Podsumuj artykuł z AI
Elfiki z Baśniowej Krainy to rodzinna firma z Bielska-Białej. Jej założycielka zaczynała 17 lat temu od żłobka urządzonego we własnym mieszkaniu. Dziś to trzy placówki z blisko setką dzieci pod opieką, specjalistami i doskonale wyposażonymi gabinetami. O tym, jak z małego, domowego żłobka wyrosła firma zatrudniająca 30 osób, oraz o tym, jak po przejściu przez dwie inne aplikacje trafili na LiveKid, opowiedziała nam Wiktoria Wróblewska, która razem z mamą – założycielką – zarządza dziś Elfikami.
Żłobek w jednym pokoju
Swoją pierwszą „placówkę” – Baśniową Krainę – moja mama założyła u nas w domu. Dziś to jest nie do pomyślenia, ale wtedy naprawdę jeden pokój w naszym 100-metrowym mieszkaniu był zaadaptowany na żłobek, a maluchy spały w pokoju mojego brata. To działało bardzo dobrze – chętnych było mnóstwo, bo to była naprawdę domowa opieka. Później mama kupiła placówkę działającą pod nazwą Elf i tak powstały Elfiki z Baśniowej Krainy.
Dziś mamy trzy placówki: przedszkole, żłobek oraz trzecią lokalizację – własny budynek, w którym mieści się i żłobek, i przedszkole. W sumie mamy prawie 100 dzieci i 30 pracowników.
Mamy też wspaniały zespół specjalistów: logopedę, terapeutę integracji sensorycznej, pedagoga specjalnego i psychologa. Opiekujemy się dziećmi od dziesiątego miesiąca życia aż do szóstego, siódmego roku – zarówno tymi z orzeczeniami, jak i bez.
Od IT do żłobka
Odkąd pamiętam, zawsze pomagałam mamie – mieliśmy przecież żłobek w domu, trudno było nie pomagać. Później, zanim formalnie dołączyłam do firmy, pomagałam dorywczo, np. podczas wakacji. Mając 20 lat dołączyłam już oficjalnie, jako prawa ręka mojej mamy. Równocześnie pracowałam na cały etat w IT i studiowałam zarządzanie.
Na początku kadra i rodzice mieli wątpliwości czy tak młoda osoba będzie umiała zarządzać placówką, ale swoją pracą szybko ich do siebie przekonałam. W zdobywaniu zaufania rodziców pomaga mi też to, że sama jestem mamą i dobrze wiem, co sama chciałabym usłyszeć podczas rozmowy.
Doskonale odnajduję się w roli menadżera. Cyferki, tabelki, zarządzanie kadrą – ja się w tym czuję jak ryba w wodzie. W przeciwieństwie do mojej mamy, która woli siedzieć z dziećmi na sali i nie przejmować się tymi sprawami. Dlatego doskonale się uzupełniamy.
SMS-y, kartka i totalny chaos
Kiedy dołączyłam do firmy 6 lat temu, mama robiła rozliczenia ręcznie. Wysyłała SMS-y rodzicom z informacją, ile mają zapłacić, ręcznie podliczała posiłki, za każdym razem sprawdzała umowy i abonamenty. Nie miała żadnej kontroli nad tym, kto zapłacił, a kto nie. To był totalny chaos.
Pierwsze, co zrobiłam, to wprowadziłam system do wysyłania rozliczeń. Z czasem zaczęliśmy korzystać z aplikacji do zarządzania placówką – zanim jednak trafiliśmy do LiveKid, byliśmy w dwóch innych. Jednak żadna z nich nie działała tak, jak chcieliśmy, było dużo błędów, a co za tym idzie – dodatkowej pracy, bo trzeba było je poprawiać, wyjaśniać nieporozumienia.
