Wdrożenie zajęło jeden dzień. To była najlepsza decyzja jako dyrektora przedszkola!

Przedszkole integracyjne Kucykowa Kraina powstało w 2013 roku w bliskim sąsiedztwie szkółki jeździeckiej. Dzięki temu oferowało dzieciom i rodzicom całkowitą nowość na Lubelszczyźnie - przejażdżki konne. Karolina Starościc podzieliła się z nami także planami dotyczącymi wprowadzenia alpakoterapii! 

Poza tym opowiada nam o początkach współpracy z LiveKid oraz o tym, dlaczego zrezygnowała z innego programu do rozliczania rachunków. 

W artykule:

• Jak płynnie zorganizować pracę w przedszkolu? 
• Najlepszy system dla przedszkola
• Wszystkie dane wprowadzone w jeden dzień
• Koszty adekwatne do ułatwień
• Rachunki, które nie giną
• Współpraca z dyrektorem
• Koniec biegania z telefonem! 
• Rodzice wymagają takich rozwiązań 

Jak płynnie zorganizować pracę w przedszkolu? 

Do naszego przedszkola uczęszcza łącznie około 200 dzieci. Oznacza to, że trzeba sobie dobrze zorganizować pracę! Wcześniej najtrudniej było dogadać się organizacyjnie z rodzicami odnośnie zgłaszania nieobecności dzieci. Trzeba było zrobić to każdego dnia do 6:30, żeby przesłać informacje do firmy cateringowej, która przygotowuje i przywozi nam jedzonko. Rodzice zgłaszali nieobecność za pomocą smsów. No i tutaj bywało bardzo różnie - a to jakiś sms nie doszedł, a to rodzic zapomniał. I robiły się problemy - że dziecko miało policzone posiłki, a sms przecież został wysłany. Tylko, że do nas nigdy nie dotarł… I ciężko było w takiej sytuacji szukać winnych.
Pani, która przychodziła do pracy o 6:30, powinna teoretycznie wysłać już zamówienie do cateringu o tej godzinie. Tymczasem zanim przeczytała wszystkie smsy z nocy i zebrała informację, to w praktyce schodziło o wiele, wiele dłużej. 

LiveKid wiadomość do firmy cateringowej generuje sam. Pani ma dwa kliknięcia i zrobione. Rodzic natomiast jest odpowiedzialny za to, by do tej 6:30 zaznaczyć nieobecność dziecka. My nie ingerujemy - jeśli nie zostało zaznaczone, to niestety posiłek dla dziecka przyjedzie, a wtedy trzeba za niego zapłacić. 

Najlepszy system dla przedszkola

Braliśmy pod uwagę różne firmy, które oferowały system dla żłobków i przedszkoli. Rozmawiałam z kilkoma, ale zdecydowałam się tylko na testy LiveKid. Patrzyłam na czym polegają inne rozwiązania i odniosłam wrażenie, że LiveKid jest najbardziej intuicyjny, najłatwiejszy do odczytania. Nie każdy rodzic jest "techniczny", więc zależało mi na tym, by to było łatwe w obsłudze. I LiveKid taki jest. Inne programy były bardziej skomplikowane. Dwustu rodzicom tłumaczyć, jak działa dany program - to jest czasowo nierealne. Dodatkowo podoba mi się to, że ze strony LiveKid jest ogromne zaangażowanie! 

Wszystkie dane wprowadzone w jeden dzień

Mieliśmy wcześniej program, który służył mi do rozliczania rachunków. Rodzice nie mieli z nim styczności w ogóle. Mogłam naliczać płatności, wysyłać rachunki - ale nic poza tym. Druga sprawa - z panem, który wprowadził mi ten system, w ogóle potem nie było kontaktu. W LiveKid jak mam problem, to po prostu dzwonię. Nawet jak nie ma mojej opiekunki, to odbierze i pomoże ktoś inny. I to jest ważne, bo niektóre rzeczy trzeba zrobić "na teraz". Dlatego dalej już nie szukałam. 

Bardzo podobał mi się też czas próbny z aplikacją. Miałam w głowie taką obawę - jak ja dwieście dzieci wprowadzę do systemu? Ile to czasu i zachodu zajmie! Tymczasem po jednym dniu wszystko było z głowy. Pani, która się mną zajmowała, wytłumaczyła mi wszystko co trzeba, i można było działać praktycznie od razu. 

