Trzy rodzaje dotacji, które musisz znać, jeśli otwierasz własną placówkę

Dominika Janik tematyką pozyskiwania środków unijnych na rozwój interesuje się od wielu lat. Jej pierwsza firma powstała dzięki samodzielnie pozyskanej dotacji. W ramach cyklu o otwieraniu własnej placówki opowiedziała nam o możliwościach dotacyjnych nie tylko na samą budowę lub wynajem budynku, ale również funduszach z tytułu Krajowego Funduszu Szkoleniowego i Bazy Usług Rozwojowych, które mogą na przykład pomóc rozwinąć kompetencje pracowników. 

W tym artykule: 

• Krajowy Fundusz Szkoleniowy
• Czy łatwo jest uzyskać środki z KFS?
• O czym warto pamiętać?
• Baza Usług Rozwojowych
• Dotacja, czy refundacja?
• Co z pozostałymi kosztami?
• Warunek otrzymania refundacji
• Dotacje na otwieranie i rozbudowę placówek
• Jak zgłosić się do naboru w danej perspektywie? 
• Czas na rozpatrzenie wniosku
• Mity związane z dotacjami
• Bariera dokumentacyjna
• Uwaga na niedopatrzenia!

Krajowy Fundusz Szkoleniowy

KFS, czyli Krajowy Fundusz Szkoleniowy, z reguły otwiera się tylko raz w roku i jest przeprowadzany nie województwami, a powiatami. Co ważne, nie jest to forma refundacji, a dotacji. Jeśli ktoś wygra konkurs w zakresie KFS, to wykłada co najwyżej 20% środków finansowych - lub wcale. Jest to zatem świetna opcja, bo nie trzeba zamrażać żadnej gotówki. 

Czy łatwo jest uzyskać środki z KFS?

Niestety bardzo trudno jest go wygrać - ma mniejszą częstotliwość, a każdy powiat jest sprawdzany osobno. Nie ma ogólnopolskiej informacji, która go dotyczy. Trzeba zatem sprawdzać na bieżąco informacje dla swojego powiatu.

Na kilka dni (ok. 5-7) przed otwarciem naboru pojawia się informacja, że KFS jest otwarty. Warto co najmniej raz w tygodniu odwiedzać strony wszystkich urzędów pracy w całej Polsce, aby nie przegapić tej informacji. 

O czym warto pamiętać?

Podsumowując - dokumenty do KFS-u nie są zbyt skomplikowane, nie trzeba wykładać własnych pieniędzy, a opcja jest otwarta zarówno dla przedszkoli publicznych jak i niepublicznych. Minusem jest fakt, że jest to najmniej pewna opcja. Z mojego doświadczenia wynika, że duży procent tych wniosków odpada ze względu na to, że budżet urzędu pracy jest ograniczony. 

Trzeba sobie zdawać również sprawę z tego, że bardzo dużo zależy od kierownika konkretnego urzędu pracy. Teoretycznie mamy jeden krajowy regulamin, który wskazuje, jak to powinno być zorganizowane. W praktyce każdy urząd pracy organizuje to sobie w dużej części na swoich zasadach zgodnych z wewnętrznym regulaminem. 

Baza Usług Rozwojowych

Ta możliwość jest skierowana tylko i wyłącznie do przedszkoli niepublicznych, a dokładniej do wszystkich, którzy prowadzą firmę. Jeśli organem prowadzącym żłobka albo przedszkola jest działalność gospodarcza, spółka cywilna lub jawna itp., to takie osoby mogą spokojnie brać udział w naborach na dofinansowanie szkoleń z Bazy Usług Rozwojowych. Jest to twór, dzięki któremu możemy pozyskać środki na szkolenia różnego typu. 

W przypadku Bazy Usług Rozwojowych mamy operatorów na poszczególne województwa i powiaty. Na przykład - Wielkopolska jest dużym województwem, więc nie każdy powiat będzie miał tego samego operatora.

W tym wypadku trzeba sprawdzać nabory u tych konkretnych operatorów. Każdy z nich ma również swój regulamin, a nabory otwierają się kilka razy do roku. 

Dotacja, czy refundacja?

Baza Usług Rozwojowych daje nam możliwość dofinansowania szkoleń i innych usług rozwojowych - np. pieniądze na studia podyplomowe. Ale uwaga - BUR nie działa na zasadzie dotacji, tylko refundacji. To oznacza, że najpierw trzeba wyłożyć środki finansowe na daną usługę, a potem operator na podstawie zawartej umowy te pieniądze oddaje. W zależności od regionu z jakiego jest firma, może być to refundacja na poziomie 50 - 80%. Nie wszędzie maksymalna kwota dofinansowania będzie taka sama. 

Co z pozostałymi kosztami?

Pozostały, niedofinansowany przez BUR procent pozostaje kosztem, który może zostać rozliczony z subwencji. Zgodnie z subwencją każda placówka dostaje określone pieniądze na określone dzieci. Tę kwotę trzeba wydać w stu procentach - na koniec roku odbywa się rozliczenie. Nie może się tak zdarzyć, że przedszkole na takiej subwencji zarabia. To są pieniądze, które mają być przeznaczone na dzieci i muszą zostać wydane w całości. Jeśli to się nie uda, to pozostałe środki należy oddać. W efekcie te pozostałe koszta, które trzeba pokryć w związku z dofinansowaniem z BUR, można wliczyć w taką subwencję. Wtedy placówka ostatecznie nie ponosi żadnych kosztów własnych. 

