Dominika Janik tematyką pozyskiwania środków unijnych na rozwój interesuje się od wielu lat. Jej pierwsza firma powstała dzięki samodzielnie pozyskanej dotacji. W ramach cyklu o otwieraniu własnej placówki opowiedziała nam o możliwościach dotacyjnych nie tylko na samą budowę lub wynajem budynku, ale również funduszach z tytułu Krajowego Funduszu Szkoleniowego i Bazy Usług Rozwojowych, które mogą na przykład pomóc rozwinąć kompetencje pracowników.
W tym artykule:
- Krajowy Fundusz Szkoleniowy
- Czy łatwo jest uzyskać środki z KFS?
- O czym warto pamiętać?
- Baza Usług Rozwojowych
- Dotacja, czy refundacja?
- Co z pozostałymi kosztami?
- Warunek otrzymania refundacji
- Dotacje na otwieranie i rozbudowę placówek
- Jak zgłosić się do naboru w danej perspektywie?
- Czas na rozpatrzenie wniosku
- Mity związane z dotacjami
- Bariera dokumentacyjna
- Uwaga na niedopatrzenia!
Krajowy Fundusz Szkoleniowy
KFS, czyli Krajowy Fundusz Szkoleniowy, z reguły otwiera się tylko raz w roku i jest przeprowadzany nie województwami, a powiatami. Co ważne, nie jest to forma refundacji, a dotacji. Jeśli ktoś wygra konkurs w zakresie KFS, to wykłada co najwyżej 20% środków finansowych - lub wcale. Jest to zatem świetna opcja, bo nie trzeba zamrażać żadnej gotówki.
Czy łatwo jest uzyskać środki z KFS?
Niestety bardzo trudno jest go wygrać - ma mniejszą częstotliwość, a każdy powiat jest sprawdzany osobno. Nie ma ogólnopolskiej informacji, która go dotyczy. Trzeba zatem sprawdzać na bieżąco informacje dla swojego powiatu.
Na kilka dni (ok. 5-7) przed otwarciem naboru pojawia się informacja, że KFS jest otwarty. Warto co najmniej raz w tygodniu odwiedzać strony wszystkich urzędów pracy w całej Polsce, aby nie przegapić tej informacji.
O czym warto pamiętać?
Podsumowując - dokumenty do KFS-u nie są zbyt skomplikowane, nie trzeba wykładać własnych pieniędzy, a opcja jest otwarta zarówno dla przedszkoli publicznych jak i niepublicznych. Minusem jest fakt, że jest to najmniej pewna opcja. Z mojego doświadczenia wynika, że duży procent tych wniosków odpada ze względu na to, że budżet urzędu pracy jest ograniczony.
Trzeba sobie zdawać również sprawę z tego, że bardzo dużo zależy od kierownika konkretnego urzędu pracy. Teoretycznie mamy jeden krajowy regulamin, który wskazuje, jak to powinno być zorganizowane. W praktyce każdy urząd pracy organizuje to sobie w dużej części na swoich zasadach zgodnych z wewnętrznym regulaminem.
Baza Usług Rozwojowych
Ta możliwość jest skierowana tylko i wyłącznie do przedszkoli niepublicznych, a dokładniej do wszystkich, którzy prowadzą firmę. Jeśli organem prowadzącym żłobka albo przedszkola jest działalność gospodarcza, spółka cywilna lub jawna itp., to takie osoby mogą spokojnie brać udział w naborach na dofinansowanie szkoleń z Bazy Usług Rozwojowych. Jest to twór, dzięki któremu możemy pozyskać środki na szkolenia różnego typu.
W przypadku Bazy Usług Rozwojowych mamy operatorów na poszczególne województwa i powiaty. Na przykład - Wielkopolska jest dużym województwem, więc nie każdy powiat będzie miał tego samego operatora.
W tym wypadku trzeba sprawdzać nabory u tych konkretnych operatorów. Każdy z nich ma również swój regulamin, a nabory otwierają się kilka razy do roku.
Dotacja, czy refundacja?
Baza Usług Rozwojowych daje nam możliwość dofinansowania szkoleń i innych usług rozwojowych - np. pieniądze na studia podyplomowe. Ale uwaga - BUR nie działa na zasadzie dotacji, tylko refundacji. To oznacza, że najpierw trzeba wyłożyć środki finansowe na daną usługę, a potem operator na podstawie zawartej umowy te pieniądze oddaje. W zależności od regionu z jakiego jest firma, może być to refundacja na poziomie 50 - 80%. Nie wszędzie maksymalna kwota dofinansowania będzie taka sama.
Co z pozostałymi kosztami?
Pozostały, niedofinansowany przez BUR procent pozostaje kosztem, który może zostać rozliczony z subwencji. Zgodnie z subwencją każda placówka dostaje określone pieniądze na określone dzieci. Tę kwotę trzeba wydać w stu procentach - na koniec roku odbywa się rozliczenie. Nie może się tak zdarzyć, że przedszkole na takiej subwencji zarabia. To są pieniądze, które mają być przeznaczone na dzieci i muszą zostać wydane w całości. Jeśli to się nie uda, to pozostałe środki należy oddać. W efekcie te pozostałe koszta, które trzeba pokryć w związku z dofinansowaniem z BUR, można wliczyć w taką subwencję. Wtedy placówka ostatecznie nie ponosi żadnych kosztów własnych.
