Ewidencja godzin - jak przejrzyście dokumentować przyjście i wyjście dziecka?

Publiczne Przedszkole i Żłobek nr 5 to placówka w Aleksandrowie Łódzkim. Przedszkole powstało z myślą o zdobywaniu przez dzieci nowych doświadczeń i spokoju pracujących rodziców, a Dawid Stęgliński - dyrektor placówki - stawia mocno na rozwijającą się i zaufaną kadrę. O wyzwaniach związanych z rekrutacją, ewidencji godzin dzieci w placówce, przejściu na aplikację mobilną i komunikacji opowiedział nam w trakcie wywiadu. Zapraszamy na wizytę w Przedszkolu! 

W tej historii: 

• Rodzinne początki Przedszkola
• Dobra kadra to podstawa!
• Ewidencja godzin w aplikacji
• Inne rozwiązania versus LiveKid 
• Ułatwienie w śledzeniu godzin
• Zgłoszenia nieobecności
• Klarowność w rozliczeniach
• Automatyczne raporty z banku
• Zmiana kanału informacji
• Otwarte drzwi i aplikacja 

Rodzinne początki Przedszkola

Historia placówki zaczęła się bardzo rodzinnie - to moja mama otworzyła przedszkole kilkanaście lat temu. Dało się zauważyć, że jest potrzeba, aby na naszym rodzinnym gminnym rynku pojawiły się nowe przedszkola, rosło zapotrzebowanie na miejsca. Nasza placówka została otwarta w 2017 roku. Można w sumie powiedzieć, że jako nastolatek się tam wychowywałem. W czasie studiów zacząłem pracę w marketingu i sprzedaży. W międzyczasie skończyłem studia na kierunku zarządzanie, a potem - mając świadomość, że przedszkole powstanie - również zarządzanie oświatą. Pięć lat minęło od tamtego czasu - nie wiedzieć kiedy!

Dobra kadra to podstawa!

Naszym podstawowym założeniem jest to, że w ocenie rodzica przedszkole jest tak dobre, jak nauczyciel, na którego trafiają. Gdy startowaliśmy, najważniejszym zadaniem dla mnie było zrekrutowanie kadry, której się będzie chciało. Muszę przyznać, że skompletowanie takiego zespołu, jaki sobie wymarzyłem, zajęło kilka lat. Udało znaleźć ludzi z pasją, chęcią do pracy z dziećmi i tworzą zespół, który się uzupełnia, wspiera i wzajemnie motywuje.

Zawsze przy rekrutacji kierowałem się przede wszystkim zapałem, otwartą głową i chęcią do uczenia się. Jeśli chodzi o merytorykę - oczywiście wykształcenie zakładane przez rozporządzenie jest dla mnie obowiązkowe. Ale w zespole, który się sam motywuje i chętnie uczy, warto inwestować w regularne szkolenia dla nauczycieli. Staramy się bywać na nich regularnie! 

Ewidencja godzin w aplikacji

Szkoda, że z LiveKid nie zaczęliśmy współpracy jeszcze parę lat wcześniej! Nam tak naprawdę zależało najbardziej na ewidencji godzin ponad podstawę programową. Była to dla nas rzecz, którą chcieliśmy zautomatyzować na ile tylko się da. Mamy pięciogodzinną podstawę i każdą kolejną godzinę musimy zliczać względem obowiązującej opłaty dodatkowej. 

Inne rozwiązania versus LiveKid 

Wcześniej skorzystaliśmy z innej oferty - firmy, która teoretycznie przygotowała dla nas dedykowane rozwiązanie na tamtą chwilę. Szybko się niestety okazało, że było ono dość mocno "awaryjne". Samo podłączenie całego sprzętu było skomplikowane i bardzo często nie działało tak, jak powinno. Przede wszystkim pojawiały się spore problemy z dwustronną komunikacją z rodzicami - dlatego zacząłem szukać alternatywnego rozwiązania. 

Ułatwienie w śledzeniu godzin

LiveKid odkryłem w sąsiedniej, niepublicznej placówce i zacząłem się zastanawiać, jak wprowadzić takie rozwiązanie w naszych realiach. Po jakimś czasie okazało się, że jest opcja ewidencji wejść i wyjść, która się u nas sprawdzi. Obecnie mamy na wejściu zamontowany tablet. Każdy rodzic wprowadza kod PIN zaznaczając wejście i wyjście dziecka. Ogromne ułatwienie dla placówki!

Zgłoszenia nieobecności

Z innych funkcji, oczywiście bardzo ważne dla nas były takie w zasadzie podstawowe codzienne obowiązki, które aplikacja ma szansę ułatwić - np. zgłaszanie nieobecności i możliwość wysyłania zamówień na posiłki z uwzględnieniem indywidualnych diet dzieci. Przed wdrożeniem LiveKid zgłoszenia nieobecności przyjmowaliśmy smsami. To wiązało się z tym, że ktoś zawsze rano przychodził i musiał odczytywać te wszystkie smsy - a mamy 125 dzieci w przedszkolu i jeszcze 30 w żłobku. 

Klarowność w rozliczeniach

Pomijając oczywisty fakt, że jest to czasochłonne, wchodzi tutaj również w grę czynnik ludzki. O siódmej rano, przed kawą - przeoczyć jakąś wiadomość nie jest trudno, więc zdarzały się pomyłki, nieścisłości. Możliwość zgłaszania nieobecności w aplikacji i planowania ich do przodu dała nam klarowność w rozliczeniach i oszczędziła ten czas, który codziennie trzeba było na to poświęcić. 

Automatyczne raporty z banku

Rozliczanie rachunków to kolejna czynność, którą wykonywaliśmy wcześniej ręcznie. Teraz korzystamy z aplikacji, opłaty się generują automatycznie i rodzice od razu mogą sobie opłacić rachunek przez aplikację, co dla nich jest bardzo wygodne. Z mojej perspektywy - ja mogę sobie wyeksportować raporty z banku, a po przypisaniu rodzica do konta, płatności mogę zatwierdzać jednym kliknięciem. To jest coś, co mi realnie oszczędza parę godzin regularnie. 

Zmiana kanału informacji

Myślę, że tak jak w większości placówek, jeszcze w czasach przed pandemią funkcjonowała u nas tablica informacyjna. Oczywiście musieliśmy w trakcie pandemii zmienić źródło przekazywania informacji, więc korzystaliśmy więcej z Facebooka. Każda grupa przedszkolna miała swoją grupę na Facebooku. Ale problem w tym, że te informacje są bardzo różnie wyświetlane - nie każdy wchodzi na Facebooka po to, żeby sprawdzić, co jest zaplanowane na kolejny dzień w placówce. A my chcieliśmy mieć pewność, że informacje docierają do wszystkich. 

Otwarte drzwi i aplikacja 

Ja zawsze miałem oczywiście nadrzędną zasadę, że moje drzwi są zawsze otwarte. Rodzice mogą do mnie przyjść, porozmawiać, zapytać o cokolwiek. Zanim rozpoczęliśmy korzystanie z LiveKid, większość codziennych informacji znajdowała swój przepływ na grupach na Facebooku. Obecnie - po pandemii, znowu odbudowujemy kontakt bezpośredni, a pozostałą część ważnej komunikacji mamy już przeniesioną do aplikacji. I to się sprawdza najlepiej!