Przyszedł nowy pracownik sekretariatu. Pyta, jak rejestrować korespondencję przychodzącą. Gdzie wpisuje się przesyłki? Kto je otwiera? Jak wygląda obieg dokumentów, gdy pismo trafia do dyrektora? Czy do akt dołączamy kopertę? Jeśli odpowiedzi na te pytania funkcjonują wyłącznie w głowie dyrektora i są przekazywane ustnie – to sygnał, że instrukcja kancelaryjna w przedszkolu albo nie istnieje, albo nikt jej od lat nie stosuje.
W przedszkolu samorządowym posiadanie instrukcji kancelaryjnej nie jest kwestią dobrej organizacji. To obowiązek, za którego realizację dyrektor odpowiada osobiście.
Uporządkuj system kancelaryjny w przedszkolu
Instrukcja kancelaryjna to wewnętrzny akt prawny placówki – zbiór zasad porządkujących system wykonywania czynności kancelaryjnych od momentu wpłynięcia pisma lub powstania dokumentu wewnątrz jednostki aż do jego przekazania do składnicy akt lub zniszczenia. Reguluje ona zasady postępowania z dokumentacją niezależnie od tego, czy jest prowadzona w postaci papierowej czy w postaci elektronicznej. W skrócie: precyzuje proces załatwienia spraw administracyjnych w placówce.
Bez niej wykonywanie czynności kancelaryjnych opiera się na zwyczajach i pamięci konkretnych pracowników – co działa do momentu kontroli zewnętrznej, zmiany osoby w sekretariacie lub konieczności odtworzenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
Jeśli chodzi o podstawę prawną, w obiegu funkcjonują dwa akty, które dyrektorzy przedszkoli publicznych powinni znać. Pierwszy to ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (którą w najbardziej aktualnej formie znajdziemy w obwieszczeniu Dz.U. 2019 poz. 553), która nakłada na samorządowe jednostki organizacyjne obowiązek zapewnienia właściwej ewidencji i ochrony dokumentacji. Drugi to rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67) – akt wykonawczy szczegółowo regulujący te kwestie dla organów samorządu terytorialnego i ich urzędów.
Co ważne: przedszkola samorządowe prowadzą instrukcje kancelaryjne, które muszą być zgodne z archiwami państwowymi. Przemyślenie własnych zasad dla placówki jest konieczna – nie można stosować instrukcji kancelaryjnej gminy, która dotyczy np. urzędu.
3 najważniejsze dokumenty
Instrukcja kancelaryjna w przedszkolu jest częścią szerszego pakietu normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Komplet składa się z trzech dokumentów:
Instrukcja kancelaryjna w przedszkolu reguluje tryb postępowania z dokumentacją przychodzącą i wychodzącą, zasady rejestracji korespondencji, sposób dekretowania pism, nadawania znaku sprawy oraz zasady wykonywania czynności kancelaryjnych przez poszczególnych pracowników.
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to klasyfikator wszystkich rodzajów spraw prowadzonych w przedszkolu, oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Każdej kategorii dokumentacji przypisuje się symbol, nazwę klasy i kategorię archiwalną, która określa znaczenie praktyczne danej dokumentacji i czas jej przechowywania – w zależności od tego, czy mamy do czynienia z dokumentacją o trwałej wartości historycznej (kategoria A) czy dokumentacją niearchiwalną (kategoria B). Wskazanie właściwej kategorii dla każdej klasy akt to jedno z kluczowych zadań przy tworzeniu wykazu.
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt opisuje, jak działa wewnętrzne archiwum przedszkola. Porządkuje, w jaki sposób i na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przekazuje się do niej dokumenty z poszczególnych lat, jak się je przechowuje oraz kiedy – bądź na jakich warunkach – można przekazać je do archiwum państwowego.
Wszystkie trzy dokumenty dyrektor wprowadza zarządzeniem, po wcześniejszym uzgodnieniu ich treści z właściwym archiwum państwowym. Każda późniejsza zmiana w treści tych dokumentów również wymaga porozumienia z archiwum.
Co instrukcja powinna regulować w praktyce?
