Base de Conocimientos

Aquí encontrarás toda la información para configurar tu app

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Contabilidad

Recibos

¿Para qué sirve el botón Enviar con una campana?

El botón "Enviar" con un icono de campana se usa para enviar una notificación sobre el recibo pendiente al padre. La notificación aparece como PUSH en su teléfono (si tiene la configuración adecuada en su teléfono). El padre no puede abrir esta notificación en la aplicación. Puedes enviar el recordatorio varias veces.

¿Dónde puedo ver los recibos emitidos de un niño?

Contabilidad → Recibos emitidos → en la nueva pestaña veremos todos los recibos emitidos. Además, si vamos a Configuración → Niños y elegimos un perfil del niño concreto, en la parte inferior de su perfil veremos la lista de recibos emitidos.

¿Qué significan las barras verdes en el diagrama?

Las barras verdes que vemos en el diagrama en el módulo Contabilidad muestran el número de pagos realizados por los padres. A veces, aparece un tono de verde más pálido en el diagrama que muestra la diferencia entre los pagos realizados y los que deberían haberse transferido a la cuenta del centro.

¿Qué es un recibo único?

Un recibo único nos permite hacer una facturación rápida para padres cuando ya hemos emitido recibos para un mes específico. Gracias a esa opción, podemos enviar rápidamente a los padres un recibo por actividades adicionales: un viaje, materiales de arte, matriculación, seguro escolar o uniforme.

¿Cómo importar recibos?

Los recibos, emitidos anteriormente, podemos meter a la app y asignarlos a los niños utilizando la opción Importar recibos. Está opción la encontramos en el módulo Contabilidad, es el primer botón azul, redondo. Hay que pegarlo en el formato correcto (desde Excel) y ajustarlo con los datos necesarios (número de identificación + cantidad). La lista se importa automáticamente y los precios se asignan a los niños.

¿Cómo puedo filtrar niños de la lista en Contabilidad?

La lista de niños está dividida en el nombre del niño a la izquierda, y el saldo a pagar a la derecha. Apretando las flechas a la derecha de Niños y Saldo podemos filtrarlos:
 - La flecha que apunta hacia abajo - niños están ordenados alfabéticamente;
 - La flecha hacia arriba: están ordenados al revés - de "z" a "a". Saldo filtramos al igual que Niños:
 - La flecha hacia abajo posiciona las cuotas ordenadas de mayor a menor;
 - Cuando la flecha está hacia arriba, las cuotas están ordenadas al revés.

¿Dónde puedo emitir recibos?

Contabilidad → Facturar el mes
Para poder emitirlos, se deben cumplir las condiciones: a cada niño se le debe asignar una dieta, su asistencia debe estar regularmente marcada(sin campos vacíos), debe tener un contrato activo y debe tener plantillas de pago asignadas por la mensualidad y por el comedor

Recibos (II)

¿Cómo emitir recibos?

Contabilidad→ Facturar el mes
a) Tengo el comedor pagado por atrás y la mensualidad por adelantado
Tenemos dos opciones de emitir.

- un recibo que incluye el comedor y mensualidad - donde sale Tipo de recibo elegimos la opción Asistencia y menús y en calendario elegimos uno de los últimos días del mes en que tenemos facturar el comedor.

Ejemplo: es el 1 de Abril y tenemos que cobrar la mensualidad de Abril y el comedor de Marzo entonces emitimos el recibo con la fecha de Marzo.

- recibos por comedor y mensualidad separados - en Tipo de recibo elegimos Comedor, escogemos en calendario último día del mes por comedor → marcamos niños → apretamos Emitir facturas
Luego en Tipo de recibo elegimos Asistencia, elegimos en calendario primer día del mes, apretamos Aplicar → marcamos niños → Emitir facturas

b) Tengo comedor y asistencia por atrás : facturamos el mes pasado, por ejemplo, es el 1 de Mayo, emitimos el recibo por comedor y asistencia por Junio.
En Tipo de recibo elegimos Asistencia y menús, elegimos último día de Junio en calendario → marcamos niños → Emitir facturas

c) Tengo comedor por adelantado y asistencia por atrás - emitimos dos facturas separadas.
- en Tipo de recibo elegimos Comedor, escogemos en calendario primer día del mes por comedor → marcamos niños → Emitir facturas

Luego en Tipo de recibo elegimos Asistencia, elegimos en calendario último día del mes pasado, apretamos Aplicar → marcamos niños → Emitir facturas

d) Tengo comedor y asistencia por adelantado - emitimos una factura para el mes que comienza, por ejemplo, es el 1 de Julio, emitimos una factura para Julio.
En Tipo de recibo elegimos Asistencia y menús, elegimos primer día de Julio en calendario → marcamos niños → apretamos Emitir facturas

¿Cómo puedo eliminar componentes en mis recibos?

