Zmiana systemu zarządzania przedszkolem to decyzja, której nikt nie podejmuje z nudów. Zwykle poprzedza ją kilka miesięcy frustracji – aplikacja, która nie nadąża za potrzebami placówki, brak wsparcia technicznego, funkcje których nie ma, albo interfejs z poprzedniej epoki
Poniżej opisujemy, jak wygląda zmiana systemu w praktyce – co z danymi, jak przeprowadzić kadrę, co z rodzicami i czego możesz się spodziewać po wdrożeniu. Z naszego doświadczenia – ponad 250 placówek zmienił system na LiveKid – wiemy, że największy strach jest zawsze przed, nie w trakcie.
Zanim zaczniesz: na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego systemu
Zanim wybierzesz nową aplikację, warto poświęcić chwilę na porównanie opcji. Warto mieć pewność, że nowy system naprawdę odpowiada na potrzeby Twojej placówki.
Kilka pytań, które warto zadać przed decyzją:
- Czy aplikacja robi to, czego naprawdę potrzebujesz? Lista funkcji na stronie to jedno – warto sprawdzić, jak działają w praktyce. Umów demo i poproś o pokazanie konkretnych scenariuszy z Twojej codziennej pracy.
- Czy jest intuicyjna – dla Ciebie i dla kadry? Aplikacja, której nikt nie chce używać, jest bezużyteczna. Poproś o dostęp testowy i daj kadrze kilka minut na samodzielne klikanie.
- Jak wygląda wsparcie techniczne? Czy masz dedykowanego opiekuna, czy tylko formularz kontaktowy? To ma ogromne znaczenie szczególnie na początku – gdy pojawiają się pierwsze pytania i pierwsze rozliczenia.
- Co mówią inni dyrektorzy? Opinie w Google czy App Store warto czytać, ale z głową – nie każda ocena jest wiarygodna. Szukaj konkretnych komentarzy od placówek podobnych do Twojej. Więcej o tym, jak czytać oceny aplikacji, piszemy tutaj →
- Jak długo firma działa i ilu klientów obsługuje? Powierzasz aplikacji dane dzieci i finanse placówki. Warto sprawdzić, czy dostawca ma za sobą lata doświadczenia i tysiące placówek, które już z niego korzystają. To gwarancja że aplikacja będzie rozwijana – i że wsparcie nie zniknie po roku.
- Zastanawiasz się nad zmianą? Porozmawiajmy – pokażemy Ci, jak wygląda cały proces →
Jak oswоić kadrę z ideą zmiany
Największy opór przy zmianie systemu rzadko pochodzi od technologii. Pochodzi od ludzi. Nauczyciele przyzwyczajeni do starego systemu – nawet jeśli go nie lubią – mogą reagować lękiem na samą zapowiedź zmiany. Warto to przeprowadzić z głową.
Kilka zasad, które działają:
- Mów o korzyściach, nie o obowiązku. „Ta aplikacja jest prostsza i będzie Wam oszczędzać czas" działa lepiej niż „od września używamy nowego systemu."
- Daj kadrze czas na oswojenie się. Nie musisz wdrażać wszystkiego naraz. Możesz zacząć od podstawowych funkcji – obecności, komunikacji z rodzicami – a dzienniki elektroniczne wprowadzić kilka miesięcy później.
- Pokaż że nie zostawiasz ich samych. Szkolenie, opiekun, centrum pomocy – to wszystko jest dostępne.
Nauczycielki były przerażone, kiedy zapowiedziałam wdrożenie dziennika elektronicznego. Dlatego wprowadziliśmy zmiany stopniowo. W maju zaczęłyśmy od czytników kart i podstawowych funkcji. Od września weszłyśmy w pełni w dzienniki. Na ten moment nauczycielki mówią, że absolutnie nie chcą wracać do tego, co było.
— Joanna Bojarczuk, Fiku-Miku
📖 Przeczytaj też: Zarządzanie placówką przedszkola i żłobka w obliczu zmian – poradnik dla dyrektora
Krok 0: Kontaktujesz się z nami – my ustalamy plan
Wypełniasz formularz, my oddzwaniamy. Podczas bezpłatnej konsultacji pokazujemy Ci LiveKid w praktyce, odpowiadamy na pytania i razem ustalamy, jak wygląda wdrożenie w Twojej placówce – które moduły wdrożycie na start, kiedy i jak przebiega migracja danych.
Krok 1: Przenosimy Twoje dane
To moment, którego dyrektorzy boją się najbardziej. W praktyce jest prostszy niż wygląda. Eksportujesz dane ze swojego obecnego systemu – Inso, iPrzedszkole, 4Parents, Librusa, KidsView lub innego – a my importujemy je do LiveKid razem z Tobą. Przeprowadzamy przez każdy krok i sprawdzamy, czy wszystko się zgadza.