Warunek otrzymania refundacji

Refundacja następuje po podpisaniu umowy. Istnieje tutaj jeden ważny warunek, o którym trzeba wiedzieć - refundacja odbywa się, jeśli uczestnik naprawdę brał udział w szkoleniu. W KFS-ie - dla porównania - nie jest to sprawdzane tak dokładnie. Natomiast w tym wypadku operator może nawet pojawić się na szkoleniu i sprawdzić, czy zgłoszone osoby są na nim obecne. Trzeba zatem dobierać takie terminy, które będą sprzyjać obecności wszystkich uczestników na szkoleniu. 

Dotacje na otwieranie i rozbudowę placówek

Perspektywy środków na otwieranie i rozbudowę placówek tworzy się w formie planu - zwanego perspektywą - na siedem lat. Gdy kończy się poprzednia perspektywa - tak jak to było w tym roku - sprawdza się najpierw, jakie środki z niej zostały. Z tego powodu w tym roku mieliśmy niestety takich naborów bardzo mało, można powiedzieć, że to są takie “nabory resztkowe”. Na przełomie perspektyw robi się również różnego rodzaju analizy, mające na celu sprawdzenie, w którym województwie jest deficyt żłobków, a w którym przedszkoli. Po etapie analiz przygotowuje się nową perspektywę i wtedy już wiadomo, czego się spodziewać w najbliższym czasie. 

Jak zgłosić się do naboru w danej perspektywie? 

Środki w ramach konkretnej perspektywy są dysponowane przez województwa - najczęściej urząd marszałkowski. Urząd wydaje ogłoszenie, że jest zapotrzebowanie na placówkę z taką i taką ilością miejsc na określonym terenie (np. gmina Kraków). Gdy pojawia się takie ogłoszenie, to można się starać o dofinansowanie. Muszę przyznać, że ciężko jest określić konkretną kwotę, jakiej możemy się spodziewać w danym województwie - każde ma osobny regulamin i priorytety. 

Czasem kluczem do sukcesu jest kreatywność w poszukiwaniu rozwiązań i innych dróg.

Dla przykładu - teoretycznie jest tak, że nie można na przykład w niektórych projektach zakupić budynku, bo nie ma na to budżetu. Ale są środki na wynajem! Załóżmy, że pan X ma rozdzielność majątkową z panią Y. Pan X kupuje budynek, który pani Y dzierżawi od niego. Dzierżawę może wpisać w dotacje - a zakupu by nie mogła. 

Dodatkowo w niektórych projektach można nawet otrzymać środki na dofinansowanie wynagrodzeń dla pracowników! Ale w tym wypadku również wiele zależy od województwa. 

Czas na rozpatrzenie wniosku

W dofinansowaniach takich jak KFS czy BUR teoretycznie na rozpatrzenie wniosku jest miesiąc. Oczywiście po tym czasie można otrzymać pismo z przedłużeniem terminu, ale z założenia po tym czasie wiemy, czy je otrzymamy. Gdy składamy wniosek o dofinansowanie na budowę, przebudowę placówki lub tworzenie nowych miejsc, musimy się liczyć z tym, że to może nam zająć nawet rok lub półtora. I tutaj mam na myśli jedynie czas od złożenia wniosku do momentu podpisania umowy, na podstawie której dopiero można zaczynać jakiekolwiek działania. 

Mity związane z dotacjami

Wokół tematu dotacji unijnych z czasem nagromadziło się sporo błędnych wyobrażeń - np. często spotykam się z mniemaniem, że Unia daje pieniądze na wszystko i można z tymi środkami zrobić, co się chce. Z drugiej strony mamy też osoby, które reprezentują skrajnie odmiennie postrzeganie, doszukując się w dotacjach haczyków z ogromną nieufnością. Zaznaczam tutaj, że operator dotacji unijnych jest oficjalną instytucją, z podpisaną na takie działania umową. 

Bariera dokumentacyjna

Bardzo dużym wyzwaniem w wielu przypadkach jest sama dokumentacja techniczna - oświadczenia, wnioski, biznesplany. Pamiętam zresztą, gdy pisałam plan na swoją pierwszą działalność gospodarczą. Nie znałam się wtedy na tym dobrze i zajęło mi to naprawdę wiele czasu. Ktoś, kto prowadzi działalność, np. żłobek lub przedszkole i ma na co dzień dużo swojej pracy, może mieć kłopot z tym, by to pogodzić. Ale od tego są firmy szkoleniowe, które pomagają w pozyskaniu takich środków. 

Uwaga na niedopatrzenia!

Najczęstsze błędy pojawiają się w postaci braku podpisów, parafek, pieczątek - błahe rzeczy tak naprawdę. My to rozwiązujemy zazwyczaj w taki sposób, że wysyłamy do klienta bardzo dokładną instrukcję krok po kroku, co należy zrobić. 

Jeden z wniosków, który pisałam dla mojej koleżanki nie przeszedł właśnie z takiego drobnego powodu. Odbyłyśmy całą weryfikację pozytywnie, udało się złożyć komplet dokumentów. Podczas uzupełnień miała wysłać specjalny formularz, podpisany w kilku miejscach. Okazało się, że miałyśmy formularz z poprzedniego naboru... i wniosek przepadł. Przez ten formularz musiała czekać około roku kolejnych procedur. Dlatego uczulam mocno na to, by sprawdzać wszystko po kilka razy!