Hay componentes que están asignados permanentemente al recibo y no se los puede eliminar - plantillas fijas creadas por asistencia, comedor, costos de eventos. El resto como compensación por: comedor, asistencia; o comida suelta, horas extras se pueden eliminar al apretar tres botones al lado de cada componente y apretar Eliminar . Si agregamos manualmente componentes al recibo también podremos quitarlos al apretar tres puntos.

¿Cómo enviar recibo a los padres?

No podemos editar y modificar recibos ya emitidos. Para modificar un recibo emitido tenemos dos opciones:
 - hay que eliminarlo y emitir una vez más,
 - emitir un Recibo único con los componentes que faltan en el recibo básico.
Ejemplo: Emitimos recibo por Abril pero olvidamos meter 50 euros por Seguro Escolar entonces:
 - lo eliminamos, añadimos nuevo componente al recibo y lo facturamos de nuevo,
 - o emitimos recibo único con la cuota de 50 euros y lo nombramos Seguro Escolar.

¿Qué es un recibo único?

Contabilidad → Facturar el mes - aquí tenemos dos opciones:
1. Emitimos todos recibos a la vez: Facturar el mes → marcamos todos los niños → Emitir recibos → Facturar → todos los recibos aparecerán inmediatamente en cuentas de los padres
2. Emitimos recibos uno por uno: Contabilidad → Facturar el mes → 3 puntos al lado de niño → Preparar un recibo → Facturar - el recibo aparecerá en cuenta del padre inmediatamente

¿Qué significan los estados de recibos?

Estado A PAGAR significa que no hemos emitido ningún recibo.
Estado PENDIENTE significa que hemos emitido recibo y padres lo recibieron a su cuenta LiveKid pero no han pagado.

¿Por qué un niño tiene el aviso “Sin contrato” aunque lo tiene activo?

El aviso ”Sin contrato” aparece cuando un niño no tiene plantillas de pago asignadas. Las podemos asignar al editar su cuenta en Configuración→ Niños

¿Cómo cambiar el período contable?

Contabilidad → Facturar el mes → por encima de la lista de niños tenemos calendario donde podemos cambiar la fecha.

¿Por qué veo la fecha incorrecta en el título del recibo?

Los recibos se generan con el mes en el título en que se emitió el recibo.
Ejemplo: El 1 de Mayo emitimos los recibos - asistencia la tenemos por adelantado y el comedor de Abril. Nuestro período contable es Abril, pero podemos siempre cambiar la fecha antes de apretar Facturar

¿Cómo puedo emitir recibos sólo por el comedor o sólo por la asistencia?

Contabilidad → Facturar el mes → apretamos Tipo de recibo. Tenemos tres opciones y las dos últimas son Comedor y Asistencia separados.

¿Si después de emitir recibos marcamos un día libre en horario laboral ( en el caso de comedor por adelantado) vamos a tener la compensación al mes siguiente?

Si, el mes siguiente tendremos la compensación.

¿Por qué no veo la compensación por el comedor?

Si no podemos ver la compensación por el comedor del mes anterior tenemos que comprobar si hemos marcado Liquidar. La app tiene que tener los datos que el padre pagó (por eso liquidamos recibos) para que sepa que tiene que hacer la compensación.

¿Se ve un pago excesivo del mes anterior en el nuevo recibo que emitimos?

Pagos excesivos y lo que falta de los recibos anteriores no se incluyen como componentes del recibo nuevo. Recibos de los meses anteriores tienen sus propios estados - pagado en exceso o pagado parcialmente.

¿Se suman los descuentos porcentuales?

Sí. Ejemplo - dos descuentos 10% por hermanos y 50% por matrícula - el sistema resta del recibo 60%

¿Cómo añadir un componente de recibo?

Contabilidad → Facturar el mes → y marcamos los niños al que queremos asignar componentes. Cuando los marquemos, nos aparecerá Añadir un componente → introducimos el título, precio y la cantidad → Agregar

¿Puedo eliminar el recibo emitido?

Sí. Podemos eliminar un recibo emitido y emitir de nuevo.

¿Cómo puedo marcar en la app cuando el padre pagó?

