Aquí encontrarás toda la información para configurar tu app
El botón "Enviar" con un icono de campana se usa para enviar una notificación sobre el recibo pendiente al padre. La notificación aparece como PUSH en su teléfono (si tiene la configuración adecuada en su teléfono). El padre no puede abrir esta notificación en la aplicación. Puedes enviar el recordatorio varias veces.
Contabilidad → Recibos emitidos → en la nueva pestaña veremos todos los recibos emitidos. Además, si vamos a Configuración → Niños y elegimos un perfil del niño concreto, en la parte inferior de su perfil veremos la lista de recibos emitidos.
Las barras verdes que vemos en el diagrama en el módulo Contabilidad muestran el número de pagos realizados por los padres. A veces, aparece un tono de verde más pálido en el diagrama que muestra la diferencia entre los pagos realizados y los que deberían haberse transferido a la cuenta del centro.
Un recibo único nos permite hacer una facturación rápida para padres cuando ya hemos emitido recibos para un mes específico. Gracias a esa opción, podemos enviar rápidamente a los padres un recibo por actividades adicionales: un viaje, materiales de arte, matriculación, seguro escolar o uniforme.
Los recibos, emitidos anteriormente, podemos meter a la app y asignarlos a los niños utilizando la opción Importar recibos. Está opción la encontramos en el módulo Contabilidad, es el primer botón azul, redondo. Hay que pegarlo en el formato correcto (desde Excel) y ajustarlo con los datos necesarios (número de identificación + cantidad). La lista se importa automáticamente y los precios se asignan a los niños.
La lista de niños está dividida en el nombre del niño a la izquierda, y el saldo a pagar a la derecha. Apretando las flechas a la derecha de Niños y Saldo podemos filtrarlos:
- La flecha que apunta hacia abajo - niños están ordenados alfabéticamente;
- La flecha hacia arriba: están ordenados al revés - de "z" a "a". Saldo filtramos al igual que Niños:
- La flecha hacia abajo posiciona las cuotas ordenadas de mayor a menor;
- Cuando la flecha está hacia arriba, las cuotas están ordenadas al revés.
Contabilidad → Facturar el mes
Para poder emitirlos, se deben cumplir las condiciones: a cada niño se le debe asignar una dieta, su asistencia debe estar regularmente marcada(sin campos vacíos), debe tener un contrato activo y debe tener plantillas de pago asignadas por la mensualidad y por el comedor
Contabilidad→ Facturar el mes
a) Tengo el comedor pagado por atrás y la mensualidad por adelantado
Tenemos dos opciones de emitir.
- un recibo que incluye el comedor y mensualidad - donde sale Tipo de recibo elegimos la opción Asistencia y menús y en calendario elegimos uno de los últimos días del mes en que tenemos facturar el comedor.
Ejemplo: es el 1 de Abril y tenemos que cobrar la mensualidad de Abril y el comedor de Marzo entonces emitimos el recibo con la fecha de Marzo.
- recibos por comedor y mensualidad separados - en Tipo de recibo elegimos Comedor, escogemos en calendario último día del mes por comedor → marcamos niños → apretamos Emitir facturas
Luego en Tipo de recibo elegimos Asistencia, elegimos en calendario primer día del mes, apretamos Aplicar → marcamos niños → Emitir facturas
b) Tengo comedor y asistencia por atrás : facturamos el mes pasado, por ejemplo, es el 1 de Mayo, emitimos el recibo por comedor y asistencia por Junio.
En Tipo de recibo elegimos Asistencia y menús, elegimos último día de Junio en calendario → marcamos niños → Emitir facturas
c) Tengo comedor por adelantado y asistencia por atrás - emitimos dos facturas separadas.
- en Tipo de recibo elegimos Comedor, escogemos en calendario primer día del mes por comedor → marcamos niños → Emitir facturas
Luego en Tipo de recibo elegimos Asistencia, elegimos en calendario último día del mes pasado, apretamos Aplicar → marcamos niños → Emitir facturas
d) Tengo comedor y asistencia por adelantado - emitimos una factura para el mes que comienza, por ejemplo, es el 1 de Julio, emitimos una factura para Julio.
