Publiczne Przedszkole nr 3 w Strzegomiu to placówka o wyjątkowym charakterze. Mieści się w zabytkowym budynku położonym na terenie parku miejskiego. Funkcję dyrektorki pełni Grażyna Przybyło, która zarządza 32-osobową kadrą i wraz z zespołem sprawuje opiekę nad pięcioma grupami dzieci. W rozmowie opowiedziała o codziennym funkcjonowaniu przedszkola oraz o procesie wdrażania nowoczesnych rozwiązań, wspierających działania administracyjne placówki.
30 lat w jednym miejscu – i wciąż chcę się rozwijać
Z Przedszkolem nr 3 w Strzegomiu jestem związana właściwie od początku swojej drogi zawodowej. Pracuję tutaj od 30 lat – zaczynałam jako nauczycielka, a od 7 lat pełnię funkcję dyrektorki. Czasem śmiejemy się z zespołem, że jako jedyna nie mam żadnego świadectwa pracy, bo całe życie zawodowe spędziłam właśnie tutaj.
Nasze przedszkole ma bardzo długą historię. W obecnym budynku funkcjonuje od około 40 lat, a sam obiekt był jednym z pierwszych miejsc opieki przedszkolnej w mieście. To zabytkowy budynek z pięknym ogrodem o parkowym charakterze, w samym centrum Strzegomia. Naszą placówkę rodzice cenią zarówno za lokalizację, jak i klimat tego miejsca.
Aktualnie mamy 5 grup, 32 pracowników, w tym 14 pedagogicznych oraz 4 nauczycieli-specjalistów. Mamy też własną kuchnię i prowadzimy catering dla innych placówek w gminie.
Przedszkole otwarte dla każdego dziecka
Bardzo ważne jest dla mnie to, że jesteśmy placówką otwartą na dzieci o różnych potrzebach. Do naszego przedszkola coraz częściej trafiają dzieci z różnymi potrzebami rozwojowymi i niepełnosprawnościami. Rodzice wiedzą, że jesteśmy na to przygotowani – zarówno organizacyjnie, jak i kadrowo. Dla wielu rodzin to bardzo ważne, bo daje im poczucie bezpieczeństwa i stabilności.
Prowadzimy dodatkowe wsparcie w formie zajęć rewalidacyjnych dla dzieci z orzeczeniem kształcenia specjalnego, oraz oferujemy pomoc psychologiczno - pedagogiczną wszystkim dzieciom potrzebującym wsparcia. Pracujemy indywidualnie z dzieckiem, dostosowując metody i tempo pracy do jego możliwości. To wymaga czasu, wiedzy i bardzo dobrej współpracy całego zespołu.
Dziś edukacja włączająca jest standardem, ale my bardzo świadomie budowaliśmy zaplecze, żeby robić to dobrze – zarówno organizacyjnie, jak i merytorycznie.
Codzienność przed wdrożeniem aplikacji
Kiedy patrzę wstecz, widzę, jak bardzo czasochłonne było funkcjonowanie w pełni papierowym systemie. Dokumentacja, komunikacja, rozliczenia – wszystko wymagało ogromnej ilości pracy ręcznej.
Kontakt z rodzicami był rozproszony. Informacje przekazywaliśmy różnymi kanałami i nigdy nie mieliśmy pewności, czy faktycznie dotarły do wszystkich. Zdarzało się, że rodzic twierdził, że nie dostał informacji – a my nie mieliśmy jak tego zweryfikować.
Dodatkowo nauczyciele byli praktycznie dostępni dla rodziców przez całą dobę – przez prywatne telefony czy komunikatory. To bardzo obciążało zespół.
Dużym problemem były też dzienniki papierowe. W praktyce nie da się ich rzetelnie uzupełniać przy dzieciach, więc często nauczyciele zabierali je do domu. To z kolei rodziło ryzyko – zarówno zagubienia dokumentacji, jak i naruszenia ochrony danych.
Papierowe rozliczenia – dużo pracy, mało kontroli
Przed wprowadzeniem systemu elektronicznego rozliczenia opierały się głównie na papierowych wydrukach. Rodzice dostawali karteczki z informacją o opłatach, które nauczyciele rozdawali podczas odbioru dzieci.
W praktyce wyglądało to bardzo różnie. Jednego dnia rodzic był w przedszkolu i dostawał informację, innego dnia dzieci odbierał ktoś z rodziny i kartka do rodzica już nie docierała. Zdarzało się też, że dzieci były nieobecne i informacja czekała kilka dni na przekazanie. To generowało opóźnienia w płatnościach i mnóstwo dodatkowej pracy administracyjnej.
Z perspektywy czasu, widzę, jak bardzo był to nieefektywny system, po prostu przestał nadążać za rzeczywistością.
Wdrożenie aplikacji zaczyna się od ludzi
Na początku największym wyzwaniem było przekonanie nauczycieli z większym stażem – i mówię to też o sobie. My po prostu nie wychowywaliśmy się z technologią, więc każda nowa aplikacja budziła niepewność.
