Wciąż prowadzisz dziennik na papierze? To droższe, niż myślisz

Zanim znów zamówisz dziennik na wrzesień, policz, ile Cię on tak naprawdę kosztuje. Koszt papierowego dziennika to nie tylko cena samego zeszytu, więc łatwo go nie zauważyć. A gdy już zdecydujesz się na zmianę, czeka Cię drugi etap wyboru, o którym rzadko się mówi: elektroniczny nie zawsze znaczy dobry.

Ile naprawdę kosztuje dziennik papierowy

Papierowy dziennik nie generuje faktury co miesiąc, więc łatwo go nie zauważyć jako kosztu. Z danych LiveKid wynika, że wdrożenie dziennika elektronicznego pozwala odzyskać nawet 20 godzin tygodniowo pracy całej kadry placówki. W przeliczeniu na pojedynczą osobę wygląda to tak:

Przy dziesięciu grupach kontrola dzienników zajmowała mi ze trzy dni. Teraz jak czegoś brakuje, system od razu to wyłapuje i podświetla na czerwono – ja wchodzę już tylko w ten wpis z błędem. Przy tak dużej placówce na samej kontroli dziennika oszczędzam dwa i pół dnia pracy

– mówi Elżbieta Śmiglak, wicedyrektorka Zespołu Szkolno-Przedszkolnego im. Jana Brzechwy w Dopiewie.

Kontrola dziennika specjalistycznego zajmowała mi kiedyś nawet 3–4 godziny w miesiącu, żeby sprawdzić zgodność z kalendarzem i harmonogramem. Teraz system robi to za mnie

– przyznaje Monika Chudek, pedagog specjalny w przedszkolu Mistrzowie Zabawy w Sosnowcu.

Jeśli nauczycielka wróci po nieobecności i ma do uzupełnienia kilka dni, zamiast pięciu dni pracy zajmuje jej to pięć minut

– opisuje Katarzyna Dębska, dyrektorka przedszkola i żłobka Baby Academy w Grodzisku Mazowieckim.

To nie są odosobnione przypadki. W praktyce papierowego dziennika po prostu nie da się rzetelnie uzupełniać przy dzieciach – więc trafia do domu, w torbie nauczycielki. A to oznacza ryzyko zagubienia dokumentacji i naruszenia ochrony danych, i to bez względu na to, jak sumienna jest kadra. Z czasem dochodzi jeszcze problem czysto fizyczny: przedszkole Fiku-Miku w Białej Podlaskiej, po trzynastu latach prowadzenia dokumentacji papierowo, planowało już dobudowanie segmentu archiwum, bo zwyczajnie zabrakło miejsca na kolejne roczniki dzienników.

Ukryte koszty papierowego dziennika

Poza godzinami pracy i ryzykiem dla danych dochodzą codzienne utrudnienia, o których rzadko się mówi wprost, a które realnie zniechęcają kadrę:

• Nie da się jednocześnie pisać w dzienniku i obserwować dzieci – a przy jednym nauczycielu na grupę to praktycznie niewykonalne bez odrywania uwagi od podopiecznych.
• Poprawianie wpisu rodzi pytania, których nie ma w wersji elektronicznej: jakim długopisem, czy można użyć korektora, czy można zakleić kartkę.
• Zdarza się, że kartki się sklejają, a brak wypełnionych stron wychodzi na jaw dopiero po czasie – zostaje luka w dokumentacji, którą trzeba jakoś wytłumaczyć, gdy przyjdzie kontrola.
• Poprawkę teoretycznie trzeba opatrzyć adnotacją, kto i kiedy ją naniósł, ale przy ograniczonej ilości miejsca w rubryczce trudno zrobić to czytelnie, więc w praktyce często tego brakuje.
• Charakter pisma bywa po prostu nieczytelny, co utrudnia rozczytanie wpisów – także dyrektorowi podczas kontroli.
• Brakujący wpis w jednej rubryczce łatwo przeoczyć – zarówno nauczycielce na bieżąco, jak i dyrektorowi przy sprawdzaniu – a wychodzi to na jaw dopiero przy archiwizacji na koniec roku albo, gorzej, podczas kontroli kuratorium.
• Dziennik trzeba fizycznie nosić między salą, gabinetem i archiwum – przy kilku grupach to realnie kilka ciężkich teczek do dźwigania, zamiast jednego kliknięcia na ekranie.
• Wystarczy zalanie kawą czy wodą, żeby bezpowrotnie stracić wpisy – ryzyko, które w wersji elektronicznej po prostu nie istnieje.

Wcześniej kontrola dokumentacji oznaczała fizyczne sprawdzanie stosów papierowych dzienników z każdej grupy. Dziś to czysta przyjemność. Nie muszę znosić do gabinetu pięciu ciężkich tomów – wszystko mam przejrzyście podane na ekranie laptopa

– opowiada Monika Bruncker, dyrektorka przedszkola Chatka Puchatka w Starym Kurowie, placówki gminnej, w której wdrożenie wymagało zgody Wójta.

Elektroniczny nie zawsze znaczy dobry

Decyzja o przejściu z papieru na dziennik elektroniczny to dopiero pierwszy krok, i to widoczny już po liczbach z poprzedniej sekcji. Kolejny krok bywa pomijany, a to on decyduje, czy nowe narzędzie faktycznie ułatwi pracę: nie każdy dziennik elektroniczny jest zaprojektowany z myślą o przedszkolu czy żłobku.

Systemy tworzone dla szkół, takie jak Vulcan czy Librus

To rozwiązania zbudowane wokół logiki szkolnej: klas, lekcji, ocen. Moduł przedszkolny bywa do nich dobudowany, co w praktyce oznacza, że przedszkole korzysta z narzędzia zaprojektowanego pod zupełnie inne procesy.

