Kontrola finansowa w przedszkolach i żłobkach – pobieranie i wydatkowanie dotacji

Z kontrolą dotacji w placówce w pewnym momencie swojej kariery styka się praktycznie każdy dyrektor. O to, czego można się spodziewać i jak przygotować się do kontroli zapytaliśmy naszą ekspertkę, znaną z Przewodnika po prawie oświatowym, Jessicę Nowak.

W tym artykule:

• Cele kontroli dotacji w przedszkolu
• Kontrola wydatkowania dotacji – na co możesz przeznaczyć pieniądze
• Nienależne pobranie dotacji oświatowej
• Współpraca przedszkola z organami nadzoru
• Przygotowanie się do kontroli dotacji w placówce
• Kiedy kontrola dotacji w przedszkolu dobiegnie końca
• Kontrola dotacji w żłobku – czy wygląda tak samo, jak w przedszkolu
• Zakres kontroli finansowej w żłobku
• Czy kontrola finansowa w żłobkach zapowiadana jest z wyprzedzeniem
• Postępowanie pokontrolne w żłobku

Cele kontroli dotacji w przedszkolu

W tej kwestii bardzo ważnym będzie dla nas art. 252. Ustawy o finansach publicznych, ponieważ to ona wskazuje cel kontroli: sprawdzenie, czy nie zachodzi fakt wykorzystywania dotacji niezgodnie z przepisami, a także czy nie została pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości. Taka kontrola obejmuje pięć lat budżetowych wstecz – nie licząc roku, który obecnie trwa. Czyli kontrola finansowa przeprowadzana dzisiaj objęłaby dokumentację od 2018 roku.

Kontrola wydatkowania dotacji – na co możesz przeznaczyć pieniądze

Przy planowaniu budżetu dobrze jest wziąć pod uwagę, jakie wydatki możesz pokryć z przyznanych Ci dotacji. Podstawowym, a zarazem najważniejszym punktem odniesienia w tej kwestii powinien być dla Ciebie art. 35. Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. To w nim zawarty jest katalog kosztów, do którego możesz się odnieść, jeśli stoisz przed dylematem w opracowywaniu budżetu swojej placówki.

Nienależne pobranie dotacji oświatowej

Kontrola finansowa w przedszkolach ma na celu nie tylko samo sprawdzenie wydatkowania dotacji, ale także to, czy placówka nie otrzymała jej bez określonej podstawy prawnej lub w nadmiernej wysokości. Może zdarzyć się tak, że dotacja zostanie przyznana z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w wysokości innej niż ta, która jest określona w przepisach i umowie. Kontroluje się także, czy przekazana kwota nie jest wyższa, niż niezbędna do sfinansowania określonego, dotowanego celu.

Współpraca przedszkola z organami nadzoru

Organ dotujący może mianować osobę – lub osoby – upoważnione do skontrolowania prawidłowości pobierania i wydatkowania dotacji. Znów możemy zwrócić się tutaj ku Ustawie o finansowaniu zadań oświatowych. Artykuł 36. ustęp 2. zawiera katalog uprawnień dla osób kontrolujących; wedle niego osoby takie mają prawo do wstępu do przedszkoli oraz innych placówek wychowania przedszkolnego, a także do wglądu i weryfikacji dokumentacji finansowej i przebiegu nauczania, jednak związanej wyłącznie z przekazaną dotacją.

Pamiętaj, że osoba przeprowadzająca kontrolę finansową ma co prawda prawo do wejścia do placówki, jednak niekoniecznie do siedziby organu prowadzącego. Podobnie zdarza się, że organ kontrolujący stara się wprowadzić postępowanie administracyjne, czyli powoływać świadków i prowadzić oględziny, chociaż tak naprawdę nie jest do tego uprawomocniony.

Przygotowanie się do kontroli dotacji w placówce

Przewidywany w ustawie czas na udostępnienie dokumentacji to 14 dni od momentu zwrócenia się do Ciebie przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli finansowej. Zdarza się czasem, że osoba kontrolująca lub urząd próbują ten termin skrócić, jednak w takim wypadku bez problemu możesz odwołać się do Ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, art. 36 ustępu 2.