Jako dyrektor wiedziałam jednak, że nie da się zatrzymać zmian. Technologia wchodzi do edukacji coraz mocniej i trzeba się jej nauczyć, nawet jeśli na początku jest to trudne. Nie ukrywam – pierwsze kroki nie były łatwe. Samo pobranie aplikacji, nauczenie się obsługi, zrozumienie wszystkich funkcji wymagało czasu i cierpliwości.
Ogromnym wsparciem okazali się młodsi nauczyciele i pracownicy firmy LiveKid. Bardzo chętnie pomagali, tłumaczyli i pokazywali wszystko krok po kroku. Dzięki temu stopniowo nabraliśmy wprawy i pewności.
Sprawna komunikacja i rozliczenia jednym kliknięciem
Największa zmiana to oszczędność czasu i poczucie kontroli nad procesami. Szczególnie ważne była dla nas możliwość kontaktu z rodzicami – tak żeby mieć pewność, że wiadomość dotarła i została odczytana.
Możemy wysłać jedną wiadomość do wszystkich rodziców, nie trzeba jej powtarzać 100 razy. To znacznie skraca czas pracy i porządkuje ją.
Najważniejsze dane mamy teraz w jednym miejscu, bez konieczności zbierania ich z każdej grupy osobno. Szczególnie widać to przy rozliczeniach. Nie musimy już przekazywać informacji każdemu rodzicowi oddzielnie.
Informacje o opłatach trafiają bezpośrednio do rodziców, a jeśli ktoś zapomni o płatności, możemy przypomnieć o niej dosłownie jednym kliknięciem.
Dzięki temu komunikacja jest uporządkowana, szybsza i bardziej przejrzysta, a liczba pomyłek czy nieporozumień zdecydowanie się zmniejszyła. Jak często powtarzamy u nas w zespole – dziś nie trzeba nawet ruszać się z biura, żeby mieć dostęp do wszystkich najważniejszych informacji i mieć pewność, że pracujemy na aktualnych danych.
Dziennik elektroniczny – wygoda i bezpieczeństwo w jednym
Dużym usprawnieniem w naszej codziennej pracy okazał się dziennik elektroniczny, który jednocześnie bardzo podniósł poziom bezpieczeństwa danych. Samo prowadzenie dokumentacji jest dziś znacznie prostsze i szybsze — wpisy można łatwo uzupełniać, poprawiać, a w przypadku dokumentacji specjalistycznej wiele treści można wykorzystać ponownie, bez konieczności ręcznego przepisywania wszystkiego od początku.
Nie musimy już pamiętać o zamykaniu dokumentacji w szafach czy pilnowaniu, gdzie aktualnie znajduje się dany dziennik. Dane są zabezpieczone, dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby, a my mamy dużo większy spokój, że informacje o dzieciach, ich postępach czy dokumentacji specjalistycznej są odpowiednio chronione.
Podobnie ze zdjęciami dzieci – rodzice chcą widzieć, co dzieje się w przedszkolu, dzięki aplikacji możemy im to zapewnić w bezpieczny sposób, bez publikowania materiałów w przestrzeni publicznej.
Skuteczne planowanie oparte na danych
Okresy świąteczne, ferie czy wakacje wymagają od całej placówki zmian w zakresie organizacji pracy. Wyjątkowy czas wymaga zaplanowania grafiku kadry i odpowiedniej liczby posiłków w kuchni, tak aby niczego nie zabrakło, ale również by ustrzec się nadmiernej produkcji.
Aktualnie, prosimy rodziców o zaznaczenie w aplikacji planowanej nieobecności swoich dzieci z wyprzedzeniem, dzięki czemu wiemy ile posiłków musimy przygotować, ilu nauczycieli musi pojawić się w pracy, a kogo mogę wysłać na urlop.
Już nie muszę zastanawiać się i zgadywać, ile dzieci pojawi się w przedszkolu w czasie ferii – dzięki aplikacji, mam co do tego pewność.
Wdrożenie LiveKid – krok po kroku
Do wdrożenia podeszliśmy systemowo – całą gminą. Najpierw testowaliśmy aplikację równolegle z dokumentacją papierową, żeby mieć pewność, że wszystko działa tak, jak powinno i czy dokumentacja jest zgodna z przepisami i aktualnymi ustawami. Uczyliśmy się obsługi systemu stopniowo i dopasowując go do codziennej pracy.
Od września pracujemy już w pełni na systemie elektronicznym i jesteśmy z tego bardzo zadowoleni. W razie potrzeby mamy stały kontakt z zespołem wsparcia LiveKid i zawsze możemy liczyć na pomoc.
Technologia daje nam coś więcej niż wygodę
Dziś technologia nie jest dla nas dodatkiem – jest narzędziem, które pozwala nam skupić się na tym, co najważniejsze: pracy z dziećmi.
Po wdrożeniu aplikacji LiveKid odzyskaliśmy czas, spokój i większą przewidywalność w zarządzaniu placówką. A dla mnie – po 30 latach pracy w jednym miejscu – to bardzo ważne, że nasze przedszkole rozwija się i wprowadza nowoczesne rozwiązania nie tylko w pracy z dziećmi, ale też administracji i zarządzaniu.
