Jak otworzyć żłobek - finansowanie inwestycji i funkcjonowania oraz potencjalne błędy

O tym, jak otworzyć żłobek, czy to się opłaca i o czym trzeba pomyśleć na samym początku pisaliśmy w pierwszej części rozmowy z Magdaleną Łuszcz. Dzisiaj skupiamy się głównie na finansowaniu żłobka w dwóch aspektach - inwestycyjnym oraz bieżącego funkcjonowania. Pochylamy się również nad najczęściej popełnianymi błędami przy otwieraniu żłobka, które mogą skutecznie pokrzyżować nam plany. 

W tym artykule:

• Jak otworzyć żłobek - program Maluch Plus
• Projekty unijne dla żłobków
• Dotacje z gminy 
• Dotacje na żłobek dla rodziców
• Dokładność kluczem do sukcesu
• Konsekwencje niedopatrzeń
• Zmiana sposobu użytkowania
• Optymizm w umiarkowanych dawkach
• Jak pozyskać rodziców do żłobka?
• Proces budowania marki

Jak otworzyć żłobek - program Maluch Plus

Mamy do dyspozycji różne rodzaje projektów - np. projekt Maluch Plus ma dwa osobne moduły. Jeden jest związany z inwestycjami, a drugi z bieżącym funkcjonowaniem placówki. Dotychczas było tak, że na utworzenie jednego miejsca żłobkowego można było uzyskać dofinansowanie do wysokości 10 tysięcy złotych. Czyli przy placówce na dwadzieścia miejsc to jest 200 tysięcy. 

Maluch jest wdzięczną dotacją, ponieważ w przeciwieństwie do projektów unijnych, dotychczas nie było również wymogu przeprowadzania procedury zamówień publicznych. A te procedury wymagają dużej znajomości zasad i uważności, by nie popełnić żadnego błędu. W Maluchu nie ma takiej konieczności i jest to wygodne. 

Projekty unijne dla żłobków

Dla osób, które teraz zaczynają się tym tematem interesować, to jest całkiem niezły moment. Obecnie funkcjonuje nowa perspektywa, która jeszcze nie jest ogłoszona w Polsce, ale na pewno w jej wyniku będą do pozyskania środki - m.in. na aktywizację zawodową rodziców. W projektach unijnych również można pozyskać środki na dofinansowanie inwestycji, a następnie na jej bieżące utrzymanie. W tym jednak przypadku jest nieco trudniej.

Tutaj sugerowałabym skontaktowanie się z firmą, która zajmuje się tym zawodowo. Tymi projektami można się czasami mocno rozczarować. Bywa, że ucieszymy się najpierw, że pozyskaliśmy pieniądze na realizację naszego marzenia, a potem się okazuje, że połowę trzeba oddać, bo zrobiliśmy coś nie tak, jak trzeba. Robiłam takie projekty samodzielnie, ale jednak kontaktuję się zawsze ze specjalistami - pomimo, że taka usługa trochę kosztuje. Jest to jednak zdecydowanie bezpieczniejsze, niż próba zrobienia tego "chałupniczo". 

Dotacje z gminy 

Oczywiście są też możliwości pozyskania dotacji celowych w mniejszych miejscowościach. Ale jeśli chodzi o żłobki, to ich tworzenie i utrzymywanie jest zadaniem samorządów. Może być zatem trudno pozyskać takie środki. Można oczywiście próbować napisać pismo do burmistrza czy wójta z prośbą o wsparcie inicjatywy, uzasadniając np. korzyściami dla społeczności. Natomiast powiem szczerze, że trudno ocenić realność takiego przedsięwzięcia. Myślę, że to już zależy przede wszystkim od układów obowiązujących w danej gminie. 

Dotacje na żłobek dla rodziców

Jeśli chodzi o bieżące funkcjonowanie, to w dużych miastach są zazwyczaj dotacje dla rodziców - np. w Krakowie miasto dopłaca podmiotom niepublicznym środki po to, aby rodzice płacili mniej. W mniejszych miejscowościach niestety nie zawsze jest na to szansa. Do tego mamy również Malucha, który obniża odpłatności rodzica. Reszta to oczywiście środki wpływające od rodziców, czyli czesne. 

Należy pamiętać, że choć Maluch Plus jest świetnym dofinansowaniem, to nie jest to całkowicie pewne źródło. Co roku jest ogłaszana nowa wysokość dotacji, którą ciężko przewidzieć wcześniej. 