Do dokumentów, które należy przedstawić organowi kontrolującemu należą: dokumentacja organizacyjna, finansowa i dokumentacja przebiegu nauczania. Pamiętaj jednak, że przedstawiana przez Ciebie dokumentacja powinna być związana z kontrolowaną dotacją. Nie musisz pokazywać całych teczek pracowniczych czy dzienników zajęć.

Kiedy kontrola dotacji w przedszkolu dobiegnie końca…

Na zakończenie kontroli finansowej sporządzany jest protokół pokontrolny – nie jest on jednak dla Ciebie ważnym prawnie zobowiązaniem, jeżeli występuje w nim kwestionowanie pewnych wydatków lub zapis o zwrocie zakwestionowanej części dotacji. Do takiego protokołu możesz wnieść zastrzeżenia, a na ich podstawie organ dotujący rozpocznie postępowanie administracyjne. Dopiero ostateczna decyzja administracyjna może stanowić podstawę dla organu nadzorującego do tego, aby egzekwować od Ciebie zwrot dotacji lub inne działania naprawcze po kontroli.

Kontrola dotacji w żłobku – czy wygląda tak samo, jak w przedszkolu

Jak wiadomo, żłobki są innymi instytucjami niż przedszkola, dlatego kontrola finansowa nie będzie w nich wyglądała tak samo. Przede wszystkim mamy tutaj do czynienia z Ustawą o opiece nad dziećmi do lat 3, natomiast kwestie nadzoru i kontroli nad takimi placówkami różnią się w zależności nie tylko od gminy, ale także od samych placówek. Nadzór nad żłobkami sprawują – zależnie od tego, o jakiej gminie mówimy – wójtowie, burmistrzowie lub prezydenci miast.

Organ kontrolujący sprawdza zgodność danych wpisanych do rejestru ze stanem faktycznym, czyli to, czy osoby prowadzące placówkę wywiązują się z obowiązku sporządzania i przekazywania sprawozdań oraz obniżenia opłaty rodzica za pobyt dziecka w placówce w związku z otrzymaną dotacją.

Zakres kontroli finansowej w żłobku

Podobnie jak w przypadku przedszkoli, organ kontrolujący ma prawo do wstępu na teren placówki. Może także żądać złożenia wyjaśnień – ustnych lub pisemnych – okazania dokumentów, informacji zgromadzonych na nośnikach danych oraz dokumentacji pracowniczej; tak jak w przypadku przedszkoli, wyłącznie do tych, które są związane z kontrolą dotacji.

Czy kontrola finansowa w żłobkach zapowiadana jest z wyprzedzeniem

Co do zasady kontrole odbywają się zgodnie z planem nadzoru, dzięki czemu możemy zweryfikować, kiedy takowa może mieć miejsce. Jednak organ kontrolujący ma również prawo do przeprowadzenia kontroli doraźnej w momencie, w którym dowie się o możliwie występujących w placówce nieprawidłowościach. Podczas takiej doraźnej kontroli, osoba upoważniona sprawdza dokładnie to, co sprawdzałaby w przypadku kontroli planowanej.

Postępowanie pokontrolne w żłobku

Jeżeli organ nadzoru stwierdzi, że istnieją pewne nieprawidłowości – przede wszystkim wezwie osobę prowadzącą placówkę do przeprowadzenia działań naprawczych po kontroli, czyli usunięcia tych nieprawidłowości. Masz prawo wnieść zastrzeżenia do takowych w terminie 7 dni od uzyskania o nich informacji.

W takim wypadku może dojść do dwóch sytuacji: uwzględnienia Twoich zastrzeżeń lub nieuwzględnienia ich w części albo w całości. Organ sprawujący nadzór sporządzi odpowiednie stanowisko, które zostanie Ci przekazane – pamiętaj, żeby się do niego ustosunkować i podjąć działania naprawcze po kontroli w kwestii dotacji. Jeśli w terminie na Ciebie nałożonym nie usuniesz wskazanych nieprawidłowości – czeka Cię wykreślenie z rejestru.