Kontrolowanie pracy personelu w żłobku lub przedszkolu
Pracownicy zazwyczaj nie lubią być kontrolowani - dlatego nadzorowanie personelu to temat nie tyle trudny, co można nawet powiedzieć - kontrowersyjny. Czy da się mądrze kontrolować pracę w placówce, a jednocześnie zachować pełen komfort i autonomię swoich pracowników? Przeanalizowaliśmy różne możliwości - a oto wnioski!
W artykule:
- Po co ta kontrola?
- Zacznij od jasnego podziału obowiązków
- Zainwestuj czas w przeszkolenie pracownika
- Dobry plan pracy personelu
- Jak się ma kontrola do motywacji?
- Rozmowy rozwojowe z pracownikiem
- Monitoring - tak czy nie?
- Raporty od pracowników
- Stawiaj na relacje
Po co ta kontrola?
Wokół procesów kontrolnych wewnątrz firm i różnego rodzaju placówek narosło do tej pory wiele oczekiwań i błędnych przekonań. Zgodnie z nimi kontrola to narzędzie represji. Tymczasem dzięki mądrze przeprowadzonej kontroli pracodawca, zamiast bazować na swoich opiniach i przeczuciach dotyczących zachodzących w niej procesów jest w stanie sformułować zasadne wnioski. Dzięki temu następnie ma możliwość podejmowania lepszych decyzji - również względem własnego personelu i kształtujących się w nim relacji.
Zacznij od jasnego podziału obowiązków
Świadomość zakresu własnej odpowiedzialności w pracy jest bardzo ważna. W kontekście kontroli pracy personelu można ją uznać za działanie prewencyjne. Jeśli od początku poświęcimy więcej czasu, by wprowadzić nowego pracownika szczegółowo w jego obowiązki, mamy szansę uniknąć wielu niedomówień w późniejszym czasie. Takie niedomówienia wynikają głównie z tego, że czasem gdy nie mamy doprecyzowanej odpowiedzialności za dane zadanie, odkładamy je w czasie lub liczymy na to, że ta odpowiedzialność przejdzie na innego pracownika. A stąd już niedaleko do potencjalnych konfliktów, które mogą skutecznie wpłynąć na atmosferę w zespole - a przez to również na jego efektywność i kreatywność w pracy.
Zainwestuj czas w przeszkolenie pracownika
Szkolenia to również rodzaj działań prewencyjnych, które są narzędziem nie tylko do płynnego rozwoju kompetencji pracownika, ale również do budowania jego relacji z miejscem pracy. Na to drugie ogromny wpływ ma poczucie, że pracodawcy zależy na naszym rozwoju, budowaniu nowych umiejętności i poszerzaniu zakresów dotychczasowej wiedzy. W kontekście organizacji pracy - nie brakuje szkoleń, webinarów czy konferencji poruszających temat dobrego zarządzania własnym czasem. Sprawdzą się tu również szkolenia związane z inspirowaniem pracownika (dotyczące kreatywności, nowoczesnych rozwiązań), budowaniem relacji w zespole, lub nurtów nauczania w edukacji przedszkolnej (w tym artykule przeczytasz więcej o poszerzaniu kompetencji pracowników).
Dobry plan pracy personelu
Odpowiednie rozplanowanie grafiku pracy pomoże uniknąć wielu niedomówień - a przy okazji ułatwi wszystkim klarowny wgląd w rozkład pracy w ciągu tygodnia - również Tobie. Sposobów na tworzenie szybkich i wygodnych grafików pracy jest coraz więcej.
Coraz więcej dyrektorów najbardziej ceni sobie jednak prosty grafik w aplikacji mobilnej, dzięki której zarządzają nie tylko podstawowymi codziennymi zadaniami jak posiłki, rachunki czy obecności, ale również mogą planować grafik pracy, do którego każdy wychowawca ma wygodny wgląd
Jak się ma kontrola do motywacji?