Koszty adekwatne do ułatwień

Wcześniejszy program, z którego korzystałam, nie miał tylu funkcji, co LiveKid. Generalnie nie płaciłam za niego dużo. Ale co chwilę były wprowadzane jakieś nowe aktualizacje, których efektów nawet nie widziałam, a musiałam za nie płacić. W LiveKid jest opłata miesięczna - wiem, za co płacę. Czy tanio? Myślę, że ceny w tym zakresie są podobne. Może niektóre firmy oferują niższe koszta, ale na tyle, na ile aplikacja ułatwia nam życie, to jest w 100% warta tej ceny. 

Rachunki, które nie giną

Przy tylu dzieciach, zajęciach dodatkowych i posiłkach rozliczenia to ogromne utrudnienie, jeśli się nie korzysta z takiego rozwiązania. LiveKid zlicza mi automatycznie wszystkie obecności, a zatem również wysokość opłat. Przy korzystaniu z poprzedniego programu zdarzało mi się, że wysyłane mailowo rachunki nie docierały do rodziców. Mijała połowa miesiąca, rodzice nie płacili, i nagle się okazywało, że w ogóle nie dostali rachunku! W LiveKid się takie sytuacje nie zdarzają. 

Przy miesięcznych rozliczeniach, mam 200 rachunków do wysłania w ciągu jednego dnia. W aplikacji to jest kwestia około 2 godzin - i to tylko dlatego, że ja jeszcze dodatkowo sprawdzam te rachunki. A zdarza się, że dzięki aplikacji wychwytuję błędy zawarte w jakichś naszych dziennikach! W poprzednim programie rozliczenia zajmowały mi cały dzień, lub dwa. O czasach rozliczeń ręcznych nawet nie myślę... 

Współpraca z dyrektorem

Była kiedyś taka sytuacja, że rodzicom nie podobało się to, że nie mają na rachunku wyszczególnionej kwoty za czesne osobno od kwoty za zajęcia dodatkowe. Ja to wtedy zgłosiłam - i to zostało zrobione. To mi się też bardzo podoba, że zespół LiveKid był w stanie wyjść nam naprzeciw i zrobić coś, by jeszcze bardziej nam ułatwić pracę. I dzięki temu mieliśmy realny wpływ na rozwój aplikacji. Teraz rodzice wiedzą dokładnie, ile za co zapłacili. Bardzo sobie cenię tę współpracę, i to, że twórcy aplikacji mają świadomość, że każda placówka funkcjonuje inaczej. 

Koniec biegania z telefonem! 

Do pewnego momentu, na przedszkole, które ma dwa piętra, mieliśmy... jeden telefon. I teraz wyobraźmy sobie taką sytuację - pani ma telefon, dzwoni mama dziecka z grupy, która mieści się na górze. Pani nie może zostawić dzieci. Ale wiadomość trzeba przekazać! Ten problem skończył się wraz z wprowadzeniem LiveKid - rodzice piszą wiadomość, a Pani może w dowolnej chwili i miejscu po prostu odpisać.

Wygodne jest również to, że dyrektor może wysłać do wszystkich grup ogłoszenie, które dotyczy całego przedszkola. Kiedyś trzeba by było to zrobić drogą mailową. A jak się wysyła hurtem sto maili to niestety nie wszystkie docierają.

Tutaj jest wysłane ogłoszenie, wszyscy je widzą. Kwestia napisania wiadomości i wysłania. Podobnie w przypadku kontaktu z nauczycielami. Można wysłać informację do wszystkich grup, albo tylko do jednej. 

Rodzice wymagają takich rozwiązań 

Na początku każdy boi się nowości. U mnie nie było inaczej. Jednak rodzice pobrali sobie aplikację i szybko się do niej przekonali. Szczególnie, kiedy zobaczyli, na ile jest im ona w stanie ułatwić kontakt z wychowawcami. I oczywiście skończył się problem z tym, że nie dotarł jakiś rachunek. Teraz nie słyszę od rodziców żadnych zażaleń jeśli chodzi o korzystanie z aplikacji - a nowi rodzice są już coraz bardziej przyzwyczajeni do takich rozwiązań. Coraz większa część rodziców zaczyna wymagać tego typu rozwiązań, szczególnie właśnie pod kątem komunikacyjnym. Warto mieć to na uwadze.