Jak zaoszczędzić czas? 8 efektywnych rozwiązań dla wychowawców oraz dyrektorów

Z biegiem czasu coraz bardziej nam na nim zależy. Chcemy mieć go więcej, marzymy o dłuższych dobach i mniejszej potrzebie snu. Ale… czy na pewno w pełni wykorzystujemy tę jego ilość, którą mamy na co dzień? Istnieje kilka sposobów, by nieco zaoszczędzić na naszych czasowych zasobach. 

Pożeracze czasu 

Czy przeszła Ci kiedyś przez głowę myśl o spisaniu wszystkich drobnych czynności, które wykonujesz w trakcie pracy, lub w domu? To oczywiście zapewne zabrałoby całkiem sporo czasu - ale można z takiego eksperymentu wyciągnąć całkiem ciekawe wnioski. Przykład? Masz dwie godziny na uporządkowanie dokumentów biurowych. Dwie godziny to całkiem sporo - jednak jeśli np: piętnaście minut poświęcisz na ich znalezienie i wstępne przejrzenie, kolejne piętnaście na maile i smsy, które właśnie do Ciebie przyszły, i kolejne piętnaście na odebranie telefonu, lub przejrzenie medium społecznościowego - masz już tylko godzinę i piętnaście minut. Nie chodzi o to, że ten czas jest stracony. Chodzi raczej o to, że Twoje zadanie się przeciąga, a Ty nie jesteś w stanie się przez to w pełni skupić na kolejnych, które pojawiają się na horyzoncie.

Ład i porządek 

To może zabrzmieć nieco banalnie, ale zachowanie porządku w miejscu pracy - nawet jeśli pracujesz w tym momencie nieoficjalnie - jest niezwykle ważne. Powodów jest kilka! 

• Po pierwsze - świadomość ładu, czystości, wpływa na lepsze skupienie się na wykonywanym zadaniu. Niektórzy bardzo lubią otaczać się w miejscu pracy mnóstwem osobistych rzeczy, drobnych figurek, karteczek, akcesoriów. Jeśli do nich należysz - postaraj się, by zawsze był wśród nich zachowany pełen ład. Pomogą w tym organizery, dodatkowe półki lub pudełeczka. 
• Po drugie - im większy bałagan, tym zwyczajnie trudniej jest cokolwiek w nim odnaleźć. Zanim znajdziesz rzecz, której szukasz, poświęcisz dodatkowych kilka minut lub nawet więcej.

Obecności i nieobecności

Współczesne rozwiązania dla dyrektorów i wychowawców to skuteczny krok do oszczędzenia znacznej ilości czasu. Zastanów się, ile czasu zajmuje w placówce na co dzień zorganizowanie się w kontekście obecności i nieobecności dzieci? Sprawdzenia, kto zgłosił nieobecność dzień wcześniej, a kto dopiero rano? I zapisania wszystkich tych informacji w odpowiednim miejscu? A do tego, takie miejsce trzeba często ręcznie przygotować (np. tworząc arkusz, prowadząc papierową wersję zapisków itp). 

Tymczasem w LiveKid możesz zaoszczędzić cały ten czas. Jak? Miejsce do zapisywania informacji masz pod ręką. Wystarczy, że raz wprowadzisz do aplikacji wszystkie dane o dzieciach, i codziennie możesz zaznaczać ich obecność lub nieobecność jednym kliknięciem lub dotknięciem w telefonie. Nie musisz również sprawdzać maili, smsów itp - wszystko odbywa się w jednym miejscu.

Grupuj zadania w bloki

Jeśli masz przed sobą wiele zadań związanych z zarządzaniem, spróbuj pogrupować je według tego, na czym polegają. Na przykład - wykonaj wszystkie telefony, które są istotne. Potem odpowiedz na wszystkie maile. Potem przejrzyj wnioski i dokumenty. Dzięki temu unikniesz “przełączania się” pomiędzy różnymi źródłami obowiązków i zyskasz pewność, że z danego rodzaju zadanie udało się wykonać wszystko. Warto również przy tym zapisywać to, co mamy do “odhaczenia” i zaznaczać wykonanie zadań. Dzięki temu zobaczysz postępy w dopełnianiu obowiązków. 

Deleguj rozsądnie zadania

Nie chodzi oczywiście o to, aby zrzucać odpowiedzialność na innych pracowników. Czasem jednak sam proces wyznaczania danego zadania bywa bardzo czasochłonny. W LiveKid rozwiązaliśmy to inaczej - tworząc odpowiedni moduł, w którym możesz tworzyć zadania. Po zapisaniu szczegółów wybierasz osobę, która jest odpowiedzialna za dopięcie danego celu. Jeśli jest ono bardziej skomplikowane, tworzysz dodatkowe podlisty. Wszystko to możesz jednak wykonać z jednego miejsca - w swoim telefonie lub komputerze. 

Automatyczne rachunki

No i ta końcówka miesiąca… czyli godziny spędzone na wystawianiu, kontrolowaniu i wysyłaniu rachunków. Nie musi tak być! Przecież LiveKid sam wystawi Ci rachunek - a Ty nie musisz już ślęczeć nad tabelkami czy wykresami. Co więcej - po wystawieniu rachunku, rodzic może go mobilnie opłacić, a Ty dostajesz powiadomienie o tym. Znów oszczędzasz czas - nie musisz bowiem kontrolować rachunku bankowego. 

Jeden kanał komunikacji

Większość zagadnień związanych z oszczędnością czasu zamyka się w komunikacji. Jeśli nie jest dobrze skoordynowana - najprostsze rzeczy mogą trwać o wiele dłużej, ze względu na brak szybkiego porozumienia, lub zbyt dużą ilość kanałów informacyjnych. Lepiej przenieść komunikację w jedno wygodne miejsce. Zyskujesz na możliwości sprawdzania tylko jednego miejsca w telefonie czy komputerze - a nie kontrolowaniu wszystkich przychodzących smsów, maili, czy połączeń.