Nikt nie lubi pracować w miejscu, w którym zarządzanie personelem jest oparte na systemie kar i strachu przed nimi. Na szczęście od tego typu rozwiązań coraz częściej się odchodzi w stronę budowania niemal rodzinnej, przyjaznej atmosfery w miejscu pracy. Wyzwaniem staje się znalezienie złotego środka pomiędzy kontrolą działań i realizacji celów, a brakiem ograniczania twórczego podejścia pracownika - tak zresztą ważnego w pracy nauczyciela czy wychowawcy. Idealnym rozwiązaniem jest takie wdrażanie i szkolenie zespołu, by kierować swoich pracowników do swobody w zgłaszaniu swoich pomysłów oraz dzielenia się nie tylko sukcesami, ale również wyzwaniami i trudnościami w codziennej pracy.
Rozmowy rozwojowe z pracownikiem
Jednym z najdelikatniejszych - a jednocześnie skutecznych (przy dobrym zastosowaniu) - sposobów na jednoczesną kontrolę postępów w pracy i nawiązywanie bliższej relacji z pracownikiem jest… rozmowa. Pamiętaj jednak, że wiele osób nie lubi być zaskakiwanych tego typu inicjatywami. Poinformowanie pracowników, że zamierzasz przeprowadzić z nimi rozmowy kontrolne trzeba zaplanować wcześniej i wyjaśnić szczerze swoje intencje. Ważne jest, by pracownik nie poczuł, że jest zapraszany na rozmowę z Tobą, ponieważ “coś przeskrobał”. To zbuduje niepotrzebny stres, a przecież nie chodzi nam o to, by rozmowa przebiegała w napięciu i negatywnych emocjach.
Monitoring - tak czy nie?
Kamery w miejscu pracy to niewdzięczny temat, który budzi najwięcej kontrowersji. Z jednej strony, wiele osób wychodzi z założenia, że jeśli pracownicy nie mają nic do ukrycia, to nie muszą przecież obawiać się kamer. Z drugiej - wiele osób postrzega kamery jako oznakę kompletnego braku zaufania, co zaważa na ich komforcie pracy. Wielu pracowników nie czuje się również swobodnie pod czujnym okiem kamer - nie ze względu na ukrywanie czegoś, co mogłoby wyjść na jaw, ale raczej ze względu na psychologiczne podłoża.
Jeśli rozważasz wprowadzenie monitoringu do swojej placówki, konieczne będzie wyjaśnienie pracownikom, dlaczego decydujesz się na takie rozwiązanie. Daj im również poczucie, że ich komfort pracy jest dla Ciebie ważny - wysłuchaj ich opinii i odnieś się do nich szczegółowo.
Raporty od pracowników
Samo słowo “raport” wielu ludziom kojarzy się negatywnie z czymś nudnym i - niejednokrotnie - całkowicie zbędnym. Jednak sporządzanie raportów wcale nudne być nie musi! A może okazać się dobrym sposobem na monitorowanie codziennej pracy. Po pierwsze - ponownie bardzo ważne jest wyjaśnienie pracownikom, po co taka forma ma zostać wprowadzona. Następnie - określenie częstotliwości, na której Ci zależy (na przykład - raporty tygodniowe lub miesięczne). I wreszcie wprowadzenie formy, która będzie wygodna dla wszystkich i określenie zawartości.
Raporty można urozmaicić! Mogą to być klasyczne tabelki lub zwykłe dokumenty, ale… może niektórzy z Twoich pracowników woleliby po prostu nagrać taki raport, lub przedstawić w innej formie? Pozostaw pewną dozę dowolności.
Stawiaj na relacje
Nie bez powodu większość pracowników zapytanych o to, co jest dla nich najważniejsze w miejscu pracy odpowiada - atmosfera. A atmosferę budują właśnie relacje - zarówno te wewnątrz zespołu, jak i te nawiązywane z dyrektorem czy właścicielem. Dlatego może zdarzyć się, że jeśli poświęcisz odpowiednią ilość czasu na działania związane z tworzeniem tych relacji, działania kontrolne okażą się… zbędne. Dobrze funkcjonujący i czujący się ze swobodnie sobą zespół w większości wypadków będzie motywował się sam!
