Od 1 lipca 2026 r. centralny rejestr umów w przedszkolu staje się obowiązkiem każdej samorządowej placówki oświatowej. To nowe zobowiązanie szkoły i przedszkola jako jednostki sektora finansów publicznych – i bezpośrednio obciąża dyrektora jednostki.
Centralny rejestr umów zmienia zasady jawności wydatków ze środków publicznych: każda umowa odpłatna będzie publicznie dostępna. Nieterminowe przekazanie danych grozi sankcjami, a każdy rodzic i radny będzie mógł sprawdzić, na co idą pieniądze Twojej placówki.
Co to jest Centralny Rejestr Umów (CRU)?
Centralny rejestr umów JSFP (CRU JSFP) to publiczny system teleinformatyczny, którego funkcjonowanie zapewnia Minister Finansów, działający w ramach systemu teleinformatycznego administracji państwowej. Celem jest omówienie zakresu obowiązków ujawniania informacji o umowach jednostek sektora finansów publicznych i zwiększenie przejrzystości wydatkowania środków publicznych.
Zakres danych wprowadzanych do centralnego rejestru obejmuje: numer umowy (w tym przypadek braku numeru umowy), oznaczenie stron umowy, wskazanie przedmiotu umowy, wartość, status umowy oraz dzień zakończenia obowiązywania umowy. System umożliwi kierownikom Jednostek Sektora Finansów Publicznych (JSFP) organizację wprowadzania informacji, a obywatelom – wgląd w umowach zawartych przez każdą jednostkę.
Kluczowe daty:
- 1 stycznia 2026 r. – placówki podległe organom administracji rządowej
- 1 lipca 2026 r. – szkoły i przedszkola samorządowe (gminy, powiaty)
Czy centralny rejestr dotyczy Twojej placówki?
Sprawdź trzy warunki.
Po pierwsze – czy Twoja placówka jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych (samorządowa jednostka budżetowa spełnia ten warunek).
Po drugie – czy Twój plan finansowy obciążają zobowiązania z umów zawieranych w ramach zakresu funkcjonowania systemu oświaty.
Po trzecie – czy umowy są zawierane na Twój numer REGON (każda jednostka z własnym REGON-em wymaga osobnego konta).
Warto też pamiętać, że obowiązek dotyczy umów jednostek sektora finansów niezależnie od tego, kto fizycznie podpisuje umowę – np. pracownik CUW działający z upoważnienia dyrektora. Liczy się to, czyj budżet jest obciążany. Nawet zarządzeń organu wykonawczego gminy ani uchwał w randze uchwał rady gminy nie traktuje się jako umów – decyzji administracyjnych rejestrowi nie zgłasza się.
Kto zakłada konto w CRU – procedura założenia konta JSFP
Założenie konta należy do dyrektora placówki – nie do gminy, wójta ani kierownika CUW. Wynika to z przepisów ustawy o finansach publicznych: art. 34a ust. 1 (Dz.U. 2025 poz. 1483) nakłada obowiązek na kierownika jednostki, nie na administratora jednostki nadrzędnej. Nawet gdy wydział oświaty urzędu miasta koordynuje obsługę finansową kilku placówek – każdy dyrektor składa wniosek samodzielnie. Oznacza to, że kluczowe jest poznanie procedury zakładania konta JSFP.
Do wniosku dołączasz skan aktu powołania, podpisany jednym z trzech podpisów elektronicznych. Możesz upoważnić pracownika – zaplanować zasady dostępu i wyznaczyć zastępcę. Wzór upoważnienia powinien odwoływać się do art. 34b ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych.
Kwalifikacja umów – które umowy trafią do rejestru?
Identyfikacja umów wpisywanych do CRU JSFP wymaga prawidłowej kwalifikacji każdego kontraktu. Rejestrowi podlegają umowy odpłatne zawierane przez jednostki sektora finansów – bez progu wartościowego (zrezygnowano z limitu 10 tys. zł). Obowiązek ujawniania dotyczy wszystkich umów, w których umowa została zawarta w celach publicznych i zawiera informację publiczną.
Wyłączone z obowiązku udostępniania:
- umowy o pracę (nauczyciele i pracownicy niepedagogicznymi)
- umowy wymienione w art. 34a ust. 5 ustawy (m.in. obronność)
- przypadki ograniczenia jawności przewidziane w przepisach odrębnych
Formy umów wprowadzanych: pisemna, elektroniczna, dokumentowa i inne. Ocenę formy zawarcia umowy przeprowadza się jako część procesu identyfikacji zamówienia – porównując umowę z definicją z ustawy o zamówieniach publicznych. Kwalifikacja umów wymaga prawidłowej kwalifikacji zarówno co do formy, jak i treści.
Jak traktować umowy cykliczne? Umowy cykliczne i powtarzalnych zamówień (np. wywóz odpadów co miesiąc) wpisuje się jako odrębne umowy dla każdego okresu, chyba że zawarto umowę ramową – wtedy jeden wpis z właściwym statusem umowy i dniem zakończenia obowiązywania umowy.