Dokładność kluczem do sukcesu

Najczęstszym błędem, z jakim spotykałam się na etapie inwestycyjnym było lekceważenie drobnych szczegółów. Dla przykładu: musisz mieć dwa hydranty wewnętrzne, a nagle się okazuje, że nie ma żadnego i trzeba go zrobić nagle. To często wynika z braku konsultacji. Zdarza się, że na mapie geodezyjnej widnieje hydrant, według urzędu również powinien być, ale przychodzi strażak i chce go zobaczyć - i okazuje się, że nie ma go od dziesięciu lat, ale nikt nie zaktualizował map. A często zdarza się, że strażaka zapraszamy na odbiór pod sam koniec - wszystko jest gotowe do działania, i nagle okazuje się, że mamy taki problem. W tej sytuacji, zrobienie hydrantu to jest np. dodatkowych pięć miesięcy. 

Konsekwencje niedopatrzeń

W dodatku, jeśli robimy to z projektów unijnych lub takich jak Maluch, to obowiązują konkretne terminy. Jeśli ich nie dotrzymamy, nie wpiszemy żłobka do ewidencji w konkretnym terminie to trzeba będzie oddać wszystkie pieniądze. Tego się nie da przeskoczyć ani przesunąć. Zatem upenwijmy się kilka razy, że lokal na pewno spełnia wszelkie możliwe warunki, lub że jesteśmy w stanie w określonym czasie dostosować go do tego, by te warunki były spełnione. 

Zmiana sposobu użytkowania

Jakiś czas temu w Warszawie było bardzo dużo spraw, w których podmioty nie robiły zmiany sposobu użytkowania - ponieważ nikt tego nie sprawdzał przez wiele lat. Aż pewnego pięknego dnia ktoś zaczął to sprawdzać. Okazało się, że mnóstwo pieniędzy musiało wrócić do Malucha, ponieważ ludzie nie zdążyli w terminach. Nie da się zrobić zmiany sposobu użytkowania w tydzień. Dlatego upewnienie się, że lokal jest możliwy do zaadaptowania to podstawa. Pamiętajmy, że wszystko się da zrobić, ale potrzebny jest na to czas i środki. 

Optymizm w umiarkowanych dawkach

Często właściciele nowych żłobków podchodzą zbyt optymistycznie do kwestii zapełnienia placówki po jej otwarciu. Przeliczamy sobie, że żeby być na zero, potrzebujemy 30% obłożenia i zakładamy, że od pierwszego dnia na pewno będziemy mieć tyle dzieci. A okazuje się, że przez pierwsze trzy miesiące jednak ich nie ma. Trzeba mieć pewien bufor finansowy, aby w takiej sytuacji przetrwać. To wiąże się też z drugim zbyt optymistycznym podejściem - do budżetu, jaki zakładamy. 

Często jest tak, że gdy ktoś robi pierwszą placówkę, to myśli, że wszystko na pewno się uda bez większych problemów. Życie szybko weryfikuje, że jest wiele czynników, które ciężko nam przewidzieć. Warto wziąć pod uwagę również opcję pesymistyczną, a potem się ucieszyć, że jest lepiej, niż na odwrót. 

Jak pozyskać rodziców do żłobka?

Przede wszystkim rodziców trzeba zacząć informować o nowej inicjatywie jeszcze na etapie rozpoczęcia adaptacji lokalu. Jeśli zaczniemy to robić dopiero po otwarciu - będzie za późno. Bardzo dużo rodziców interesuje się żłobkiem wkrótce po porodzie dziecka. Jeśli wtedy trafią na twój żłobek, to są o wiele większe szanse, że w przyszłości wybierając placówkę, pomyślą właśnie o tej. 

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepszym sposobem dotarcia do nowych klientów w żłobku jest poczta pantoflowa. To rodzice dzieci z placówki przekazują innym rodzicom, że to jest dobre miejsce. Więc oczywiście Facebook, strona internetowa, plakaty - to wszystko jest potrzebne, ale placówka musi chwilkę podziałać, żeby rodzice mogli jej zaufać i powiedzieć: "tak, ten żłobek jest dobry". 

Proces budowania marki

Gdy już marka jest zbudowana, to wszystko staje się o wiele prostsze. Ale ten proces nie trwa dwa tygodnie, co trzeba koniecznie brać pod uwagę. Na pewno pomogą nam w tym również imprezy typu dni otwarte, festyny. Ale o nich również ludzie muszą się dowiedzieć wcześniej. Najważniejsze jest zatem docieranie do ludzi indywidualnie - rozmawianie z rodzicami, poznawanie ich, słuchanie i nawiązywanie relacji, które zaowocują w przyszłości.