Aplicación WEB: Contabilidad → Recibos emitidos → buscamos el niño → abrimos su recibo → Liquidar el saldo
Aplicación móvil: Contabilidad → Recibos → buscamos el recibo al liquidar → tres puntos → Liquidar su saldo

Informes

¿Puedo generar el informe de asistencia?

Sí.
En aplicación WEB : Contabilidad → Informes → Asistencia.
Elegimos: el período que nos interesa, tipo de asistencia, grupo/grupos y niños que queremos tener en el informe. Tenemos que introducir nuestro correo electrónico y de repente lo recibimos.
En la versión móvil encontramos Informes en la sección Contabilidad →

¿Qué significa “¿Qué niñ@s deberían estar incluidos en el informe”?

Gracias a esta opción podemos generar informes según su duración. 
  • Todos: incluye a todos los niños que estuvieron en el centro.
  • Activos: niños con contratos activos.
  • Activo en un momento determinado: niños que tuvieron contratos activos en un tiempo determinado. Ejemplo. Necesitamos informe del mes pasado
  • Activos en un momento determinado y sin contratos: niños con contratos activos en este período y aquellos que fueron archivados.

¿Cómo emitir un informe?

Contabilidad → Informes (están en la línea horizontal por arriba)
A la izquierda tenemos la lista de todas las opciones de informes.
Ajustamos el período, grupos, niños y introducimos nuestro correo electrónico → Enviar Informe
El informe recibimos en formato excel.

¿Qué es el informe de endeudamiento?

Es un resumen de las cuotas pendientes del mes determinado.

¿Qué información puedo sacar del informe de contratos?

 - Informe de niños - resumen de todos los contratos firmados
 - Informe mensual - resumen mensual de contratos activos, rechazados o firmados del mes determinado

Facturas con IVA

¿Cómo configurar los componentes de la factura para que sean visibles para los padres?

Lo podemos activar/desactivar con el control deslizante. Gracias a esta opción, los padres pueden ver componentes del recibo detalladamente.

¿Cómo agregar número de cuenta adicional?

Centro → Pagos → Añadir número de cuenta bancaria

¿Cómo configurar facturas para padres y dónde introducir datos?

Centro → Facturas y recibos → Resumen de facturación → Detalles del centro en la factura
Centro → Facturas y recibos → Facturas para padres → Datos para la facturación
Sin embargo, los datos de los padres que deben aparecer en la factura tenemos que introducir en la cuenta del niño.

¿Dónde puedo ajustar el panel del personal?

Centro → Panel personal→ activamos o desactivamos cosas que nos interesan ver en su horario y todo relacionado con el registro del personal.

Panel Personal

¿Cómo crear horario de personal?

Aplicación WEB: Abrimos la pestaña Personal → Horario de personal → al pinchar al diagrama podemos introducir su horario de trabajo, agregar las clases que tienen, las pausas etc.
Cuando agreguemos eventos determinados tenemos posibilidad de ajustar el horario de trabajo y días. Hay que pinchar en Más opciones y allí encontramos todos campos para ajustar el trabajo de maestras y sus ausencias por baja de enfermedad, vacaciones, baja de maternidad etc.
Aplicación móvil: Panel personal → Hoy → elegimos el día determinado e introducimos el horario. No se puede crear el horario de trabajo semanal o mensual.

¿Cómo editar el horario personal?

Aplicación móvil: Registro de trabajo → un maestro determinado → editamos su horario de trabajo.
La edición se guarda automáticamente.

¿Cómo eliminar el horario de personal?

Aplicación WEB: Personal → Horario personal → pinchamos a su campo en el diagrama y apretamos Retirar cambios

¿Quién puede crear el horario de personal?

El horario de personal puede ser creado por cada persona que tiene permisos adecuados.

¿Quién puede editar el horario de personal?

El horario de personal puede ser editado por cada persona que tiene permisos adecuados.

¿Quién puede eliminar el horario de personal?

El diagrama puede ser eliminado por cualquier persona que tenga permisos adecuados.

¿Quién puede ver el horario de personal?

El horario de personal puede ver cada maestro registrado en la app.

¿Cómo puedo ver el horario de personal de los meses anteriores?

Para ver horario de personal de los meses/años anteriores hay que pinchar al pequeño calendario que está a la izquierda del horario de personal y allí elegir la fecha (día, mes, año) → Aplicar

O podemos usar las flechas al lado de HOY (por debajo de botón Agregar+)

¿Puedo ver el horario de sólo un maestro?