Do trzech razy sztuka
W poprzedniej aplikacji rodzic w ogóle nie mógł zgłosić nieobecności w aplikacji – dostawałyśmy SMS-y i dopiero wprowadzałyśmy do aplikacji. To powodowało błędy w rozliczeniach i konieczność wystawiania korekt. Żeby znaleźć jedno dziecko, trzeba było przeklikiwać się przez 15 różnych zakładek, grupa po grupie – nie było jednej listy ani wyszukiwania po nazwisku czy miesiącu.
Decyzję o zmianie przyspieszyły nasze specjalistki i nauczyciele, którzy chcieli mieć porządny dziennik elektroniczny – zwłaszcza te, które prowadzą dokumentację WWR.
Dziennik w poprzedniej aplikacji był skomplikowany i panie nie umiały się do niego przekonać. Na LiveKid trafiłyśmy z polecenia i już po pierwszym spotkaniu wiedziałyśmy, że to rzeczywiście przejrzysta i łatwa w obsłudze aplikacja.
Trzy minuty zamiast całego dnia
Zanim zaczęłyśmy korzystać z jakiejkolwiek aplikacji, rozliczenia zajmowały cały dzień. Teraz ja klikam, żeby wystawić rachunki, i zajmuje mi to trzy minuty.
Mam jedną, długą listę wszystkich rozliczeń zamiast szukania dziecko po dziecku w 15 zakładkach – dla mnie, jako osoby od administracji z prawie setką dzieci do rozliczenia, to jest po prostu najwygodniejsza rzecz z tego wszystkiego.
Rachunek za LiveKid jest wyższy niż za poprzednią aplikację, ale realnie widzę, że jest to warte tych pieniędzy – bo ułatwia życie i rodzicom, i nauczycielom.
Godzina dziennie, którą odzyskaliśmy
Zarówno w żłobku, jak i w przedszkolu korzystamy z dzienników elektronicznych, również specjalistycznych. Nauczyciele są bardzo zadowoleni, bo dziennik LiveKid jest wręcz banalnie prosty i można powiedzieć, że wypełnia się sam. A oni nie nie muszą już spędzać czasu na przepisywaniu.
To tym ważniejsze, że nowe standardy dla żłobków oznaczają sporo dodatkowej dokumentacji. Bez LiveKid, który sam zbiera te informacje i pomaga ułożyć opis, codzienne uzupełnianie dziennika zajęłoby nam co najmniej godzinę.
Płynne przejście
Zmiana aplikacji zawsze jest stresująca – przy poprzednich przejściach było to frustrujące: wprowadzanie danych, zdenerwowani rodzice…
Przy przejściu na LiveKid, poszło jednak bardzo spokojnie. Dane wprowadziliśmy wcześniej, a rodzice dostali linki do zalogowania się na spokojnie, zanim zaczęły się naliczać pierwsze płatności.
Sam proces przenoszenia danych był prostszy, niż się spodziewałam – w zasadzie sprowadzał się do wyeksportowania Excela z danymi dzieci i rodziców. Przy poprzednich zmianach robiłam to ręcznie, więc przy prawie stu dzieciach byłoby to dużo trudniejsze.
Dobro dzieci na pierwszym miejscu
Dla nas najważniejsze są dzieci i ich szczęście. Nie ma lepszej nagrody, niż widzieć, jak dziecko się rozwija – jak z czasem, dzięki pracy naszych specjalistek i bliskiej współpracy z rodzicami, zaczyna robić rzeczy, które jeszcze niedawno wydawały się poza zasięgiem: raczkować, biegać, uśmiechać się, nawiązywać kontakt. Takie chwile są dla nas największą satysfakcją.
Każde dziecko traktujemy indywidualnie – i to się nie zmienia, niezależnie od tego, ile mamy dzieci czy placówek. Dzięki temu, że rozliczenia, dokumentacja i komunikacja są dziś uporządkowane w LiveKidzie, mamy więcej czasu i spokoju, żeby robić to, po co w ogóle to wszystko zaczęliśmy: być blisko dzieci i ich rodziców, i patrzeć, jak nasze maluchy się rozwijają.
