¿Cómo realizar correctamente el proceso de matriculación en tu escuela infantil?

Durante esta temporada las escuelas infantiles están especialmente ocupadas con la matriculación y admisión de nuevos alumnos para el próximo curso. Para ayudaros y poder responder algunas de las preguntas más frecuentes, hemos hablado con Marta Fernández Ramos, directora de la escuela infantil El Bosque Encantado. Durante nuestra reunión, nos ha contado cómo se realiza el proceso de matriculación en su centro y que es lo más importante a la hora de organización y gestión.

En este artículo:

• ¿Cuándo comienza el proceso de matriculación?
• Jornadas de puertas abiertas: ¿Cómo organizar ese día?
• ¿Cómo atraer nuevos clientes?
• ¿Cómo aprovechar las redes sociales?
• ¿Qué es lo que deberíamos poner en valor?
• ¿Cómo se realiza el proceso de admisión?
• ¿Cuándo y por qué se realiza una entrevista inicial con las familias?
• ¿Cómo organizar el primer día del nuevo curso?

¿Cuándo comienza el proceso de matriculación?

El proceso de matriculación suele comenzar con la renovación de las matrículas del año anterior para saber el número exacto de plazas que se pueden ofrecer para la admisión de nuevos alumnos. Este proceso puede ser muy flexible en el caso de los centros privados, aunque la mayoría de las escuelas infantiles empieza a finales de febrero.

Jornadas de puertas abiertas: ¿Cómo organizar ese día?

Muchas de las escuelas infantiles organizan jornadas de puertas abiertas para que las familias puedan conocer mejor su oferta educativa. Estas jornadas se suelen hacer en distintos tramos durante el período de matriculación. Es recomendable organizar este tipo de encuentros en las fechas cuando las familias están más activas, como por ejemplo, el comienzo de matriculación, cuando se otorgan las becas y cheques escolares o cuando las escuelas públicas cierran su matriculación.

Durante las jornadas de puertas abiertas los padres suelen poder ver las instalaciones del centro, conocer el equipo y resolver cualquier duda que puedan tener. Muchas escuelas aprovechan para organizar clases especiales, impartir talleres o presentar actividades prácticas que se suelen realizar con los más pequeños. Es un buen momento para conocerse mejor y poner el valor en nuestra oferta educativa.

¿Cómo atraer nuevos clientes?

Hoy en día, las acciones de marketing offline y digital son imprescindibles para atraer nuevos clientes y fidelizar a los que ya están con nosotros.

Entre las acciones de marketing offline podemos destacar: preparación de folletos, carteles, cualquier tipo de material promocional, pequeños regalos para los que vienen a visitarnos, anuncios y comunicados en las puertas de la escuela, promoción boca a boca y recomendaciones de otros clientes.

Entre las acciones de marketing digital recomendamos: redes sociales, página web, campañas publicitarias en Google y redes sociales, Google Maps, Perfil de Negocio de Google, newsletters digitales, comunicación en varios canales.

Lo que cabe destacar es la importancia de crear una comunidad alrededor de tu escuela infantil y trabajar durante todo el año, para poder aprovechar de este esfuerzo durante el período de matriculación. Debemos invertir en medios digitales, cuidar nuestra imagen y destacar con nuestra oferta educativa para poder atraer cada vez más clientes.

¿Cómo aprovechar las redes sociales?

Tener cuentas en redes sociales es casi obligatorio para todas las escuelas que quieren destacar y conectar con sus clientes. Es suficiente si nos centramos en una o dos plataformas con mayor interés. Una de las mejores formas de organizar las tareas en redes sociales es crear un calendario de publicaciones que ayuda a diversificar los contenidos. Debemos comunicarnos de forma directa, divertida e interesante para nuestro público objetivo. Las redes sociales son una herramienta fantástica para compartir ideas creativas, juegos, talleres especiales y otras actividades que realizamos a diario.

¿Qué es lo que deberíamos poner en valor?

A la hora de atraer nuevos clientes y promocionar el negocio es importante poner el valor a lo que más te diferencia de los demás. Puede ser una metodología especial, oferta de clases extraescolares, instalaciones modernas, horario ampliado o nuevas tecnologías que os acompañen a diario.

LiveKid es una agenda digital que sin duda ayuda a destacar y ofrecer un trato diferente. Gracias a nuestro sistema los padres pueden comunicarse directamente con el centro y estar al día con todas las novedades. Solicita una demostración gratuita aquí.

¿Cómo se realiza el proceso de admisión?

El proceso de admisión se realiza después del primer contacto entre los padres y el centro. Es importante facilitar este contacto mediante teléfono, correo o un formulario de matrícula en la página web donde los padres pueden rellenar una serie de datos personales. LiveKid facilita este proceso mediante un formulario sencillo y personalizado que se puede crear dentro de la aplicación, además guarda y almacena estos datos para que el centro pueda gestionarlos de una manera rápida y organizada.

Después de realizar este primer contacto, se suele invitar a los padres según su disponibilidad a una reunión corta con la administración del centro (puede ser online) donde se recogerá los documentos necesarios, cómo por ejemplo:

• Formulario de matrícula (no hace falta, si usas el formulario automático de LiveKid)
• Documentos de identidad de ambos progenitores
• Documento de identidad de otras personas autorizadas a recoger el niño (abuelos, tíos etc.)
• Certificado de nacimiento del niño o libro de familia
• Calendario de vacunación
• Historial médico
• Documentos de confidencialidad
• Fotos del niño y de familia

¿Cuándo y por qué se realiza una entrevista inicial con las familias?

Después de la admisión se suele realizar una entrevista inicial con las familias de los nuevos alumnos para que conozcan a los educadores que trabajan en el centro. Es una buena ocasión para hablar sobre el momento madurativo del niño, preferencias alimentarias y su rutina de sueño. Esta entrevista se puede realizar en persona, online o mediante un formulario que ofrece LiveKid. También es un buen momento para resolver cualquier duda que pueda surgir.

¿Cómo organizar el primer día del nuevo curso?

El primer día del nuevo curso suele ser bastante estresante tanto para los padres como para los más pequeños. Es un período muy delicado, por lo cual se requiere mucha tranquilidad, empatía y confianza. Muchas de las escuelas infantiles organizan el período de adaptación durante la primera semana - es cuando las jornadas son mucho más cortas para acostumbrar al cambio tanto el niño como sus padres. Si todo va bien, se puede ir aumentando progresivamente la jornada y las actividades. En estos primeros días es muy importante transmitir la confianza y seguridad a los padres, para que estén tranquilos sabiendo que sus hijos están en buenas manos de profesionales.

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