Jako że jesteśmy zespołem szkolno-przedszkolnym, przez jakiś czas korzystaliśmy w przedszkolu z aplikacji dedykowanej dla szkoły. Jednak prawda jest taka, że tamten system nie był skrojony pod przedszkole

– przyznaje Elżbieta Śmiglak z Dopiewa.

Systemy dedykowane dla przedszkola i żłobka

Systemy zaprojektowane pod przedszkole i żłobek budowane są wokół realiów pracy z małymi dziećmi: mają ramowy plan dnia zamiast planu lekcji, podstawę programową wychowania przedszkolnego zamiast wyłącznie ocen, i rozliczenia czesnego, których system szkolny zwykle nie oferuje. Dziennik elektroniczny LiveKid działa właśnie w ten sposób – wdrożyło go już ponad 2000 przedszkoli i żłobków w Polsce.

Dzienniki, które wcześniej prowadziliśmy w papierze, teraz mamy w formie elektronicznej. To jest "niebo a ziemia"! Przepisywanie czegoś, co tak naprawdę można ściągnąć z programu wydawnictwa i wprowadzić modyfikacje, to bezsensowna praca, którą teraz możemy skreślić z listy zadań

– mówi Anita Sikora, wicedyrektorka przedszkola Mistrzowie Zabawy w Sosnowcu.

Cztery wymogi, bez których żaden e-dziennik nie przejdzie kontroli

Zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, sprawdź, czy w ogóle spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (§ 21).

Dziennik elektroniczny LiveKid spełnia wszystkie cztery wymogi – to jeden z podstawowych warunków, jakie postawiliśmy sobie już na etapie jego projektowania, a nie coś, co dopisywaliśmy później.

W placówkach publicznych prowadzenie dziennika wyłącznie w formie elektronicznej wymaga dodatkowo zgody organu prowadzącego. W placówkach niepublicznych, gdzie organ prowadzący i dyrektor to często ta sama osoba, jest to zwykle formalność.

Co wyróżnia dziennik elektroniczny LiveKid

• Jeden system działa tak samo dobrze dla przedszkola, jak i dla żłobka – z uwzględnieniem specyfiki obu typów placówek, a nie jednego z dobudowanym drugim.
• Pełna gama przewodników metodycznych wszystkich liczących się na rynku wydawnictw – a jeśli placówka pracuje na własnym programie, można wgrać go samodzielnie.
• Tematy zajęć, opisy i punkty podstawy programowej zaciągają się automatycznie z wybranego przewodnika, zamiast wymagać ręcznego przepisywania.
• Autosugerowanie wpisów – system sam podpowiada kolejny temat z cyklu, więc nie trzeba pamiętać, na czym się skończyło.
• Inteligentny asystent pomaga dopisać notatkę, gdy temat wykracza poza podręcznik (np. wycieczka czy wydarzenie), dobierając ton i długość opisu.
• Automatyczna kontrola dziennika – system sam wskazuje braki w danych, wpisach czy obecnościach, zamiast zmuszać dyrektora do przeglądania każdego wpisu po kolei.
• Monitorowanie realizacji podstawy programowej w czasie rzeczywistym, z podziałem na punkty i procentowym postępem – zarówno dla grupy, jak i dla pojedynczego dziecka.
• Dostęp z dowolnego urządzenia dla kilku osób jednocześnie, bez przekazywania fizycznego dziennika z rąk do rąk.
• Te same zasady obejmują dzienniki specjalistyczne – logopedyczne, SI, rewalidacyjne – nie tylko dziennik grupowy.

Najczęstsze pytania o dziennik elektroniczny w przedszkolu

Czy przedszkole niepubliczne musi mieć dziennik elektroniczny?

Nie musi – dziennik jako taki nie jest w placówkach niepublicznych wprost wymagany przepisami, ale jest powszechną praktyką, bo to najprostsza forma dokumentowania realizacji podstawy programowej i obecności dzieci, istotna choćby przy rozliczaniu dotacji. Jeśli już go prowadzisz, możesz go prowadzić w formie elektronicznej.

Czy arkusz w Excelu liczy się jako dziennik elektroniczny?

Nie w rozumieniu przepisów. Dziennik elektroniczny musi spełniać konkretne wymogi – selektywność dostępu, zabezpieczenie danych, rejestrowanie historii zmian, wgląd rodzica – których zwykły plik Excel nie zapewnia.

Czy przy przejściu na dziennik elektroniczny trzeba przez jakiś czas prowadzić papier równolegle?

Nie ma takiego wymogu prawnego. W praktyce część placówek – zwłaszcza publicznych, wdrażających zmianę razem z całą gminą – decyduje się na krótki okres testowy z dokumentacją papierową obok, żeby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z przepisami. To decyzja organizacyjna, nie obowiązek.

Czy można przejść na dziennik elektroniczny w dowolnym momencie roku szkolnego?

Tak, przepisy nie wiążą tej zmiany z konkretnym terminem. W praktyce najwygodniej robić to na początku roku szkolnego lub semestru, żeby uniknąć dzielenia jednego rocznika dokumentacji na dwie formy.

Czy placówka publiczna potrzebuje zgody na dziennik elektroniczny?

Tak – jeśli dziennik ma być prowadzony wyłącznie elektronicznie, potrzebna jest zgoda organu prowadzącego (np. wójta, burmistrza). W placówkach niepublicznych, gdzie funkcję tę pełni zwykle właściciel, jest to formalność. Więcej o tym, jak LiveKid współpracuje z gminami, znajdziesz na stronie dla samorządu.