trudne lub wręcz niemożliwe do przekazania w rozmowie przy odbiorze dziecka, teraz jest dostępne w aplikacji.

Ewa: Nasza placówka ma profil językowy, przy czym moim głównym priorytetem jest to, żeby dobrze się u nas czuli obcokrajowcy. Sama mieszkałam za granicą przez parę lat i wiem, jakie to uczucie, gdy nie znasz języka kraju, w którym mieszkasz. U nas to nie jest problem – mam komfort, że aplikacja jest międzynarodowa. To cudowne, że możemy robić komunikaty w różnych językach.

Mamy też pewność, że nie ucieknie nam np. żadna wiadomość od rodzica. Bo w aplikacji widać czy, kto i kiedy odpisał, a ja mam na tym pełną kontrolę, nawet jak mnie nie ma w placówce czy np. jestem na zwolnieniu.

Cyfrowe rozliczenia i nowoczesna rekrutacja

Ewa: Dla mnie najważniejszy jest moduł dotyczący rozliczeń i zamawiania posiłków. To prawdziwa rewolucja w naszej codzienności! Rachunki naliczają się automatycznie, rodzice sami zgłaszają nieobecności, a system tworzy zamówienia do cateringu. Jednym spojrzeniem mogę objąć całość finansów, sprawdzić historię zmian i mieć pełną kontrolę nad przepływem środków.

Kolejnym pomocnym elementem jest też formularz rekrutacyjny w LiveKid. Na stronie internetowej umieściłam przycisk „Zapisz swoje dziecko już teraz". Gdy ktoś dzwoni z zapytaniem, wysyłam SMS z linkiem, rodzice wypełniają formularz, dane zaciągają się do systemu, a ja tylko drukuję umowę do podpisu. Niedawno mama nowego dziecka sama znalazła i wypełniła formularz. To dopiero krok do przodu – rodzice sami znajdują formularz i zapisują dziecko, zanim zdążę im wysłać link. Mega wygoda!

Obsługa klienta na najwyższym poziomie

Ewa: Bardzo doceniam to, że mamy ze strony LiveKid stałe wsparcie. Że w każdej chwili możemy zadzwonić do naszego opiekuna. W pewnym momencie moje pracownice były na mnie nawet trochę złe, bo gdy pytały mnie: „Ewa, jak to zrobić?", odpowiadałam „nie wiem, dzwońcie, ja nie mam czasu robić wam prezentacji". Mamy przecież wspaniałych ludzi w obsłudze, którzy zajmują się tym na co dzień i powiedzą więcej niż ja. To jest przepiękne!

Mariola: Sprzedać produkt i zostawić klienta bez wsparcia jest łatwo. Szczególnie w przypadku systemu do zarządzania, który nie tak łatwo zmienić z dnia na dzień. Wiedząc, jak bardzo jesteśmy zależni od aplikacji, LiveKid tego nie wykorzystuje. Wręcz przeciwnie! Widać, że dbanie o klienta to jeden z priorytetów firmy.

Inwestycja, która się zwraca

Ewa: Ważne jest dla mnie też to, że LiveKid jest naprawdę etyczną firmą. Za szybkim przejściem na „ty” idzie prawdziwa relacja i szacunek.

Mimo trudnych początków ani przez moment nie wahałyśmy się, czy warto zainwestować w aplikację. Jej koszt jest niczym w porównaniu do korzyści, jakie nam daje – to była jedna z najlepszych decyzji!