Co musi, a czego nie może zawierać umowa przedszkola z rodzicami

Umowa przedszkolna to jeden z najważniejszych dokumentów regulujących relację pomiędzy placówką a rodzicami dziecka. Dobrze sformułowany dokument zapewnia przejrzystość zasad współpracy, określając obowiązki i prawa obu stron. Zawiera zarówno szczegóły dotyczące codziennego funkcjonowania przedszkola, jak i istotne zapisy dotyczące odbioru dziecka czy warunków rozwiązania umowy.

Z tego artykułu dowiesz się, co musi, a czego nie może zawierać taka umowa, by była zgodna z prawem i służyła obydwu stronom.

W tym artykule:

• Umowa przedszkola z rodzicami
• Co powinno znaleźć się w treści umowy
• Strony umowy
• Okres obowiązywania umowy
• Prawa i obowiązki obydwu stron
• Zasady i warunki płatności
• Dodatkowe zapisy
• Klauzule niedozwolone w umowach 
• Dokonywanie zmian w umowie

Umowa przedszkola z rodzicami

Umowa z rodzicami to kluczowy dokument regulujący relację między placówką a opiekunami dziecka. Jest to umowa cywilnoprawna, zazwyczaj o charakterze umowy o świadczenie usług, w której placówla zobowiązuje się do zapewnienia opieki, edukacji oraz wychowania dziecka, a rodzice do przestrzegania zasad placówki i uiszczania ustalonych opłat.

Tego typu umowa pełni istotną rolę, ponieważ określa wzajemne prawa i obowiązki obu stron, co minimalizuje ryzyko nieporozumień i konfliktów. Dzięki niej rodzice mają pewność co do zakresu świadczonych usług i warunków ich realizacji, a przedszkole zyskuje podstawę prawną do egzekwowania swoich zobowiązań oraz ustalonych regulaminów. Dobrze skonstruowany dokument chroni interesy zarówno rodziców, jak i placówki, zapewniając transparentność zasad i bezpieczeństwo dziecka.

Co powinno znaleźć się w treści umowy

Aby umowa była kompletna, powinna zawierać:

• Dane stron
• Przedmiot umowy
• Czas obowiązywania
• Prawa i obowiązki obu stron.
• Zasady i warunki płatności
• Zasady odbioru dziecka
• Rozwiązanie umowy

Strony umowy

Stronami umowy są rodzice lub opiekunowie prawni dziecka oraz organ prowadzący placówkę, jako podmiot posiadający osobowość prawną.

Warto zwrócić szczególną uwagę na dane rodziców wpisywane do umowy, aby uniknąć błędów formalnych. Przede wszystkim powinny one obejmować:

• Imię i nazwisko
• Adres zamieszkania
• Numer PESEL

Często spotykanym błędem w umowach przedszkolnych jest wpisywanie numeru dowodu osobistego zamiast numeru PESEL. PESEL jest stałym identyfikatorem, podczas gdy numer dowodu może ulec zmianie, co w przyszłości może prowadzić do problemów formalnych.

Kamila Rengert-Biegańska, prawnik, właścicielka żłobków i przedszkoli

Okres obowiązywania umowy

Umowa między przedszkolem a rodzicami może być zawierana na różne okresy, w zależności od polityki placówki i indywidualnych potrzeb stron. Najczęściej spotykane rozwiązania to:

1. Umowa na czas określony – zazwyczaj obejmuje jeden rok szkolny, z możliwością przedłużenia na kolejny okres. Jest to najczęstsza praktyka, ponieważ umożliwia elastyczne dostosowanie warunków.
2. Umowa na czas nieokreślony – obowiązuje do momentu jej wypowiedzenia przez jedną ze stron zgodnie z ustalonymi w umowie warunkami. Takie rozwiązanie zapewnia większą stabilność współpracy, ale konieczne jest tu bardziej precyzyjne określenie zasad rozwiązania umowy.

W dokumencie powinny znaleźć się także szczegółowe informacje dotyczące zasad przedłużania, aneksowania oraz rozwiązania umowy, aby obie strony miały pełną jasność co do warunków współpracy.