Nowe obowiązki dyrektora szkoły i przedszkola
Nowe obowiązki dyrektora przedszkola i szkoły to przede wszystkim stałe zadanie organizacyjne: termin wprowadzania informacji wynosi 30 dni od dnia zawarcia umowy. Termin wprowadzania informacji jest obowiązkiem ustawowym – jego niedopełnienie grozi sankcjami. Aktualizacja informacji (zmiana statusu, wartości, stron) następuje niezwłocznie. Dane archiwizuje się przez pięć lat.
Warto wyznaczyć osobę publikującą informacje i jej zastępcę, opracować procedurę wewnętrzną placówki dla organizacji pracy przy wpisach oraz przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za wprowadzania danych.
Bezpieczne rozpoczęcie pracy w CRU – praktyczne kroki
Bezpieczne rozpoczęcie pracy w centralnym rejestrze wymaga kilku kroków:
- Przeprowadź inwentaryzację aktywnych umów i dla każdej dokonaj kwalifikacji – jakich umów dotyczy obowiązek ujawniania, a jakie są wyłączone.
- Udokumentuj podstawę każdej decyzji, by wyeliminować wątpliwości interpretacyjnych w razie kontroli.
- Opracuj procedurę wewnętrzną szkoły/przedszkola: kto podpisuje → kto kwalifikuje → kto wpisuje → kto weryfikuje.
Organizacja wprowadzania informacji i uporządkowanie zasad postępowania na piśmie to podstawa. Sprawdź też, czy przy umowach zawieranych przez Twoją placówkę nie ma danych osobowych wymagających anonimizacji – przypadek wprowadzania informacji o osobach fizycznych wymaga szczególnej ostrożności.
- Na koniec znajdź osoby zainteresowane tematem szkolenia, przeszkol pracowników samorządowych odpowiedzialnych za wpisy, zorganizuj szkolenia i przeprowadź próbne wpisy w ramach rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego zakresu i formatu danych, zanim opublikujesz pierwsze realne dane.
Tabela: Centralny Rejestr Umów w Przedszkolu
| Rodzaj umowy | Czy podlega CRU? | Termin publikacji | Odpowiedzialny | Uwagi i wyłączenia |
|---|---|---|---|---|
| Umowa z cateringiem | ✅ TAK | 30 dni od dnia zawarcia umowy | Dyrektor / upoważniony pracownik | Umowa odpłatna, brak wyłączeń |
| Umowa o pracę (nauczyciel / pracownik niepedagogiczny) | ❌ NIE | — | — | Wyłączona z art. 34a ust. 5 |
| Umowa serwisowa (IT, sprzęt) | ✅ TAK | 30 dni od dnia zawarcia | Dyrektor / upoważniony pracownik | Wymagane wskazanie przedmiotu umowy |
| Umowa z firmą sprzątającą | ✅ TAK | 30 dni od dnia zawarcia | Dyrektor / upoważniony pracownik | Oznaczyć oznaczenie stron umowy |
| Umowa zlecenie z osobą fizyczną | ✅ TAK | 30 dni od dnia zawarcia | Dyrektor / upoważniony pracownik | Sprawdzić przypadki ograniczenia jawności |
| Umowa najmu sali | ✅ TAK | 30 dni od dnia zawarcia | Dyrektor / upoważniony pracownik | Podać dzień zakończenia obowiązywania umowy |
| Umowa cykliczna (wywóz odpadów) | ✅ TAK | 30 dni od każdej umowy | Dyrektor / upoważniony pracownik | Jak traktować umowy cykliczne – każda osobno lub ramowa |
| Decyzja administracyjna / uchwała rady gminy | ❌ NIE | — | — | Nie jest umową w rozumieniu przepisów ustawy |
Dobre praktyki
💡 Zadbaj o terminowe przekazanie danych
Sprawne wykonywanie nowego obowiązku ustawowego wymaga kilku prostych nawyków organizacyjnych:
- Ustaw przypomnienie w kalendarzu dyrektora na 25. dzień po każdym podpisaniu umowy – terminowe przekazanie danych w ciągu 30 dni to obowiązek ustawowy, którego niedopełnienie grozi sankcjami.
- Aktualizowanie informacji traktuj jako obowiązek ciągły, nie jednorazowy – każda zmiana statusu, wartości czy stron umowy wymaga niezwłocznej aktualizacji wpisu w rejestrze.
- Śledź zmianie ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia wykonawcze Ministra Finansów – zakres i format danych może być doprecyzowywany w drodze aktów wykonawczych.
- Wyznacz zastępcę osoby odpowiedzialnej za wpisy, by ciągłość obowiązku nie zależała od obecności jednej osoby.
- Archiwizuj dokumentację towarzyszącą każdemu wpisowi– na wypadek kontroli warto mieć możliwość odtworzenia podstawy każdej decyzji kwalifikacyjnej.