Sí. A la izquierda del horario de personal tenemos la lista de todos los maestros - todos están marcados predeterminadamente. Hay que desmarcar aquellos que no queremos ver en el gráfico.

¿Para qué sirve el control deslizante por debajo de la lista de maestros marcados?

Lo podemos usar para hacer la agenda más grande. Vamos a tener el efecto “zoom”

¿Qué significa "Pendiente"?

Cuando pinchemos “pendiente” nos aparecerán todos los cambios introducidos que necesitan la aceptación de administrador.

¿Para qué sirve el filtro de : 3, 7, 14? Está por debajo de HOY

El filtro que está por debajo de HOY nos permite cambiar la vista del horario. Podemos tener la vista de 3, 7 o 14 días seguidos

¿Cómo introducir las bajas de maestras?

Horario de personal → Agregar + → rellenamos los campos en blanco: maestra, horas, ausencia, tipo de vacaciones, período.

 - También podemos pinchar en cualquier campo vacío en el diagrama y nos aparece nueva pestañita donde introducimos las informaciones
 - Cuando ya tenemos todo el horario de personal rellenado, primero tenemos que retirar los cambios introducidos anteriormente. Nos aparecerá campo donde pinchamos Retirar cambios. Luego podemos elegir cualquier campo vacío del horario de personal e introducir de nuevo el horario de una maestra.

E-classes

¿Cómo agregar una e - clase nueva?

E - clases → Agregar e-clases → Rellenamos todo lo necesario: asignamos los grupos, metimos el video grabado, archivos de nuestro ordenador y activamos la función que los padres recibirán notificación de nueva clase metida.

¿Qué formatos de archivos puedo agregar?

Podemos meter archivos en cualquier formato hasta 500 BG.
Archivos se dividen en Materiales para descargar - para los padres, y en el Video donde podemos subir actividades grabadas.

¿Cuántos videos puedo subir a una clase?

No hay límite del número de archivos.

¿Puedo volver a ver películas antiguas?

Sí, el catálogo de E-clases está disponible siempre y los videos están ordenados por la fecha.

¿Se están archivando las e- clases?

Las e-clases están disponibles en el catálogo de E- clases hasta que se eliminen.

¿Pueden los padres comentar sobre las e - clases?

Sí. La opción podemos activar cuando creemos nueva e-clase.

¿Cuál es el tamaño máximo de archivo que puedo agregar?

El tamaño máximo de archivo es de 500 MB.

¿Puedo editar e-classes?

Sí. Haz clic en los tres puntos al lado de las actividades agregadas y elige Editar.

¿Cómo elimino las e-clases?

Haz clic en los tres puntos al lado de las actividades agregadas y pincha al Eliminar

¿Puedo restaurar un archivo eliminado?

No. No se puede recuperar archivos eliminados.

¿Recibe el padre notificación de nuevas e-clases?

Sí. Cuando agreguemos nueva e-clase podemos activar al final la opción: Notificar cuando se ha agregado una clase.

Plantillas

¿Cuál es la diferencia entre un mensaje y una notificación?

Los mensajes se envían por el chat a todos los padres aunque los niños estén o no estén presentes en el centro. Mientras que las notificaciones sólo las podemos enviar a los padres de los niños presentes.

¿Cómo agregar una plantilla de mensaje?

Plantillas → Mensajes → Agregar un mensaje → Rellenamos todos los campos → Guardar .
También podemos utilizar las plantillas predeterminadas y cambiarlas al pinchar a la que nos interesa.

¿Estos mensajes se guardan en la aplicación?

Los mensajes enviados por Enviar info en la aplicación móvil se guardan en el chat con el padre a quien se envió el mensaje.

¿Quién puede agregar una plantilla de mensaje?

La plantilla de mensaje puede ser agregada por el administrador y los maestros que pueden editar las plantillas

¿Cómo enviar un mensaje?

El mensaje se puede enviar desde la aplicación móvil. No tenemos esta opción en la aplicación WEB.

Comunicación → Enviar info → elegimos mensaje que nos interesa de la lista → Listo → elegimos niños de padres a que queremos enviar este mensaje → Enviar

¿Cómo eliminar una plantilla de mensaje?

Para eliminar una plantilla pincha a tres puntos a la derecha y selecciona Eliminar.

¿Cómo editar la plantilla de mensaje?

Haz clic a tres puntos a la derecha y selecciona Editar

¿Quién puede enviar la plantilla de mensaje?

Cualquier maestro que tiene acceso a un grupo de niños.

Notificaciones

¿Cómo agregar una plantilla de notificación?