Dobrze napisana instrukcja kancelaryjna w przedszkolu odpowiada na pytania, z którymi zmierzy się każda nowa osoba obsługująca sekretariat. W szczególności powinna określać:
- obieg korespondencji – kto odbiera przesyłki, kto jest upoważniony do ich otwierania, jak postępuje się z przesyłką uszkodzoną lub błędnie zaadresowaną, w jakich przypadkach do akt dołącza się kopertę,
- rejestrację dokumentów – jakie rejestry są prowadzone w placówce, jak nadaje się znak sprawy, w jaki sposób dokonuje się wpisów i kto jest za to odpowiedzialny,
- dekretację i obieg wewnętrzny – jak pismo trafia od sekretariatu do dyrektora i dalej do właściwego pracownika, kto podpisuje pisma wychodzące i w jakim trybie,
- system kancelaryjny – czy placówka stosuje system tradycyjny (papierowy), system wspomagany elektronicznie czy elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD),
- postępowanie z dokumentacją w postaci elektronicznej – jak archiwizuje się dokumenty cyfrowe, w tym dane z dziennika elektronicznego,
- przekazywanie akt do składnicy – jak porządkuje się teczki spraw zakończonych, jakie informacje powinny być zawarte w spisach zdawczo-odbiorczych i na jakiej podstawie akta trafiają do składnicy akt.
Wzór opisu teczki aktowej oraz wzory stosowanych pieczęci i spisów zdawczo-odbiorczych są zazwyczaj załącznikami do instrukcji.
Kto tworzy instrukcję – dyrektor czy gmina?
W praktyce wiele gmin opracowuje dla swoich przedszkoli i szkół wspólne normatywy kancelaryjno-archiwalne, zatwierdzane przez archiwum państwowe dla całej grupy placówek. Jeśli organ prowadzący przygotował takie wspólne przepisy – dyrektor może je przyjąć zarządzeniem bez konieczności tworzenia wszystkiego od zera.
Warto więc w pierwszej kolejności zapytać gminę, czy istnieją zatwierdzone wzorcowe normatywy dla przedszkoli. Jeśli nie – dyrektor tworzy dokumenty samodzielnie, opierając się na wzorach udostępnianych przez właściwe archiwum państwowe lub kuratorium oświaty. Przy tworzeniu własnych przepisów nic nie stoi na przeszkodzie, by jako punkt wyjścia wykorzystać instrukcję kancelaryjna gminy, choć wymaga ona dostosowania do specyfiki placówki oświatowej.
Dostosowanie instrukcji w przedszkolu do realiów placówki
To częsta sytuacja: instrukcja kancelaryjna w przedszkolu powstała kilkanaście lat temu, została uzgodniona z archiwum, wprowadzona zarządzeniem i od tamtej pory leży. Tymczasem przez ostatnią dekadę zmieniło się wiele – pojawiły się dzienniki elektroniczne, e-doręczenia, zmieniły się przepisy dotyczące ochrony danych w przedszkolu, a część dokumentacji zmieniła okresy przechowywania.
Jeśli nie była ona aktualizowana od dłuższego czasu, warto sprawdzić, czy nadal odzwierciedla rzeczywisty obieg dokumentów w placówce oraz czy jednolity rzeczowy wykaz akt uwzględnia wszystkie kategorie spraw, które faktycznie są prowadzone. Każda zmiana treści wymaga ponownego uzgodnienia z archiwum państwowym.
Kto sprawuje nadzór nad stosowaniem instrukcji?
Archiwa państwowe mają ustawowe uprawnienie do kontrolowania postępowania z dokumentacją w samorządowych jednostkach organizacyjnych. Polega to na sprawdzaniu prawidłowości pracy placówki, zarówno pod kątem istnienia instrukcji, jak i jej faktycznego stosowania: czy dokumenty są klasyfikowane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, czy teczki są prawidłowo opisane, czy składnica akt działa zgodnie z ustalonymi procedurami. Nadzór ten może objąć każde przedszkole publiczne.
Podsumowanie
Instrukcja kancelaryjna w przedszkolu publicznym to obowiązek wynikający z przepisów prawnych dotyczących narodowego zasobu archiwalnego. Komplet normatywów obejmuje instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję dotyczącą składnicy akt. Wszystkie trzy dokumenty wprowadza dyrektor zarządzeniem, po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym. Jeśli nie masz pewności, czy Twoja placówka posiada aktualne i prawidłowo zatwierdzone dokumenty – pierwszym krokiem jest kontakt z gminą i z właściwym archiwum państwowym.