En Tipo de recibo elegimos Asistencia y menús, elegimos primer día de Julio en calendario → marcamos niños → apretamos Emitir facturas
Hay componentes que están asignados permanentemente al recibo y no se los puede eliminar - plantillas fijas creadas por asistencia, comedor, costos de eventos. El resto como compensación por: comedor, asistencia; o comida suelta, horas extras se pueden eliminar al apretar tres botones al lado de cada componente y apretar Eliminar . Si agregamos manualmente componentes al recibo también podremos quitarlos al apretar tres puntos.
No podemos editar y modificar recibos ya emitidos. Para modificar un recibo emitido tenemos dos opciones:
- hay que eliminarlo y emitir una vez más,
- emitir un Recibo único con los componentes que faltan en el recibo básico.
Ejemplo: Emitimos recibo por Abril pero olvidamos meter 50 euros por Seguro Escolar entonces:
- lo eliminamos, añadimos nuevo componente al recibo y lo facturamos de nuevo,
- o emitimos recibo único con la cuota de 50 euros y lo nombramos Seguro Escolar.
Contabilidad → Facturar el mes - aquí tenemos dos opciones:
1. Emitimos todos recibos a la vez: Facturar el mes → marcamos todos los niños → Emitir recibos → Facturar → todos los recibos aparecerán inmediatamente en cuentas de los padres
2. Emitimos recibos uno por uno: Contabilidad → Facturar el mes → 3 puntos al lado de niño → Preparar un recibo → Facturar - el recibo aparecerá en cuenta del padre inmediatamente
Estado A PAGAR significa que no hemos emitido ningún recibo.
Estado PENDIENTE significa que hemos emitido recibo y padres lo recibieron a su cuenta LiveKid pero no han pagado.
El aviso ”Sin contrato” aparece cuando un niño no tiene plantillas de pago asignadas. Las podemos asignar al editar su cuenta en Configuración→ Niños
Contabilidad → Facturar el mes → por encima de la lista de niños tenemos calendario donde podemos cambiar la fecha.
Los recibos se generan con el mes en el título en que se emitió el recibo.
Ejemplo: El 1 de Mayo emitimos los recibos - asistencia la tenemos por adelantado y el comedor de Abril. Nuestro período contable es Abril, pero podemos siempre cambiar la fecha antes de apretar Facturar
Contabilidad → Facturar el mes → apretamos Tipo de recibo. Tenemos tres opciones y las dos últimas son Comedor y Asistencia separados.
Si, el mes siguiente tendremos la compensación.
Si no podemos ver la compensación por el comedor del mes anterior tenemos que comprobar si hemos marcado Liquidar. La app tiene que tener los datos que el padre pagó (por eso liquidamos recibos) para que sepa que tiene que hacer la compensación.
Pagos excesivos y lo que falta de los recibos anteriores no se incluyen como componentes del recibo nuevo. Recibos de los meses anteriores tienen sus propios estados - pagado en exceso o pagado parcialmente.
Sí. Ejemplo - dos descuentos 10% por hermanos y 50% por matrícula - el sistema resta del recibo 60%
Contabilidad → Facturar el mes → y marcamos los niños al que queremos asignar componentes. Cuando los marquemos, nos aparecerá Añadir un componente → introducimos el título, precio y la cantidad → Agregar
Sí. Podemos eliminar un recibo emitido y emitir de nuevo.
Sí.
En aplicación WEB : Contabilidad → Informes → Asistencia.
Elegimos: el período que nos interesa, tipo de asistencia, grupo/grupos y niños que queremos tener en el informe. Tenemos que introducir nuestro correo electrónico y de repente lo recibimos.
En la versión móvil encontramos Informes en la sección Contabilidad →
Contabilidad → Informes (están en la línea horizontal por arriba)
A la izquierda tenemos la lista de todas las opciones de informes.
