Zarządzanie rozproszonym zespołem placówek opiekuńczych wymaga zaawansowanej logistyki i sprawnych narzędzi komunikacji. Monika Lasota-Molis, dyrektorka Zespołu Żłobków w Strzegomiu, od kilku lat z powodzeniem łączy doświadczenie pedagogiczne z zarządczym. Nadzoruje ona dwie placówki oddalone od siebie o 2,5 km: Żłobek nr 1 (jednostka macierzysta z zapleczem administracyjnym) oraz Żłobek nr 2. Łącznie pod opieką zespołu znajduje się 86 dzieci, a kadra liczy ponad 30 pracowników.
Monika Lasota-Molis opowiedziała nam, jak wygląda jej codzienność w pracy z dziećmi oraz jak zarządza placówką, przy wsparciu aplikacji LiveKid.
Od pedagoga do dyrektora
Zanim objęłam stanowisko dyrektorki, przez 18 lat pracowałam w przedszkolu jako nauczyciel wychowania przedszkolnego. Droga do obecnego modelu zarządzania wymagała ewolucji mojej roli zawodowej.
Proces tworzenia struktury żłobka realizowałam od podstaw – począwszy od formalności prawno-administracyjnych, takich jak rejestracja podmiotu (NIP, REGON), aż po nadzór nad odbiorami technicznymi i organizacją dokumentacji operacyjnej.
Na początku sprawowałam rolę dyrektorki w żłobku nr 1, a gdy powstał żłobek nr 2 objęłam tę rolę również w nim. Przez pewien czas funkcjonowały jako oddzielne jednostki, aż w 2022 roku zostały połączone w zespół żłobków.
Codzienne wyzwania bez aplikacji
Przed cyfryzacją procesów, Zespół Żłobków mierzył się z typowymi problemami administracyjnymi. Tradycyjny obieg dokumentów, w tym papierowe „fiszki” z rozliczeniami, generował ryzyko błędów i zagubienia informacji przez rodziców.
Manualny system rozliczeń oparty na papierowych notach generował chaos informacyjny i liczne zapytania ze strony rodziców. Zrozumiałam, że optymalizacja tego procesu jest niezbędna dla poprawy efektywności naszej pracy.
Zauważone problemy stały się impulsem do zmiany - wdrożenia systemu.
Pozytywne przyjęcie nowej technologii
Decyzja o implementacji dedykowanej aplikacji podyktowana była potrzebą uporządkowania komunikacji i wyeliminowania papierowej biurokracji.
Początkowe obawy związane były z reakcją zespołu na wprowadzenie nowych technologii do codziennej pracy. Zależało mi na tym, żeby personel rozumiał potrzebę zmian, aby proces wdrożenia przebiegł sprawnie i przyniósł jak najlepsze efekty. Na szczęście zostałam pozytywnie zaskoczona.
Entuzjastyczne przyjęcie nowego narzędzia przez personel, a zwłaszcza opiekunki, było dla mnie pozytywnym zaskoczeniem. Ich aprobata utwierdziła mnie w przekonaniu, że wdrożenie technologii było strategicznie trafną decyzją.
Usprawnienie płatności i transparentność rozliczeń
Najważniejszą zmianą w obszarze administracyjnym jest pełna automatyzacja płatności. Aplikacja wyeliminowała problem opóźniających się wpłat.
Automatyzacja windykacji należności przyniosła spektakularne efekty – wyeliminowaliśmy problem zaległości płatniczych dzięki powiadomieniom.
System zapewnia nam bieżące regulowanie należności przez rodziców, dzięki wygodnym płatnościom mobilnym i automatycznym przypomnieniom.
Wzorowa dyscyplina finansowa placówki spotkała się z dużym uznaniem działu księgowości organu prowadzącego.
Efektywna komunikacja
Aplikacja rozwiązała problemy, pojawiające się w komunikacji z rodzicami. Bez aplikacji nie mieliśmy pewności czy, do każdego rodzica dotarła informacja, jaką chce przekazać np. opiekun grupy. Obecnie, dzięki funkcji wysyłania wiadomości do wszystkich rodziców jednocześnie i możliwości weryfikacji, czy komunikat dotarł i został odczytany – luki w komunikacji zostały wyeliminowane.
Dzięki aplikacji zyskaliśmy możliwości pełnej weryfikacji przepływu informacji. Funkcja potwierdzenia odczytu wiadomości przez rodzica całkowicie wyeliminowała luki w komunikacji i sytuacje, w których kluczowe informacje nie docierały do odbiorców.
Ponadto system wsparł zarządzanie sytuacjami kryzysowymi, takimi jak nagłe choroby dzieci. Mimo, że takie sytuacje wymagają empatii i nie są łatwe do przekazania rodzicom, bezpośrednie powiadomienia w aplikacji ułatwiają ten proces.
Choć rozumiem perspektywę pracujących rodziców, moim priorytetem pozostaje zawsze bezpieczeństwo i zdrowie całej grupy dzieci.
Centralna kuchnia wspierana przez aplikację
Jednym z wyzwań przed wdrożeniem aplikacji była logistyka żywienia, Nasza kuchnia przygotowuje aż 300 posiłków dziennie (obsługując także placówki zewnętrzne). Dotychczas bazowaliśmy na ręcznie uzupełnianych raportach obecności i diet poszczególnych dzieci.
Moduł raportowania zrewolucjonizował pracę centralnej kuchni. Informacje o liczbie dzieci, alergiach i dietach są pobierane automatycznie z systemu, co eliminuje konieczność ręcznej weryfikacji i minimalizuje ryzyko pomyłek.
Nasze zaplecze gastronomiczne to efektywny i wydajny dział, obsługujący setki posiłków dziennie, Przy takiej skali współpraca personelu kuchennego i intendentki musi opierać się na precyzyjnych danych i pełnej zgodności procedur, a aplikacja usprawniła ten proces.
Podsumowanie
Transformacja cyfrowa w Zespole Żłobków w Strzegomiu pozwoliła odciążyć zespół z czynności administracyjnych, a zaoszczędzony czas inwestujemy w merytorykę opieki nad dziećmi.
Technologia oszczędza czas, który możemy przeznaczyć na opiekę nad dziećmi, ale też wspiera kulturę organizacyjną opartą na otwartości i transparentności.
Dzięki wdrożeniu LiveKid, placówka nie tylko zoptymalizowała koszty i czas pracy, ale także podniosła standard obsługi rodzica, budując wizerunek nowoczesnej i bezpiecznej instytucji.