Plantillas → Notificaciones → Agregar una notificación → Rellenamos todos los campos → Guardar .
También podemos utilizar las plantillas predeterminadas y cambiarlas al pinchar a la que nos interesa.

¿Se guardan las notificaciones en algún lugar?

Las notificaciones enviadas a los padres son visibles en Agenda y Calendario. Los padres en sus cuentas también pueden ver qué notificaciones recibieron en un día determinado.

¿Quién puede agregar una plantilla de notificación?

La plantilla de notificación puede ser agregada por el administrador y los maestros que tienen acceso para editar plantillas

¿Cómo enviar una notificación?

Aplicación WEB: Agenda → pinchamos al Vacío en la última columna → Agregar notificación → elegimos notificaciones de la lista → Agregar
Aplicación móvil: Comunicación → Enviar info → Notificaciones → elegimos notificaciones de la lista → Listo → elegimos niños → Enviar

¿Cómo eliminar la plantilla de notificación?

ara eliminar una plantilla pincha a tres puntos a la derecha y selecciona Eliminar.

¿Cómo editar la plantilla de notificación?

Para editar una plantilla pincha tres puntos a la derecha y selecciona Editar

¿Quién puede enviar la plantilla de notificación?

Cualquier maestro que tiene acceso a un grupo de niños.

Cobros

¿Qué son las plantillas de pagos?

Son las plantillas según valor la aplicación puede contar y preparar los recibos mensuales para los padres
Hay dos tipos de plantillas : por el comedor y por la asistencia.

¿Cómo configurar una tarifa fija adicional para las clases regulares?

Para añadir una cuota adicional para algo fijo tenemos que
Añadir un complemento → lo nombramos → Tipo de complemento → Asistencia, → Agregar una regla → en el caso de clases con precio fijo→ Cuotas y descuentos fijos → Coste fijo → ponemos el precio → Guardar

Hay un descuento para hermanos en mi centro, ¿dónde puedo crear plantilla para ese descuento fijo?

Añadir un complemento → Cuotas y descuentos fijos → Cuota de descuento fijo →precio → Guardar

Los padres pagan mensualidad por adelantado, ¿cómo ajustarlo en plantilla?

Si la cuota es fija aunque el niño esté o no esté en el centro creamos la plantilla de pago de asistencia:
Agregar plantilla de pago → Tipo de plantilla → Asistencia → Método de cálculo → Adelante → Agregar una regla → Cuotas y descuentos fijos → Coste fijo → ponemos el precio → Guardar

Los padres pagan la mensualidad al final del mes, ¿cómo ajustarlo en plantilla?

Si la cuota es fija aunque el niño esté o no esté en el centro creamos la plantilla de pago de asistencia:
Agregar plantilla de pago → Tipo de plantilla → Asistencia → Método de cálculo → Atrás → Agregar una regla → Cuotas y descuentos fijos → Coste fijo → ponemos el precio → Guardar

Cada plato del comedor tiene su propio precio y los padres pagan por adelantado, ¿cómo ajustarlo en plantilla?

Agregar plantilla de pago → la nombramos → Tipo de plantilla→ Comedor → Método de cálculo → Adelante → Agregar una regla → Asistencia → Pagos → "Por cada plato (x) se cobra una tarifa ( x)” → elegimos el plato determinado→ precio → Guardar

Cada plato tiene su precio fijo y los padres pagan al final del mes, ¿cómo ajustarlo en plantilla?

Agregar plantilla de pago → la nombramos → Tipo de plantilla→ Comedor → Método de cálculo → Atrás → Agregar una regla → Asistencia → Pagos → "Por cada plato (x) se cobra una tarifa ( x)” → elegimos el plato determinado→ precio → Guardar
¡Esta regla la ajustamos para cada plato!

Comedor

¿Dónde puedo crear comidas para luego asignarlas a los niños?

Creamos comidas en "Plantillas" en la pestaña Comedor Primero, creamos las categorías principales, como "Desayuno", "Cena", "Tarde de té", etc. Luego ingresamos los tipos de comidas en cada una de ellas. Si distinguimos entre dietas, ingresamos las opciones apropiadas, por ejemplo, desayuno, desayuno sin carne, desayuno sin lactosa, etc.

Los padres pueden cancelar las comidas individuales a la hora acordada. ¿Dónde puedo configurarlo?

Después de hacer clic en un grupo de comidas determinado, aparecerá el campo "Editar tipo de comida". Allí encontrará la opción de seleccionar el día y la hora a la que los padres pueden realizar cambios.