Ajustamos el período, grupos, niños y introducimos nuestro correo electrónico → Enviar Informe
El informe recibimos en formato excel.
Es un resumen de las cuotas pendientes del mes determinado.
- Informe de niños - resumen de todos los contratos firmados
- Informe mensual - resumen mensual de contratos activos, rechazados o firmados del mes determinado
Lo podemos activar/desactivar con el control deslizante. Gracias a esta opción, los padres pueden ver componentes del recibo detalladamente.
Centro → Pagos → Añadir número de cuenta bancaria
Centro → Facturas y recibos → Resumen de facturación → Detalles del centro en la factura
Centro → Facturas y recibos → Facturas para padres → Datos para la facturación
Sin embargo, los datos de los padres que deben aparecer en la factura tenemos que introducir en la cuenta del niño.
Centro → Panel personal→ activamos o desactivamos cosas que nos interesan ver en su horario y todo relacionado con el registro del personal.
El horario de personal puede ser creado por cada persona que tiene permisos adecuados.
El horario de personal puede ser editado por cada persona que tiene permisos adecuados.
El diagrama puede ser eliminado por cualquier persona que tenga permisos adecuados.
El horario de personal puede ver cada maestro registrado en la app.
Para ver horario de personal de los meses/años anteriores hay que pinchar al pequeño calendario que está a la izquierda del horario de personal y allí elegir la fecha (día, mes, año) → Aplicar
O podemos usar las flechas al lado de HOY (por debajo de botón Agregar+)
Sí. A la izquierda del horario de personal tenemos la lista de todos los maestros - todos están marcados predeterminadamente. Hay que desmarcar aquellos que no queremos ver en el gráfico.
Lo podemos usar para hacer la agenda más grande. Vamos a tener el efecto “zoom”
Cuando pinchemos “pendiente” nos aparecerán todos los cambios introducidos que necesitan la aceptación de administrador.
El filtro que está por debajo de HOY nos permite cambiar la vista del horario. Podemos tener la vista de 3, 7 o 14 días seguidos
Horario de personal → Agregar + → rellenamos los campos en blanco: maestra, horas, ausencia, tipo de vacaciones, período.
- También podemos pinchar en cualquier campo vacío en el diagrama y nos aparece nueva pestañita donde introducimos las informaciones
- Cuando ya tenemos todo el horario de personal rellenado, primero tenemos que retirar los cambios introducidos anteriormente. Nos aparecerá campo donde pinchamos Retirar cambios. Luego podemos elegir cualquier campo vacío del horario de personal e introducir de nuevo el horario de una maestra.
E - clases → Agregar e-clases → Rellenamos todo lo necesario: asignamos los grupos, metimos el video grabado, archivos de nuestro ordenador y activamos la función que los padres recibirán notificación de nueva clase metida.
Podemos meter archivos en cualquier formato hasta 500 BG.
Archivos se dividen en Materiales para descargar - para los padres, y en el Video donde podemos subir actividades grabadas.
No hay límite del número de archivos.
Sí, el catálogo de E-clases está disponible siempre y los videos están ordenados por la fecha.
Las e-clases están disponibles en el catálogo de E- clases hasta que se eliminen.
Sí. La opción podemos activar cuando creemos nueva e-clase.
El tamaño máximo de archivo es de 500 MB.
Sí. Haz clic en los tres puntos al lado de las actividades agregadas y elige Editar.
Haz clic en los tres puntos al lado de las actividades agregadas y pincha al Eliminar
No. No se puede recuperar archivos eliminados.
Sí. Cuando agreguemos nueva e-clase podemos activar al final la opción: Notificar cuando se ha agregado una clase.
Los mensajes se envían por el chat a todos los padres aunque los niños estén o no estén presentes en el centro. Mientras que las notificaciones sólo las podemos enviar a los padres de los niños presentes.