Należy pamiętać, że każda umowa, również umowa zawarta na czas określony, może zostać wypowiedziana. Niezbędne jest przy tym zachowanie okresu wypowiedzenia. Warto zaznaczyć, że długość okresu wypowiedzenia może być różny - każda placówka może ustalić go indywidualnie.

Kamila Rengert-Biegańska, prawnik, właścicielka żłobków i przedszkoli

Powinny znaleźć się w niej także szczegółowe informacje dotyczące zasad przedłużania, aneksowania oraz rozwiązania umowy, aby obie strony miały pełną jasność co do warunków współpracy.

Rozwiązanie może nastąpić na dwa sposoby:

• Wypowiedzenie – powinno być dokonane w formie pisemnej, najlepiej drogą mailową, co pozwala na udokumentowanie decyzji.
• Rozwiązanie za porozumieniem stron – strony wspólnie ustalają termin zakończenia obowiązywania umowy, który odpowiada obu stronom.

Prawa i obowiązki obydwu stron

Katalog praw i obowiązków jest otwarty, jednak warto wskazać podstawowe zasady regulujące współpracę między rodzicami a przedszkolem.

Prawa rodziców:

• Uzyskanie informacji na temat swojego dziecka.
• Uzyskanie porad i wskazówek w kwestii trudności wychowawczych od pracowników przedszkola.
• Wyrażanie opinii na temat placówki.

Kodeks cywilny nie przyznaje szczególnej kategorii przepisu na umowę z rodzicami. W związku z tym jedną i drugą stronę cechuje duża swoboda w zakresie kształtowania jej warunków. To jednak organ prowadzący wychodzi z gotową umową do rodzica, który ma prawo się z czymś nie zgodzić bądź zaproponować inne zapisy.

Jessika Nowak, Auxilia S.A.

Obowiązki rodziców:

• Przestrzeganie statutu i regulaminów przedszkola.
• Terminowe wnoszenie opłat.
• Przyprowadzanie do placówki jedynie zdrowego dziecka.
• Informowanie o wszelkich zmianach dotyczących stanu zdrowia dziecka, w tym o chorobach zakaźnych.
• Regularne informowanie o planowanych nieobecnościach dziecka oraz terminowe zgłaszanie takich nieobecności.
• Czytanie ogłoszeń i komunikatów z placówki.
• Aktualizowanie swoich danych kontaktowych i informacyjnych.

W umowie można dodatkowo uregulować inne aspekty dotyczące współpracy między rodzicami a placówką, w zależności od specyfiki placówki i jej wewnętrznych regulacji.

Zasady i warunki płatności

Jest to bardzo istotny punkt, ponieważ rodzice muszą dokładnie wiedzieć, za co płacą czesne. Należy tu określić termin i sposób uiszczania opłat. Jeśli planowane są odsetki za nieterminowe wpłaty, taki zapis również powinien się w niej znaleźć.

Kwoty za wyżywienie mogą być wliczone w czesne, ale korzystniejszym rozwiązaniem jest określenie ich osobno – z podaną kwotą za każdy dzień. Można także dodać zapis, że jeśli do określonej godziny nie zostanie zgłoszona nieobecność dziecka, płatność za posiłek zostanie naliczona.

Ważnym elementem jest nie tylko wysokość opłat, ale także sposób ich pobierania. Jeśli wpłaty mają być dokonywane przelewem, w umowie należy podać numer rachunku bankowego oraz terminy. Ponadto warto precyzyjnie określić:

• Co dokładnie obejmuje czesne.
• Jakie są zasady zwrotu środków w przypadku nieobecności dziecka.
• Jakie są regulacje dotyczące niewykorzystanych posiłków.
• Jakie konsekwencje wiążą się z niewypełnieniem obowiązków finansowych.
• Zasady dotyczące wpłat w przypadku rozwiązania umowy.

Dobrze sformułowane zapisy w tym zakresie pozwalają uniknąć nieporozumień oraz zapewniają przejrzystość rozliczeń między przedszkolem a rodzicami.