Warunek otrzymania refundacji
Refundacja następuje po podpisaniu umowy. Istnieje tutaj jeden ważny warunek, o którym trzeba wiedzieć - refundacja odbywa się, jeśli uczestnik naprawdę brał udział w szkoleniu. W KFS-ie - dla porównania - nie jest to sprawdzane tak dokładnie. Natomiast w tym wypadku operator może nawet pojawić się na szkoleniu i sprawdzić, czy zgłoszone osoby są na nim obecne. Trzeba zatem dobierać takie terminy, które będą sprzyjać obecności wszystkich uczestników na szkoleniu.
Dotacje na otwieranie i rozbudowę placówek
Perspektywy środków na otwieranie i rozbudowę placówek tworzy się w formie planu - zwanego perspektywą - na siedem lat. Gdy kończy się poprzednia perspektywa - tak jak to było w tym roku - sprawdza się najpierw, jakie środki z niej zostały. Z tego powodu w tym roku mieliśmy niestety takich naborów bardzo mało, można powiedzieć, że to są takie “nabory resztkowe”. Na przełomie perspektyw robi się również różnego rodzaju analizy, mające na celu sprawdzenie, w którym województwie jest deficyt żłobków, a w którym przedszkoli. Po etapie analiz przygotowuje się nową perspektywę i wtedy już wiadomo, czego się spodziewać w najbliższym czasie.
Jak zgłosić się do naboru w danej perspektywie?
Środki w ramach konkretnej perspektywy są dysponowane przez województwa - najczęściej urząd marszałkowski. Urząd wydaje ogłoszenie, że jest zapotrzebowanie na placówkę z taką i taką ilością miejsc na określonym terenie (np. gmina Kraków). Gdy pojawia się takie ogłoszenie, to można się starać o dofinansowanie. Muszę przyznać, że ciężko jest określić konkretną kwotę, jakiej możemy się spodziewać w danym województwie - każde ma osobny regulamin i priorytety.
Czasem kluczem do sukcesu jest kreatywność w poszukiwaniu rozwiązań i innych dróg.
Dla przykładu - teoretycznie jest tak, że nie można na przykład w niektórych projektach zakupić budynku, bo nie ma na to budżetu. Ale są środki na wynajem! Załóżmy, że pan X ma rozdzielność majątkową z panią Y. Pan X kupuje budynek, który pani Y dzierżawi od niego. Dzierżawę może wpisać w dotacje - a zakupu by nie mogła.
Dodatkowo w niektórych projektach można nawet otrzymać środki na dofinansowanie wynagrodzeń dla pracowników! Ale w tym wypadku również wiele zależy od województwa.
Czas na rozpatrzenie wniosku
W dofinansowaniach takich jak KFS czy BUR teoretycznie na rozpatrzenie wniosku jest miesiąc. Oczywiście po tym czasie można otrzymać pismo z przedłużeniem terminu, ale z założenia po tym czasie wiemy, czy je otrzymamy. Gdy składamy wniosek o dofinansowanie na budowę, przebudowę placówki lub tworzenie nowych miejsc, musimy się liczyć z tym, że to może nam zająć nawet rok lub półtora. I tutaj mam na myśli jedynie czas od złożenia wniosku do momentu podpisania umowy, na podstawie której dopiero można zaczynać jakiekolwiek działania.
Mity związane z dotacjami
Wokół tematu dotacji unijnych z czasem nagromadziło się sporo błędnych wyobrażeń - np. często spotykam się z mniemaniem, że Unia daje pieniądze na wszystko i można z tymi środkami zrobić, co się chce. Z drugiej strony mamy też osoby, które reprezentują skrajnie odmiennie postrzeganie, doszukując się w dotacjach haczyków z ogromną nieufnością. Zaznaczam tutaj, że operator dotacji unijnych jest oficjalną instytucją, z podpisaną na takie działania umową.
Bariera dokumentacyjna
Bardzo dużym wyzwaniem w wielu przypadkach jest sama dokumentacja techniczna - oświadczenia, wnioski, biznesplany. Pamiętam zresztą, gdy pisałam plan na swoją pierwszą działalność gospodarczą. Nie znałam się wtedy na tym dobrze i zajęło mi to naprawdę wiele czasu. Ktoś, kto prowadzi działalność, np. żłobek lub przedszkole i ma na co dzień dużo swojej pracy, może mieć kłopot z tym, by to pogodzić. Ale od tego są firmy szkoleniowe, które pomagają w pozyskaniu takich środków.
Uwaga na niedopatrzenia!
Najczęstsze błędy pojawiają się w postaci braku podpisów, parafek, pieczątek - błahe rzeczy tak naprawdę. My to rozwiązujemy zazwyczaj w taki sposób, że wysyłamy do klienta bardzo dokładną instrukcję krok po kroku, co należy zrobić.
Jeden z wniosków, który pisałam dla mojej koleżanki nie przeszedł właśnie z takiego drobnego powodu. Odbyłyśmy całą weryfikację pozytywnie, udało się złożyć komplet dokumentów. Podczas uzupełnień miała wysłać specjalny formularz, podpisany w kilku miejscach. Okazało się, że miałyśmy formularz z poprzedniego naboru... i wniosek przepadł. Przez ten formularz musiała czekać około roku kolejnych procedur. Dlatego uczulam mocno na to, by sprawdzać wszystko po kilka razy!