Plantillas → Mensajes → Agregar un mensaje → Rellenamos todos los campos → Guardar .
También podemos utilizar las plantillas predeterminadas y cambiarlas al pinchar a la que nos interesa.
Los mensajes enviados por Enviar info en la aplicación móvil se guardan en el chat con el padre a quien se envió el mensaje.
La plantilla de mensaje puede ser agregada por el administrador y los maestros que pueden editar las plantillas
El mensaje se puede enviar desde la aplicación móvil. No tenemos esta opción en la aplicación WEB.
Comunicación → Enviar info → elegimos mensaje que nos interesa de la lista → Listo → elegimos niños de padres a que queremos enviar este mensaje → Enviar
Para eliminar una plantilla pincha a tres puntos a la derecha y selecciona Eliminar.
Haz clic a tres puntos a la derecha y selecciona Editar
Cualquier maestro que tiene acceso a un grupo de niños.
Plantillas → Notificaciones → Agregar una notificación → Rellenamos todos los campos → Guardar .
También podemos utilizar las plantillas predeterminadas y cambiarlas al pinchar a la que nos interesa.
Las notificaciones enviadas a los padres son visibles en Agenda y Calendario. Los padres en sus cuentas también pueden ver qué notificaciones recibieron en un día determinado.
La plantilla de notificación puede ser agregada por el administrador y los maestros que tienen acceso para editar plantillas
ara eliminar una plantilla pincha a tres puntos a la derecha y selecciona Eliminar.
Para editar una plantilla pincha tres puntos a la derecha y selecciona Editar
Cualquier maestro que tiene acceso a un grupo de niños.
Son las plantillas según valor la aplicación puede contar y preparar los recibos mensuales para los padres
Hay dos tipos de plantillas : por el comedor y por la asistencia.
Para añadir una cuota adicional para algo fijo tenemos que
Añadir un complemento → lo nombramos → Tipo de complemento → Asistencia, → Agregar una regla → en el caso de clases con precio fijo→ Cuotas y descuentos fijos → Coste fijo → ponemos el precio → Guardar
Añadir un complemento → Cuotas y descuentos fijos → Cuota de descuento fijo →precio → Guardar
Si la cuota es fija aunque el niño esté o no esté en el centro creamos la plantilla de pago de asistencia:
Agregar plantilla de pago → Tipo de plantilla → Asistencia → Método de cálculo → Adelante → Agregar una regla → Cuotas y descuentos fijos → Coste fijo → ponemos el precio → Guardar
Si la cuota es fija aunque el niño esté o no esté en el centro creamos la plantilla de pago de asistencia:
Agregar plantilla de pago → Tipo de plantilla → Asistencia → Método de cálculo → Atrás → Agregar una regla → Cuotas y descuentos fijos → Coste fijo → ponemos el precio → Guardar
Agregar plantilla de pago → la nombramos → Tipo de plantilla→ Comedor → Método de cálculo → Adelante → Agregar una regla → Asistencia → Pagos → "Por cada plato (x) se cobra una tarifa ( x)” → elegimos el plato determinado→ precio → Guardar
Agregar plantilla de pago → la nombramos → Tipo de plantilla→ Comedor → Método de cálculo → Atrás → Agregar una regla → Asistencia → Pagos → "Por cada plato (x) se cobra una tarifa ( x)” → elegimos el plato determinado→ precio → Guardar
¡Esta regla la ajustamos para cada plato!
Creamos comidas en "Plantillas" en la pestaña Comedor Primero, creamos las categorías principales, como "Desayuno", "Cena", "Tarde de té", etc. Luego ingresamos los tipos de comidas en cada una de ellas. Si distinguimos entre dietas, ingresamos las opciones apropiadas, por ejemplo, desayuno, desayuno sin carne, desayuno sin lactosa, etc.
Después de hacer clic en un grupo de comidas determinado, aparecerá el campo "Editar tipo de comida". Allí encontrará la opción de seleccionar el día y la hora a la que los padres pueden realizar cambios.