Krok 2: Konfigurujemy konto razem z Tobą
Razem ustawiamy konto pod Twoją placówkę – grupy, dzieci, uprawnienia dla nauczycieli, powiadomienia. Robimy to podczas pierwszego szkolenia dla dyrektora, które zajmuje maksymalnie godzinę. Przy okazji pokazujemy, jak poruszać się po aplikacji i odpowiadamy na pierwsze pytania.
Krok 3: Szkolimy kadrę
Szkolenie dla nauczycieli przeprowadzamy online i zajmuje około godziny. Zakres dopasowujemy do tego, z jakich modułów korzystacie – jeśli wdrażacie dziennik elektroniczny MEN, poświęcamy na to więcej czasu.
Aplikacja jest tak prosta, że kiedy powiedziałam moim dziewczynom, że mają zaplanowane szkolenie, powiedziały: „A po co szkolenie? My już wszystko wiemy!"
— Magdalena Kolasa, Porty Maluszka
Krok 4: Szkolenie z rozliczeń
Przeprowadzamy osobne szkolenie rachunkowe – by wystawianie rachunków i śledzenie płatności szło sprawnie od pierwszego dnia.
Pierwsze rozliczenia były dla nas stresujące, baliśmy się popełnić błąd, w końcu rozmawiamy o pieniądzach rodziców. Zadzwoniłam do opiekuna, gdy miałyśmy problem – od razu krok po kroku wyjaśnił, wytłumaczył i gotowe!
— Aurelia Bujak, Żłobek nr 6 w Kędzierzynie-Koźlu
Krok 5: Zapraszasz rodziców
Wysyłasz rodzicom zaproszenie bezpośrednio z systemu – i to wszystko z Twojej strony. Rodzic klika w link, loguje się od razu ma dostęp do aplikacji.
Rodzice są też zachwyceni. Cenią sobie, że obsługa aplikacji jest intuicyjna.
— Anna Kuzawińska, Żłobek Żelkusie
Co po wdrożeniu?
Wdrożenie to dopiero początek współpracy – nie jej koniec.
Każda placówka w LiveKid ma dedykowanego opiekuna. To konkretna osoba, która zna Twoją placówkę, dzwoni kontrolnie i pomaga na bieżąco – też gdy pojawiają się nowe funkcje. Kontakt do niej masz bezpośrednio w aplikacji.
Oprócz tego masz dostęp do centrum pomocy z setkami artykułów i tutoriali wideo, oraz czatu w aplikacji – jeśli pojawi się szybkie pytanie techniczne, odpowiadamy w kilka minut.
W codziennej pracy ogromną rolę odgrywa Agata – nasza opiekunka LiveKid. Jest zawsze dostępna, gdy tylko pojawia się pytanie lub wątpliwość, i natychmiast pomaga znaleźć rozwiązanie.
— Justyna Bańkowska, Żłobek nr 1 w Grodzisku Mazowieckim
Najczęstsze pytania o zmianę systemu
Czy dane ze starego systemu przeniosą się prawidłowo?
Tak. Eksportujesz dane z poprzedniego systemu – listę dzieci, grupy, dane kontaktowe rodziców – a my importujemy je do LiveKid razem z Tobą. Sprawdzamy, czy wszystko się zgadza, zanim zaczniesz pracę.
Ile trwa wdrożenie?
Pełna konfiguracja, wraz ze szkoleniem dyrektora i nauczycieli, zajmuje maksymalnie 3 godziny. Możesz zacząć od podstawowych funkcji i dodawać kolejne we własnym tempie – nie musisz wdrażać wszystkiego naraz.
Czy można zmienić system w trakcie roku szkolnego?
Tak – i wiele placówek tak robi. Kluczowe jest dobre zaplanowanie momentu zmiany. Najczęściej wybierają przełom miesiąca lub półrocze. Podczas konsultacji pomożemy ustalić najlepszy termin dla Twojej placówki.
Czy rodzice będą musieli się uczyć nowej aplikacji?
Rodzice dostają zaproszenie bezpośrednio z systemu – klikają w link i zakładają konto. Aplikacja jest intuicyjna, a dla tych, którzy potrzebują pomocy, masz gotowe materiały wideo do wysłania.
Gotowy na zmianę?
Umów bezpłatną konsultację. Opowiemy o wdrożeniu, odpowiemy na pytania i pokażemy, jak wygląda przejście na LiveKid krok po kroku.
