Jak długo należy przechowywać dokumenty w przedszkolu? Terminy oraz wskazówki
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z działalnością przedszkola to jeden z ważniejszych obowiązków dyrektora lub właściciela placówki. A ponieważ tych dokumentów jest naprawdę dużo - warto troszczyć się o to na bieżąco, by w razie potrzeby spokojnie wrócić do odpowiednich danych. Jak długo należy przechowywać dokumenty w przedszkolu?
W tym artykule:
- Dokumenty obowiązujące w przedszkolu
- Jak długo należy przechowywać dokumenty w przedszkolu?
- Realizacja zadań przedszkola
- Dzienniki elektroniczne dla przedszkoli
- Dlaczego przechowywanie dokumentów jest ważne?
Dokumenty obowiązujące w przedszkolu
Zakres dokumentacji przedszkolnej jest niezwykle szeroki - dyrektor ma obowiązek zatroszczyć się nie tylko o podstawowe dokumenty takie jak statut czy regulaminy, ale również umowy, ewidencję obecności czy też rejestry wypadków i innych zdarzeń.
W zakres ten wchodzą przede wszystkim dokumenty związane z organizacją funkcjonowania przedszkola i przebiegiem procesu dydaktyczno-wychowawczego. W ślad za nimi mamy jednak również dokumenty związane z kadrami, finansowaniem, infrastrukturą, BHP, ochroną danych osobowych czy nadzorem pedagogicznym (jeśli go prowadzimy).
Tutaj sprawdzisz szczegółowo pełną dokumentację obowiązującą w przedszkolu niepublicznym.
Jak długo należy przechowywać dokumenty w przedszkolu?
Ważnym obowiązkiem, którego musimy dopełnić jako dyrektor przedszkola, jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów związanych z prowadzeniem placówki.
Dyrektorzy przedszkoli - podobnie jak wszyscy inni pracodawcy - są zobowiązani do archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Jak długo należy przechowywać w przedszkolu takie dokumenty?
- Dotyczące zatrudnienia, wynagrodzenia, akta osobowe i inne, na podstawie których ustala się wymiar emerytury lub renty - 50 lat.
- Wnioski urlopowe - 2 lata.
- Informacje związane z poważnymi wypadkami - 25 lat.
- Mniejsze wypadki oraz analizy chorób - 10 lat.
- Dokumentacja podatkowa - 5 lat.
Realizacja zadań przedszkola
Archiwizacji podlega również dokumentacja związana z realizacją zadań przedszkola. Przez 50 lat mamy obowiązek przechowywanie ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi przedszkolnemu.
- Dokumentacja organów przedszkola - 25 lat.
- Awans zawodowy i jego stopnie - 10 lat.
- Legitymacje służbowe, duplikaty - 5 lat.
- Opieka, nauczanie i wychowanie - zazwyczaj 25 lat.
- Organizacja roku - 5 lat.
- Dokumentacja medyczna - 20 lat
- Wnioski i decyzje związane z obowiązkiem przedszkolnym - 10 lat.
- Dokumentacja rekrutacyjna - 5 lat.
- Dokumentacja specjalistyczna, opinie i badania - 10 lat.
- Dzienniki - 5 lat.
Dzienniki elektroniczne dla przedszkoli
Choć dużą część dokumentacji jesteśmy zobowiązani przechowywać fizycznie, to istnieją sposoby na to, aby jak najbardziej ułatwić sobie jej gromadzenie i porządkowanie. Część z dokumentów przedszkolnych to na szczęście pojedyncze egzemplarze, które z czasem są jedynie aktualizowane według obowiązujących warunków prawnych lub organizacyjnych.
Dużym ułatwieniem dla dyrektora przedszkola są dzienniki elektroniczne. Na przykładzie dziennika w aplikacji LiveKid wiemy już, że w razie kontroli zawsze mamy możliwość wydrukowania dziennika i przekazania go do wglądu. Jeśli chcemy uzupełnić dokumentację papierową, również możemy to zrobić w każdym momencie. Równocześnie na co dzień dyrektor i wychowawca oszczędzają sporo czasu na samym uzupełnianiu danych w dzienniku.
Dodatkowo w LiveKid przedszkola mają do dyspozycji gotowe tematy od czterech wydawnictw - MAC, Podręcznikarnia, WSiP, PWN oraz Nowa Era.
Dlaczego przechowywanie dokumentów jest ważne?
Jak wyjaśnił nam radca prawny Robert Gałęski, często fakt przechowywania odpowiednio uporządkowanych (w formie fizycznej bądź elektronicznej) dokumentów jest w stanie uratować nas w sytuacjach kryzysowych bądź problematycznych. Niektóre rodzaje roszczeń, jakie mają prawo wysunąć wobec nas rodzice, mają dłuższy termin. Zdarza się, że niektóre wypadki są rozpatrywane dopiero np. rok od momentu, w którym się zdarzyły. Jeśli prowadzimy dokumentację (w tej sytuacji rejestr wypadków z dokładnymi szczegółami), to wiemy, do czego możemy się odwoływać.
Oczywiście drugim powodem jest poczucie spokoju w obliczu ewentualnej kontroli. Nie wszystkie dokumenty będą nam wtedy oczywiście potrzebne, jednak porządkując je na bieżąco, mamy pewność, że wszystko znajduje się na swoim miejscu.
Źródła:
https://nadzor-pedagogiczny.pl/
https://www.portaloswiatowy.pl/