Dodatkowe zapisy

Jednym z zapisów, który na pewno warto uwzględnić, będzie określenie zasad odbioru dziecka oraz procedury bezpieczeństwa, które obowiązują przy przekazywaniu dziecka z placówki.

Choć będzie to kwestią indywidualną każdej placówki, warto także zwrócić uwagę na zajęcia dodatkowe, które mogą być organizowane w przedszkolu. Umowa powinna jasno określać ich zasady, w tym możliwość uczestnictwa/

Istotnym zapisem jest także kwestia nieterminowego odbioru dziecka. Niektóre placówki wprowadzają płatności za każdą rozpoczętą godzinę po zamknięciu placówki. W umowie może znaleźć się zapis np.: „W przypadku odebrania dziecka po godzinach pracy przedszkola, za każdą rozpoczętą godzinę naliczana będzie dodatkowa kwota w wysokości X zł.”

Podczas podpisywania umowy warto zwrócić uwagę rodzicom na dodatkowe zapisy i załączniki, aby mieli pełną świadomość wszystkich warunków współpracy.

Kamila Rengert-Biegańska, prawnik, właścicielka żłobków i przedszkoli

Do umowy powinny być dodane także załączniki, które regulują dodatkowe kwestie administracyjne. Należą do nich:

• klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych – zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO - obowiązkowo;
• zgoda na publikację wizerunku dziecka – jeśli przedszkole planuje umieszczać zdjęcia dzieci np. na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych;
• upoważnienie do odbioru dziecka – dokument wskazujący osoby, które mogą odbierać dziecko z placówki.

Klauzule niedozwolone 

W umowach zawieranych pomiędzy przedszkolem a rodzicami warto zwrócić uwagę na postanowienia, które mogą być uznane za klauzule niedozwolone. Takie zapisy, choć często spotykane w praktyce, naruszają interesy konsumentów i mogą zostać uznane za nieważne na mocy przepisów prawa. Zgodnie z przepisami prawa cywilnego, klauzule niedozwolone to te, które w sposób rażący naruszają zasady współżycia społecznego oraz interesy jednej ze stron.

Warto pamiętać, że Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK) prowadzi publiczny rejestr klauzul niedozwolonych, w którym można sprawdzić, które zapisy zostały uznane za niezgodne z prawem.

Do najczęstszych klauzul niedozwolonych należą:

• Brak możliwości przedterminowego rozwiązania umowy;
• Natychmiastowe rozwiązanie umowy z powodu opóźnienia w płatności czesnego;
• Odsetki wyższe niż dozwolone ustawowo (np. 1-2 zł dziennie);
• Brak zwrotu opłaty wpisowej.

Dodatkowo, nieakceptowalne są postanowienia uzależniające zawarcie umowy od przyszłych zobowiązań, takich jak wykupienie dodatkowych usług, niezwiązanych bezpośrednio z umową przedszkolną.

Dokonywanie zmian w umowie

Wprowadzenie zmian w umowie jest możliwe poprzez podpisanie aneksu. W treści umowy powinna znaleźć się informacja, że wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

W przypadku drobnych zmian, takich jak aktualizacja adresu e-mail czy numeru telefonu, wystarczy pisemna informacja – może to być wiadomość mailowa lub zgłoszenie poprzez aplikację przedszkolną.

Ze strony placówki najczęstszą zmianą jest podwyższenie czesnego. Taka zmiana powinna być dokonywana na podstawie aneksu, a rodzic musi otrzymać jasną informację o nowych warunkach. Powinien także mieć możliwość odmowy ich akceptacji i wypowiedzenia umowy.

Podsumowanie

Podsumowując, umowa z rodzicami pełni kluczową rolę w zapewnieniu klarownych zasad współpracy i ochronie interesów obu stron. Ważne jest, by była szczegółowa, a jej zapisy nie naruszały praw konsumentów. Odpowiednio sformułowana nie tylko minimalizuje ryzyko nieporozumień, ale także chroni dziecko, rodziców i przedszkole, zapewniając bezpieczne i stabilne warunki współpracy. Pamiętajmy, że wszelkie zmiany powinny być dokładnie uzgadniane i wprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami.