Niezbędna dokumentacja w przedszkolu niepublicznym - pełna lista dokumentów, które musisz posiadać!

Radca prawny Robert Gałęski w ramach Przewodnika po prawie oświatowym podzielił się z nami wyczerpującą informacją na temat pełnej dokumentacji dla przedszkoli niepublicznych. Jak się okazuje - jest tego naprawdę wiele. W jakich wypadkach mogą nam się przydać poszczególne dokumenty i dlaczego warto przechowywać je dłużej, niż nam się wydaje?

Spis treści:

• Jaka dokumentacja obowiązuje w przedszkolach niepublicznych?
• Najważniejsze dokumenty – statut przedszkola i regulaminy
• Rejestry wyjść grupowych oraz wypadków
• Dokumentacja związana z przebiegiem procesu dydaktyczno wychowawczego
• Dokumentacja kadrowa 
• Dokumentacja związana z finansowaniem przedszkola
• Dokumentacja infrastruktury przedszkolnej i BHP
• Ochrona danych osobowych
• Nadzór pedagogiczny
• Jak długo należy przechowywać dokumentację

Jakie dokumenty obowiązują w przedszkolu niepublicznym?

Jeśli chodzi o zakres dokumentacji przedszkola niepublicznego, którą powinniśmy administrować, to każdy, kto zetknął się z tego rodzaju instytucją jest zszokowany ilością niezbędnych rzeczy. Z uwagi na to, że jest ich tak dużo, podzielę je na kilka kategorii.

Dokumentacja w przedszkolu niepublicznym dotyczy:

• organizacji pracy przedszkola;
• przebiegu procesu dydaktyczno-wychowawczego;
• kadr;
• finansowania przedszkola;
• infrastruktury przedszkolnej i BHP;
• ochrony danych osobowych;
• nieobowiązkowo - nadzoru pedagogicznego. 

Najważniejsze dokumenty – statut przedszkola i regulaminy

Zdecydowaniem najważniejszym dokumentem, jaki musi posiadać każda placówka jest statut przedszkola. Następnie można uzupełnić go o odpowiednie regulaminy.

Statut przedszkola

To właśnie w nim określone są: struktura cele i zadania placówki, jak i jej beneficjentów. Dokument ten określa również organy funkcjonujące w obrębie przedszkola, zasady płatności i sposób jego funkcjonowania na co dzień.

Statut musi przewidywać np. kwestię oddziałów znajdujących się poza główną siedzibą placówki. Przy każdej inspekcji dokonywanej przez gminę pierwszym żądanym dokumentem do wglądu jest właśnie statut. Również w oparciu o niego opiekunowie prawni mogą dochodzić jakichkolwiek roszczeń związanych z wykonaniem umowy.

Regulaminy placówki

Nie sposób nie wspomnieć tutaj również o regulaminach placówki. Dotyczą one rzeczy bardziej szczegółowych z różnych sfer, określają zasady pracy przedszkola. Najczęściej w praktyce spotykamy się z regulaminem procedur przyjmowania dzieci i wydawania ich prawnym opiekunom. Mogą to być również np. regulacje związane z korzystaniem z placu zabaw - bardzo istotne zresztą, bo jeśli dojdzie do jakiegoś zdarzenia, może to być podstawa do stawiania roszczeń wobec placówki.

Warto zatroszczyć się o to, aby w treści umowy z rodzicem, lub osobnym zapisie, zapewnić sobie jego oświadczenie, że zapoznał się ze statutem i wszystkimi obowiązującymi regulaminami. Warto uwzględnić również zaznajomienie się ze sposobami zapoznawania się ze zmianami w tych dokumentach.

Rejestry wyjść grupowych oraz wypadków

Poza statutem i regulaminem, które mają w przedszkolu walor kluczowy, możemy mieć także inne, nieco rzadziej wykorzystywane dokumenty. Na pewno każde przedszkole niepubliczne musi prowadzić rejestr wyjść grupowych oraz rejestr wypadków, w którym powinna być ujawniona i opisana każda sytuacja, w której pojawiają się jakieś urazy.

Pamiętajmy, że roszczenia prawnych opiekunów niekoniecznie muszą zostać sformułowane zaraz po zdarzeniu. Zasadniczo w przypadkach mniej istotnych mogą być wysuwane nawet w ciągu trzech lat od zdarzenia! Jeśli nie będziemy mieli opisanej takiej sytuacji - kto brał udział, kto był świadkiem - możemy mieć poważny kłopot z jej odtworzeniem.

Dokumentacja związana z przebiegiem procesu dydaktyczno wychowawczego

Dziennik zajęć

Zacznijmy od dziennika zajęć. Wprawdzie w placówkach niepublicznych nie ma formalnego nakazu wypełniania go, jednakże jest to polecane. Pozwala on na ewidencję obecności i ilości dzieci uczęszczających do przedszkola, a także kontrolowanie realizacji programu nauczania.

Od zweryfikowania tych danych rozpoczyna się inspekcja każdego wydatkowania dotacji. W sytuacji, kiedy dysponujemy dziennikiem zajęć wraz z kartami przyjęcia dzieci, obecnościami i ewidencją - nie mamy się czym martwić. Podobnie przy kontroli kuratorium oświaty.

Inne dokumenty

Inne dokumenty, które musi prowadzić przedszkole niepubliczne:

• programy wychowania przedszkolnego;
• plan zajęć dydaktyczno-wychowawczych;
• pomoc psychologiczno-pedagogiczna w przedszkolu - związana z obserwacją i diagnozą (karty gotowości szkolnej);
• szczególne; dotyczące dzieci z orzeczeniem o potrzebach kształcenia specjalnego oraz wczesnego wspomagania rozwoju.

Dokumentacja kadrowa 

W przypadku dokumentacji związanej z pracą nauczyciela przedszkola konieczne są przede wszystkim pełne akta osobowe. Reguluje to kodeks pracy, jeśli mamy zatrudnionych nauczycieli na umowę o pracę. W skład akt osobowych wchodzi nie tylko umowa, ale również wnioski urlopowe, nagród itd. W przypadku kadr poza aktami osobowymi powinniśmy także administrować dokumentację dotyczącą rozwoju zawodowego - m.in. mianowaniem i kontraktowaniem nauczycieli dyplomowanych.

Dokumentacja związana z finansowaniem przedszkola

Główne źródła finansowania przedszkola to czesne od rodziców oraz dotacje oświatowe. Oba źródła wymagają odpowiedniego udokumentowania. Jeśli chodzi o czesne, ważne są umowy.

Dotacje

Jeżeli chodzi o dotacje, musimy zadbać o następujące dokumenty:

- wnioski o dotacje roczne składane do 30 września;

- wszystkie wnioski miesięczne o wypłatę dotacji za dany miesiąc ze wskazaną w nich ilością dzieci;

- rozliczenia dotacji;

- rachunki, faktury, które zostały pokryte z dotacji, a najlepiej prowadzić jeszcze do tego książkę przychodów i rozchodów;

- książkę inwentarzową.

Książka przychodów i rozchodów

W tej książce nie powinno się ewidencjonować wpływów dotacji i kosztów pokrytych dotacją. Jest ona dokumentem na potrzeby podatkowe. Dotacja jest natomiast przychodem nieopodatkowanym. W praktyce często jest tak, że księguje się wpływy z czesnego i dotacji. W wersie poniżej natomiast wyksięgowuje się wpływy z dotacji, wykluczając równoważną kwotę wydatku. Wiadomo zatem, jaka kwota wpłynęła, ale jest wyksięgowana, ponieważ jest podatkowo neutralna. Na końcu powinno zostać podsumowanie kosztów, które dotacją nie są, oraz kosztów, które nie zostały nią pokryte.

Uczulam, by nie pozbywać się żadnych faktur, rachunków ani książek przychodów i rozchodów. Czasem się nam wydaje, że skoro dotacja została rozliczona, możemy zostawić sobie dokumenty dotyczące rozliczenia dotacji, a reszta nie jest już potrzebna. To nie do końca prawda - może się np. okazać, że dotacja została zaniżona. W świetle nowego orzecznictwa, pełna ewidencja może nam pomóc w ewentualnym dochodzeniu swoich praw związanych z wysokością dotacji.

Książka inwentarzowa

Książka inwentarzowa to dokument finansowy, w którym ujawniamy środki trwałe. To może być istotne z punktu widzenia kontroli wydatkowania dotacji, kiedy część wydatków majątkowych (szczególnie te, które mieszczą się w granicy 10 tysięcy zł) może być finansowana z dotacji. Wówczas zakupiony zostaje środek trwały, rozliczony z dotacji, a inspekcja gminy może zażądać książki inwentarzowej - dowodu, że wydatek został wciągnięty na listę środków trwałych. Jeśli nie zostało to zrobione, to jest podstawa do zakwestionowania takiego wydatku.

Dokumentacja infrastruktury przedszkolnej i BHP

Tutaj wspomnieć należy o często zapominanej książce budynku. Dzięki niej możemy dokumentować należyty stan obiektu, czyli powinny się tam znaleźć np. zaświadczenia o inspekcjach kominiarskich. Jest to istotne w przypadku jakichkolwiek roszczeń z ubezpieczenia. Szczególnie, gdy wynajmujemy lub dzierżawimy obiekt od gminy. Może to być podstawą nawet do wypowiedzenia umowy.

Poza tym zachować należy wszelkie certyfikaty i atesty związane z wyposażeniem placu zabaw, sal czy zakupionych pomocy. Pierwsze pytanie, kiedy się coś stanie w przedszkolu, będzie dotyczyło właśnie certyfikatów. Warto o tym pamiętać.

Ochrona danych osobowych

Jeśli chodzi o dokumenty związane z ochroną danych osobowych, musimy zadbać o rejestr czynności, jakie są podejmowane w przedszkolu w zakresie przetwarzania danych osobowych. Druga rzecz to dokument określający zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń danych osobowych. Trzeci rodzaj to umowy, oświadczenia i zobowiązania zawierane z podmiotami trzecimi, które przetwarzają te dane.

Nadzór pedagogiczny

Na koniec chciałbym jeszcze zwrócić uwagę na nadzór pedagogiczny. Dyrektor przedszkola niepublicznego nie ma obowiązku - w przeciwieństwie do dyrektora placówki publicznej - wypełniania tej dokumentacji, jednak polecałbym mimo wszystko się na to zdecydować. W przypadku kontroli kuratorium oświaty jest ona istotnym punktem odniesienia.

Jak długo należy przechowywać dokumentację

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z działalnością przedszkola to jeden z ważniejszych obowiązków dyrektora lub właściciela placówki. Dyrektorzy przedszkoli - podobnie jak wszyscy inni pracodawcy - są zobowiązani do archiwizacji dokumentacji pracowniczej.

Istnieją przepisy, które określają, jak długo należy przechowywać dany rodzaj dokumentów. Obowiązują one nie tylko placówki publiczne, ale również niepubliczne. Na przykład dokumentację związaną ze sprawami pracowniczymi należy przechowywać przez 50, a dokumentację rekrutacyjną przedszkola przez 5 lat. Inny czas archiwizacji obowiązuje dla programu nauczania czy dzienników.

Czas przechowywania dokumentacji według długości okresu

Poniżej przedstawiamy okresy przechowywania, rozpoczynając od tych dokumentów, które należy przechowywać najdłużej:

50 lat

• Dokumenty kadrowe, dotyczące zatrudnienia, wynagrodzenia, akta osobowe i inne, na podstawie których ustala się wymiar emerytury lub renty
• ewidencji dzieci podlegających obowiązkowi przedszkolnemu

25 lat

• Informacje związane z poważnymi wypadkami
• Dokumentacja organów przedszkola
• Opieka, nauczanie i wychowanie (zazwyczaj)

20 lat

• Dokumentacja medyczna

10 lat

• Mniejsze wypadki oraz analizy chorób
• Awans zawodowy i jego stopnie
• Wnioski i decyzje związane z obowiązkiem przedszkolnym
• Dokumentacja specjalistyczna, opinie i badania

5 lat

• Dokumentacja podatkowa
• Legitymacje służbowe, duplikaty
• Organizacja roku
• Dzienniki
• Dokumentacja rekrutacyjna

2 lata

• Wnioski urlopowe

Dlaczego przechowywanie dokumentów jest ważne?

Jak wyjaśnił nam radca prawny Robert Gałęski, często fakt przechowywania odpowiednio uporządkowanych (w formie fizycznej bądź elektronicznej) dokumentów jest w stanie uratować nas w sytuacjach kryzysowych bądź problematycznych. Niektóre rodzaje roszczeń, jakie mają prawo wysunąć wobec nas rodzice, mają dłuższy termin. Zdarza się, że niektóre wypadki są rozpatrywane dopiero np. rok od momentu, w którym się zdarzyły. Jeśli prowadzimy dokumentację (w tej sytuacji rejestr wypadków z dokładnymi szczegółami), to wiemy, do czego możemy się odwoływać. 

Oczywiście drugim powodem jest poczucie spokoju w obliczu ewentualnej kontroli. Nie wszystkie dokumenty będą nam wtedy oczywiście potrzebne, jednak porządkując je na bieżąco, mamy pewność, że wszystko znajduje się na swoim miejscu.

Akty prawne

• Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności art. 125a ust. 4
• rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych